Procedimiento No. 2: Revisión de recursos informáticos y de telecomunicaciones para mantenimiento

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1 1 I. Objetivo Establecer los pasos a seguir para tramitar el preventivo y correctivo a los recursos informáticos y de telecomunicaciones. II. Alcance Este procedimiento comprende las acciones a seguir para efectuar los s preventivos o correctivos a los recursos informáticos o de telecomunicaciones de la empresa que lo requieran, involucra tanto a la Gerencia de Telemática como a todas las unidades de la empresa. Para los s preventivos abarca desde la formulación de los planes de hasta la entrega del recurso informático o de telecomunicaciones al usuario. Para los s correctivos comprende desde la solicitud de reparación preparada por la Unidad Solicitante hasta la entrega a los usuarios del recurso informático o de telecomunicaciones reparado. III. Instancias que intervienen a) Unidad solicitante Gerente Usuario (a) b) Gerencia de Telemática Gerente Especialista Analista de Informática c) Gerencia Administrativa Gerente Coordinador(a) IV. Documentos utilizados Formulario: Mantenimiento de recursos informáticos y de telecomunicaciones (02-01).

2 2 Formulario: Autorización de Salida de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones (02-02) (2 ejemplares) Formulario: Nota de Entrega para Mantenimiento de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones (02-03) (2 ejemplares) V. Responsabilidades 1. El(la) Gerente de Telemática es responsable de: 1.1 Definir los lineamientos y normas para el buen uso, resguardo y de los recursos informáticos y de telecomunicaciones. 1.2 Garantizar que se efectúe el preventivo y correctivo a los recursos informáticos y de telecomunicaciones de la empresa. 2. El(la) Analista de Informática es responsable de: 2.1 Ejecutar los s preventivo y correctivo a los recursos informáticos. 2.2 Determinar las necesidades de contratación de proveedores para efectuar los s a los equipos y accesorios de computación. 2.3 Inspeccionar y validar los trabajos realizados por proveedores de de equipos de computación y accesorios. 2.4 Generar los formularios de preventivo y correctivo que soporten el de los equipos informáticos. 2.5 Mantener informado al usuario, por las vías de comunicaciones destinadas para tal fin, de las actividades de que se llevan a cabo sobre el equipo, y del tiempo que transcurrirá hasta su entrega. 3. El(la) Especialista de la Gerencia de Telemática encargado del de los recursos de telecomunicaciones es responsable de: 3.1 Realizar los s preventivo y correctivo a los equipos de telecomunicaciones. 3.2 Determinar las necesidades de contratación de proveedores para efectuar los s de los equipos de telecomunicaciones.

3 3 3.3 Inspeccionar y validar los trabajos realizados por proveedores de de equipos de telecomunicaciones. 3.4 Generar los formularios de s preventivo y correctivo que soporten el de los equipos de telecomunicaciones. 3.5 Mantener informado al usuario, por las vías de comunicaciones destinadas para tal fin, de las actividades de que se llevan a cabo sobre el equipo, y del tiempo que transcurrirá hasta su entrega. 4. El Usuario es responsable de: 4.1 Usar los recursos informáticos y de telecomunicaciones siguiendo los lineamientos y normas establecidos para tal fin. 4.2 Notificar al personal Telemática las fallas observadas a los recursos informáticos y de telecomunicaciones. 5. El(la) Gerente Administrativo autoriza la salida de los equipos y accesorios de computación y equipos de telecomunicaciones que requieran ser reparados fuera de las instalaciones de VI. Normas específicas 1. Para efectos de este procedimiento se entiende como: a) Recurso informático: equipos servidores de red, computadoras personales, impresoras, scanner, accesorios de computación de computación, entre otros, propiedad de Sistema Hidráulico Yacambú C.A, y b) Recursos de telecomunicaciones: las centrales telefónicas, teléfonos, entre otros. c) Unidad solicitante: cualquier unidad orgánica que se encuentre incluida en la programación de preventivo. d) Responsable del : Analista de Informática o Especialista de la Gerencia de Telemática encargados del de los recursos informáticos o de telecomunicaciones, según sea el caso.

4 4 e) Usuario: Trabajador(a) que utilice algún recursos informático o de telecomunicaciones de la empresa. 2. El de los equipos informáticos y de telecomunicaciones de Yacambú Quibor C.A. se efectúa de manera preventiva y correctiva. 3. La solicitud para correctivo de los recursos informáticos o de telecomunicaciones se hace a través del sistema automatizado de control de soportes. Cuando no pueda utilizarse el medio antes mencionado, podrá efectuarse la solicitud vía correo electrónico ó Memorandum interno. 4. mente la Gerencia de Telemática definirá un cronograma de preventivo a los recursos informáticos y de telecomunicaciones. 5. El de los equipos informáticos y de telecomunicaciones podrá ser contratado con terceros. 6. El preventivo o correctivo contratado con terceros es supervisado por personal de la Gerencia de Telemática. VII. Pasos a seguir Para Mantenimiento Preventivo Gerencia de Telemática Responsable del 1. De acuerdo al Plan de Mantenimiento de equipos aprobado por la Gerencia de Telemática, ejecuta el programado, elabora el Formulario: Revisión de recursos informáticos y de telecomunicaciones (02-01), firma, sella y entrega al usuario. Unidad solicitante- Usuario 2. Revisa el formulario (02-01), firma, sella. Devuelve el formulario al(a) Responsable del. Gerencia de Telemática Responsable del 3. Revisa el formulario e incorpora el ejemplar del formulario al expediente de gestión de la

5 5 Gerencia de Telemática. Para Mantenimiento Correctivo Unidad solicitante Usuario 4. Solicita, a través del sistema automatizado de control de soportes, o del medio disponible, del equipo informático o de telecomunicaciones que presente problemas. Gerencia de Telemática Responsable del 5. Revisa la solicitud. Se traslada a la unidad solicitante, verifica la falla. Determina la acción a seguir para corregirla: Si requiere reparación de hardware, va al paso 6; por el contrario va al paso Si el equipo no está en garantía y no está en contrato de va al paso 8, por el contrario va al paso Si procede por reparación interna, repara el equipo y va al paso Si procede por reparación externa va al procedimiento: Solicitud de Adquisición de Bienes o Servicio (060101). Al culminar el procedimiento va al paso Si está en garantía o contrato de va al paso 10. Si no requiere reparación de hardware, va al paso Notifica, vía telefónica, al proveedor del Servicio Técnico. 11. Si no requiere trasladar el equipo, va al paso 12; por el contrario va al paso Obtiene el recurso reparado por el proveedor, quien lo reparó en el sitio, va al paso Si se requiere trasladar el equipo, elabora el Formulario: Autorización de Salida de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones (02-02) y el Formulario: Nota de Entrega para Mantenimiento de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones (02-03), va al procedimiento: Traslado de bienes muebles entre unidades (06030x). Viene del procedimiento: Traslado de bienes muebles entre unidades (06030x) luego entrega los documentos originados al(a) Gerente de Telemática.

6 6 Gerencia de Telemática Gerente 14. Revisa, los Formularios y 02-03, firma, sella y distribuye: - El Formulario a la Gerencia Administrativa; - El Formulario lo entrega al responsable del. Gerencia Administrativa Gerente Administrativo 15. Revisa, el Formulario 02-02, firma, sella y envía un ejemplar al responsable del de la Gerencia de Telemática; guarda en archivo de la unidad el 2do ejemplar. Gerencia de Telemática Responsable del 16. En caso de requerirse, extrae del expediente de gestión de la Gerencia de Telemática copia de la factura de adquisición del equipo, emite fotocopia y la anexa al formulario Obtiene firma del proveedor en el formulario Nota de Entrega para Mantenimiento de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones y entrega un ejemplar al proveedor, junto con un ejemplar de la Autorización de Salida de Recursos Informáticos y de Telecomunicaciones y el recurso informático o de telecomunicaciones. 18. Guarda en archivo de la unidad el otro ejemplar de la Nota de entrega (02-03) y copia de la factura del equipo, en el expediente correspondiente. 19. Una vez reparado el equipo por el proveedor, revisa y prueba el equipo. Si comprueba que no está operativo el equipo, devuelve al proveedor, va al paso 13. En caso contrario, extrae del archivo la Nota de Entrega de Equipos informáticos y de telecomunicaciones para Mantenimiento, completa la información requerida en este formulario e incorpora en el expediente de Gestión de Telemática. Devuelve el equipo a la unidad solicitante, va al Procedimiento: Traslado de bienes muebles entre unidades (06030x). 20. Completa y cierra la solicitud de de equipos informáticos o de telecomunicaciones en el sistema automatizado de control de soportes. Fin del procedimiento.

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