Aprobó Gerencia General

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1 Página 1 de 12 1) Objetivo 2) Alcance 3) Definiciones 4) Desarrollo y responsabilidades 5) Registros de la calidad 6) Anexos 7) Documentos relacionados Revisó Gerente Administrativo-Financiero Aprobó Gerencia General

2 Página 2 de Objetivo Establecer la metodología que ha implementado y mantiene RODE S.R.L, para la realización de los pagos de la empresa. 2. Alcance Este procedimiento tiene el alcance al Gerente General, Gerente Técnico, Gerente Administrativo-Financiero, Gerentes de Obra o Jefes de Obra, Administrativo de Obra, Jefe de RRHH, Jefe de Administración,. 3. Definiciones No aplica. 4. Desarrollo y Responsabilidades PAGOS A SUBCONTRATISTAS A (RODE S.R.L. les suministra los recursos humanos para la realización de las tareas encargadas) REGISTRO CONSERVADO POR RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE ALMACENADO EN: Gerente Técnico o el Gerente de Obra o Jefe de Obra (responsable máximo de la obra) Confeccionan el Certificado del Trabajo en el Informático o bien en forma Manual (cuando sea autorizado por escrito por el Gerente Administrativo- Financiero), de los trabajos efectuados durante el mes y lo remite al Jefe de RRHH como máximo el 2do. día hábil después del vencimiento del mes Entregan una copia de cada certificado a los contratistas, indicando a su vez el monto a facturar. Certificado de Trabajo con autorización del Gte Admin Financiero Jefe de RRHH, hasta el año de finalización de obra BIBLIORATO CERTIFICADOS ARCHIVO EN LEGAJO POR SUBCONTRATISTA Responsable Máximo de la obra hasta el año de finalización de obra //oldrode/rode/person al/personal de obras/mano de obra/certificados de obra Informático n/a PC/backup s

3 Página 3 de 12 Recibe los certificados y controla si Jefe de RRHH debe aplicar descuentos imprime el certificado y lo remite a Administración Subcontratista Presenta la factura en Rode antes del 3 día hábil Pagos a Carga en sistema las facturas y certificados de los subcontratistas y exporta a Libro Diario Bejerman permanente, 10 años CAJA ROTULADA FACTURAS DESTRUCCIÓN Realiza el pago (5º día hábil Jefe de Administración después del vencimiento ó a las 48 hs de recibida la factura), controla Bejerman permanente y contabiliza Pagos a Gerente Una vez contabilizadas las facturas emite la Nota de Pago Caja rotulada pagos destrucción Administrativo- Financiero y en caso de ausencia de éste el Gerente Autoriza la Nota de pago Nota de Pago autorizada, 1 año General

4 Página 4 de 12 PAGOS A SUBCONTRATISTAS B (RODE S.R.L. NO les suministra los recursos humanos para la realización de las tareas encargadas) RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE Gerente Técnico o Confeccionan el Certificado del el Gerente de Obra Trabajo en el o Jefe de Obra (responsable máximo de la Informático o bien en forma Manual (cuando sea autorizado por escrito por el Gerente obra) Administrativo-Financiero), de los trabajos efectuados durante el mes y lo remite al Jefe de RRHH como máximo el 2do. día hábil después del vencimiento del mes Entregan una copia de cada certificado a los contratistas, indicando a su vez el monto a facturar. Controla la situación laboral de Jefe de RRHH la mano de obra del subcontratista (cargas sociales) Certificado de Trabajo con autorización del Gte Admin Financiero Jefe de RRHH, hasta el año de finalización de obra Responsable Máximo de la obra hasta el año de finalización de obra ALMACENADO EN: BIBLIORATO CERTIFICADOS //oldrode/rode/personal/personal de obras/mano de obra/certificados de obra Informático PC/backup s ARCHIVO EN LEGAJO POR SUBCONTRATISTA n/a

5 Página 5 de 12 Recibe los certificados y controla si debe aplicar Jefe de RRHH descuentos imprime el certificado y lo remite a Administración Subcontratista Presenta la factura en Rode antes del 3 día hábil Pagos a Carga en sistema las facturas y certificados de los subcontratistas y exporta a Libro Diario Bejerman permanente, 10 años CAJA ROTULADA FACTURAS DESTRUCCIÓN Realiza el pago (5º día hábil Jefe de Administración después del vencimiento ó a las 48 hs de recibida la factura), Bejerman permanente controla y contabiliza Pagos a Gerente Una vez contabilizadas las facturas emite la Nota de Pago Caja rotulada pagos destrucción Administrativo- Financiero y en caso de ausencia de éste el Gerente Autoriza la Nota de pago Nota de Pago autorizada, 1 año General

6 Página 6 de 12 PAGOS DE FONDOS DE REPARO A SUBCONTRATISTAS RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE Gerente Técnico o el Gerente de Obra o Jefe de Obra (responsable máximo de la obra) Jefe de Administración Jefe de RRHH Asistente de Tesorería Gerente Administrativo- Financiero Informan a Administración la autorización desde la obra del pago del fondo de reparo del subcontratista. Asistente de Tesorería, hasta el año de finalización de obra Verifica la existencia de saldo para devolver Contabilidad Controla si el proveedor adeuda documentación y verifica que el proveedor esté en condiciones de cobrar de acuerdo a lo estipulado en el contrato e informa el estado a Tesorería y a Pago de Proveedores Emite la Nota de devolución de fondo de reparo Autoriza la Nota de devolución del fondo de Nota autorizada reparo e informa plazo para confeccionar el Asistente de Tesorería, 5 años cheque o transferencia bancaria ALMACENADO EN: Caja rotulada pagos Destrucción

7 Página 7 de 12 Asistente Tesorería de Le entrega al subcontratista la Nota de Nota firmada Constancias de devolución del fondo de reparo para que la retención/denuncia firme antes de emitir el pago y el de robo de las mismas Asistente de Tesorería, 5 años subcontratista entrega el original de la Caja pagos rotulada Destrucción constancias de retención de fondo de reparo o la denuncia de robo de las mismas

8 Página 8 de 12 PAGOS A PROVEEDORES HABITUALES RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE ALMACENADO EN: Pagos a Recepción de la factura (hasta el día viernes de la semana anterior) Factura, 10 años Caja rotulada facturas destrucción El primer día hábil de la semana envía al Caja rotulada destrucción, 2 años remitos Obra todos los remitos y ordenes de compra Remito express existentes con fecha desde el lunes al sábado de la semana anterior Controla la cantidad expresada en la factura con el remito y el precio unitario con la nota de compra y emite la Nota de Pagos a Pago. A la nota de pago le adjunta la factura, el remito, la Nota de Compra y las retenciones de ley a efectuar. Gerente Caja rotulada destrucción Administrativo- Financiero y en caso de ausencia de éste el Autoriza la Nota de pago Nota de Pago autorizada, por 1 año pagos Gerente General

9 Página 9 de 12 Carga las facturas por sistema Pagos a Bejerman exporta facturas al Libro Diario Jefe de Administración Bejerman CAJA ROTULADA, 10 años FACTURAS DESTRUCCIÓN PAGOS A RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA Mensualizados RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO ALMACENADO POR /PERÍODO DE TIEMPO EN: POR EL QUE SE MANTIENE Jefe de RRHH Emite la liquidación de sueldos Sueldos Gerente General Autoriza el débito en caja de ahorro Deposita las cargas sociales Jefe de Administración Interbanking Gerente Administrativo Autoriza el débito de las cargas sociales Financiero Interbanking Deposita los aportes de ley correspondientes Jefe de RRHH Realiza el pago (5º día hábil después del vencimiento) Recibo firmado Jefe de RRHH, durante 10 años Legajo de Personal destrucción

10 Página 10 de 12 Jornalizados RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE Confecciona el Listado de horas y Listado de horas días trabajados efectivos durante la y días Obra quincena y lo remite al Jefe de trabajados en la RRHH como máximo el 1º día hábil quincena después del vencimiento de la quincena Emite la liquidación de sueldos Sueldos Jefe de RRHH según horas y días trabajados efectivos Autoriza el débito en caja de Gerente General ahorro Jefe de Deposita las cargas sociales Administración Interbanking Gerente Autoriza el débito de las cargas Administrativo - sociales Interbanking Financiero Deposita los aportes de ley correspondientes Realiza el pago (5º día hábil Jefe de RRHH después del vencimiento, forma Recibo firmado conveniente según las normativas vigentes) Jefe de RRHH, durante 2 meses después de efectuado el pago Jefe de RRHH, durante 10 años ALMACENADO EN: //oldrode/rode/personal Legajo de Personal eliminación destrucción

11 Página 11 de 12 PAGOS DE HONORARIOS PROFESIONALES Socios Otros RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE ALMACENADO EN: Recepción de la factura de Servicios Profesionales el 1º día hábil del mes Ejecución de retenciones (si es necesario) Emisión de la Nota de Pago el 5º día hábil del mes o el 3º día de presentada la factura en el caso de no entregarla a término Gerente Administrativo- DESTUCCIÓN Financiero y en caso de Nota de Pago Autoriza la Nota de pago ausencia de éste el Gerente autorizada General Jefe de Administración Realiza el pago Recibo firmado, por 1 año, durante 10 años CAJA ROTULADA HONORARIOS DESTRUCCIÓN Carga las facturas por sistema Bejerman exporta facturas al Libro Diario Bejerman CAJA Jefe de Administración ROTULADA, 10 años HONORARIOS DESTRUCCIÓN

12 Página 12 de 12 PAGOS A PROVEEDORES NO HABITUALES RESPONSABLE DESARROLLO DE LA TAREA REGISTRO REGISTRO CONSERVADO POR /PERÍODO DE TIEMPO POR EL QUE SE MANTIENE ALMACENADO EN: Recepción de la factura del Proveedor Ejecución de retenciones y aportes Realización del Pago de acuerdo a las condiciones convenidas con el proveedor Recibo firmado, durante 10 años CAJA ROTULADA FACTURAS Carga las facturas por sistema Bejerman Jefe de Administración exporta facturas al Libro Diario Bejerman, durante 10 años CAJA ROTULADA FACTURAS DESTRUCCIÓN 5. Registros de la Calidad Definidos en punto Anexos No aplica. 7. Documentos Relacionados R-PG-7.7 Administración