PROCEDIMIENTO. Inscripción y Admisión de Estudiantes de Pregrado

Transcripción

1 Inscripción y Admisión de Estudiantes de Pregrado FECHA: 10-NOV LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION SEP-03 Creación del documento SEP-03 Actualización de actividades MAR-04 Actualización de actividades MAY-04 Actualización de actividades NOV-06 Creación nuevos procesos SEP-08 Actualización de procesos FEB-09 Actualización de actividades ABR-13 Creación oficina de admisiones, registro y control NOV-14 Actualización de actividades 1. OBJETO Otorgar a los aspirantes a ingresar en la Fundación Universitaria Ciencias de la Salud el derecho de matricularse en uno de los programas académicos de pregrado ofertados por la Fundación, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la misma. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los aspirantes a programas de pregrado ofertados por la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Cubre desde que se realiza la pre-inscripción por parte del aspirante, hasta el inicio del procedimiento de matrícula de los aspirantes admitidos. 3. DEFINICIONES Pre-inscripción: Se denomina pre-inscripción al acto mediante el cual un aspirante diligencia formulario de inscripción a través de la página Web de la Fundación para un programa académico, manifestando así el interés sobre este. Inscripción: Es el proceso mediante el cual un aspirante solicita realizar el proceso de admisión a un programa académico ofrecido por la institución mediante el pago de los derechos pecuniarios (para los programas profesionales) y mediante la solicitud de entrevista para programas de tecnología. Selección: Es el proceso mediante el cual, el Comité de Admisiones de cada facultad estudia y evalúa a los aspirantes, con el fin de escoger, de acuerdo con la disponibilidad de cupos los aspirantes que reúnan los más altos puntajes en las pruebas realizadas para cada programa. 1 de 9

2 Admisión: Acción mediante la cual se registra en el sistema como admitido al aspirante seleccionado por cada facultad. Matricula: Es el proceso mediante el cual el aspirante admitido adquiere la calidad de estudiante y que debe renovarse para cada periodo académico en las fechas señaladas por la FUCS. La matrícula contiene dos fases: 1.- La financiera. 2.- La académica. La fase financiera consiste en efectuar el pago del valor estipulado para el programa; la fase académica consiste en la inscripción de asignaturas de acuerdo con el procedimiento establecido. Realizadas ambas fases se completa el proceso y el alumno queda oficialmente matriculado en la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. Academusoft: Sistema de información que permite agilizar los procedimientos académicos, e integrarlos con los procedimientos administrativos y financieros de la Institución, y con los usuarios externos (estudiantes, administrativos y docentes). SNP: Sistema nacional de información de pruebas ICFES, por medio del cual es posible validar los resultados de las pruebas del ICFES para losbachilleres. 4. CONDICIONES GENERALES DEL PROCEDIMIENTO El plan de estudios debe estar previamente creado en el sistema de información Academusoft para que sea posible parametrizar las diferentes actividades de la inscripción. El formulario de inscripción únicamente podrá ser diligenciado a través de la página web de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud. La citación a entrevista se realiza a través de diferentes medios como página WEB, teléfono, correo electrónico o personalmente, donde se indicara lugar, fecha y hora de la misma. Orientación Universitaria brindara acompañamiento y entrenamiento a los entrevistadores, que podrán ser los decanos, secretarios académicos o docentes designados por cada facultad. El sistema academusoft maneja cuatro estados para las personas que llegan a la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud y desean ser admitidos: 2 de 9

3 a. Pre-inscrito b. Inscrito. c. Admitido. d. Matriculado. El estudiante admitido debe acreditar y mantener vigente la afiliación a una empresa Promotora de Salud (EPS), presentando certificado que demuestre que se encuentra activo. Debe mantener vigente la afiliación durante la duración del programa renovando semestralmente la certificación de afiliación de la EPS; la Oficina de Admisiones-Registro verificará periódicamente el cumplimiento de esta obligación al momento de firmar matrícula. El estudiante que no cumpla con este requisito, no podrá ingresar a clase y/o práctica. Las diferentes Facultades podrán adicionalmente exigir u obtener certificados o referencias de buena conducta, cuando lo estime conveniente. La vigencia de las pruebas de estado es de cinco (5) años. Los casos especiales serán estudiados por el Decano del programa correspondiente y la decisión será informada a la Oficina de Admisiones, Registro mediante comunicación escrita que reposará en la hoja de vida del estudiante en caso de ser admitido. Los documentos entregados durante el proceso de ingreso por parte de los aspirantes que adquieran la calidad de estudiante de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud, forman parte del archivo institucional y no son carácter devolutivo, el estudiante podrá solicitar copia de sus documentos en la Oficina de Admisiones-Registro en caso de ser necesario. Los documentos entregados por parte de los aspirantes no admitidos, deben reclamarse durante los siguientes tres (3) meses de haber finalizado el proceso de selección, después de este término serán destruidos y quedará consignado en acta, de acuerdo a las políticas de la Fundación. El puntaje del ICFES (SABER 11) incluido por los aspirantes a través del formulario publicado en la página Web, será validado con el ICFES a través del SNP por la Oficina de Admisiones, Registro. El aspirante contara con dos formas de pago para cancelar el valor de la inscripción, la primera generando el cupón de pago en la página web, o la segunda mediante pago en línea ya sea debitando de una cuenta bancaria o mediante pago con tarjeta de crédito. Los valores cancelados por concepto de inscripción, no serán reembolsados bajo ninguna circunstancia. El comité de admisiones de cada facultad designara a la autoridad universitaria y/o docente que realizara la entrevista a los aspirantes inscritos en su programa. 3 de 9

4 Todas las entrevistas deben quedar consignadas en el formato institucional adjunto F-IAM-EDE-01 Entrevista de admisión estudiantes de pregrado. El Consejo Superior podrá solicitar al Decano o a la Oficina de Admisiones, Registro, el resultado de cualquier prueba del proceso de selección de los candidatos y se reserva el derecho de admisión. Los documentos requeridos para la admisión oficial a la Fundación son los siguientes: Hoja de vida (formato institucional) con foto 3x4 fondo blanco Fotocopia documento de identidad ampliada al 150%. Fotocopia del Diploma y Acta de Grado. Resultados ICFES (SABER 11 ). Recibo de pago por derechos de inscripción (No aplica para tecnología en Citohistología y tecnología en atención pre-hospitalaria). Certificados de notas educación secundaria (noveno, décimo y undécimo) Aplica únicamente para Medicina y Enfermería. Para la matricula se deberá presentar la documentación establecida en el procedimiento de matrícula estudiantes pregrado. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento P-VE-IAM-02 Matricula estudiantes pregrado. Procedimiento P-GF-TES-01 Recaudo a estudiantes 4 de 9

5 6. DESARROLLO No FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE Realizar la apertura de un nuevo periodo Coordinador(a) Apertura del periodo 1 académico, según lo dispuesto por la Secretaria académico General. Crear el pan de estudios en el sistema academusoft, 2 Crear plan de estudios utilizado por la fundación para el control Decanos Facultades 3 Parametrizar calendario de admisiones y costos 4 Diligenciar formulario 5 No 9 Si 6 Pagar inscripción 7 Contactar a pre-inscritos académico. Según los derechos pecuniarios aprobados por el Consejo Superior y las fechas acordadas entre la Oficina de Admisiones, Registro y los Decanos, parametrizar en el sistema las fechas de apertura y cierre de inscripciones y matricula y parametrización de costos de inscripción y matricula. Diligenciar el formulario habilitado en línea para la inscripción de los aspirantes a los diferentes programas. El programa requiere pago de inscripción como requisito de admisión? Realizar el pago de los derechos de inscripción al programa de interés, descargando el cupón de pago el cual encontrara en la página web y/o pagando en línea. Contactar aspirante para incentivarlo a pagar el valor de los derechos pecuniarios por concepto de inscripción. Coordinador(a) Tesorero Aspirante Aspirante Auxiliar Oficina de

6 No 5 Fin Si Citar a entrevista Presentar documentos de inscripción El estudiante realiza el pago de la inscripción? Citar a través de los diferentes medios de comunicación a los aspirantes inscritos para presentar la entrevista, según el calendario establecido y el día y hora asignada, recordando la documentación requerida para la admisión. Entregar la documentación requerida junto al recibo de pago de los derechos de inscripción en la Oficina de. Auxiliar Oficina de Aspirante 11 Recibir documentos y remitir al entrevistador Recibir los documentos de los aspirantes y revisar que cumplan con los requerimientos según el programa académico, entregar el formato F-IAM- EDE-01 entrevista de admisión estudiantes pregrado al entrevistador junto con los documentos. Auxiliar Oficina de 12 Entrevistar a los inscritos Entrevistar a los aspirantes según el programa de interés y diligenciar el formato de entrevista. Entrevistador Designado Remitir formato de entrevista a la Oficina de Registrar en academusoft Entregar el formato de entrevista, diligenciado y con los resultados de la misma, a la Oficina de. Registrar en el sistema la documentación recibida y la calificación obtenida por el estudiante en la entrevista. Entrevistador Designado Auxiliar de

7 15 Tramitar validación del puntaje del ICFES 16 Seleccionar aspirantes 17 Generar informe de resultados de entrevistas 18 Registrar admisiones No Si Presentar relación de admitidos al Consejo de Facultad Solicitar aprobación del Consejo Superior Generar acuerdo de aspirantes admitidos por programa Generar informe de estudiantes admitidos Enviar archivo plano del listado de inscritos, a través del SNP, al ICFES para la validación de los puntajes, suministrados por los aspirantes. Estudiar y evaluar a los aspirantes y de acuerdo a la disponibilidad de cupos, seleccionar aquellos con los puntajes más altos, obtenidos de la entrevista y la documentación presentada Generar un informe de las entrevistas realizadas, compartirlo por google drive a las diferentes facultades y a la Oficina de Mercadeo. Registrar en el sistema academusoft la lista de admitidos y únicamente para el caso de Medicina se publica en la página web de la fundación. Presentar a cada Consejo de Facultad la lista de aspirantes seleccionados. Solicitar aprobación de los aspirantes seleccionados por parte del consejo superior. Generar acuerdo de aspirantes admitidos por programa y enviar a las diferentes Facultades y a la Oficina de. El aspirante es admitido? Generar el informe de los aspirantes admitidos por programa, para las estadísticas y registros de la fundación. Coordinador(a) Entrevistadores Designados (para medicina Rector y decano) Auxiliar de Coordinador(a) y Auxiliar Admisiones Registro Secretario Académico Consejo de Facultad Consejo Superior Coordinador(a) Admisiones, Registro

8 24 Procedimiento P-GF-TES-01 Recaudo a estudiantes 25 Procedimiento P-VE-IAM-02 Matricula estudiantes pregrado 26 Contactar a inscritos admitidos Realizar seguimiento a los aspirantes que no hayan realizado el pago de los derechos de matrícula en las fechas establecidas, contactar para concluir con el procedimiento Auxiliar de Mercadeo 27 Fin

9 7. TABLA DE REGISTROS TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO FORMATO NOMBRE DEL DOCUMENTO RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL F-IAM-EDE-01 Entrevista de admisión estudiantes pregrado entrevistador Oficina de Admisiones, Registro y Control. 7 años Gestión Documental F-IAM-EVA-02 Hoja de matrícula estudiantes pregrado Aspirante admitido Oficina de Admisiones, Registro y Control. 7 años Gestión documental 8. ANEXOS Formato F-IAM-EDE-01 Entrevista de admisión estudiantes de pregrado. Formato F-IAM-EVA-02 Hoja de matrícula estudiantes pregrado. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de Procesos Fecha: 10-NOV-2014 Nombre: Paola Otero Quiñonez Cargo: Coordinadora Oficina de Admisiones, Registro. Fecha:28-NOV-2014 Nombre: Dr. Manuel Roberto Palacios. Cargo: Secretario General. Nombre: Dr. Edgar Alberto Muñoz Vargas. Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 09-DIC de 9