Nombre: Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook)

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1 INFORMÁTICA

2 INFORMÁTICA 1 Sesión No. 7 Nombre: Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Contextualización Microsoft Outlook es un programa asistente personal de información y cliente de correo electrónico, que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office. Se usa como aplicación independiente en una computadora personal o junto con Microsoft Exchange Server, para dar servicio a usuarios en la red dentro de una organización, tal como buzones compartidos, calendarios comunes y otros. En esta sesión se estudiarán los aspectos básicos para su configuración y su uso como correo personal y agenda electrónica.

3 INFORMÁTICA 2 Introducción al Tema Microsoft Outlook es una agenda personal y aplicación de gestión de correo, que permite la comunicación asíncrona con personas en todo el mundo, a través de mensajes electrónicos. El correo electrónico tiene las ventajas de ser fácil de utilizar, barato y más rápido que el tradicional. Es posible enviar texto, imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, entre otras cosas. Las opciones de lo que se puede enviar, sólo se ven limitadas por el tamaño del buzón del correo contratado. Los correos electrónicos se almacenan en los servidores, mientras el usuario no hace uso de ellos. Existen otros tipos de clientes basados en aplicación: Eudora o IncrediMail (gratuitos), por ejemplo. Estos programas deben instalarse en la computadora; permiten el acceso a tu correo y la posibilidad de descargarlos en tu computadora. También existen gestores basados en Web (Webmail), como Hotmail, que permite gestionarlo directamente a través de una página, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador. Con Outlook es posible gestionar cuentas de Hotmail. En esta sesión los alumnos Identificarán los elementos más importantes de la estructura y funcionamiento del Outlook, describirán el uso de las aplicaciones disponibles y por ultimo aplicarán el uso de los diferentes componentes del en la vida práctica.

4 INFORMÁTICA 3 Explicación IV.4 Textos Qué conoces sobre el manejo del correo de Microsoft Outlook? Barras y paneles: Al iniciar Outlook aparece una pantalla como la de la figura 1, la cual puede no coincidir exactamente con la de su computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. La barra de título: Indica el nombre del programa y de la ventana activa en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana; en el extremo izquierdo los botones de la barra de herramientas de acceso rápido. Las fichas de la cinta de opciones: Son similares a las de otras aplicaciones, aunque contienen algunas características propias. La barra de herramientas de acceso rápido: Similar a la de otras aplicaciones de Microsoft Office, permite un acceso rápido y directo a las operaciones más comunes. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar con los botones de uso más común. La barra de estado: Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación según la pantalla en la que se encuentre en ese momento. Cómo funciona el correo? Configurar cuenta de correo Para utilizar Outlook se debe tener una cuenta y configurarla dentro de la aplicación; los pasos a seguir para realizar el procedimiento son: 1. Conexión a Internet: El programa comprobará que los datos insertados sean correctos. 2. De no existir una cuenta configurada y es la primera vez que abrimos Outlook, se mostrará un asistente para la configuración de una cuenta de correo.

5 INFORMÁTICA 4 3. Se desplegará una ventana para solicitar los datos de la cuenta de correo electrónico. En este caso se debe seleccionar la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales 4. Se abrirá una nueva ventana que contendrá diferentes opciones de tipos de aplicaciones de correo electrónico. Es indispensable conocer qué tipo de servidor tiene nuestra cuenta de correo electrónico. Los más usados son POP3 e IMAP, en el caso de Hotmail que utiliza HTTP. 5. Se desplegará una nueva ventana: En esta pantalla será necesario dar los datos del usuario, tales como su nombre, dirección de correo electrónico, nombre de usuario de la sesión y su contraseña. Existe la opción de recordar la contraseña, lo cual no se recomienda porque la cuenta queda almacenada en la computadora. A continuación, debemos pulsar Aceptar. 6. Finalizar: Finalmente se abrirá la última pantalla informándonos sobre el éxito de la configuración de la cuenta de correo en Outlook. Enviar un correo Para acceder a la pantalla de composición del correo, desde la ficha Inicio en el grupo Nuevo, presiona el botón Nuevo mensaje de correo electrónico. También se puede acceder mediante la combinación de teclas CTRL+U. Ahora revisaremos las estructuras relacionadas con la función del correo electrónico. Para. Corresponde a la dirección de correo a la que se enviará el mensaje. Es un campo obligatorio. CC. Se refiere a una o varias direcciones de correo a la que se mandará copia del mensaje. Las direcciones se escriben una a continuación de la otra, separadas por una coma. Este campo no es obligatorio. Asunto. Sirve para describir el tema del mensaje. No es obligatorio. Área en blanco para mensaje. Es el área grande que se encuentra en blanco y que se usa para escribir el texto del mensaje. Adjuntar archivos al mensaje: Para realizar esta función se debe hacer clic sobre el icono del clip en la ficha Mensaje, grupo Incluir, botón Adjuntar archivo.

6 INFORMÁTICA 5 Aparecerá a continuación un cuadro de diálogo para buscar en el disco duro la localización del archivo que se desea adjuntar al mensaje. Calendario Si damos clic en la vista calendario se abrirá una ventana. Sobre la cinta Opciones se podrán encontrar las herramientas para la utilización del calendario. La vista del calendario se puede personalizar mediante la ficha Vista, en el grupo Vista actual con el botón Cambiar vista. Lista de tareas: Al presionar el botón de la vista de Tareas aparecerá una ventana Para Agregar una nueva tarea se debe situar el puntero sobre la caja de texto que dice: Escriba una nueva tarea. En ella se debe anotar el nombre de la tarea y pulsar la tecla ENTER para agregarla. Notas: Debajo de las vistas de Calendario, Contactos y Tareas hay algunos iconos, dentro de los que se encuentra Notas. Para realizar una nota, se debe accionar el botón Nueva nota de la ficha Inicio, grupo Nuevo. Se abrirá una pequeña ventana en la que se hará la anotación deseada. Para agregar este nuevo documento a Notas, se debe hacer clic fuera de la ventana. A qué se refiere con seguridad y privacidad? Configuración de protección contra malware en Outlook: Mientras exploramos en internet, pueden entrar a la computadora virus o gusanos, descargarse archivos o abrirse datos adjuntos del correo electrónico. Un mensaje del correo con apariencia amistosa puede portar un virus que podría dañar tus datos y equipo. Outlook dispone de opciones que te ayudarán a evitarlos de diversas formas, por ello te recomendamos mantener la configuración que se establece originalmente. Protección contra correo no deseado: Outlook ayuda a evitar el correo no deseado, impidiendo que los usuarios malintencionados obtengan tu dirección de correo electrónico. A menudo, el correo electrónico no deseado contiene gráficos que, al mostrarse, envían un mensaje que permite al remitente saber si tu dirección de correo electrónico es válida. Esto te convierte en un objetivo mayor para el correo electrónico no deseado.

7 INFORMÁTICA 6 Conclusión En esta semana identificaste los elementos más importantes del funcionamiento de Outlook. Viste que es un programa de asistente personal y de correo electrónico y la manera en que se aplica a una computadora personal, así como los aspectos básicos para la configuración y el uso extendido de la agenda electrónica.

8 INFORMÁTICA 7 Para aprender más Sabes que es la bandeja de entrada de Outlook o que es el escaneo? La bandeja de Entrada de Outlook, es la carpeta donde se reciben los correos. En ella podemos apreciar tres grandes zonas: a la izquierda, los contenidos propios del Outlook que se estudian en esta sesión; al centro, los correos recibidos y organizados por orden de llegada, y, por último, a la derecha, el calendario. Todas estas vistas se pueden personalizar, de acuerdo a la comodidad del usuario. La bandeja Entrada tiene su barra de herramientas que permite el acceso rápido a sus funciones principales. Escaneo de Outlook Si ejecuta Outlook al mismo tiempo que se está conectado a internet, automáticamente se hace un escaneo por las cuentas de correo para ver si existen mensajes nuevos. Si existen, éstos se almacenan en la bandeja de entrada de la cuenta de correo correspondiente. No obstante, si no está activada la opción o no hay seguridad de que se hayan leído todas las cuentas, Se debe dar clic sobre el botón de la cinta de opciones en la ficha Inicio en el grupo Enviar o Recibir. Al oprimir este botón aparecerá un cuadro de diálogo que realiza las operaciones e informa del resultado de la operación.

9 INFORMÁTICA 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad: 1.- Inicia Microsoft Office Outlook. 2.- Envía un mensaje al correo de tu profesor o amigo. 3.- En el mensaje deberás explicarle todo lo que has aprendido en la asignatura de informática. 4.- Redacta una extensión considerable. 5.- Envíalo e imprime la pantalla de tu mensaje. Sube esa impresión a la plataforma como JPG en el lugar indicado para que lo revise tu tutor.

10 INFORMÁTICA 9 Bibliografía Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office Consultado en Octubre de 2011:

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