PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA ANH-03-SIMIN-2011

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1 PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA ANH-03-SIMIN-2011 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA PARA CONTRATAR LA RENOVACIÓN DE 150 LICENCIAMIENTOS Y ADQUISICIÓN DE 51 LICENCIAS NUEVAS DE LA SUITE DE PROTECCIÓN DE DATOS DE MCAFEE COMPUESTA POR DATA LOSS PREVENTION Y ENDPOINT ENCRYPTION, ASÍ COMO LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS PARA SOPORTE DE LAS APLICACIONES DATA LOSS PREVENTION, ENDPOINT ENCRYPTION Y LA CONSOLA DE ADMINISTRACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS-ANH EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN SE EFECTÚA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 1 DEL DECRETO 3576 DE 2009 RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: a) Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar. b) Examinar rigurosamente el contenido de la presente Invitación, los documentos que hacen parte de la misma y las normas que regulan la contratación Administrativa con Entidades del Estado. c) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas, y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos, en la ley y en la presente Invitación. d) Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en esta invitación. e) Suministrar toda la información requerida en la presente invitación. f) Diligenciar totalmente los anexos contenidos en este documento. g) Seguir las condiciones e instrucciones contenidas en el presente documento como reglas únicas del proceso de selección, excluyendo las condiciones no contenidas en la invitación o en la ley. 1. OBJETO: LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS está interesada en contratar la renovación de 150 licencias y la adquisición de 51 licencias nuevas de la Suite de Protección de Datos de Mcafee compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Encryption, así como los servicios especializados para soporte de las aplicaciones Data Loss Prevention, Endpoint Encryption y la Consola de Administración de propiedad de la Agencia Nacional de Hidrocarburos-ANH 2. ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL En desarrollo del objeto contractual deberá: 2.1. Efectuar la renovación de licenciamiento de la solución. El contratista debe realizar la renovación del soporte y actualización de 150 licencias de la solución Mcafee Data Protection For Data y emitir el documento que respalde la renovación.

2 2.2. Suministrar 51 licencias nuevas de la solución El contratista debe suministrar 51 licencias nuevas de la solución "Mcafee Data Protección For Data" compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Encryption y emitir el documento que respalde la adquisición, las licencias nuevas deben estar registradas a nombre de la Agencia Nacional de Hidrocarburos Soporte con el fabricante El oferente deberá proveer soporte con el fabricante de la solución durante un (1) año, que incluya el derecho a actualizaciones de nuevas versiones del producto y soporte telefónico en caso de ser necesario sobre la solución, el cual se encargará de atender todas las fallas que se generen en cuanto al funcionamiento de los elementos de la solución. Este soporte podrá prestarse de manera remota Soporte Especializado El oferente deberá otorgar un soporte especializado de la solución ofrecida durante un periodo de un (1) año, en el cual brindará soporte en el manejo, configuración y administración de la solución, con disponibilidad 8 horas diarias durante los 5 días de la semana. Este soporte podrá prestarse de manera remota o servicio On Site en caso que la solicitud de servicio no pueda ser atendida de forma remota. La ANH durante el tiempo de soporte especializado podrá solicitar mensualmente el servicio de soporte que requiera, este soporte debe incluir una visita mensual con disponibilidad 5x8 vía on site o telefónica. Se debe llevar un registro de las solicitudes realizadas al contratista, descripción del soporte especializado prestado. Para el registro de las solicitudes de soporte especializado el contratista diseñará un formato, el cual debe contar con la aprobación del Administrador del Contrato. Cada vez que se solicite soporte especializado el contratista diligenciará un formato, el cual llevará la firma tanto del contratista como del Supervisor del Contrato. Al finalizar el contrato el contratista entregará un informe consolidado en el que se describa la forma como dio cumplimiento al Soporte Especializado Niveles de Servicio Acordado, tiempos de atención a solicitudes de llamada Los niveles de servicio requeridos por la ANH para la atención, solución y restitución del servicio, serán de acuerdo al siguiente cuadro: Descripción del Incidente Cuando este en riesgo la seguridad del componente tecnológico. Cuando se afecte el componente tecnológico, pero no se afecta su desempeño. Cuando no está en riesgo el componente tecnológico. Prioridad Asignada Tiempo máximo de atención (horas) Tiempo máximo de Solución 1 = Alta 1 hora 1 día hábil 2 = Media 2 horas 1 día hábil 3 = Baja 4 horas 2 días hábiles

3 Ante cada incidente, falla o solicitud de servicio reportado, el contratista deberá diseñar y documentar los procedimientos y las actividades necesarias para evitar la repetición de las mismas. Para el efecto el contratista deberá diseñar un formato o bitácora en el que registre el incidente presentado y la solución implementada. Este formato deberá ser aprobado por el Administrador del Contrato. Una vez superado el incidente el contratista entregará al Administrador del Contrato el Informe de Atención a incidentes el cual contendrá entre otros aspectos: La descripción del Incidente Presentado, la prioridad asignada, el tiempo de atención a la solicitud, el tiempo de solución y la descripción de la solución implementada o forma como se solucionó el incidente, la documentación de los procedimientos y las actividades necesarias para evitar la repetición del incidente Servicio de Help Desk y atención a fallas El proveedor de la solución debe contar con un centro de gestión o Help Desk con atención 8 horas diarias, 5 días a la semana, vigente durante el periodo de renovación de la solución y del servicio de soporte especializado de la herramienta, el cual debe tener las siguientes características: Recursos Logísticos. Administración de Seguridad de la Información. Línea de Acceso (Debe escribirse el número completo el cual debe pertenecer al oferente y a través de este se canalizarán todos los requerimientos de la solución), para compañías fuera de Bogotá o número de teléfono para este servicio si la compañía está en Bogotá. Describir las características adicionales que el proveedor ofrezca. 2.7 Entregables Emitir la certificación o el documento que respalde la renovación del licenciamiento de la solución McAfee Total Protection for Data. Emitir la certificación o el documento que respalde la adquisición de las 51 licencias adiciones de la solución. Formato de registro de Soporte Especializado. Informe de cumplimiento del Soporte Especializado. Formato de registro de incidentes. Informe de Atención a incidentes. 3. Recurso Humano El proponente debe describir en su propuesta el recurso humano que colocará a disposición de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, para el soporte especializado de la solución McAfee Total Protection for Data. El proponente es libre de disponer del recurso humano que considere necesario, no obstante debe incluir en su equipo de trabajo como mínimo, presentando la hoja de vida del candidato: Un (1) Ingeniero de Soporte que acredite experiencia de al menos dos (2) proyectos en: o Implementación y soporte de McAfee Total Protection for Data y de la Consola de Administración (EPO). o Clasificación y seguridad de la información. o Implementación y soporte de protección de fuga de información y cifrado.

4 Un (1) Ingeniero de Soporte que acredite experiencia de al menos dos (2) proyectos en: o Clasificación y seguridad de la información. o Implementación y soporte de protección de fuga de información y cifrado. Los ingenieros de soporte deben presentar las certificaciones expedidas por McAfee, Microsoft, etc que posean al día. Para cada integrante del equipo mínimo de trabajo, el oferente debe indicar la siguiente información: La experiencia específica del personal propuesto se acreditará mediante la presentación de certificaciones que contengan, nombre de la empresa contratante, objeto del contrato, nombre del proyecto con las actividades desarrolladas, fecha de inicio, fecha de terminación. Entidad Contratante Objeto del Contrato Actividades Ejecutadas Fecha de Inicio Fecha de Finalización Duración (año y/o meses- Fracción) Sustitución de personal: en caso de que el CONTRATISTA requiera sustituir alguno(s) de los integrantes del Equipo de Trabajo (personal) que fue objeto de evaluación (para cumplimiento de requisitos mínimos), o cuya presencia sea necesaria de acuerdo con las exigencias de la ANH para el desarrollo del proyecto, la propuesta, el programa detallado de trabajo o el cronograma detallado de trabajo, deberá solicitarlo por escrito al Supervisor indicando, como mínimo: a) Cuál es la persona cuya sustitución se solicita. b) Nombre, títulos y experiencia de la persona propuesta para ocupar el cargo del sustituido. c) Cuál es la razón para solicitar la autorización de sustitución. d) El escrito debe estar acompañado de la documentación soporte que permita verificar la información contenida en aquel, la cual deberá ajustarse a lo establecido en las características mínimas de requerimiento del personal. Para que la ANH autorice la sustitución en cuestión, el personal reemplazante debe cumplir con todos los requisitos mínimos exigidos en el contrato. El Supervisor se pronunciará por escrito en relación con las solicitudes de sustitución de personal dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de las mismas, siempre y cuando se hayan presentado debidamente sustentadas. Si el Supervisor se abstiene de pronunciarse dentro de dicho plazo, se entenderá que no aceptó la solicitud de sustitución de personal. 4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR No estar incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones para contratar establecidas en la Constitución Política o en la Ley.

5 Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente: Persona Natural, el representante legal (Persona Jurídica), persona designada para representarlo (Consorcio o Unión Temporal) o apoderado, según el caso, en el sitio y dentro del plazo fijado. El representante legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato. Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara de Comercio y su objeto social comprender el objeto de la presente invitación. Así mismo, la sociedad debe tener una vigencia no inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más. En el evento de participación conjunta, el consorcio o la unión temporal debe estar constituido de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 80 de El valor de la propuesta deberá ser presentado en pesos colombianos e incluir discriminado el impuesto de IVA, si hay lugar a ello, de igual manera se debe hacer la conversión de la moneda oficial al valor del día de la presentación de la oferta. Acreditar el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, de conformidad con lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de PRESUPUESTO El Presupuesto para la presente contratación teniendo en cuenta el estudio económico es de: CUARENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS DIECISIETE MIL QUINIENTOS VEINTITRES PESOS ($ ,oo) M/L, cifra que incluye el impuesto al valor agregado, de conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal emitido para el efecto. La propuesta económica no podrá superar el valor del presupuesto oficial, de lo contrario será rechazada. NOTA: En las condiciones a las cuales el contratista debe atender, se entienden incorporados los impuestos y demás factores que afecten el valor final de la contratación. El oferente deberá indicar el valor de la renovación, suministro y soporte ofrecidos, tal como se indica a continuación y diligenciar el ANEXO No 5. ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD 1 2 Renovación de licenciamiento solución MFE Total Protection for Data por un (1) año de la Agencia Nacional de Hidrocarburos. (Para 150 pc s). Incluye un año de soporte y actualización directa del fabricante, y las licencias. Adquisición de 51 licencias nuevas de la solución MFE Total Protection for Data compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Solución Solución Valor unitario IVA Valor total con IVA

6 3 Encryption. Incluye un (1) año de soporte y actualización directa del fabricante y las licencias. Soporte Especializado por un (1) año para soporte de las aplicaciones Data Loss Prevention, Endpoint Encription y la consola de administración Contrato Valor Total de la propuesta incluido el IVA 6. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se debe entregar en la oficina de correspondencia de LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS ubicada en la Calle 26 No Piso 2 dirigida a la Oficina Asesora Jurídica, hasta el día señalado en el cronograma contenido en el presente documento de invitación. 7. ETAPAS DEL PROCESO (CRONOGRAMA) ETAPA FECHA Publicación de la Invitación 3 de febrero de 2011 Plazo para entregar la propuesta. Del 3 al 8 de febrero de 2011 a las 3:00 p.m. Evaluación de la oferta 9 de febrero de 2011 Publicación evaluación oferta más baja Adjudicación propuesta y publicación de adjudicación 8. REQUISITOS HABILITANTES 10 de febrero de de febrero de 2011 El proponente debe adjuntar con su propuesta los siguientes documentos: a. Requisitos Jurídico 1. Carta de presentación de la propuesta suscrita por el representante legal del proponente. (Anexo 1). 2. Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio. 3. Fotocopia de la cedula del Representante Legal. 4. Copia del RUT vigente. 5. Formato diligenciado de registro de terceros (Anexo 2). 6. Carta declaración de no estar incurso en causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar. 7. Formato único de hoja de vida para persona natural ó jurídica. 8. Certificación de cumplimiento de aportes parafiscales suscrito por el Revisor fiscal o el Representante Legal. b. Requisitos Técnicos de verificación. El proponente deberá diligenciar los Anexos 3 y 4

7 1. Documentos Técnicos Objeto de Verificación del Contratista. (Anexo 3) Experiencia: Máximo cuatro (4) certificaciones de contratos cuyo objeto sea similar al de la presente contratación, celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre, y cuya sumatoria de valores sea igual o superior al monto del presupuesto oficial de esta contratación. Dichas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información: Nombre o razón social del contratante. Dirección y número telefónico del contratante Nombre o razón social del contratista. Objeto del contrato. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación del contrato. Valor final del contrato en pesos. Certificación suscrita por quien la expide 2. Documentos Técnicos Objeto de Verificación del Personal Requerido (Anexo 4) Experiencia: Máximo dos (2) certificaciones de contratos que acredite experiencia en la implementación y soporte en la solución McAfee Total Protection for Data compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Encryption y la consola de administración McAfee EPO, en la clasificación y seguridad de la información y en la implementación y soporte de protección de fuga de información y cifrado, celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre. Dichas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información: Nombre o razón social del contratante. Dirección y número telefónico del contratante Nombre o razón social del contratista. Objeto y alcance del contrato. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación del contrato. Certificación suscrita por quien la expide 9. EVALUACIÓN 9.1. Evaluación Económica Dadas las características del objeto a contratar, el proponente que presente el ofrecimiento de menor valor, cumpliendo con las especificaciones técnicas mínimas requeridas y parámetros establecidos se le adjudicará el contrato. La ANH evaluará las propuestas económicas, considerando el siguiente criterio: 100 puntos a la propuesta que tenga el menor precio

8 Puntaje Propuesta No Ni *100 Ni Donde: No = Menor Valor Económico Ni = Valor Económico de la Propuesta i 10. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO Objeto Contratar la renovación de 150 licenciamientos de la solución McAfee Total Protection for Data, la adquisición de 51 licencias adiciones de la solución McAfee Total Protection for Data y la prestación de servicios especializados para soporte a la solución. Obligaciones del Contratista Renovar por un año el soporte y actualización de 150 licencias de la solución McAfee Total Protection for Data, emitiendo el documento que respalde la renovación. Suministrar 51 licencias adiciones de la solución McAfee Total Protection for Data compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Encryption y emitir la respectiva certificación o documento que respalden tal adquisición. Prestar el servicio especializado para el soporte de las aplicaciones McAfee Data Loss Preventión, Endpoint Encription y la consola de administración (EPO). Cumplir los niveles de servicios acordados para el soporte On Site. Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por la calidad de los bienes y servicios contratados. Cumplir totalmente con las condiciones técnicas y comerciales ofrecidas en la propuesta. Amparar el cumplimiento oportuno, eficaz y eficiente de todos y cada uno de los compromisos y obligaciones de su resorte, así como la ejecución de las actividades inherentes a los servicios materia del contrato, en las condiciones de tiempo, cantidad y calidad pactadas, mediante póliza de seguro en favor de entidades estatales. Lugar de ejecución La ciudad de Bogotá D.C., Avenida Calle 26 No Piso 2. Plazo de Ejecución El plazo de ejecución del contrato será de doce meses (12) meses. El plazo se contará a partir de la fecha de aprobación de la garantía única y de la firma del acta de inicio. Rubro presupuestal Nombre del Rubro Seguridad Informática, Código Presupuestal C Valor El valor estimado de esta contratación es de CUARENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS DIECISIETE MIL QUINIENTOS VEINTITRES PESOS ($ ) M/L, cifra que incluye el impuesto al valor agregado IVA.

9 Forma de pago La ANH pagará el valor total del contrato que se suscriba de la siguiente manera: a) Un primer pago equivalente al valor de la renovación de 150 licencias y el valor del suministro de 51 licencias nuevas, de la solución McAfee Total Protection for Data, incluido el IVA, a la entrega de: Certificación o documento de renovación por un (1) año de licenciamiento de la solución McAfee Total Protection for Data. Certificación o documento de adquisición de 51 licencias nuevas de la solución McAfee Total Protection for Data. b) El valor del servicio especializado para el soporte de las aplicaciones Data Loss Prevention, Endpoint Encription y la consola de administración, se pagará en doce (12) mensualidades vencidas de igual valor, incluido el IVA, a la entrega de: Informe de atención a incidentes (si aplica). Informe de cumplimiento del Soporte Especializado. Para cada uno de los pagos se requiere la presentación de la respectiva factura acompañada de la certificación en donde acredite el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato por parte del Contratista y recibo a satisfacción por parte del supervisor de la misma, además de las obligaciones del contratista con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y parafiscales. Los mencionados pagos se efectuarán a los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura respectiva con el lleno de los requisitos legales. Atentamente, Carolynna Arce Hernández

10 Bogotá, D.C., ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Doctora CAROLYNNA ARCE HERNANDEZ Subdirectora Técnica ASUNTO: Propuesta para la Invitación del proceso ANH-03-SIMIN-2011 Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para participar en el proceso de selección referenciado en el asunto. Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación me comprometo a perfeccionar el contrato u orden, y a legalizarlo dentro de los TRES (3) días hábiles siguientes a la suscripción del mismo y ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de selección, así como los del contrato, los precios de esta oferta y las demás estipulaciones de la misma, en las partes aceptadas por LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS. Declaro que: 1. Toda la información aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobación. 2. Acepto las condiciones y demás exigencias para la ejecución del contrato. 3. En caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a terminarlo dentro de los plazos establecidos, de acuerdo con lo estipulado en los documentos del proceso de selección. 4. Con la firma de la presente carta manifiesto bajo la gravedad del juramento que no me encuentro incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones consagradas en la Ley para contratar. Me permito informar que mi dirección de correspondencia es la siguiente: Dirección: Ciudad: Correo Electrónico ( ): Teléfono(s): FAX: Atentamente, Firma: Nombre: C.C.: Nombre completo del proponente: Cédula de ciudadanía o NIT: País de origen del proponente Nombre Representante Legal Cédula de Ciudadanía

11 DATOS GENERALES DEL TERCERO NOMBRE O RAZÓN SOCIAL ANEXO 2 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE TERCEROS Información soporte del Proceso Contractual NIT TIPO DOCUMENTO CC CE NUMERO DIRECCIÓN DOMICILIO CIUDAD TELÉFONO FAX E MAIL NOMBRE Y TELÉFONO DE PERSONA DE CONTACTO INFORMACIÓN TRIBUTARIAS DEL TERCERO CLASIFICACIÓN GRAN CONTRIBUYENTE TRIBUTARIA * RÉGIMEN COMÚN RÉGIMEN SIMPLIFICADO AUTORETENEDOR ACTIVIDAD ECONÓMICA LOS INGRESOS DERIVADOS DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL CON LA ANH, TIENEN ALGUNA EXENCIÓN? CÓDIGO ALTERNO CGN (solo entidades públicas) NO SI NORMA QUE ESTABLECE EXENCIÓN? INFORMACIÓN PARA ABONO EN CUENTA No. CUENTA BANCARIA TIPO DE CUENTA ENTIDAD BANCARIA Anexar RUT Vigente

12 FIRMA REPRESENTANTE LEGAL CONTRATISTA ANEXO 3 VERIFICACION TECNICA DE REQUISITOS DEL CONTRATISTA No. Contrato Contratante Teléfono Nombre de persona contacto Objeto del Contrato Fecha Suscripción Fecha Terminación % Participación (*) Valor Final del Contrato en Pesos (*) Cuando el proponente haya celebrado el contrato en unión temporal FIRMA REPRESENTANTE LEGAL CONTRATISTA

13 ANEXO 4 VERIFICACION TECNICA DE REQUISITOS PARA EL PERSONAL PROPUESTO Entidad Contratante Objeto del Contrato Actividades Ejecutadas Fecha de Inicio Fecha de Finalización Duración (año y/o meses- Fracción) FIRMA REPRESENTANTE LEGAL CONTRATISTA

14 ANEXO 5 PROPUESTA ECONÓMICA ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD Renovación de 150 licencias solución MFE Total Protection for Data por un 1 (1) año de la Agencia Solución Nacional de Hidrocarburos. Incluye un año de soporte y mantenimiento. 2 Adquisición de 51 licencias nuevas de la solución MFE Total Protection for Data compuesta por Data Loss Prevention y Endpoint Solución Encryption. Incluye un (1) año de soporte y mantenimiento. Soporte Especializado por un (1) año para las aplicaciones 3 Data Loss Prevention, Contrato Endpoint Encription y la consola de administración. PRECIO TOTAL DE LA OFERTA INCLUIDO IVA Valor unitario IVA Valor total con IVA FIRMA REPRESENTANTE LEGAL CONTRATISTA