Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Implementación de investigación Descripción de actividades - Implementación de investigación DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Contar con información veraz y objetiva para la estructuración de propuestas de mercadeo y comunicación. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la investigación por correo electrónico de parte del usuario y finaliza con el envío del reporte con los resultados finales por parte del proveedor. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos El requerimiento puede ser enviado por la Decanatura, Vicedecanatura o Direcciones de programa. El tiempo de respuesta depende de la dimensión de la investigación. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Responsabilidades : Asegurar que la propuesta elegida contenga la información y requerimientos necesarios para llevar a cabo la investigación. Gestor de comunicación: Asegurar que el brief inicial contenga la información necesaria para los proveedores. Invitar a licitar a los proveedores adecuados. Director área académica de mercadeo: Revisar la propuesta y enviar la retroalimentación sobre esta. : Realizar los ajustes solicitados y ampliar la información de la investigación en caso que sea necesario. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DEFINICIONES Brief: elección ordenada, estratégica y creativa de información que permite definir los objetivos de la publicidad. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo Implementación de investigación 6.2. Descripción de actividades - Implementación de investigación ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de obtener información para estrategia de mercadeo y comunicación Usuario Informe de resultados de la investigación. PRO Diseño e Implementación de Plan Táctico de Mercadeo 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitar investigación por correo electrónico Asignar proyecto a gestora 3 Hacer brief inicial 4 5 Invitar proveedores a licitación Hacer reunión con proveedores candidatos 6 Enviar propuesta 7 Revisar propuestas y presentar en comité 8 Elegir propuesta Solicitar investigación por correo electrónico al y Comunicación incluyendo la justificación de la investigación y el mercado objetivo. Asignar el proyecto gestor mercadeo dependiendo del tema de la investigación. Reunirse con el usuario y realizar un brief inicial según las necesidades para buscar los posibles proveedores. Invitar a tres posibles proveedores por correo electrónico para licitar citándolos a una reunión informativa para entregar el brief inicial. Se hace una reunión con los posibles proveedores y se les entrega el brief inicial y se resuelven dudas. Se elabora una propuesta teniendo en cuenta el brief inicial y se envía por correo electrónico. Revisar la propuesta y se alista para presentar en el comité directivo de facultad. Elegir el proveedor y la propuesta teniendo en cuenta la idoneidad de la propuesta y su costo. Usuario y Comunicaciones Gestor mercadeo / usuario Gestor mercadeo Gestor mercadeo Comité directivo de facultad Solicitud Brief inicial Propuesta Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 9 Informar a proveedor elección de propuesta 10 Hacer ajustes Enviar instrumento de medición Enviar instrumento a director Revisar instrumento y enviar comentarios 14 Informar a proveedor Informar al proveedor que su propuesta ha sido elegida y si es necesario los ajustes que hay que realizar a la propuesta. Realizar los ajustes solicitados a la propuesta. Enviar el instrumento de medición por correo electrónico al Jefe de Mercadeo solicitando su revisión y comentarios. Enviar instrumento de medición al director del área académica de mercadeo por correo electrónico solicitando su revisión y comentarios. Revisar el instrumento de medición y enviar las observaciones necesarias por correo electrónico al Jefe de Mercadeo. Informar al proveedor los ajustes necesarios al instrumento de medición. Director del área académica de mercadeo 15 Hacer investigación Realizar la investigación solicitada Presentar hallazgos en reunión Informar a proveedor solicitud Enviar informe de investigación Presentar en una reunión con el comité directivo de la facultad y el los resultados de la investigación. Se le indica al proveedor que es necesario ampliar la información obtenida de la investigación. Enviar el informe final de la investigación por correo electrónico. Informe de investigación 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Diseño e Implementación de Plan Táctico de Mercadeo 8. INDICADORES Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 9. RIESGOS OPERATIVO Información no sea confidencial. Entrega de información errónea por parte del proveedor. Demoras en la entrega de la información. CALIDAD DE SERVICIO ADMINISTRATIVO Reprocesos por falta de seguridad en la información 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 19/07/ Publicación 16/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 19/07/2016 REVISÓ APROBÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 21/07/2016 Mavy Gutierrez Mavy Gutierrez y Comunicaciones y Comunicaciones 27/07/ /08/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 5