Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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1 Versión: 10 Página 1 de 10 Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE LOGÍSTICA NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: LOGÍSTICA Campus Cúcuta y Valledupar - Líder del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE LOGÍSTICA PROPÓSITO DEL PROCESO o SUBPROCESO: garantizar la operatividad de las instalaciones, mediante el cumplimiento en los servicios de seguridad, servicios públicos, administración de las concesiones, préstamos de espacios públicos, servicio de trasteos, transporte, parqueaderos, medios audiovisuales, servicios de imprenta, servicio de fotocopiado y seguimiento a los contratos externos de servicio, para el normal desarrollo de las actividades de la Universidad en Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia con la identificación de necesidades y termina con la solución de las mismas. PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Dirección Administrativa Dirección Financiera Proveedores de bienes, insumos y servicios Lineamientos directrices institucionales y Contratos de concesiones y contratación externa P Planear las actividades y recursos que garanticen el adecuado funcionamiento de las instalaciones Definir los parámetros frente a la prestación de los servicios adscritos al subproceso Plan de trabajo Instructivos, reglamento y políticas institucionales Dirección Administrativa Comunidad Universitaria Proveedores de bienes, insumos y servicios Plan de trabajo Realizar seguimiento a los planes de trabajo de: servicios de vigilancia, servicios generales y jardinería Infraestructura física en adecuado estado de aseo Logística Contrato de prestación de servicios H Atender las solicitudes de servicio especializado de lavado de muebles y cortinas Administrar el préstamo de equipos y salas audiovisuales Servicio atendido según requerimientos Dirección Administrativa

2 Versión: 10 Página 2 de 10 Unidades académico administrativas Dirección Administrativa Solicitud del servicio Lineamientos Institucionales Autorizar y realizar el préstamo y montaje de espacios físicos y material logístico Atender las solicitudes de trasteos, fotocopiado e imprenta Atender y apoyar a los diferentes eventos Coordinar el servicio de parqueadero Supervisar el servicio de transporte Reporte operativo de: préstamo de salas audiovisuales, equipos audiovisuales, trasteos realizados, fotocopias realizadas, servicios de imprenta prestados, concesiones, reporte de consumo de servicios públicos, servicios de vigilancia, servicios generales, jardinería, servicio de parqueaderos y servicio de transporte Vicerrectoría Administrativa y Financiera Vicerrectoría Administrativa y Financiera Contratos de concesiones H Control y seguimiento a los servicios públicos Administrar las concesiones Informe de Inspección a concesiones Solicitudes de mantenimiento Planta física Seguridad y Salud en el Trabajo Plan de mantenimiento Solicitudes información de Gestionar el mantenimiento de equipos y espacios alineados al propósito del subproceso Preparar y reportar información Respuesta a solicitudes y requerimientos Requisición de pago Unidades académico administrativas Presupuesto Contrato arrendamiento de Realizar el requerimiento de pago de los espacios en arriendo, utilizados para la actividad propia de la universidad

3 Versión: 10 Página 3 de 10 Logística Reporte de novedades Reporte operativo Informe de Inspección a concesiones Plan de trabajo V Seguimiento a novedades Seguimiento a Reporte operativo Seguimiento al Plan de trabajo Seguimiento al Informe de Inspección a concesiones Informe de seguimiento, de ajustes y acciones a realizar Dirección Administrativa Logística Proveedores de bienes, insumos y servicios Logística Informe de seguimiento y de ajustes y acciones a realizar A Analizar las causas de las inconformidades para determinar acciones de mejora Realizar el Mantenimiento y ajustes al Sistema de información Plan de mejora Comunidad Universitaria

4 Versión: 10 Página 4 de 10 RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Talento humano: Número de personas 99. Formación del equipo de trabajo: Profesionales, tecnólogos, técnicos, educación secundaria. Infraestructura física: área administrativa, bodega, salas audiovisuales, cafetería interna, lava traperos, elementos de apoyo a actividades logísticas: carpas, mesones, sillas, atriles, manteles, forros de las sillas, dispensadores de agua, estaciones de café. Infraestructura tecnológica: equipos Normatividad legal y reglamentaria Ley 30 de 1992 Ley 594 de 2000 Ley general de Archivos Ley 1581 del 2012 Habeas Data Decreto 3075 de 1997 Manipulación de alimentos Decreto 1575 del 2007 Protección y Control de la Calidad del Agua para Consumo Humano Decreto 1375 del 2013 Habeas Data Resolución 2674 del 2013 Manipulación de alimentos Resolución 1111 del 2017 Estándares mínimos del SG-SST Código sustantivo del trabajo Normatividad institucional aplicable al subproceso Reglamento Interno de Trabajo UDES Documentación SG-SST Estatuto de propiedad intelectual REG-PI-001-UDES Política de tratamiento de protección de datos personales VAF-PI-001-UDES Políticas institucionales VAF-MN-002-UDES Manual de responsabilidades y procedimientos VAF-PR-001-UDES Procedimiento de producto no conforme VAF-PR-002-UDES Procedimiento control de documentos y registros VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas y preventivas VAF-PR-005-UDES Procedimiento de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones VAF-PR-006-UDES Procedimiento de gestión del cambio VAF-PR-007-UDES Procedimiento de gestión del riesgo GED-IN-002-UDES Instructivo organización de archivos de gestión transferencias documentales Ver tablas de identificación y valoración de riesgos Ver listado de indicadores en aplicativo de administración del SGC-VAF

5 Versión: 10 Página 5 de 10 de cómputo de escritorio y portátiles, equipos periféricos, telefonía, sistema de información, video beam, webcam, sonido, teclados y mouse inalámbrico, televisores, parlantes, audífonos, micrófono inalámbrico, equipos de videoconferencia Ambiente de trabajo: Condiciones de humedad, temperatura, iluminación y ruido. GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y comunicaciones GED-IN-004-UDES Instructivo de documentos académicoadministrativos LOG-IN-001-UDES Instructivo de logística LOG-PR-001-UDES Apoyo logístico a eventos LOG-PR-002-UDES Servicios generales y vigilancia LOG-PR-003-UDES Servicios de Imprenta LOG-PR-004-UDES Supervisión de concesionarios LOG-PE-005-UDES Administración de salas y equipos audiovisuales LOG-RG-001-UDES Reglamento sala de audiovisuales Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. 6.3 Planificación y control de cambios. Recursos económicos: Presupuesto. 7. APOYO Conocimientos de la organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma de conciencia. 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios.

6 Versión: 10 Página 6 de Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión del servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control de las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. MEJORA 10.1 Generalidades No conformidades y acciones correctivas Mejora continua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Plan de desarrollo Institucional Proyecto Educativo Institucional VAF-MN-001-UDES Manual de calidad VAF-PG-001-UDES Programa de capacitación VAF-PG-002-UDES Programa de auditorías VAF-PR-004-UDES Procedimiento de auditorías VAF-GU-001-UDES Guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos ACF-GU-001-UDES Guía de activos fijos para el usuario DIF-GU-001-UDES Guía para el manejo de cajas menores DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo de viáticos GED-GU-001-UDES Guía uso adecuado del papel LOG-RG-001-UDES Reglamento sala de audiovisuales Calendario académico vigente REGISTROS VAF-FT-007-UDES Actas VAF-FT-010-UDES Listado de asistencia VAF-FT-011-UDES Requisición VAF-FT-026-UDES Plan de trabajo DIF-FT-003-UDES Reembolso caja menor GED-FT-015-UDES Nota interna GED-FT-016-UDES Circular interna COP-FT-006-UDES Pedido insumos de almacén Evaluaciones del servicio LOG-FT-001-UDES Solicitud de apoyo logístico LOG-FT-005-UDES Solicitud servicio de imprenta LOG-FT-006-UDES Orden de producción de imprenta LOG-FT-008-UDES Verificación de concesiones LOG-FT-012-UDES Control préstamos salas y equipos audiovisuales LOG-FT-013-UDES Control guía de envíos LOG-FT-014-UDES Reporte operativo

7 Versión: 10 Página 7 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Jefe de Planta Física 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/ Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión vigente (03) del procedimiento de control de documentos y registros Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad 09/04/2015 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna

8 Versión: 10 Página 8 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF v.03 12/08/2015 Se incluyen los registros del subproceso Se ajusta el propósito del subproceso Se elimina 04 En el Planear, la entrada: especificaciones técnicas y condiciones del bien a asegurar, la salida y cliente respectivos En Hacer, la actividad: manejo de material POP En el Verificar, la entrada: pólizas de seguros y la actividad concerniente En registros, el formato LOG-FT-007-UDES 22/02/2016 Se modifica En registros el nombre del formato LOG-FT- 006-UDES

9 Versión: 10 Página 9 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 05 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Ajuste de las actividades y salidas en el Planear, Hacer y Verificar. Inclusión de los registros de LOG-FT-010-BUC, LOG-FT-011-BUC 20/09/ Actualización del encabezado, por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 29/09/ Se ajusta el Propósito según las modificaciones realizadas en relación al manejo de los servicios públicos y las actividades relacionadas con su tratamiento. 11/10/ Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales. Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora Logística Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora Logística Campus Valledupar 19/07/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF

10 Versión: 10 Página 10 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 10 Se ajusta la caracterización, frente a la unificación de los reportes operativo y de novedades en las salidas del hacer. Se ajustó la trazabilidad del formato de reporte operativo. 14/08/2017