PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DE EXTENSIÓN SOLIDARIOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA

Transcripción

1 Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora de Transferencia de Conocimiento Coordinadora de Programas y Proyectos Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Febrero 12 de 2014 Resolución. 239 OBJETIVO Tramitar las solicitudes realizadas por los profesores para la ejecución de los proyectos de investigación y de extensión solidarios con financiación externa. NORMATIVIDAD DEICIONES Y/O ABREVIATURAS ALCANCE Aplica a todos los trámites para la ejecución de las solicitudes realizadas por los profesores en el desarrollo de los proyectos de investigación y de extensión solidarios con financiación externa. Creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Acuerdo Superior 073 de 2005 Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educaci ón continuada en la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 103 de Estatuto de Investigación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 043 de 2011 Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigación, de extensión, administrativas y especiales. Acuerdo 20 de Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS, y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de 2014 Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N 2527 del 10 de diciembre de Resolución 807 de 2015 Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la UIS en asuntos contractuales y de ordenación del gasto. Resolución 2627 de 2015 Por el cual se adopta el Estatuto de contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 034 de Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la UIS. Acuerdo 050 de ACUERDO: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión CPP: Coordinación de Programas y Proyectos DIEF: Dirección de Investigación y Extensión de la Facultad PROYECTO DE EXTENSIÓN SOLIDARIO: Proyecto orientado a contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población colombiana, en particular de los sectores más vulnerables. SIVIE: stema de Información de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. SIF: stema de Información Financiero UAA: Unidad Académico Administrativa VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión CONSIDERACIONES Las solicitudes deben cumplir con lo estipulado en la normatividad interna y externa con el ente financiador.

2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Registra y envía solicitud 1. Registra y envía la solicitud, acorde al presupuesto aprobado y las condiciones del contrato. Se utiliza el SIVIE para enviar solicitudes financieras, de lo contrario se envía por correo electrónico o en físico. Sujeto al tiempo del responsable proyecto rmatividad interna de contratación. Tutorial SIVIE. la solicitud es para ejecución presupuestal? A Pág.3 Sí la solicitud es para la modificación del proyecto diríjase a la actividad 9, de lo contrario si es para ejecución presupuestal continúe con la actividad Verifica presupuesto 2. Verifica el presupuesto aprobado para el proyecto, y que la solicitud cumpla con lo estipulado en el manual de contratación de la UIS. La solicitud se puede aprobar? 4. Asigna Visto Bueno y completa documentos de la solicitud. 5. Revisa y registra la solicitud en el stema Financiero o Intranet Informa que no es posible realizar el trámite 3. no posee disponibilidad presupuestal o la solicitud no está contemplada dentro de la propuesta aprobada, le informa que no es posible realizar el trámite. 4. la solicitud se puede aprobar, asigna VoBo en el SIVIE, completa los documentos requeridos según la normatividad de contratación y entrega al auxiliar encargado del proyecto. 5. Revisa y registra solicitud en el SIF o intranet (según el caso), para darle trámite. ta: Para registrar la solicitud en el sistema se deben contar con todos los documentos requeridos. Una vez realizada, el contratista procede a su ejecución. 3 Jornadas Sujeto a la recepción de los documentos 5 Jornadas *10 Jornadas para OPS. : ½ día hábil

3 Página 3 de Ejecuta procedimiento definido 6. Ejecuta procedimiento definido según el estatuto de contratación actual y teniendo en cuenta el tipo de solicitud. Sujeto al tiempo del Proyecto y Contratista Contratista Proyecto rmatividad interna de contratación. Hay algún inconveniente? hay algún inconveniente: 8. Autoriza el ordenador del gasto. 7.Informa al responsable y resuelve el problema 7. Informa al responsable ( Proyecto Contratista) y resuelve el problema. 8. Autoriza el ordenador del gasto. Coordinadora de Programas y Proyectos A 9. Revisa la solicitud y completa la información requerida Requiere autorización por el ente externo? B Pág Revisa la solicitud enviada por el Proyecto, verificando que el proyecto se encuentre vigente, y completa la información requerida. ta: se realiza la revisión de la solicitud, teniendo como base los lineamientos institucionales, los términos de la convocatoria y demás requisitos. Coordinadora de Programas y Proyectos 10. Envía solicitud al ente externo y realiza seguimiento 10. Envía la solicitud a la entidad financiadora firmada por el Vicerrector de Investigación y Extensión, y se realiza seguimiento a la respuesta emitida por parte de la entidad. ta: La entidad financiadora estudia la solicitud y envía respuesta 2 : ½ día hábil

4 Página 4 de 5 2 la solicitud fue aprobada? la solicitud no es aprobada, finaliza el proceso, de lo contrario: Requiere modificación del contrato o convenio? 11. Diríjase al procedimiento PIN.03 se requiere modificación del contrato o convenio, continúe con la actividad 11, de lo contrario remítase a la actividad Diríjase al Procedimiento para la modificación de convenios o contratos de los proyectos de investigación- PIN.03. Ver PIN.03 Ver PIN.03 PIN.03 Modificación de convenios o contratos de los proyectos de investigación. B 12. Ejecuta la solicitud, solicita actualización en el SIF e informa 12. Ejecuta la solicitud aprobada, solicita la actualización en el SIF a la Sección de Presupuesto y a la División de Servicios de Información, e informa al técnico del SIVIE. 13. Actualiza información del proyecto en el SIVIE 13. Actualiza la información del proyecto en el SIVIE. Técnico SIVIE : ½ día hábil

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 12 de 2014 Creación del documento. 02 Junio 24 de Agosto 06 de Julio 29 de 2016 Modificación del nombre, alcance, objetivo y consideraciones del procedimiento. Inclusión del acuerdo 103 de 2010 en la normativa. Inclusión del concepto de Proyecto de Extensión Solidario en Definiciones y /o Abreviaturas. Modificación de los responsables de las actividades 1, 6 y 12. Modificación del documento de referencia de las actividades 2, 4 y 15. Eliminación de la actividad 6. Unión de la actividad 17 y 18, 22 y 23 y 25 y 26. Modificación del formato de las actividades 5,8,9 y 14, ya que se realiza por el sistema de información. Modificación quién revisó el documento, la normatividad y consideraciones. Inclusión de la columna de tiempo estimado, modificación de la numeración de los conectores e inclusión de la descripción de 1 jornada y ½ jornada. Eliminación de las actividades: 1 y Modificación del condicional: la solicitud es para la contratación de bienes y/o servicios, gastos de viajes, vinculación de estudiantes? Inclusión de las actividades 6, 7 y 13. Inclusión del condicional: Requiere autorización por el ente externo? Modificación de la actividad 4, 5, 7, 13, 14 y de Modificación de la normativa y eliminación de la consideración que menciona los procedimientos de contratación. Modificación del documento de referencia de la actividad 6. Inclusión del en la respuesta NO del condicional la solicitud fue aprobada?