MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE AYUDAS

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1 2013 MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE AYUDAS GERENCIA DE BECAS LAE-4 4. AYUDA ECONÓMICA PARA LA PRESENTACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS EN EVENTOS INTERNACIONALES EN EL EXTRANJERO; O, PARA RENDIR EXÁMENES DE ADMISIÓN Y/O REALIZAR TRÁMITES DE HOMOLOGACIÓN DE TÍTULOS PARA

2 Contenido GENERALIDADES DEL PROGRAMA... 3 OBJETIVO... 3 MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO... 4 RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO... 4 Línea de ayuda 4 (LAE-4)... 4 Manutención... 5 Pasaje ida y retorno:... 5 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO... 5 INICIO DE SOLICITUD PARA APLICAR A LA AYUDA ECONÓMICA... 7 REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR A LA AYUDA ECONÓMICA... 7 REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA SOLICITAR LA AYUDA ECONÓMICA... 7 SOLICITUD EN LÍNEA... 8 FORMULARIO DE SOLICITUD EN LÍNEA PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA APROBACIÓN DE UNA AYUDA ECONÓMICA REVISIÓN DE SOLICITUDES APROBACIÓN DE SOLICITUDES NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE AYUDA ECONÓMICA EL SOLICITANTE APROBADO PODRÁ TOMAR LAS SIGUIENTES DECISIONES: Desistimiento de la Ayuda Económica otorgada Acoger la Ayuda Económica Otorgada PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA AYUDA ECONÓMICA DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DEL PRESUPUESTO DE LA AYUDA ECONÓMICA MANUTENCIÓN MATRÍCULA Y COLEGIATURA PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL GERENCIA DE BECAS Página 2

3 REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO FIRMA DE CONTRATO PROCESOS QUE EL BENEFICIARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA DE CONTRATO DE AYUDA ECONÓMICA ULTIMAR DETALLES CON EL CENTRO DOCENTE U ORGANIZADOR DEL EVENTO PROCESO DE SOLICITUD DE VISA DESEMBOLSOS DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO COMO JUSTIFICAR PAGOS SEGUIMIENTO ACADÉMICO FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA PERÍODO DE COMPENSACIÓN FINIQUITO DE LA AYUDA ECONÓMICA GENERALIDADES DEL PROGRAMA OBJETIVO El Programa Ayudas Económicas, tiene por objetivo apoyar económicamente, con fines académicos a estudiantes, docentes, investigadores y profesionales para que puedan cubrir el costo de rubros inherentes a su formación superior, capacitación, perfeccionamiento, entrenamiento profesional y/o programas de investigación, encaminadas a fortalecer sus capacidades estudiantiles, profesionales e investigativas. En este programa se contemplan cinco líneas de acción: 1. Ayuda económica para matrícula y colegiatura 2. Ayuda económica para desarrollo de tesis de grado 3. Ayuda económica para equipamiento y materiales 4. Ayuda económica para la presentación y difusión de estudios e investigaciones científicas en eventos internacionales en el extranjero; o, para rendir exámenes de GERENCIA DE BECAS Página 3

4 admisión y/o realizar trámites de homologación de títulos para cursar estudios de posgrado en el extranjero. 5. Ayuda económica para asistencia a estancias cortas para investigación o capacitación, en el extranjero MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Las ayudas económicas, constituyen un apoyo monetario de carácter excepcional y específico no reembolsable, orientadas a financiar con fines académicos, por una sola vez y de forma emergente, a estudiantes, docentes, investigadores y profesionales, el costo de rubros inherentes a su formación superior, capacitación, perfeccionamiento, entrenamiento profesional y/o programas de investigación. Dentro de la Línea de Ayuda LAE-4 4 para la presentación y difusión de estudios e investigaciones científicas en eventos internacionales en el extranjero; o, para rendir exámenes de admisión y/o realizar trámites de homologación de títulos para cursar estudios de posgrado en el extranjero., el monto máximo es de $ 5.000,00 USD dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO Línea de ayuda 4 (LAE-4) El monto máximo otorgado para estas líneas de ayuda será de USD $ 5.000,00 dólares GERENCIA DE BECAS Página 4

5 Manutención Para estancias menores o iguales a 15 días, se tomará como referencia el Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones y Subsistencias en el Exterior para las y los Servidores y Obreros Públicos, emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales (MRL), considerando lo equivalente a los valores otorgados para servidores ubicados en los grados 14 hasta el 7 de la escala de 20 grados. El rubro de manutención se cubrirá desde que el/la beneficiario/a se encuentre en el país de destino y máximo un día antes del inicio y hasta un día después de la finalización del evento. Pasaje ida y retorno: Considerados dentro de la LAE-4, bajo este rubro se financiará el costo del pasaje en clase económica o turista al lugar del evento, capacitación o estancia de investigación en el extranjero, así como el pasaje de retorno al Ecuador, o a la ciudad habitual de residencia u origen en el extranjero, para el/la beneficiario/a. Los pasajes utilizados para la movilización se justificarán con las facturas o certificaciones de viaje (incluye tickets o facturas electrónicas) emitidas por la compañía de transporte aéreo o terrestre a nombre del beneficiario/a, y se añadirá a demás los pases de abordar (sólo para pasajes aéreos). El financiamiento para este rubro no cubre ningún tipo de penalidad, costos de emisión, tasas aeroportuarias. Seguro de salud y seguro de vida internacionales Comprende la compra obligatoria de seguros internacionales cuya cobertura incluirá salud y vida en el extranjero, y el valor corresponderá al periodo de estancia respectiva. Este rubro deberá ser justificado con las facturas originales (incluye facturas electrónicas) a nombre de el/la beneficiario/a. En caso que el/la beneficiario/a ya cuente con un seguro internacional cuya cobertura incluya salud y vida adjuntará una fotocopia de la póliza a su nombre o certificación emitida por la compañía de seguros al momento de la presentación de los documentos habilitantes, previo a la firma del contrato de financiamiento. Costos de inscripción, exámenes de admisión y/o trámites de homologación de títulos Considerados dentro de la LAE-4, este rubro deberá ser justificado con la factura respectiva o factura electrónica, con los costos de inscripción, costos asociados a la rendición de exámenes o trámites de homologación de títulos a nombre de el/la beneficiario/a. TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO GERENCIA DE BECAS Página 5

6 El tiempo máximo de financiamiento es de 15 días, si el evento dura menos de ese tiempo, se considera para el reconocimiento de manutención hasta un día antes y un día después de finalizado el evento. En el caso de solicitantes que deseen asistir a cursos o capacitaciones, sólo serán financiados, a través de una ayuda económica, cuando dichos estudios utilicen la modalidad presencial; es decir, no se otorgarán ayudas económicas para programas de estudio, que utilicen los mecanismos semi-presencial, a distancia o de participación virtual. CONDICIONES PREVIAS A LA SOLICITUD DE LA AYUDA ECONÓMICA Ayuda económica para la presentación y difusión de estudios e investigaciones científicas, en eventos internacionales en el extranjero; o para la rendición de exámenes para admisión y/o realizar trámites de homologación de títulos para cursar estudios de cuarto nivel. GERENCIA DE BECAS Página 6

7 INICIO DE SOLICITUD PARA APLICAR A LA AYUDA ECONÓMICA REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR A LA AYUDA ECONÓMICA - Ser ciudadano/a ecuatoriano/a - Contar con un presupuesto estimativo - No disfrutar de Ayuda Económica o ayuda económica, de cualquier clase otorgada o administrada por una entidad pública o privada, del Estado Ecuatoriano, para el mismo fin y/o para los mismos conceptos. - No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como deudor y/o garante - No ser contratista incumplido/a o adjudicatario/a fallido/a del Estado. - Acreditar situación económica adversa o vulnerabilidad financiera REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA SOLICITAR LA AYUDA ECONÓMICA Línea de ayuda económica para la presentación y difusión de estudios e investigaciones científicas, en eventos internacionales en el extranjero; o, para la rendición de exámenes para admisión y/o para la realización de trámites de homologación de títulos para cursar estudios de cuarto nivel en el extranjero. (LAE 4) Requisitos específicos Haber sido seleccionado/a para participar en un evento internacional en calidad de ponente o expositor. Documentos de respaldo a. Carta de certificación donde se detalle que el/la solicitante ha sido admitido para participar, en calidad de ponente o expositor/a, en un evento de reconocimiento internacional, avalado por una IES o centro de estudios, por la SENESCYT, o sus pares en el extranjero, y donde se detalle: Duración del evento. Fecha de inicio y terminación. Ciudad y país donde se llevará a cabo el evento Certificado a obtener (en caso de haberlo). b. Copia de la ponencia o resumen de la ponencia a presentar en el evento. Contar con experiencia en el área sobre la cual presentará su ponencia y para la cual solicita la ayuda económica. a. Presentar Hoja de Vida, según formato establecido. (Adjunto 3). En caso de ayuda económica para admisión y/o realización de trámites de homologación de títulos para estudios de cuarto nivel GERENCIA DE BECAS Página 7

8 Contar con un promedio acumulado mínimo de 8.00/10.00 o su equivalente Encontrarse en proceso de aplicación, o cursando un programa de posgrado en universidades y centros de estudios en el extranjero. a. Record Académico oficial correspondiente al título habilitante con el cual aplicó al programa de estudios de cuarto nivel donde acredite un promedio acumulado mínimo de 8.00 sobre o su equivalente. a. Carta de aceptación, pre-aceptación u otro documento que pruebe el inicio del contacto y aplicación a un programa de estudios en universidades o centros de estudios en el exterior, en el cual se demuestre que es elegible para cursar el programa. b. Carta o Certificado de la universidad donde se indique que es necesario rendir un examen de admisión o realizar el trámite de homologación de título para cursar el estudio de posgrado, y además se mencione cuando debe realizar estos procedimientos. c. Adjuntar información sobre el programa de estudios donde se señale: que la modalidad de los estudios es presencial, duración, título que otorga; y además si este título es oficial (esto último requerido sólo para programas de estudio en España, Chile y Argentina) SOLICITUD EN LÍNEA La solicitud para este programa de Ayuda Económicas es completamente en línea, esto quiere decir, que el solicitante no deberá presentar documentación física sino que deberá crear un usuario para generar un formulario electrónico y cargar los documentos solicitados en el mismo. GERENCIA DE BECAS Página 8

9 1. El solicitante deberá dirigirse a: programasbecas.educacionsuperior.gob.ec 2. Escoger la opción Otros Programas 3. Identificar el programa AYUDAS ECONÓMICAS 4. Revisar los apartados: - Líneas de acción - Descripción - Bases de Solicitud - Montos de cobertura - Rubros de cobertura - Recuerda tus obligaciones - Solicitud en línea Una vez revisados los apartados antes señalados se podrá dar paso a la Solicitud en línea GERENCIA DE BECAS Página 9

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11 FORMULARIO DE SOLICITUD EN LÍNEA El formulario de solicitud en línea es individual para cada Línea de Ayuda Económica y consiste en un conjunto de pantallas, las mismas que individualmente tienen el objetivo de solicitar información al Beneficiario para obtener su perfil. 1. El solicitante deberá indicar su información personal (nombres completos, datos de contacto, fecha de nacimiento, lugar de residencia, etc.) 2. El solicitante deberá ingresar su información académica 3. El solicitante deberá ingresar su información laboral (en caso de haber tenido previamente vinculación laboral, no es un requisito obligatorio) 4. Finalmente, el solicitante deberá cargar en formato *.pdf 1 todos los documentos que sustenten que el solicitante cumple con los requisitos solicitados por este programa de Ayudas Económicas y según cada línea de Ayuda a la que aplique: Tomar en cuenta que el sistema sólo permite la carga de archivos cuyo tamaño máximo sea 2 MB 2 5. Cuando el solicitante haya completado cada una de las pantallas y cargado todos los documentos de respaldo de solicitud, deberá FINALIZAR su solicitud. Este proceso 1 Sitios sugeridos para convertir formatos.doc.jpg.bmp, etc en formato.pdf: Sitios sugeridos para comprimir archivos.pdf para ajustarlo al tamaño de 2MB permitido por el sistema de postulación: GERENCIA DE BECAS Página 11

12 genera una alerta para que la solicitud sea revisada; si una solicitud completa no está finalizada, ésta no será revisada hasta que el solicitante proceda a cerrar la misma. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA APROBACIÓN DE UNA AYUDA ECONÓMICA REVISIÓN DE SOLICITUDES Los analistas de Ayuda Económicas revisan las solicitudes que se hayan cerrado en el transcurso de una semana laboral; en caso de que una solicitud esté incompleta se procederá a contactar vía correo electrónico al solicitante para que complete su información en un plazo determinado, si el solicitante no cumple con este plazo, la solicitud quedará rechazada por no contar con información completa. APROBACIÓN DE SOLICITUDES Para realizar las aprobaciones de las Ayudas Económicas se realizan dos reuniones cada mes, en estas reuniones se analizan todos los expedientes que han completado sus solicitudes y reúnen todos los requisitos exigidos en la etapa de solicitud. El Comité Ejecutivo de la SENESCYT tiene la potestad de solicitar información adicional a los solicitantes cuyas solicitudes no tengan información clara sobre modalidad de estudios, institución de otorgamiento del título, etc. Si las solicitudes no cuentan con observaciones por parte del comité, son aprobadas y esta aprobación se notifica a través de correo electrónico a los ahora solicitantes aprobados del programa de Ayudas Económicas. GERENCIA DE BECAS Página 12

13 NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE AYUDA ECONÓMICA Las notificaciones se realizan a través de correo electrónico a los solicitantes aprobados, esta notificación se la hace hasta 48 horas después de la reunión del Comité Ejecutivo. El correo de notificación consta de los siguientes documentos: - Guía del beneficiario, que le informará sobre el proceso de firma de presupuesto y contrato de una manera amigable y detallada - Checklist con los documentos habilitantes que deberá presentar para suscribir su contrato de Ayuda Económica - Anexos que deberán ser llenados para presentar junto con la documentación habilitante - Bases de solicitud del programa EL SOLICITANTE APROBADO PODRÁ TOMAR LAS SIGUIENTES DECISIONES: GERENCIA DE BECAS Página 13

14 Desistimiento de la Ayuda Económica otorgada Una vez cumplido este proceso, el beneficiario podrá aplicar a otra Ayuda Económica. Acoger la Ayuda Económica Otorgada En el caso de acoger la ayuda económica deberá seguir los procesos administrativos para formalizar el financiamiento de la ayuda económica. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA AYUDA ECONÓMICA GERENCIA DE BECAS Página 14

15 DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DEL PRESUPUESTO DE LA AYUDA ECONÓMICA Los rubros se calculan de la siguiente forma: MANUTENCIÓN: El cálculo de este rubro se encuentra previamente establecido de acuerdo a: Para estancias menores o iguales a 15 días, se tomará como referencia el Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones y Subsistencias en el Exterior para las y los Servidores y Obreros Públicos, emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales (MRL), considerando lo equivalente a los valores otorgados para servidores ubicados en los grados 14 hasta el 7 de la escala de 20 grados. MATRÍCULA Y COLEGIATURA: El Beneficiario debe presentar a su analista los sustentos del costo de inscripción y asistencia a los eventos y el valor será establecido en base a estos documentos, por lo que es muy importante que el Beneficiario tenga completa seguridad de que está entregando documentación completa para que su analista pueda establecer los valores a ser entregados por este concepto. PASAJES DE IDA Y VUELTA AL CENTRO DE ESTUDIOS: bajo este rubro se financiará el costo del pasaje en clase económica o turista al lugar del evento, capacitación o estancia de investigación en el extranjero, así como el pasaje de retorno al Ecuador, o a la ciudad habitual de residencia u origen en el extranjero, para el/la beneficiario/a. Los pasajes utilizados para la movilización se justificarán con las facturas o certificaciones de viaje (incluye tickets o GERENCIA DE BECAS Página 15

16 facturas electrónicas) emitidas por la compañía de transporte aéreo o terrestre a nombre del beneficiario/a, y se añadirá a demás los pases de abordar (sólo para pasajes aéreos). El financiamiento para este rubro no cubre ningún tipo de penalidad, costos de emisión, tasas aeroportuarias. SEGURO DE SALUD Y VIDA INTERNACIONAL: El Beneficiario deberá presentar a su analista 1 cotización de póliza de salud y 1 cotización de póliza de vida, no es necesario que sean de la misma empresa. REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO El solicitante aprobado debe reunir todos los documentos habilitantes indicados en el checklist para ser presentados ante un analista de Ayuda Económicas del IECE con el objetivo de firmar su contrato en un plazo no mayor a 30 días. La documentación a ser entregada para la firma de los contratos de Ayudas Económicas, está detallada en el checklist. GERENCIA DE BECAS Página 16

17 PROGRAMA DE AYUDAS ECONÓMICAS CONTROL DE DOCUMENTOS PARA FIRMA DEL CONTRATO (CHECK LIST) NOMBRE SOLICITANTE APROBADO/A: REYES PEREZ MARIA DE LAS AYUDAS NÚMERO DE CÉDULA: LAE A LA QUE APLICA: LAE - 4 No. 1 2 DOCUMENTACIÓN DE EL/LA SOLICITANTE APROBADO/A DETALLE Copia a color de la cédula de ciudadanía o pasaporte y certificado de votación vigentes. Fotografía física o digital actualizada de el/la solicitante SI NO N/a OBSERVACIONES 3 4 En caso de discapacidad, fotocopia del carné del CONADIS. En caso de designar Apoderado/a: Poder original conferido ante Notaría Pública ó Consulado del Ecuador en caso de residir en el exterior 5 Fotocopia a color de cédula de ciudadanía y certificado de votación vigentes Hoja de vida según formato SENESCYT. (Adjunto 3 del sistema de aplicación en línea) *Carta de certificación donde se detalle que el/la solicitante ha sido admitido para participar en un evento internacional, en el extranjero, en calidad de ponente o expositor, y donde se detalle: a. Duración del evento. b. Fecha de inicio y finalización. c. País de destino. b. Certificado a obtener (En caso de haberlo) Fotocopia de la ponencia a presentar en el evento INGRESOS ECONÓMICOS. Sólo se requiere la presentación de 1 de los siguientes 3 requisitos: En el caso de percibir ingresos en relación de dependencia, adjuntar: Certificado de ingresos o último rol de pagos, Historial laboral emitido por el IESS; de el/la solicitante, o de quien depende económicamente. En el caso de percibir ingresos por cuenta propia, adjuntar: Copia del RUC y última declaración del impuesto a la renta o copia de la patente municipal, del solicitante o de quien depende económicamente. 11 En caso de no contar con ninguno de los documentos anteriores, una declaración juramentada de ingresos. 12 DECLARACIÓN JURAMENTADA ANTE NOTARÍA PÚBLICA (o Consulado del Ecuador en caso de residir en el exterior), que incluya: a) No ser adjudicatario/a fallido/a o contratista incumplido/a de instituciones del sector público; b) No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como deudor/a o garante; c) No ser adjudicatario/a o beneficiario/a de una beca o ayuda económica para el fin y los conceptos para los cuales se está solicitando esta ayuda económica otorgada o administrada por la SENESCYT, IECE o alguna institución pública o privada, ya sea nacional o internacional; y, d) Acreditar situación económica adversa. NOTA: Cuando la Declaración Juramentada incluya el El literal d, no será necesaria la presentación de los requisitos referentes a Ingresos Económicos, siempre y cuando tal declaración haya sido hecha en el Formulario de Declaración Juramentada -Anexo 1 establecido por SENESCYT *Certificado de la SENESCYT, IES (Institución de Educación Superior) y IECE, de no ser adjudicatario/a o beneficiario/a de una beca o ayuda económica (para el mismo fin y/o por los mismos conceptos) otorgada o administrada por alguna de estas instituciones. (Sólo en caso de no haber presentado la Declaración Juramentada en el formulario establecido por SENESCYT - Anexo 1 del sistema de aplicación en línea) *Presupuesto elaborado y suscrito por el/la solicitante, aceptado por el área encargada de Becas de la SENESCYT o IECE (Adjunto 2 del sistema de aplicación en línea), el cual contará con los justificativos y/o respaldos correspondientes Certificado bancario de mantener cuenta activa nacional o en el exterior (ahorro o corriente) del/la solicitantea, o de su Apoderado/a con el número y tipo de cuenta personal. No se admiten cuentas conjuntas. Fotocopia notariada del certificado obtenido en el evento internacional en el extranjero (en caso de Eventos patrocinados por SENESCYT se requerirá fotocopia simple). 17 Una planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) del lugar de residencia de el/la Solicitante Aprobado/a 18 EN CASOS DE ADMISION A PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE POSGRADO (4TO NIVEL): Carta de aceptación, o pre-aceptación expedida por la IES o Centro de Estudios, donde se detalle que ha sido admitido/a para cursar un programa de cuarto nivel en el extranjero, modalidad de estudios presenciales, duración, y título oficial que otorga, costos en los que debe incurrir el/la solicitante para la rendición, de forma presencial, del examen de admisión al programa y/o para la realización de trámites de homologación del título extranjero. 19 EN CASO DE JUSTIFICACION DE GASTOS (No requerido para la Firma del Contrato de Financiamiento): Record Académico oficial correspondiente al título habilitante con el cual aplicó al programa de estudios de cuarto nivel donde acredite un promedio acumulado mínimo de 8.00 sobre o su equivalente *Pasaje ida y vuelta: facturas o tickets originales (a nombre de el/la beneficiario/a en caso de pasajes aéreos) y la presentación de los pases de abordar originales. En ausencia de facturas o tickets se requerirrá una certificación de viaje *Seguro de Salud y Vida: Facturas originales a nombre de el/la beneficiario/a ó Fotocopia de la Póliza de seguros o Certificación que indique que cuenta con cobertura de Salud y Vida durante las fechas de realización de la actividad *Costos de inscripción, rendición de exámenes de admisión y/o o trámites de homologación de títulos: Facturas originales o certificaciones de pago a nombre de el/la beneficiario/a *Manutención: Residencia en el Ecuador: Récord migratorio Residencia en el exterior: fotocopia pasaporte entrada-salida, o pases de abordar, u otro documento de migración GERENCIA DE BECAS Página 17

18 FIRMA DE CONTRATO Una vez elaborado el presupuesto y presentados los documentos habilitantes del checklist, se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. Se debe recordar que si no se ha entregado la documentación completa, la firma de financiamiento se postergará hasta que la documentación se haya completado satisfactoriamente. PROCESOS QUE EL BENEFICIARIO DEBE REALIZAR PARALELAMENTE A LA FIRMA DE CONTRATO DE AYUDA ECONÓMICA ULTIMAR DETALLES CON EL CENTRO DOCENTE U ORGANIZADOR DEL EVENTO El Beneficiario deberá tener la aceptación expresa del organizador del evento para establecer los requisitos que le soliciten para el inicio de estudios. Además, deberá cumplir con los requisitos exigidos por el centro docente o el país anfitrión para realizar la reserva de su vivienda o alojamiento. GERENCIA DE BECAS Página 18

19 PROCESO DE SOLICITUD DE VISA El proceso de solicitud de visa es responsabilidad del Beneficiario o adjudicatario de la Ayuda Económica, no obstante, el IECE puede facilitarle los documentos que como sponsor o responsable de financiamiento le soliciten en la embajada o consulado del país receptor. El solicitante recibe en su correo electrónico una Carta de aprobación, en inglés y español, en donde se indica: - Fecha del comité ejecutivo en el que se le otorgó la Ayuda Económica - Monto referencial de la Ayuda Económica (calculado en base al presupuesto referencial entregado en la solicitud) - Tiempo máximo de financiamiento - Rubros de cobertura de la Ayuda Económica En caso de que el adjudicatario necesite una carta con datos adicionales o un formato distinto deberá solicitarla con la debida anticipación a la fecha de su cita para entrevista de visa y su pedido será atendido dentro de 48 horas laborales. DESEMBOLSOS El IECE, efectuará un sólo desembolso, por el valor total otorgado como ayuda económica, el cual se realizará a partir de la suscripción del contrato de financiamiento previa solicitud de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, en la cuenta que para el efecto hubiere señalado el/la beneficiario/a o su apoderado/a, de conformidad con el certificado bancario entregado en calidad de documento habilitante. En el caso de que el desembolso se realice a una cuenta internacional la SENESCYT o el IECE no cubrirán gastos ocasionados por impuesto a la salida de capitales que generen las transferencias que se efectúen. GERENCIA DE BECAS Página 19

20 En caso de que el/la beneficiario/a no justifique el monto total asignado por concepto de ayuda económica, el valor sobrante deberá ser devuelto a SENESCYT o a la Institución que ésta designe para el efecto, previo informe de liquidación elaborado por el área responsable. DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO Los documentos que habilitan al pago son: - La firma del contrato de financiamiento COMO JUSTIFICAR PAGOS Existen rubros que sólo se justifican con la presentación de facturas, mientras que otros se justifican con la presentación del récord académico o certificado de asistencia a clases: Rubros justificados con facturas o comprobantes de pago Matrícula y colegiatura Seguro de salud y vida Pasajes (adjuntar además los pases de abordar) Rubros justificados con récord académico o certificado de asistencia Manutención Costos de investigación, tesis y material bibliográfico SEGUIMIENTO ACADÉMICO Se debe recordar que el Beneficiario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los procesos administrativos correspondientes con respecto a la Ayuda Económica. GERENCIA DE BECAS Página 20

21 FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS El Beneficiario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos: - Certificado de aprobación o asistencia a eventos financiados por la Ayuda Económica. LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA El Beneficiario debe presentar además los justificativos del pago recibido: - Facturas o comprobantes de pago de inscripción al evento financiado por la Ayuda Económica. - Facturas o comprobantes de pago de seguros de salud y vida, pasajes, pases de abordar, matrícula y colegiatura - Récord migratorio para la verificación de los pagos de manutención - El rubro de manutención, para viajes al exterior se verificará mediante el certificado de movimiento migratorio expedido por el organismo competente en el país de residencia o la copia a color del pasaporte donde se indique la fecha de entrada y salida del país. En caso que el/la beneficiario/a resida en el exterior el procedimiento para justificar el rubro de manutención será como sigue o Con la presentación del certificado de movimiento migratorio emitido por el país de origen en el exterior, ó; o Con la presentación de la fotocopia a color del pasaporte donde claramente se indique la fecha de entrada y salida del país, ó; o En el caso de movilización entre ciudades de un mismo país en el extranjero, o entre países que no requieran la presentación de pasaporte u otro documento GERENCIA DE BECAS Página 21

22 migratorio, y que se haya justificado con la compra de pasajes, se verificará a través de las fechas constantes en los pases de abordar, o, en la certificación de viaje (ida y retorno) que emita la compañía de transporte. La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los montos entregados al Beneficiario y los justificativos que se hayan presentado con respecto a los pagos recibidos. Si el resultado es este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al Beneficiario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados se ajustan a los montos máximos establecidos en cada uno de los rubros de su presupuesto. Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de valores al IECE, al no haberse justificado debidamente. PERÍODO DE COMPENSACIÓN Este programa NO exige un período de compensación. GERENCIA DE BECAS Página 22

23 FINIQUITO DE LA AYUDA ECONÓMICA La Ayuda Económica se entiende como finiquitada una vez que el Beneficiario ha cumplido con todas las obligaciones académicas, financieras que conforma la Ayuda Económica. GERENCIA DE BECAS Página 23