Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracción X, Gaceta del Gobierno; 9 de septiembre de 2005.

Transcripción

1 Página: 1 de Nombre: Transferencia y asignación de bienes muebles. 2. Objetivo: Mantener actualizada la información de las transferencias de los bienes muebles de la Institución, mediante la actualización en el Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA-WEB). 3. Alcance: Aplica al personal de las unidades administrativas del TESE que transfieren o reciben un bien para su uso y custodia, así como al personal del Departamento de Recursos Materiales encargado de realizar el registro y control en el sistema SICOPA-WEB. 4. Referencias: Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracción X, Gaceta del Gobierno; 9 de septiembre de Acuerdo por el que se establecen las Políticas, bases y lineamientos, en materia de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y tribunales administrativos del poder ejecutivo estatal; Apartado I, Control Patrimonial; POBALIN 001 al POBALIN Gaceta de Gobierno; 9 de diciembre del Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado VII; Funciones y objetivo por unidad administrativa: Departamento de Recursos Materiales; Gaceta del Gobierno; 31 de marzo de Responsabilidades: El Departamento de Recursos Materiales es la unidad administrativa responsable de realizar las acciones para la transferencia de los bienes, mobiliario y equipo entre el personal del TESE. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales deberá: Firmar de Visto Bueno el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE- DRM-07. El Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales deberá: Revisar los datos requisitados en el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07.

2 Página: 2 de 16 Realizar las observaciones que considere pertinentes al formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, cuando considere que el llenado del mismo, no está correcto. Turnar el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con observaciones, al Usuario que transfiere el bien para que realice las correcciones señaladas. Realizar una revisión física del bien (motivo de la transferencia) verificando atributos físicos o técnicos como: nombre del equipo, marca, modelo, número de serie y demás características que lo conforman. Turnar el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 al Jefe del Departamento de Recursos Materiales para firma de visto bueno. Elaborar el formato Tarjeta de Resguardo correspondiente del bien en cuestión. Turnar al Usuario que recibe el bien, los formatos Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 y Tarjeta de Resguardo para firma. Entregar al Usuario que recibe el bien, copia de los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 una vez firmados. Archivar los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 originales en el expediente correspondiente. El Usuario que transfiere el bien deberá: Solicitar de manera económica el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 a la secretaria del Departamento de Recursos Materiales. Requisitar de acuerdo a su instructivo, el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, y entregarlo al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. Realizar las correcciones que se hayan realizado al formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07. El Usuario que recibe el bien deberá: Revisar que la información de los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, correspondan con la descripción del bien que va a recibir en resguardo. Realizar las observaciones que considere cuando los datos en los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 no correspondan con la descripción del bien en cuestión.

3 Página: 3 de 16 Firmar de conformidad los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 cuando la información de estos correspondan con la descripción del bien. Hacer uso adecuado del bien que se le asigne en custodia. La Secretaria del Departamento de Recursos Materiales deberá: Entregar al Usuario que transfiere, el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM Definiciones: SICOPA-WEB: Bien: Usuario transfiere: que Sistema Integral de Control Patrimonial. Objeto susceptible de ser trasladado de un lugar a otro sin alterar su forma o su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, equipo informático, maquinaria, automóviles y otros. Personal del TESE que tiene a su cargo y custodia, bienes, mobiliario o equipo propiedad del TESE, y que por motivos de las actividades que desempeña, desea transferir la custodia de los mismos. Usuario que recibe: Personal del TESE que por motivo del desempeño de sus labores necesita que le sean transferidos bienes, mobiliario o equipo propiedad del TESE. 7. Insumos: Solicitud del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESEDRM Resultados: Bien, mobiliario y/o bienes muebles registrados y asignados al usuario que recibe el bien. 9. Interacción con otros Procedimientos: Registro y control de altas de bienes muebles. 10. Políticas: La transferencia de bienes muebles, se deberá realizar entre las Áreas Administrativas del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.

4 Página: 4 de Desarrollo No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Usuario que transfiere Solicita de manera económica el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 a la secretaria del Departamento de Recursos Materiales. 2. Secretaria del Departamento de Recursos Materiales Atiende y le entrega al Usuario que transfiere, el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM Usuario que transfiere Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, requisita según su instructivo y lo entrega al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. 4. Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 requisitado, revisa los datos y determina si están correctos. 5. Si el llenado del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, no está correcto, lo devuelve con observaciones al Usuario que transfiere para su corrección. 6. Usuario que transfiere Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con observaciones, realiza las correcciones y lo entrega al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. Regresa a la actividad número cuatro. 7. Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales 8. Jefe del Departamento de Recursos Materiales Si el llenado del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 está correcto, acude al lugar donde se ubica el bien a transferir, realiza una revisión verificando atributos físicos o técnicos como: nombre del equipo, marca, modelo, número de serie y demás características que conforman el bien y turna el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO- TESE-DRM-07 al Jefe del Departamento de Recursos Materiales para su visto bueno. Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, firma de Visto Bueno y lo regresa al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. No. Unidad Actividad

5 Página: 5 de 16 Administrativa/Puesto 9. Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales; actualiza el formato Tarjeta de Resguardo correspondiente del bien en cuestión y lo remite al Usuario que recibe el bien junto con el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 descrito en los puntos anteriores para que firme ambos. 10. Usuario que recibe Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07, revisa que la información corresponda con el bien que va a recibir en resguardo y determina si los datos están correctos. 11. Si los datos en los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07 no están correctos, realiza las observaciones que considere pertinentes y los regresa al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales para su corrección. 12. Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07 con observaciones, realiza las correcciones necesarias y los turna al Usuario que recibe el bien en cuestión para su revisión y firma. Regresa a la actividad número Usuario que recibe Si los datos en los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07 están correctos, los firma de conformidad y los entrega al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. 14. Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07 firmado, archiva originales en el expediente del Usuario que recibe el bien en cuestión, obtiene copias de los mismos y entrega al Usuario que recibe el bien; archiva una copia del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 en el expediente del Usuario que transfirió el bien. 15. Usuario que recibe Recibe copia de los formatos descritos en el punto anterior. 12. Diagramación: Termina proceso.

6 Página: 6 de 16 TRANSFERENCIA DE BIENES, MOBILIARIO Y EQUIPO USUARIO QUE TRANSFIERE SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Inicio 1 Solicita el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07, revisa los datos y determina: Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM- 07, requisita según su instructivo y lo entrega. 2 Atiende y entrega el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07. esta correcto? Si No 5 Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con observaciones, realiza las correcciones y lo entrega. 4 6 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Lo devuelve con observaciones al para su corrección. 7 Acude al lugar donde se ubica el bien a transferir, realiza una revisión del bien y turna el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 al Jefe del Departamento de Recursos Materiales para su visto bueno. 8 USUARIO QUE RECIBE 10 Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, revisa y determina: Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07, firma de Visto Bueno y lo regresa. 9 Recibe el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales; actualiza el formato Tarjeta de Resguardo correspondiente del bien en cuestión y lo remite al Usuario que recibe el bien junto con el formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 descrito en los puntos anteriores para que firme ambos. Si estan correctos? 11 No Realiza las observaciones que considere pertinentes y los regresa para su corrección. A 12 Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 con observaciones, realiza las correcciones necesarias y los turna para su revisión y firma. 10

7 Página: 7 de 16 TRANSFERENCIA DE BIENES, MOBILIARIO Y EQUIPO USUARIO QUE RECIBE SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES RESPONSABLE DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES A 13 firma de conformidad y los entrega al Responsable del Control de Activo Fijo del Departamento de Recursos Materiales. 15 Recibe copia de los formatos descritos en el punto anterior. 14 Recibe los formatos Tarjeta de Resguardo y Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 firmado, archiva originales en el expediente del Usuario que recibe el bien en cuestión, obtiene copias de los mismos y entrega al Usuario que recibe el bien; archiva una copia del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 en el expediente del Usuario que transfirió el bien. fin

8 Página: 8 de Medición: Indicador para medir la eficacia del registro de la transferencia de los bienes: Total de transferencias autorizadas Total de solicitudes de transferencias x 100 = Porcentaje de transferencias de bienes realizadas Registro de evidencias: Los formatos Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07 y Tarjeta de Resguardo una vez requisitados se resguardan el archivo del Departamento de Recursos Materiales. 14. Formatos e Instructivos: Formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07. Formato Tarjeta de Resguardo (Electrónico SICOPA-WEB)

9 Página: 9 de 16 Formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO-TESE-DRM-07.

10 Página: 10 de 16 Instructivo para el llenado del formato Transferencia de equipo y/o mobiliario FO- TESE-DRM-07 Objetivo: Mantener el control de los bienes, mobiliario y equipo que sean motivo de alguna transferencia. Distribución y Destinatario: Original al expediente del Departamento de Recursos Materiales; una copia al Usuario receptor. No. Concepto Descripción 1. Número de folio: Registrar el número asignado por el Responsable de Control de Activos de Departamento de Recursos Materiales. 2. De Anotar el nombre, apellido paterno y materno del usuario que transfiere el bien. 3. Para Anotar el nombre, apellido paterno y materno del usuario que recibe el bien. 4. Nombre: Anotar el nombre, apellido paterno y materno del usuario que transfiere el bien. 5. Puesto: Anotar el cargo institucional que tiene asignado el usuario que transfiere el bien. 6. Dirección: Anotar la dirección a la que está adscrito el Departamento o a la que pertenece el Usuario que transfiere el bien. 7. Departamento: Anotar el nombre del departamento al cual pertenece el usuario que transfiere el bien. 8. RFC o CURP: Registrar la clave del registro de población o de contribuyente del usuario que transfiere el bien. 9. Edificio: Anotar el identificador del inmueble donde se encuentra el usuario que transfiere el bien. 10. Fecha: Registra la fecha de entrega del bien sujeto a trasferencia. (dd/mm/aaaa). 11. Nombre: Anotar el nombre, apellido paterno y materno del usuario que recibe el bien. 12. Puesto: Anotar el cargo institucional que tiene asignado usuario que recibe el bien. 13. Dirección: Anotar la Dirección a la cual que pertenece el Departamento o donde está adscrito el usuario que recibe

11 Página: 11 de 16 No. Concepto Descripción el bien. 14. Departamento: Anotar el nombre del departamento al cual pertenece el usuario que recibe el bien. 15. RFC o CURP: Anotar la clave del registro de población o de contribuyente del usuario que recibe el bien. 16. Edificio: Anotar el identificador del inmueble donde se encuentra el usuario que recibe el bien. 17. Fecha: Registrar la fecha de recepción del bien en cuestión y motivo de trasferencia. (dd/mm/aaaa). 18. No. de inventario: Anotar el número de inventario que tiene el bien en cuestión, motivo de transferencia. 19. Descripción: Anotar una breve descripción de las características físicas del bien. 20. Serie: Anotar el no. de serie del bien. 21. Marca: Anotar el nombre de la marca del bien. 22. Modelo: Anotar el número o nombre del modelo del bien. 23. Cantidad: Registrar el número de bienes a transferir. 24. Entregó: Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del usuario que transfiere el bien. 25. Vo. Bo.: Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. 26. Recibe: Anotar el nombre, apellido paterno, materno y firma del usuario que recibe el bien.

12 Página: 12 de 16 Formato Tarjeta de Resguardo.

13 Página: 13 de 16 Instructivo para el llenado del formato Tarjeta de Resguardo Objetivo: Mantener el control de los bienes, mobiliario y equipo propiedad del TESE. Distribución y Destinatario: Se genera de manera electrónica en el sistema SICOPA- WEB, el original se archiva en el expediente del Departamento de Recursos Materiales una vez que sea firmado por el usuario del bien; se entrega una copia fotostática al Usuario. No. Concepto Descripción Numero de inventario NIC Registrar el número de inventario asignado por el responsable de control de activos de Departamento de Recursos Materiales. Número interno de control, asignado por el sistema. 1. Secretaría Registra el nombre de la Secretaría de Educación Pública, es asignado por el sistema. 2. Subsecretaría Registra en nombre de la Subsecretaria a la que se pertenece, es asignado por el sistema. 3. Dirección Registra el nombre de la Dirección a la cual ha sido asignado el bien, es asignado por el sistema. 4. Dirección de Área Registra el nombre de la Dirección de Área a la cual ha sido asignado el bien, es asignado por el sistema. 5. Subdirección Registra la Subdirección a la que pertenece, es asignado por el sistema. 6. Departamento Anotar la Unidad administrativa donde se ubica el bien. 7. Oficina Registra la oficina estatal a la que pertenece; es asignado por el sistema. 8. Código de unidad de administrativa Registra el código que identifica a la dependencia donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. 9. Activo genérico Se registra el genérico que corresponde al bien en cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, es asignado por el sistema. 10. Grupo de activo Se registra el grupo que corresponde al bien en

14 Página: 14 de 16 No. Concepto Descripción cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, es asignado por el sistema. 11. Activo especifico Se registra el bien en cuestión, de acuerdo al catálogo emitido por la Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, es asignado por el sistema. 12. Nombre del bien Anotar la descripción del bien (mesa, silla, computadora, etc.). 13. Código del artículo Nemotécnico que identifica al bien, es asignado por el sistema. 14. Material Anotar la descripción del material con el que está hecho el bien. 15. Marca Anotar la marca del bien. 16. Modelo Anotar el modelo del bien. 17. Color Anotar el color del bien. 18. Estado de uso Describir el estado físico y/o funcional en el que se encuentra el bien. 19. Serie Registrar el número de serie que tiene el bien 20. Características (matrícula o registro) Anotar la descripción de las especificaciones técnicas del bien. 21. Otras características Anotar la descripción de especificaciones técnicas no incluidas en el punto anterior. 22. Fecha de alta Registrar la fecha de alta en el sistema (dd/mm/aaaa). 23. Fecha de adquisición Registrar la fecha de compra del bien. 24. Fecha de elaboración Asignado por el sistema. 25. Fecha de asignación Registrar la fecha de entrega del bien al Usuario (dd/mm/aaaa) 26. Valor Registrar el precio de compra del bien descrito en la factura.

15 Página: 15 de 16 No. Concepto Descripción 27. Ubicación del bien Anotar la ubicación física del bien. 28. Municipio Registra el municipio donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. 29. Localidad Registra la localidad donde está asignado el bien, es asignado por el sistema. Fecha: Nombre y firma del resguardatario: Registrar la fecha que recibe (dd/mm/aaaa) deberá ser colocada por el usuario. Anotar el nombre, apellido paterno, apellido materno y firma del usuario.

16 Página: 16 de 16 El procedimiento Transferencia y asignación de bienes muebles fue autorizado por la Junta Directiva en la Sesión CXXXIII por lo que su publicación será en el portal de IPOMEX