Tema de la sesión:el INVENTARIO Y EL BALANCE DE SITUACION

Transcripción

1 Página1 Aplicación: CONTABILIDAD FINANCIERA Tema de la sesión:el INVENTARIO Y EL BALANCE DE SITUACION Nota técnica preparada por: Mª Inmaculada Sanz Domínguez Fecha: 2011/2012

2 Página2

3 Página EL INVENTARIO. Cuando una empresa inicia al comienzo de cada ejercicio económico su contabilidad, es necesaria la confección de un inventario. Un inventario es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una empresa, en esa fecha determinada, según las normas obligatorias de valoración del PGCE a las que deben someterse los inventarios y cuentas anuales, y que deberá figurar debidamente contabilizado en el libro de Inventarios y Cuentas anuales (art. 28 CdeC.) Por tanto un inventario deberá contener: Relación de los bienes, obligaciones y derechos que componen el patrimonio. Dentro de cada elemento patrimonial se detallarán las unidades, kg, metros, facturas, etc. que lo componen. La valoración de dichos elementos, detallando el precio unitario, las cantidades parciales y el total del valor de cada elemento. Ejemplo, supongamos el elemento mercadería de una empresa que se dedica a la compra-venta de muebles. En el inventario la cuenta mercadería se debería representar así: Mercaderías mesas modelo a a sillas modelo a a taburetes modelo a a Cuando el inventario inicial se presenta con carácter resumido indicando sólo las cuentas que integran el activo, el pasivo y el neto patrimonial con las cantidades correspondientes, se tiene el balance de inventario, que tendrá el carácter de balance de situación final para el ejercicio que se cierra y de balance de situación inicial para el que comienza ESTRUCTURA DEL INVENTARIO. Encabezamiento: contiene el número de orden que corresponde al inventario que realizamos, debiendo ser enumerados correlativamente; el nombre de la empresa, el lugar en que se realiza, la mención de si es parcial o general y la fecha en que se efectúa. Cuerpo: dividido en Activo, Pasivo y Resumen. En el Activo se inscriben unas partidas a continuación de otras, con los títulos y subtítulos y conceptos explicativos de cada elemento patrimonial; finalmente se suma y se cierra el importe con doble raya horizontal. A continuación se detalla el Pasivo de forma similar. Finalmente, se efectúa el resumen hallando la diferencia entre el Activo y el Pasivo a fin de fijar el Neto Patrimonial.

4 Página4 Pie o certificación: se termina el inventario consignando en letra el Capital o Neto patrimonial y por último se deja constancia de la firma de todos los interesados en el establecimiento que se hallen presentes al tiempo de su formación DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL INVENTARIO El artículo 28 del Código de Comercio dice: El libro de Inventario y Cuentas Anuales se abrirá con el Balance detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas Anuales Para interpretar correctamente el texto anterior debemos acudir al artículo 34 del Código de Comercio, en el que se dispone que al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las Cuentas Anuales de su empresa, que comprenderá el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria Según esto, lo que el artículo 28 denomina Balance inicial detallado e Inventario de cierre de ejercicio no tiene nada que ver con las Cuentas Anuales que cita el artículo 34, sino que estos dos documentos hay que identificarlos con lo que se entiende por INVENTARIO (aunque el texto legal cite a uno de ellos como Balance inicial detallado Por lo tanto, aunque el empresario está obligado a presentar las Cuentas Anuales al cierre del ejercicio, en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales deberán constar también obligatoriamente el inventario inicial y el inventario final EL BALANCE DE SITUACION. Es uno de los estados contables, que informa de la composición y valoración, en términos monetarios, de la situación patrimonial de la empresa en un momento dado (habitualmente a fin de año, fecha que suele coincidir con el cierre del ejercicio). El balance expresa la riqueza que posee la empresa en un instante del tiempo, por lo tanto, responde a lo que sería la fotografía de la situación patrimonial de dicha empresa tomada en un momento concreto. Por lo que, además de confeccionarse al cierre del ejercicio, se puede elaborar en cualquier momento del año. Desde un punto de vista contable, está formado por un conjunto de bienes y derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, -debidamente agrupados y ordenados en el activo -, por las obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados - debidamente agrupados y ordenados en el pasivo -, así como por el patrimonio neto que incluye las aportaciones realizadas, los resultados acumulados y otras variaciones que le afecten. Desde un punto de vista económico-financiero, está formado por aquellos elementos en que la empresa ha invertido los fondos puestos a su disposición (activo o estructura económica) y aquellos que reflejan el origen de dichos fondos (pasivo más patrimonio neto o estructura financiera).

5 Página5 Su representación en forma de esquema es la siguiente: Observamos la estrecha relacion entre invertir y financiar, por lo que es conveniente definir dichos términos: - Invertir: consiste en renunciar al gasto o consumo inmediato de unos bienes, derechos u otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultante de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. - Financiar: significa dotar de recursos suficientes para la cobertura de todas las necesidades creadas por una inversión o gasto corriente. Estos recursos pueden proceder de fuera de la empresa y, por ello, crear obligaciones actuales y futuras con quién se los presta, o pueden proceder de los propios socios o propietarios, o, también, de los resultados acumulados a lo largo de los diferentes ejercicios económicos. El balance tiene unas características principales que ha de cumplir, como las siguientes: Siempre está referido a una fecha determinada. Se expresa en unidades monetarias. Y tal como indica su nombre, balance significa balanza, por lo que el total del activo siempre es igual al total del patrimonio neto más pasivo. ACTIVO = PATRIMONIO NETO + PASIVO El balance debe seguir unos criterios de ordenación, es necesario que la información que se refleje en el mismo esté debidamente ordenada, para poder realizar, posteriormente, un análisis y diagnóstico de la situación patrimonial de la empresa más fácil y directa. La forma habitual de ordenar el balance de situación, es la que responde a los criterios de liquidez y exigibilidad. En países como el nuestro, Francia e Italia, se establece que el activo del balance se ordene de menor a mayor liquidez, y el patrimonio neto más pasivo se ordene de menor a mayor exigibilidad. En otros países como EEUU, Gran Bretaña y Suecia, se establece el criterio contrario.

6 Página DIFERENCIA ENTRE INVENTARIO Y BALANCE DE SITUACIÓN. Tanto el balance como el inventario son representaciones del patrimonio empresarial en un momento concreto; por lo tanto, en una misma fecha, el contenido de ambos documentos deberá ser coincidente. Sin embargo, ambos documentos adoptan formas distintas de representación del patrimonio porque pretenden dar una información distinta sobre el mismo. Una primera diferencia que podríamos establecer ente el inventario y el balance es que, así como el inventario suele ser analítico (detallando unidades, precios por unidad ), el balance es sintético. Puede haber inventarios que se presentan a veces de forma sintetizada (sin detalle), pero nunca en un balance aparecerá un desglose de unidades en las existencias, ni un detalle nominal de los clientes o proveedores. Una segunda diferencia que podemos apreciar es que en los balances el capital o neto aparece incluido dentro del pasivo, como si de una obligación empresarial se tratase. De ahí que los dos bloques patrimoniales aparecen cuantitativamente nivelados y el significado etimológico del documento: el balance aparece siempre como una balanza nivelada. Esta estructura nivelada, que es propia de los balances, plantea un interrogante: cómo aparece el capital incluido en el pasivo? Teniendo en cuenta que definíamos el pasivo como las obligaciones económicas (deuda) de las empresas, hay que señalar que empresa y empresario no es lo mismo, y que, por tanto, lo que este último aporta a quélla, realmente es una deuda que la empresa tiene con él. Por lo tanto, en el pasivo de los balances aparecen dos tipos de obligaciones o deuda: Lo que la empresa deba a terceros por compras aplazadas o por préstamos recibidos, que denominaremos pasivo exigible. Lo que la empresa debe al propietario o propietarios por los recursos que éstos han puesto a disposición de la misma, bien sea por su aportación inicial o por los beneficios que no retiran y dejan para apoyar la financiación. A estas obligaciones que la empresa contrae con los propietarios las denominaremos pasivo no exigle o recursos propios.

7 Página7 Siguiendo con las diferencias entre inventario y balance: INVENTARIO Suele se analítico (con detalle de unidades, precios por unidad ) Es obligatorio dos veces cada ejercicio económico: al principio y al cierre. Su obligatoriedad consta en el artículo 28 del Código de Comercio. El patrimonio neto aparece en un resumen que se establece después de detallar el activo y el pasivo. Las cuentas no figuran agrupadas en masas patrimoniales. Los datos para confeccionarlo se obtienen extracontablemente (contando, pesando, midiendo y valorando el patrimonio) BALANCE DE SITUACION Siempre es sintético (sin detalle de unidades, precios =) Es obligatorio una vez al año (es una de las cuentas anuales que se redactan al cierre del ejercicio). Su obligatoriedasd consta en el artículo 24 del Código de Comercio. El patrimonio neto aparece incluido en el pasivo, representando los recursos propios. Las cuentas aparecen agrupadas en masas patrimoniales. Los datos para confeccionarlo se obtienen normalmente de los libros y registros contables.

8 Página8