Conoce Nuestros Servicios

Transcripción

1 Conoce Nuestros Servicios Transaccional zona Empresarial Has clic en el Servicio que desea conocer Activación de Clave Retiros de Cesantías Masivos Retiros de Cesantías Individuales Detalle de la Deuda Informe de Incapacidades

2 Manual de solicitud de clave para Empresas 1 2 Ingrese a nuestra página web: y haga clic en Empresas i En la parte derecha de la pantalla encontrará el acceso a la Zona Transaccional de Empresas, haga clic en el botón Solicite su clave. Diligencie el formulario con la información solicitada Diligencie el formulario con su información y la de la empresa; cree un usuario y asígnele una contraseña, y haga clic en continuar. 3 NO Su empresa tiene usuario administrador para la Zona Transaccional de Empleadores? SÍ Haga entrega de los documentos requeridos para hacer la solicitud de su usuario administrador: Formato de solicitud de usuario administrador Cesantías y mail de notificación Descargar 4 Tenga en cuenta: Imprima el formato en una hoja con el membrete de la empresa. Debe diligenciarlo y firmarlo un representante legal de la empresa. Radique en una oficina o un centro de radicación de Porvenir: el formato, un certificado de existencia y representación legal de la empresa con fecha de expedición no mayor a tres meses, y fotocopia de la cédula del representante legal. Una vez radicados los documentos, se procederá con la activación del usuario dentro de los siguientes cinco días hábiles. Una vez tenga su usuario administrador para la Zona Transaccional de Empleador: laboral es igual Por favor póngase en contacto con la persona que se indica en el mensaje que sale al terminar la transacción para finalizar el proceso de activación.

3 Retiro Masivo de Cesantías por internet

4 Realice el Retiro de Cesantías de varios de sus Empleados en un solo proceso Paso 1: Grabación del retiro 1. Ingrese a seleccione la sección Empresas y digite su usuario y clave. Zona Transaccional Empresas Usuario Clave Ingresar 2. Ingrese a la pestaña Retiro de Cesantias y en la opción Retiro de Cesantias Masivas seleccione Grabacion de Cesantias Masivas y acepte los términos y condiciones. Retiro de Cesantías $ $ Retiro de Cesantías Consulta Empleados con cesantías Retiro de Cesantías individuales Retiro de Cesantías masivas Grabación de cesantías masivas Autorización de cesantías masivas Consulta de retiro de cesantías

5 Autorización de retiro Masivo de cesantías 3. Descargue el archivo Excel con el boton descargar archivo para diligenciar los datos y asegúrese de diligenciar toda la información Términos y Obtención Validación Autorización condiciones de datos de datos del retiro Obtención de datos de los empleados Este paso le permitirá descargar un archivo tipo hoja de cálculo (Excel). Guárdelo en su Escritorio. Recuerde que hay dos hojas en él, una para forma de pago 'Abono en cuenta' y otra para 'Cheque'. Diligencie tantas filas como considere en una o ambas hojas sin dejar filas intermedias en blanco. Guarde los cambios y cierre el archivo. Finalmente cárguelo. Si ya tiene un archivo diligenciado también lo puede cargar, siempre y cuando lo haya obtenido desde este enlace: Descargar archivo Para cargar el archivo que usted diligenció, haga clic sobre el botón 'Examinar', búsquelo en su equipo y luego haga clic en el botón 'Continuar' para que el sistema lo valide 4. Una vez diligenciado el archivo guárdelo en su escritorio y proceda a cargarlo en donde el sistema le indique, el sistema le notificará el éxito de la transacción. Archivo Examinar Regresar Continuar Si usted ya había cargado un archivo de afiliados y está pendiente por aprobación Haga clic aquí Paso 2: Autorización del retiro Una vez grabado el retiro debe continuar con la autorización 1. Para autorizar el Retiro de Cesantías ingresa a la pestaña Retiro de Cesantías y en la opción Retiro de Cesantías Masivas seleccione Autorización de Cesantías Masivas y acepte los términos y condiciones. Retiro de Cesantías Consulta Empleados con cesantías Retiro de Cesantías $ $ Retiro de Cesantías Consulta Empleados con cesantías Retiro de Cesantías individuales Retiro de Cesantías masivas Grabación de cesantías masivas Autorización de cesantías masivas Consulta de retiro de cesantías

6 2. Seleccione si el retiro es parcial o total y proceda a autorizar el Retiro de Cesantías. Apreciado usuario:! Para realizar la aprobación parcial o total, usted deberá garantizar que cada empleado cumpla con los requerimientos legales vigentes según su causal de retiro. Fecha Cantidad de registros Valor del período Retiro parcial Retiro total 24/12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ /12/ $ El sistema le notificará que la autorización del retiro fue exitosa. Apreciado usuario: La autorización de retiro masivo de cesantías fue exitosa. Registros autorizados: 50 de un total de 100 registros Si desea generar el certificado de retiro de cesantías haga clic aquí Fecha y Hora: 02/12/ :34PM Gerencia de Mercadeo mayo /17/v:1.0

7 Retiro de Cesantías individuales

8 A través de este servicio podrá realizar el retiro de Cesantías de uno de sus empleados 1. Ingrese al sitio web y haga clic en la sección 1 Empresas Ingrese su usuario y clave. 2. En el menú Retiro de Cesantías seleccione la opción Retiro de Cesantías Individuales 3. Para continuar con el retiro de Cesantías de su empleado haga clic en la opción: Autorización Retiro Cesantías

9 4. Acepte las condiciones de la transacción 5. Seleccione el tipo de documento y digite el número de identificación del empleado al cual le va hacer el retiro de Cesantías; luego haga clic en Consultar

10 6. Seleccione el concepto del retiro y el departamento ciudad donde se hará efectivo; luego haga clic en Continuar 7. Seleccione la forma de pago: Abono en cuenta o Cheque

11 8. Lea la información diligenciada y si está de acuerdo haga clic en: Continuar 9. El sistema le informará el éxito de la transacción

12 Instructivo Informe Detallado de la Deuda

13 Informe Detallado de la Deuda La transacción de Informe Detallado de la Deuda le permite conocer el valor total de la deuda registrada en Porvenir y que se encuentra en proceso de revisión; al igual que los intereses que se han generado por los empleados con los que tiene pendiente el pago de la pensión obligatoria. Este informe será el insumo principal para que usted pueda iniciar su proceso de conciliación de la deuda, de forma fácil y oportuna por medio de la Zona Transaccional Empleador y así evitar posible sanciones con los entes de control. Cómo generar el Informe Detallado de la Deuda? Ingrese a haga clic en la sección Empresas e ingrese con su usuario y contraseña a la Zona Transaccional Empleador. En el menú que se despliega, deberá ubicarse en la opción Vista Empresarial 360 y Conciliación y una vez este ahí haga clic en Detalle de la deuda. 2

14 Detalle de la deuda 3 A continuación se mostrará el servicio, haga clic sobre el botón Generar el archivo de Informe detallado de la deuda para conocer su estado con Porvenir. b a a Escoger si desea ver el informe de manera resumida o al detalle. c d b Después seleccionar el periodo de tiempo para el que desea generar el informe. c Agrupar los resultados por empleados afiliados a Porvenir o meses en los que se presenta la deuda. d Finalmente, escoger el formato en el que se necesita el informe. Si el archivo excede un peso de 10MB, se entregará un Excel. Si su navegador es Internet Explorer, en la barra inferior deberá hacer clic en la opción Abrir para que pueda descargar su informe. si su navegador es Chrome, se le presentará la pantalla de descarga automáticamente. 4 5 Este es el informe PDF de consulta para este servicio:

15 Detalle de la deuda Conozca las opciones para generar el Informe Detallado de la Deuda. Pestaña Resumen: Resumen En la opción Resumen podrá conocer y agrupar la deuda de acuerdo a empleados o meses. Período En esta opción seleccione el período de tiempo que necesita visualizar en el informe. Formato Es posible escoger el formato en el cual se desea recibir el informe: El archivo PDF se genera inmediatamente El archivo Excel toma un tiempo en generarse; recibirá un correo electrónico cuando ya esté disponible.

16 Detalle de la deuda Conozca las opciones para generar su Detalle de la deuda: Pestaña Detalle: Detalle Al escoger la opción Detalle, por empleado se generará un archivo en el que se visualiza mes a mes el valor de la deuda. Agrupar: Para la opción detalle por mes, el archivo se generará de acuerdo a la deuda registrada para cada empleado mes por mes. Formato Es posible escoger el formato en el cual se desea recibir el informe: El archivo PDF se genera inmediatamente El archivo Excel toma un tiempo en generarse; recibirá un correo electrónico cuando ya esté disponible.

17 Detalle de la deuda Mensajes emergentes del servicio de consulta el servicio de consulta le mostrará algunos mensajes clave que serán la guía en el proceso de generación del Informe Detallado de la Deuda. 1 2 Excepción: si la información que desea consultar contiene demasiados registros, el sistema no podrá generar la información en formato PDF, por lo tanto automáticamente se generará en Excel y se mostrará el siguiente mensaje:

18 Importante: Una vez que conoce el valor de la deuda y los períodos registrados para esta, podrá iniciar con el proceso de conciliación o reporte de novedades en la Zona Transaccional Empleador. Así evitará sanciones con los entes de control como la UGPP.

19 Informe Pago de Incapacidades El presente manual quiere brindarle una guía clara para realizar consultas generales y obtener certificados sobre los pagos de incapacidades que Porvenir S.A. ha realizado a sus empleados a partir de febrero de 2016.

20 1 Ingrese a haga clic sobre la sección Empresas, digite su usuario y clave y haga clic en ingresar.

21 1 Ingrese a haga clic sobre la sección Empresas, digite su usuario y clave y haga clic en ingresar.

22 2 En el menú Consultas Empleados, haga clic en la opción Informe Pago de Incapacidades.

23 Servicio 3 haga clic Haga clic aquí para conocer el proceso de Pago de incapacidades y Pensión por Invalidez de sus empleados de manera práctica y sencilla.

24 Servicio 4 Haga la consulta de sus empleados de dos formas: a Si conoce el número de identificación de su empleado, digítelo y haga clic en consulte ahora.

25 Servicio Haga clic en el número de identificación de su empleado para conocer el detalle de los pagos. CC xxxxxxxxxx

26 Servicio b Si no conoce el número de identificación, seleccione el empleado que desea consultar para conocer el detalle de los pagos. CC xxxxxxxxx

27 Servicio 5 Haga clic en generar certificado y obtenga la información del pago de incapacidades de sus empleados.

28 Servicio

29 Informe Pago de Incapacidades Más canales de servicio para realizar sus operaciones de Pensiones y Cesantías de una forma rápida, segura y sin costo.