REGLAMENTO DE SUMAS A RENDIR CUENTA DEC.EX.Nº /97 DE 30 DE DICIEMBRE DE 1997

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1 UNIVERSIDAD DE TARAPACA CONTRALORIA BOLETIN DE JURISPRUDENCIA REGLAMENTO DE SUMAS A RENDIR CUENTA DEC.EX.Nº /97 DE 30 DE DICIEMBRE DE 1997 I. DE LA DEFINICION 1.1. Suma a rendir cuenta es la cantidad entregada en dinero efectivo, a solicitud de los jefes de centros de costos a los funcionarios titulares, para realizar adquisiciones o gastos de carácter específico o determinado, por un monto máximo de 30 UTM. II. DE LA ADMINISTRACIÓN 2.1. La adquisición cuyo valor unitario exceda a 2,5 UTM., vigentes al del año anterior, se deberá acompañar de tres cotizaciones La adquisiciones que corresponda a un mismo artículo de valor unitario, menor a 2,5 UTM., vigente al del año anterior, pero que la compra total sea mayor a 2.5 UTM., vigente al del año anterior, también deberá ser acompañada de tres cotizaciones El jefe de la oficina de contabilidad y presupuesto, podrá autorizar y dar su Vº Bº a las sumas a rendir, hasta por montos inferiores a 32 UTM., vigente al del año anterior Todas aquellas compras señaladas en el punto precedente, que sean mayores o iguales a 32 UTM., vigente al del año anterior, deberán ser autorizadas por el Vicerrector de Administración y Finanzas Cada operación de gasto debe estar respaldada por una boleta o factura legal Cuando el vendedor, no pueda emitir factura, el funcionario responsable deberá solicitar a la oficina de contabilidad y presupuesto, la emisión de una, la que será firmada por el vendedor del bien o servicio.

2 2.7. Los gastos de movilización colectiva no se encuentran afectos a lo indicado en el punto 2.6 del presente reglamento. La rendición se deberá efectuar de la siguiente forma: a) El uso de locomoción colectiva, deberá rendirse mediante una planilla en que se identifique: unidad, monto gastado, destino, fecha, nombre y firma del usuario. b) El uso de taxi deberá rendirse con el recibo o boleta extendido por el prestador del servicio, y se utilizará la misma planilla anterior adjuntando además el documento de respaldo respectivo La suma a rendir no se podrá utilizar para: a) Gastos de representación, bebidas alcohólicas, comidas u otro similar. Excepto para el reglamento de prestación de servicios y asistencia técnica oficializado por Dec.Ex.Nº /95 y reglamento general de extensión universitaria, oficializado en Dec.Ex. Nº /95. b) Pago de contrataciones esporádicas de personal. c) Realizar compras por concepto de té, café, azúcar y otros similares a excepción de lo indicado en la letra a). d) Gastos de comisiones de servicio y atención a terceros. III. DE LA RENDICION 3.1. Se debe rendir la SARC con la planilla de sumas a rendir cuenta, en la oficina de contabilidad y presupuesto En la planilla de SARC se deben registrar los pagos en orden cronológico, según la fecha de los comprobantes respectivos Se debe adjuntar a la rendición, los comprobantes originales los que deben detallar los artículos comprados y cumplir con los siguientes requisitos:

3 a) Boleta de compraventa - Se exige por aquellas compras iguales o superiores al monto mínimo SII. - Debe ser timbrada por el SII - Deben indicar el detalle de los artículos - El facultado debe detallarlo al dorso b) Facturas: Deben - Ser extendidas a nombre de la universidad. - Tener el timbre cancelado, con fecha y timbre del proveedor. c) Las facturas por compras de bienes y/o servicios emitidas por la Universidad, deberán solicitarse presentando los siguientes antecedentes: - Nombre completo del vendedor del bien o servicio - Domicilio - Carné de identidad o RUT. - Precio unitario - Monto total de la operación - Firma del vendedor o prestador del servicio, en señal de conformidad en el original y la copia. d) La fecha de los comprobantes no podrá ser anterior a la fecha del otorgamiento de la SARC La rendición de la SARC, deberá efectuarse dentro de los calendario siguientes de haber sido otorgada. Cuando se trate de una SARC solicitada por un funcionario en el cumplimiento de una comisión de servicio, este plazo comenzará a regir el día siguiente al vencimiento de su período de comisión (07 días). Con todo, el funcionario autorizará a la Universidad para deducir la suma no rendida a su vencimiento, de la liquidación más próxima de sus

4 remuneraciones, sin perjuicio de los procesos sumariales que procedan. Esta autorización deberá quedar perfeccionada al recibir la SARC No se entregarán SARC a funcionarios que no hubieren rendido la SARC anterior, salvo situaciones excepcionales y debidamente justificadas, las que serán autorizadas por el Vicerrector de Administración y Finanzas. IV. PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR SUMAS A RENDIR CUENTA (Anexo 1) 4.1. Unidad de origen Emitirá una solicitud de giro en triplicado de la suma a rendir solicitada, la que deberá contener: - Fecha - Código de centro de costo - Nombre del centro de costo - Nombre del funcionario solicitante - Valor - Motivo, especificando claramente el tipo de compra a realizar La solicitud en triplicado deberá estar firmada y timbrada por el decano y el encargado del centro de costo correspondiente, previa revisión de los fondos presupuestarios; una vez, firmada, el original y la 1º, copia se enviarán a la oficina de contabilidad y presupuesto, archivando la 2ª. Copia en el centro de costo de la unidad solicitante Oficina de contabilidad y presupuesto: La secretaria de la Oficina de Contabilidad y presupuesto, recibirá el original y la 1ª copia de la solicitud de giro, las que enviará al jefe de contabilidad y presupuesto. El Jefe de contabilidad y presupuesto recibirá la solicitud de giro, consultará la situación presupuestaria del centro de costo, y verificará a su vez que el solicitante no tenga sumas a rendir pendientes.

5 - Si la solicitud cumple con los requisitos anteriormente mencionados, ésta se aprobará y se enviará al funcionario encargado de cuentas por pagar. - Si la solicitud de giro no cumple con los requisitos, será devuelta a la unidad de origen. El funcionario encargado de cuentas por pagar, recibirá la solicitud de giro y la registrará en su libro de registro de pago, e imputará en la igo de la cuenta sumas a rendir y posteriormente enviará a tesorería el original. La 1º copia será archivada en la oficina de contabilidad y presupuesto, para que el funcionario encargado lleve un control de la SARC OFICINA DE TESORERIA El funcionario encargado de cuentas por pagar, recibirá la solicitud de giro por las sumas a rendir y; - Procederá a emitir una orden de pago en original y copia con los datos entregados en la solicitud de giro. Su contabilidad será simultánea en las cuentas respectivas al momento de ingresar los datos. Inmediatamente se confeccionará el cheque por la cantidad solicitada. - Posteriormente se enviará al cajero para su cancelación, la orden de pago original y el cheque respectivo, archiván orden de pago. El cajero recibirá ambos documentos y; - Procederá a cancelar la solicitud de giro, con la orden de pago y cheque respectivo, previo timbre en la orden de pago, donde se deberá tomar conocimiento de la fecha de rendición de la SARC. - Enviará el original de la orden de pago adjunta a la solicitud de giro, a la oficina de contabilidad y presupuesto para su archivo permanente, previo ingreso de ésta, en el registro de control.

6 V. PROCEDIMIENTOS PARA RENDIR SUMAS A RENDIR CUENTA (Anexo 2) 5.1. El funcionario de la unidad: El funcionario de la unidad que solicita sumas a rendir cuenta, deberá especificar claramente el detalle de los gastos manifestados en la solicitud de SARC y anexar la documentación respaldatoria necesaria (boletas y/o facturas) al formulario de rendición de cuentas, el que se confeccionará en cuadruplicado y desglosado de la siguiente manera: Distribución Original Contabilidad Archivo principal contabilidad 1º copia Contabilidad Control encargado SARC 2º copia Funcionario Control de centro de costo 3º. Copia contabilidad Archivo contabilidad, en caso de reembolso. Pasos para llenar formulario Tipo de rendición En la parte superior del formulario al lado de la palabra SARC, deberá marcarse una (x) ya que la rendición corresponde a una Suma a Rendir Cuenta. Nombre funcionario Corresponderá al nombre del funcionario al cual se le ha concedido suma a rendir cuenta.

7 Centro de costo En el centro de costo o responsabilidad, deberá señalarse la unidad a la cual pertenece el funcionario. Orden de pago En este espacio se anotará el Nº de la orden de pago con la que se recibieron los fondos. Cantidad a rendir Se deberá indicar el monto asignado. Motivo Indicará la razón que originó la obtención de la SARC, especificando el tipo de compra. Fecha de rendición Corresponderá a la fecha en la cual se entrega el formulario con los documentos respectivos, en la oficina de contabilidad y presupuesto. Período de rendición Deberán anotarse las fechas en las cuales se recibieron los fondos (orden de pago) y la fecha en que se efectuó el último gasto. Fecha de gasto La fecha deberá indicarse a través de números, utilizando dos digitos por corresponder a las fechas señaladas en el comprobante del gasto (boleta o factura).

8 Boleta y/o factura Se deberá incluir el número de la boleta que respalde el gasto. Pagado a Deberá indicar el nombre del establecimiento que emite la factura o boleta. Cantidad Deberá ser expresada en números y corresponder a la cantidad de artículos adquiridos. Concepto Descripción de cada una de las mercaderías, especificando la unidad de medida. En el formulario de rendición de cuentas, deberá detallarse en forma separada cada una de las mercaderías compradas. Además, en el caso de las boletas de compraventa, deberá hacerse el detalle de las compras al reverso de las mismas, indicando el precio unitario de cada artículo. Valores En esta columna se deberá anotar precio unitario y el valor total por cada artículo, incluído el IVA. Cargo Deberá señalarse el centro de costo o de responsabilidad al cual ha de ser imputado el gasto efectuado por cada artículo. Codificación Esta columna será llenada exclusivamente por el departamento de contabilidad y presupuesto.

9 Total gastado Corresponderá anotar la sumatoria de la columna total. Monto otorgado Deberá indicarse el monto total asignado. Diferencia (a favor) Anotará el valor resultante en caso que el valor gastado sea inferior al otorgado. Diferencia (en contra) Anotará el valor resultante en caso que el valor gastado sea superior al otorgado. Nombre y firma de la persona que rinde. La persona que rinde deberá ser aquella a la que se le o Nombre y firma del jefe autorizado. Deberá corresponder al jefe directo de la persona que rinde. Aprobación de contabilidad y revisado por: Espacio llenado exclusivamente por la oficina de contabilidad y presupuesto. Una vez llenado el formulario, y existieren diferencias como: a) Si el monto solicitado es mayor al monto rendido, dicha diferencia deberá ser reintegrada al momento de la rendición en tesorería, donde se confeccionará el comprobante de ingreso, el cual se adjuntará a la rendición.

10 b) Si el monto requerido es menor al monto rendido, el funcionario encargado deberá adjuntar a la rendición una nueva solicitud de giro, para solicitar la diferencia. Determinada la diferencia, el funcionario responsable de las sumas a rendir procederá al envío del original, junto a la 1ª. Y 3º, copia de la rendición, a la oficina de contabilidad y presupuesto, para su revisión y aprobación, quedando en su poder la 2º copia, la que contendrá su firma y además firma y timbre de su jefe directo Oficina de contabilidad y presupuesto. El funcionario encargado responsable de sumas a rendir de la oficina de contabilidad y presupuesto; - Recibirá el original, junto a la 1º y 3º copia, la que revisará de acuerdo a la normativa vigente y verificará los cálculos respectivos. - Si la rendición está correcta, el funcionario encargado procederá a su Vº Bº y la enviará al Jefe de Contabilidad y Presupuesto, para su - En el caso que la rendición esté correcta y adjunte una solicitud de giro por devolución de valores, el funcionario encargado procederá a dar su Vº Bº, enviándola posteriormente junto con la solicitud de giro, al jefe de contabilidad y presupuesto para su aprobación - Si la rendición de cuenta no cumple con los requisitos esta será devuelta al centro de costo para su rectificación. El jefe de contabilidad y presupuesto recibirá la rendición de cuentas: - Si la rendición está correcta, se aprobará, procediendo a contabilizarse, - Si la rendición adjunta una solicitud de giro, se consultará la situación presupuestaria del centro de costo correspondiente. Si existen fondos se Aprobará dicho reembolso, enviándose la solicitud de giro al funcionario encargado de cuentas por pagar.

11 - En caso de no ser aprobada, será devuelta al centro de costo respectivo. El funcionario encargado de cuentas por pagar, ingresará la solicitud en su libro de registro e imputará en la solicitud, el código de la cuenta sumas a 5.3. Oficina de tesorería El funcionario encargado de cuentas por pagar, recibirá la solicitud de giro por la diferencia de la suma a rendir y; - Procederá a emitir una orden de pago en original y copia con los datos entregados en la solicitud de giro. Su contabilidad será simultánea en las cuentas respectivas al momento de ingresar los datos. Inmediatamente se confeccionará el cheque por la cantidad solicitada. - Posteriormente, se enviará al cajero para su cancelación, la orden de pago original y el cheque respectivo, archivándose la 1º copia de la O.P. El cajero recibirá ambos documentos y; - Procederá a cancelar la solicitud de giro, con la orden de pago y cheque respectivo, previo timbre en la orden de pago, donde se deberá tomar conocimiento de la fecha de rendición de la SARC. - Enviará el original de la orden de pago adjunta a la solicitud de giro, a la oficina de contabilidad y presupuesto para su archivo permanente, previo registro de ésta, en el registro de control. *******************

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