UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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1 1 de 6 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 3 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 6. REGISTROS 6 7. CONTROL DE CAMBIOS 6 8. ANEXOS 6 Proyectado por María Mónica Mejía Causil Firma: Gestora de Calidad del Proceso Gestión Cargo Documental Revisado y aprobado Iván Espinosa Benítez para uso por Cargo Líder Proceso de Gestión Documental Revisado y aprobado Oscar González Herrera para publicación por Cargo Coordinador del SIGEC Firma: Firma:

2 2 de 6 1. OBJETIVO Facilitar y suministrar de manera oportuna, la documentación que reposa en el Central de la Universidad de Córdoba, a la comunidad Universitaria, entes externos y demás usuarios que hagan uso de este servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las dependencias académicas y administrativas de la Institución. El trámite de préstamo y/o consulta Inicia con la solicitud de préstamo y finaliza con la ubicación del documento en su lugar respectivo de conservación. 3. DEFINICIONES Central: En el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es muy frecuente pero que siguen teniendo vigencia. Documento de : Es todo registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones. Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un con junto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en relación de un mismo asunto. Restricción de préstamo de documentos: Algunos documentos que pueden tener acceso restringido y se necesita autorización expresa de la oficina productora, para su préstamo Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada dependencia y en todo caso debe utilizarse el formato FGDO-010 Rótulos Para Carpetas de.

3 3 de 6 Las carpetas y demás unidades de conservación como cajas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. Para la identificación de las cajas de archivo debe utilizarse el formato FGDO-012 Rótulos para Cajas de. 4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Proceso de Gestión Documental tiene 8 días hábiles para responder las solicitudes de consultas las cuales deben ser solicitadas en el FGDO-007 Solicitud de Consulta y/o Préstamo de Documentos. En el caso que la solicitud de préstamo y consulta sea interna, es decir realizada por las dependencias académico-administrativa de la Institución se realizará con solo registrar la información en el formato FGDO-007 Solicitud de Consulta y/o Préstamo de Documentos y en caso de que la solicitud sea externa se realizará a través de comunicación escrita justificando la consulta DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Solicitante 2 3 de y Correspondencia Jefe y Correspondencia/ Gestor de Calidad. Identifica la Necesidad de consulta o préstamo del expediente que reposa en el Central y lo solicita a través del formato FGDO-007 Solicitud de Consulta y/o Préstamo de Documentos a la y Correspondencia. Recibe y Revisa la solicitud de consulta mediante el formato FGDO-007 Solicitud de Consulta y/o Préstamo de Documentos, el cual puede ser remitido a la y Correspondencia y lo remite al Jefe de la y Correspondencia para la autorización de la búsqueda. En caso de no presentar la solicitud mediante el formato estipulado o de tener errores en el diligenciamiento de este no se dará trámite al requerimiento, notificando al Solicitante mediante comunicación escrita para su respectivo ajuste Una vez recibida la solicitud, de acuerdo con el régimen de acceso a los documentos, que se regirá por los niveles de confidencialidad para cada tipo de documentos y para cada tipo de usuario, según la normatividad aplicable autoriza la búsqueda de los documentos solicitados en el Central y asigna al funcionario de su dependencia el tramite respectivo y le hace entrega del formato FGDO-007 Solicitud de Consulta y/o préstamo de Documentos autorizado.

4 4 de 6 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Revisa y verifica en los inventarios documentales la presencia del expediente solicitado en aras de confirmar la existencia e identificar la ubicación del documento en el archivo central. 4 de y Correspondencia. En caso de encontrar el expediente y si este se solicita para consulta siga al paso 5, o si se solicita para préstamo siga al paso 6. En caso de no encontrase el documento, se notifica al peticionario mediante comunicación escrita. A) En caso de consulta: de y Correspondencia. de y Correspondencia de y Correspondencia 8 Solicitante Se dispondrán los documentos solicitados en las instalaciones del Central y se informará a la persona solicitante para que pueda llevar a cabo la consulta en dicha instalación. Finalizada la consulta, los documentos se reintegrarán a su ubicación en el depósito del Central. y sigue al paso 8 B) En caso de préstamo: Se enviarán los documentos a la persona solicitante mediante comunicación escrita o se notificara para que este venga por el expediente de manera verbal y sigue al paso 7 Finalizado el periodo de préstamo o el motivo que le dio origen, la persona solicitante del mismo devolverá los documentos prestados al Central, donde se reintegrarán a su ubicación en el depósito de documentos y se consignará la devolución en el libro pertinente para ello. En caso de que el expediente prestado no ha sido devuelto en la fecha establecida, se notifica al usuario mediante oficio la solicitud de devolución. En caso de no atender dicha solicitud de devolución por parte del usuario, dentro de los siguientes 3 días hábiles una vez recibida la comunicación, esta será remitida a Control Interno para que se adelante las acciones pertinentes para la recuperación del mismo Registra la calidad de la atención recibida en el formato FGDO-007 Solicitud de Consulta y o Préstamo de Documentos. FIN

5 5 de 6 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Ley /07/2000 Decreto /12/2012 Acuerdo /10/2014 Acuerdo /05/1996 Acuerdo 47 05/05/2000 Acuerdo 48 05/05/2000 Acuerdo /07//2000 Breve Descripción Por medio de la cual se dicta la Ley General de s y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de s sobre Restricciones por razones de conservación.. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 Conservación de Documentos, del Reglamento General de s sobre. Sobre Conservación preventiva, conservación y restauración documental.. Por el cual se desarrolla el artículo 45 Requisitos para la consulta del capítulo 5 Acceso a los documentos de del Reglamento General de s Ente que expide la Norma Congreso de Colombia Presidencia de la Republica de Colombia General de la General de la General de la General de la General de la

6 6 de 6 Referencia Fecha de Emisión Acuerdo /03/2013 Acuerdo /03/2014 Resolución 1923-Bis 20/04/2016 Breve Descripción Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Por medio de la cual se modifica la Resolución N 0400 y 0401 del 20 de febrero de 1996 y se crea el comité de archivo de la Universidad de Córdoba Ente que expide la Norma General de la General de la Universidad de Córdoba 6. REGISTROS Código Nombre Responsable FGDO-007 N.A Solicitud de Consulta y o préstamo Plantilla Comunicaciones Internas Lugar de Medio de Tiempo de Disposición Impreso 1 años Eliminación Impreso 10 años Conservación 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA No Aplica 8. ANEXOS No Aplica