Plan de calidad para el control presupuestal y seguimiento

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1 Fecha de emisión: 16/04/2015 Versión N. 4 Página: 1 de 5 Plan de calidad para el control presupuestal y seguimiento Elaboró Revisó M.C. Francisco Javier Hoyos Abundis Encargado del Depto. de Control y Aprobó Ing. Josué Emmanuel Ramírez Robles Representante de la Dirección C.P. Adriana Elizabeth Vargas Valle Directora General de Egresos

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Atender a usuarios, proveedores y prestadores de servicio del Gobierno del Estado de Colima con eficiencia y eficacia, en sus trámites de pagos, emitiendo con ello las Cuentas por Liquidar respectivas, mediante los lineamientos aplicables a la Secretaria de Finanzas y Administración, generando información financiera para el control de gasto, y una buena toma de decisiones. 2. ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de Gobierno, Organismos Descentralizados, Organismos Autónomos, proveedores y prestadores de servicios de Gobierno del Estado de Colima. 3.POLÍTICAS 3.1 Todas los Solicitudes de Orden de Pago, Solicitudes de Servicio, Solicitud de Transferencia, Subsidios, Devoluciones de Fianzas; deberán de contar con las firmas de autorización (según sea el caso) de los Secretarios de la Dependencias solicitante, Representantes de Asociaciones, Jueces y de sellados por Contraloría del Estado. 3.2 Todos los trámites deberán contar con presupuesto en cada una de las partidas presupuestales, así también que la naturaleza del gasto corresponda a la partida presupuestal que se está afectando, exceptuando las Fianzas, Devoluciones de Ingresos y Retenciones a Terceros. 3.3 Las Cuentas por Liquidar emitidas, serán turnadas al área de Caja General, al área de Gestión y, y/o al área de Control de Fondos. 3.4 Todas las solicitudes que la considere no procedentes, serán rechazadas y turnados a los solicitantes, mediante el formato FO Formato de Devolución de Documentos 4. MARCO NORMATIVO 4.1. Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Coordinación Fiscal Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas y Administración Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Colima Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Modelo de Equidad de Género MEG: Ley de Protección de Datos Personales. 5. TERMINOS/ DEFINICIONES CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental. CACECOL: Consejo de Armonización Contable del Estado de Colima. Solicitud de Orden de Pago: Formato con el cual se realizan las órdenes de pago para usuarios, proveedores y prestadores de servicio del Gobierno del Estado de Colima Solicitud de Servicios: Solicitud Utilizada para dar entrada al pago de servicios ofrecidos a Gobierno del Estado por parte de alguno proveedor tales como mantenimiento a vehículos, equipo de cómputo, etc. Fianzas: cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato. Por ejemplo, es habitual la constitución una fianza monetaria en caso de arrendamiento de inmuebles para garantizar el cumplimiento del pago de las rentas de arriendo, así como la devolución en buen estado del bien arrendado. Subsidios: Una prestación pública asistencial de carácter económico y de duración determinada para quienes no

3 Página 3 de 5 hayan cotizado. 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA 1.- Solicitud de Orden de pago: Documentos Soporte Facturas. Contratos. Ordinaria: Documento Soporte. Factura. 3.-Orden de Compra: Facturas. Solicitud de Materiales 4.- Fianzas, Devolución de Ingresos. Fianzas Recibo de Ingresos. 5.- Retenciones. Recibo simple. Reporte de Retenciones de RH 1.- Solicitud de Orden de Pago (Directas) Ordinario. 3.- Orden de 4.- Fianzas Y Devoluciones Ingresos 5.-Retenciones de RH Transacción en SIIF 1 y 4.- ZAP_DIRECTO. En caso de constancias de retenciones se utiliza la transacción SP01, S_P00_ y 3.- MIRO_ORDEN DE COMPRA/ORDEN DE TRABAJO. En caso de constancias de retenciones para Ordenes de compra se utiliza la transacción SP01, S_P00_ ZAP_DATOSCR_SALI DA. FLUJO INICIO Recibir Documentación Captura en Sistema Impresión de Cuenta por Liquidar y Constancias de Retenciones PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN Contraloría. Dir. de Tesorería. Dir. General de Administración y Abastecimiento. Dir. Presupuesto. Dependencias. Organismos Descentralizados y Autónomos. Proveedores. Ciudadanos. Dirección General de Presupuesto. Dirección General de Recursos Humanos Dir. de Presupuesto. Dir. General de Recursos Humanos. PUNTOS DE CONTROL 1.- Disposición Presupuestal Sellos de Contraloría. Importe. Firmas autógrafas. periodo de pago. Oficio de Comisión. 2. Sello de Contraloría Importe. Nombre. Fechas. 3.- Sello de Contraloría Artículos solicitados Importe 4.- Sellos de Contraloría. Fianzas Originales. Endoso de la Fianza Fechas. Importe 5.- Sello de Contraloría, Periodo, importe Nombre de la empresa, recibo simple. 1.-Solicitud de Orden de Pago (Directas) Montos. Firmas autógrafas r. Ordinario. No. Factura. Fecha Sellos de Servicios. Generales. Datos de Vehículo 3.-Orden de Compra: No. Y fecha de Factura. 4.- Retenciones. Monto. Nombre de la empresa y No. Acreedor. 5.- Fianzas y Devoluciones Firmas de la Fianza y Endoso. SALIDA (Registros, Indicadores) Transacción en SIIF ZDISPONIBLE_PRE SUP Documentos de Entrada Sellados de Recibido. Transacción en SIIF 1 y 4.- ZAP_DIRECTO. ZAP_FK01/Alta proveedor. ZAP_FK02/Modific. Datos Proveedor. FBL1N/Consulta de Factura x Proveedor 2 y 3.- MIRO_ORDEN DE COMPRA/ORDEN DE TRABAJO. 5.- ZAP_DATOSCR_SAL IDA. Impresión Cuenta por Liquidar: ZAP_CONTRAREC I.- Porcentaje del de pagos por Compromiso I.- Porcentaje de Cuentas por Liquidar Canceladas ZREP_CXL_RELACIO N Requerimientos de Salida de Resultados Todos los Puntos de Control Validados. Solicitud de Orden de Pago y/o Fianza, devolución de ingresos 1.- Acreedor (núm.) 2.-Fecha de Factura o Fecha de documento. 3.- Referencia (num de factura o num de oficio. 4.- Importe. 5.-Compromiso. 6.- Banco 7.- División. 8.-Descripción de la 9.- Cuenta Mayor 10.-Importe. 11.-IVA. 12.-Centro de Costo Fondo Área Funcional.. Orden de trabajo por licitaciones. Y Orden de 1.- Fecha de factura. 2.-Referencia (núm.) de Factura. 3.- Importe. 4.- Numero d Orden de 5.- División. 6.-Descripción de la Retenciones: 1.- Acreedor. 2.- Docs. RH. 3.- Importe. 4.- Factura. 5.-Concepto. 6.- Generar Datos. 7.-Compromiso. 8.- Banco. No. Folio. Emisión. Fecha de Pago. Esquema de Pago. Recurso. Importe total Elaboró. Compromiso. Cuenta por Liquidar Entrega de Cuenta por Liquidar al Beneficiario o al Administrativo Beneficiarios Dir. Tesorería. No. Prov./ Empleado. Impresión en SAP. ZCUSE_RECIBO Impresión de Acuse de Recibo ZREL_FOLIO_CLIQ. ZREL_FOLIO_CLIQ/ pagos en efectivo. No. Folio. Nombre de Proveedor. Cuenta Por Liquidar. FIN

4 Página 4 de 5 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Porcentaje del seguimiento de pagos por compromiso (Importe por compromiso de pago /Tota de pagos comprometidos)*100 Mensual M.C. Francisco Javier Hoyos Abundis Porcentajes de cuentas liquidar canceladas (Cuentas por liquidar canceladas/total de cuentas por liquidar emitidas)*100 Mensual M.C. Francisco Javier Hoyos Abundis 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo FO Relación de Cuentas por Liquidar Expedidas Impresión en SAP: ZACUSE_RECIBO Impresión de Acuse de Recibo (del día). ZAP_DIRECTOS. MIRO-Orden de Compra/Orden de Trabajo ZREL_FOLIO_CLIQ ZAP_DATOSCR ZDISPONIBLE_PRESUP ZAP_FK01 ZAP_CONTRAREC ZREP_CXL_RELACION SP01 FK02 (MODIFICACION DE PROVEEDOR) FBL1N 1 año 1 año Depto. de. Depto. de.

5 Página 5 de 5 FO Formato de Orden de Pago 5 años. Depto. de Archivo. FO Cuenta por Liquidar 5 años Depto. de Archivo. FO Formato de Devolución de Documentos 1 año Control y 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla 1485 Pago a proveedores y prestadores de servicios del Gobierno del Estado de Colima Ventanilla 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 4 16/04/ /03/ /11/ /06/ Inicia su uso Se agregó el formato FO Formato de Devolución de Documentos, y el cual se sustenta en la política 3.4, que fue también agregado a este Plan de Calidad. Se modificó el Objetivo, se agregó una nueva política (3.3), se plantea un nuevo indicador, se modificó el diagrama de flujo. Se modifica por cuestión de redacción el objetivo, y se modifica el 3.2 en las Políticas. Se realizaron modificaciones en el Diagrama de Plan de Calidad (agregando documentos de entrada y controles. De la misma manera se agregaron registros de calidad, y por último se planteó un indicador de proceso. Cambio en el Objetivo, el alcance, se modificaron las políticas, se agregaron nuevos conceptos en el punto de Términos y Definiciones, se realizaron cambios en el diagrama (en la entrada, vinculación y puntos de control de la actividad 1; se cambió la redacción, puntos de control y salidas correspondiente a la actividad 2, y en cuanto a la actividad 3 se agregó información a los requerimientos de salida. Por otra parte el indicador que se planteó en la versión 0 no tenía relevancia cuando fue analizado por que lo que también se modificó, el cual tiene ver tanto con el producto como con e proceso.