GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL

Transcripción

1 Cómo constituir y matricular una Servicios empresa delegados asociativa de por trabajo el Estado o EAT GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Cómo constituir y matricular una empresa asociativa de trabajo o EAT 20 INFORMACIÓN GENERAL Qué es una empresa asociativa de trabajo o EAT? Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las empresas asociativas de trabajo tienen como objetivo la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumofamiliar o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros. (Ley 10 de1991 y Dcto de 1992) Cómo se constituye una empresa asociativa de trabajo o EAT? Una empresa asociativa de trabajo se puede constituir mediante los siguientesdocumentos: Por acta de constitución junto con los estatutos: Los asociados pueden realizar una reunión donde se decide crear la Empresa Asociativa de Trabajo, se elaborará un acta que se denomina acta de la asamblea de constitución, que debe contener: Los estatutos que van a regir la entidad, que pueden estar insertos en el acta o en documento anexo, con los requisitos que más adelante se señalan. Los nombramientos de los órganos de administración. Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante notario, o con presentación ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento. Por documento privado: Los asociados o fundadores o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la empresa mediante documento privado, que debe contener los estatutos, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizarla diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes.

2 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Por escritura pública: La empresa se puede constituir por escritura pública, deben comparecer a la notaría todos los asociados o fundadores,en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. La empresa asociativa de trabajo utilizará esta formalidad siempre que se aporte a su capital un bien inmueble. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pública donde se haga referencia a ellos. Ej. Comparecientes, firmas y nombramientos. Qué requisitos debe contener el documento de constitución de la empresa asociativa de trabajo o EAT? Los requisitos que debe contener el documento de constitución, sea acta de constitución, documento privado o escritura pública, son los siguientes de acuerdo con la Ley: Asociados: En el documento se indicará el nombre, apellidos, identificación y domicilio de las personas que intervienen como constituyentes. De conformidad con el artículo 2 del Decreto 1100/92, el número de los asociados no puede ser inferior a tres (3) miembros y no mayor de diez (10), siempre que la empresa se dedique a la producción de bienes. Cuando se trate de empresas de servicios, el número máximo será de veinte (20). nar el nombre a la empresa verifique que no haya sido registrado anteriormente.(ver consulta de nombre) Domicilio principal de la empresa, es decir, la indicación precisa de la ciudad o municipio escogido para desarrollar la actividad de la empresa. Si en el acto de constitución se establecen sucursales se debe indicar el municipio donde estarán ubicadas. Objeto social: es decir, la indicación precisa de las actividades principales que podrá desarrollar la empresa. Evite los objetos indeterminados. Recuerde que el objeto debe ajustarse a lo establecido en la Ley 10 de 1991 y el Decreto 1100 de 1992 Vigencia o término de duración de la empresa: debe ser precisa, por ejemplo. Hasta el día 30 de mayo del Aportes: Es el monto total que se aporta y la forma en que están distribuidos individualmente, los aportes pueden ser: Aporte laboral Aporte laboral adicional Aporte en dinero, bienes,etc. Tenga en cuenta que en las empresas asociativas de trabajo siempre debe existir un aporte laboral de cada asociado Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles, debe hacerse una descripción clara de cada inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliar ia y acreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos. En estos casos siempre debe realizarse escritura pública para la constitución de la empresa. La forma de administración: La Ley señala que el representante legal será el director ejecutivo, por lo tanto será necesario que éste sea el cargo creado y que se le otorguen las atribuciones y facul tades necesarias; puede contar con uno o más suplentes. Época y forma de convocar la asamblea o la junta de socios a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelación, medio para realizar la convocatoria y la persona u órgano que puede convocar a los asociados). Las causales de disolución anticipada de la empresa y la forma de realizar la liquidación de la empresa. Los nombramientos hechos. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación de los representantes legales. Cuando las personas designadas no suscriben el documento de constitución debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el número de identificación, país de origen si es pasaporte. Cláusula compromisoria. de Comercio.

3 Cómo constituir y matricular una empresa asociativa de trabajo o EAT Qué es la matrícula mercantil? Es una obligación legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la empresa en la cámara de comercio de su domicilio principal, a través del formulario Registro Único Empresarial donde se consignan datos importantes de la sociedad como su dirección, teléfonos, actividad económica y situación financiera, entre otros, formulario que encuentra en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio. Dónde debe matricularse? La empresa debe presentar la solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal. Si la EAT está localizada en Bogotá o en los municipios que se señalan en la Guía del Registro Mercantil No.25, se matriculará en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá. O a través del servicio RUE en cualquier Cámara de Comercio del país. Cómo efectuar el registro de la escritura y la matrícula de la empresa EAT? Presente el documento de constitución Allegue una copia original deldocumento o la escriturapública de constitución (menosla primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario.si se trata de un documentoprivado presente una copia con el reconocimiento ante notario por parte de los asociados, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento. Verifique que los documentos de constitución que presenta para inscripción sean legibles Anexe los siguientes formularios al documento de constitución: Al diligenciar cada formulario, por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones. Formulario Carátula Única Empresarial: El formulario lo puede adquirir en forma impresa en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá o en Servicios enlínea, Formularios en Línea, en la siguiente dirección aplica.ccb.org.co/ccbintern et/formularios/matricula.asp. El formulario esta compuesto de por una Carátula Unica Empresarial y un anexo de matrícula mercantil o renovación. Que haya diligenciado todas las casillas obligatorias. Que haya diligenciado el nombre en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el nombre o razón social debe ser igual al del documento de constitución). Que haya incluido la información de la dirección comercial. Que haya incluido la información de la dirección de notificación judicial. Que haya incluido la información correcta de los códigos CIIU y que deben coincidir con la información indicada en el formulario para fines tributarios. Que haya incluido la información financiera (Activos, Pasivos más Patrimonio). Imprima el formulario. Al presentar el formulario verifique que esté firmado por el Representante Legal o su apoderado que deberá ser abogado titulado, anexando poder. (Art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971), debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la Cámara de Comercio

4 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Que el número de teléfono informado sea el mismo del formulario RUT. Evite tachones y enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo). Formulario De Registro Con Otras Entidades: El formulario contiene información dirigida a la Secretaría de Hacienda Distrital, a la Secretaría Distrital de Planeación y a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se puede adquirir en forma impresa en cualquiera las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá o en nuestra página electrónica Servicios en línea, Formularios en Línea, Formularios en Línea o en la dirección electrónica aplica. ccb.org.co/ccbinternet/formularios/formularios/vju_f_001.pdf. Para el diligenciamiento del formulario es importante Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias correctamente. Que se encuentren completos y correctos cada uno de los códigos CIIU. Consulte en Servicios en línea, Clasificación por actividad económica. Así mismo, verifique que ha diligenciado la casilla correspondiente a la Secretaría de Hacienda Distrital _ SHD cuando fuere obligatoria su marcación. Que haya marcado la casilla No. 7. Que haya marcado las casillas correspondientes No. 8.1 y 8.2., o en su defecto, no marque ninguna de ellas. Que, si diligenció la casilla No. 8.2., haya colocado como fecha de inicio de actividades la del registro de la constitución en Cámara o anterior, toda vez que no podrá indicarse una fecha posterior a dicho registro. Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado el cual deberá ser abogado titulado, anexando poder(art. 35 Decreto - Ley 196 de1971). El formulario debe estar debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la Cámara de Comercio por el representante legal o su apoderado. Formulario RUT: De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscr ibi r y mat r icular la constitución de una EAT deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el formulario que encontrará en Para el diligenciamiento del formulario, se debe verificar: Que se hayan diligenciado todas las casillas obligatorias marcadas. Que el número de teléfono informado coincida con el indicado en el formulario Carátula Única Empresarial. Que al imprimir el formulario aparezca la frase Para Trámite en Cámara. Si el formulario contiene la frase Para Asistir deberá presentarse personalmente en las oficinas del DIAN para la aclarar la información presentada. Si la empresa ya posee el número del NIT, el formulario saldrá con la leyenda CERTIFICADO. Que al presentar el formulario, éste se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado, el cual deberá ser abogado titulado anexando poder. El formulario debe haber realizado la diligencia de reconocimiento ante notario o la presentación personal ante juez o ante el secre-tario de la Cámara de Comercio por parte del representante legal o del apoderado. Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios antes mencionados, consulte con el Asesor Especializado en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá, quién le guiará.

5 Cómo constituir y matricular una empresa asociativa de trabajo o EAT Realice los siguientes pagos: Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acta de constitución, documento privado, la escritura pública, según el caso, y por la matrícula mercantil de la empresa, los cuales liquidará el cajero, con base en el activo total que se diligencie en el formulario Carátula Única Empresarial de la empresa. La inscripción del documento de constitución causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del capital. Este rubro no se causará si se aportan bienes inmuebles al capital de la empresa. En ese evento, es necesario elevar la constitución a escritura pública y acreditar la cancelación del impuesto de registro en la Oficina de Instrumentos Públicos. Tenga en cuenta que La falta del documento de constitución y la falta de uno de los formularios o su mal diligenciamiento impiden la radicación de la solicitud. La falta de alguno de los requisitos del documento de constitución, es causal que impide la inscripción de la constitución y ocasiona la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripción correspondientes impide el registro de la constitución. La Cámara de Comercio de Bogotá al efectuar la matrícula, remitirá a la DIAN la información para que le asignen el NIT, el cual quedará consignado en el certificado de matrícula. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deberá obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad o podrá solicitarlo por una única vez en cualquiera de nuestras se-des, siempre que lo solicite el representante legal. Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentar el original del documento de identificación, o la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Consultas Aunque no son obligatorias, ni las consultas, ni los conceptos respectivos, si es importante que Usted cuente con toda la información adecuada para el buen funcionamiento de su empresa y el correcto diligenciamientode los documentos y formularios para evitar futuros problemas. Por lo anterior le sugerimos realizar previamente las siguientes consultas: Consulta de nombre: Valide que el nombre de la empresa que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le sugerimos consultar: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá En Servicios en línea Homonimia Nacional o escriba nuestra la dirección aplica.ccb.org. Co/ccbinternet/consultas/rue/consulta_ empresa.aspx Anivelnacional La consulta de nombre también la puede realizar a través de las notarias de la ciudad Consulta de actividad económica: Identifique el código que le corresponde a la actividad económica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el di l igenciamiento de los formularios, puede consultar en:

6 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá. w w w. c c b. o r g A p o y o Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en línea - Clasificación por actividad económica o escriba nuestra la dirección aplica.ccb.org.co/ccbinternet/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx Consulta de uso de suelo: Verifique que la actividad económica se pueda desarrollar en la ubicación (dirección) prevista para la empresa o el establecimiento comercial. Puede realizarla: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá En Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o diríjase a la esta dirección cae.ccb.org.co/consultas/index.htm o escriba a esta dirección :7779/sinu/consultas/consultadireccion.jsf Consulta de marca Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no esté ya registrada. La puederealizar en: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá En Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa o diríjasea la esta dirección /cae.ccb.org.co/consultas/index.htm Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superientendencia la cual tiene un costo establecido por dicha entidad. Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios pregunte con el abogado de la sede quien le ofrecerá información sobre este tema. Por qué es importante matricular y registrar la EAT? Matricular e inscribir la Empresa Asociativa de Trabajo o EAT es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia de la persona jurídica. Quiere decir, que si la empresa no se matrícula e inscribe el acto de constitución, no existe para los terceros. Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la empresa y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.). La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la empresa, como actividad económica y patrimonio. Evita que otras sociedades, empresas o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en el país. Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes. Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes. Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá. Facilita la obtención de créditos en el sector financiero. Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio. Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado. Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales. Cuándo debe renovarse la matrícula de la EAT? Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el formulario Formulario Carátula Única Empresarial, presentarlo en una de nuestras sedes de atención y cancelar los derechos respectivos. También lo puede hacer a través de Internet en Servicios en línea Renovación de Matrícula Mercantil. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior

7 Cómo constituir y matricular una empresa asociativa de trabajo o EAT Cómo modificar la información de la matrícula o la renovación de la EAT? Cuando sea necesario modificar alguna de la información que contenida en el formulariode matrícula o renovación, debe solicitarlo por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes, donde se debe cancelar el valor de los derechos autorizados por Ley. Si lo desea puede utilizar los formatos de modificación de información que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio de Bogotá, o imprimirlos a través de Internet en Servicios en línea Formularios en línea. Recuerde que una vez constituida la empresa debe: Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para las empresas asociativas de trabajo o EAT Dirigirse a la DIAN para obtener la resolución de facturación. Si la EAT tiene como domicilio un municipio distinto a Bogotá, deberá realizar la inscripción en el registro local de impuesto de industria y comercio del municipio. Si la EAT es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrícula de cada uno de ellos. Ver guía del registro mercantil. Realizar los trámites de seguridad laboral e industrialante: Entidades promotoras de Salud Cajas de compensación familiar Ministerio de Trabajo Ministerio de Salud Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el DAMA (Carrera ) o ante la CAR, si se va a desarrollar la actividad en un municipio de Cundinamarca. REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL El registro único empresarial RUE, fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa de 2002 de la SIC. Es la primera red nacional de servicios regístrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las Cámaras de Comercio de todo el país han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripción y matrícula de su empresa, evitándole viajar a otras ciudades. Ahora, desde cualquier Cámara de Comercio del país usted puede: Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea único en el país. Matricular su empresa, matricularse como comerciante Inscribir las reformas de la empresa. Inscribir las actas de nombramientos de la empresa. Solicitar y recibir certificados en línea, de registro mercantil y registro de proponentes. Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes. Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes. Consultar datos básicos de empresas y sociedades colombianas. Hacer seguimiento a los trámites a nivel nacional por Internet. Consulta nacional del nombre comercial, en

8 GUÍA DEL REGISTRO MERCANTIL Servicios en línea CCB La Cámara de Comercio de Bogotá tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales: Renovación de matrícula mercantil Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU) Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de un chat en línea con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara de Comercio de Bogotá Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo) CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio, inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá: Certificado de Matrícula. Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificado del Registro Único de Proponentes Certificado Especial Negativo de Libros. Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica, tanto el mundo físico como en el electrónico. Mayores informes Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma Fecha de publicación septiembre de Código 827-1