ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO INCLUSIONES Y CANCELACIONES

Transcripción

1 Versión: 03 Página 1 de 9 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del proceso. Para estudiantes nuevos y antiguos, una vez verificado el pago de la matrícula financiera por parte de Crédito y Cartera, le habilitará en el Sistema de información para que pueda realizar su matrícula académica, en las fechas aprobadas en el Calendario. El estudiante antiguo que se encuentre en condicionalidad académica, debe realizar su matrícula con la asesoría de la Dirección y/o Coordinación del respectivo Programa, en las fechas aprobadas en el Calendario. Cuando el estudiante sea admitido por transferencia, una vez legalizado el pago de los cursos que le fueron homologados, el registro de su matrícula académica se hará con la asesoría de la Dirección y/o Coordinación del Programa, en las fechas aprobadas en el Calendario, previa cancelación y verificación del pago de la matrícula financiera, por parte de Crédito y Cartera. Si el estudiante es admitido por traslado, el registro de su matrícula académica será con la asesoría de la Dirección y/o Coordinación del Programa, en las fechas aprobadas en el Calendario, previa cancelación y verificación del pago de la matrícula financiera, por parte de Crédito y Cartera. Para los estudiantes extranjeros que son admitidos por movilidad internacional, una vez legalizado el pago de la matrícula financiera por parte de Crédito y Cartera, el registro de su matrícula académica será con la asesoría de la Dirección y/o Coordinación del Programa, en las fechas aprobadas en el Calendario. La actualización de la oferta académica, posteriormente al cierre de las fechas de las matrículas académicas vía web, se realizará con la información sobre cursos, horarios y aulas disponibles, recibida de los directores y/o coordinadores de programa y los jefes de departamentos, previa autorización de novedades aprobadas por las Direcciones Administrativa y Financiera. Solamente los estudiantes antiguos pueden modificar su matrícula académica. Antes del registro de la inclusión de los cursos, el estudiante debe realizar el pago del valor de la misma. Director de

2 Versión: 03 Página 2 de 9 No se permite la inclusión de cursos y/o grupos que presenten cupos llenos, cruces de horarios o incumplimiento de prerrequisitos establecidos en el plan de estudios. Si se le presentan problemas para registrar las inclusiones/cancelaciones de cursos, el estudiante debe informar los inconvenientes presentados a la Dirección o Coordinación del programa, con el fin de que haga el trámite interno correspondiente que le permita solucionar su situación. Para la inclusión de créditos adicionales autorizados, es decir por encima de los que le corresponde matricular según el nivel de ubicación dentro del plan de estudios, el estudiante debe estar habilitado en el Sistema SIGA-UDES por parte de Crédito y Cartera. En, solamente se recibirán y aceptarán solicitudes extemporáneas de inclusiones y/o cancelaciones de cursos para ser registradas en el Sistema SIGA-UDES, si están aprobadas por Actas de Consejo de Facultad, hasta máximo dos (2) semanas después de iniciadas las clases de cada período académico. La atención de solicitudes, consultas y cambios sobre la aplicación de este procedimiento se atenderán teniendo en cuenta solicitud o cambio requerido en cuanto a oportunidad y pertinencia de lo solicitado, condición y calidad del solicitante. Las consultas serán atendidas por el funcionario encargado de, previa autorización del líder del proceso. Los criterios para la atención de este procedimiento son: Reglamento, Calendario del periodo, disponibilidad de oferta académica, disponibilidad del sistema SIGA-UDES, habilitación del estudiante por Crédito y cartera y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados. Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: identificación y seguimiento a estudiantes no matriculados en el periodo académico, seguimiento a los estudiantes nuevos matriculados con documentos pendientes por entregar, conciliación de la matrícula financiera frente a la matrícula académica, verificación de los créditos adicionales incluidos frente al pago realizado, seguimiento de matrícula de estudiantes nuevos. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los Campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMP O DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Director de

3 Versión: 03 Página 3 de 9 Programación de de oferta académica Teniendo en cuenta las fechas establecidas en el calendario académico para matrículas académicas de estudiantes nuevos y antiguos, se programan las fechas para registro de la oferta de horarios, actualización de la oferta de horarios y cupos para la parametrización del sistema SIGA UDES. Líder de 5 Cronograma de de orarios y Aulas de clase P El responsable del control de la oferta de orarios, elabora una propuesta de cronograma para el registro de los horarios y aulas de clase y lo presenta al líder del proceso para su revisión y aprobación. Una vez aprobado, lo envía por correo electrónico a los Directores y/o Coordinadores de Programa y Jefes de Departamento, confirmando el recibido de este correo electrónico. Monitoreo registro de oferta académica Se hace el monitoreo permanente del registro de los horarios en el Módulo del Sistema. Realiza la verificación de los horarios registrados y genera la oferta de cursos, grupos, horarios y aulas disponibles para la matrícula académica. Las inconsistencias como: cursos y grupos sin aulas, cursos y grupos sin docentes, cursos y grupos con cruce de horarios o de aulas, encontradas después de la generación de la oferta de horarios, se comunican por correo electrónico a las Direcciones y/o Coordinaciones de Programa o Jefaturas de Departamento para la corrección de las mismas. Una vez realizados los ajustes, se consolida la oferta de horarios y 21 de la oferta académica de horarios en el Sistema de Información Oferta consolidada de horarios y aulas. Director de

4 Versión: 03 Página 4 de 9 aulas para atender la matrícula académica. Parametrización y Apertura del Sistema para la matrícula Se solicita por correo electrónico a Comunicaciones, la actualización de información relacionada con fechas específicas aprobadas en el calendario académico del periodo: fechas de matrícula, modificación de la misma, inicio de actividades del periodo. Se registran en el aplicativo SIGA- UDES, los parámetros de fecha y hora de inicio y cierre de matrículas y se realizan pruebas de operatividad del sistema. Los parámetros se verifican en el mismo Sistema SIGA UDES. Si todo está correcto, el Sistema queda listo para hacer apertura automática según las fechas aprobadas dentro del Calendario del respectivo período. Líder de 2 Banner de publicación en la página web de información en el Sistema SIGA- UDES En caso contrario, dependiendo del error encontrado, el líder del proceso realiza o solicita por correo electrónico al responsable la solución del mismo. Atención de solicitudes Se da soporte en forma personal o telefónica al estudiante que haya tenido inconveniente en el registro de su matrícula académica, orientándolo en la solución del problema presentado. Las solicitudes relacionadas con cruce de horarios, disponibilidad de oferta de cursos, deberán tramitarse ante la Dirección y/o Coordinación del Programa, quién se encargará de hacer los trámites institucionales que le permitan solucionar el problema. Secretario Admisiones de y 1 actualizado de matrícula en el Sistema SIGA- UDES Archivo digital registro de solicitudes Director de

5 Versión: 03 Página 5 de 9 Control de matrícula Monitorea el sistema de matrículas, verificando que la matrícula se realice de acuerdo a lo programado y que se han atendido oportunamente las novedades presentadas; verifica cupos llenos, cursos con baja demanda de matriculados, comunica por correo electrónico al líder del proceso el resultado de la revisión, informando novedades, para toma de decisiones. Secretario Admisiones Líder de de y 1 Reportes sobre matrículas Sistema SIGA- UDES Correo Electrónico Cuando el estudiante informa que ha realizado el pago de la matrícula financiera y no puede realizar la matrícula académica, se le orienta para que ingrese al Sistema SIGA-UDES, verifique si está habilitado para hacer matrícula académica, y se le indica que en caso contrario, se comunique con Crédito y Cartera para que lo habiliten. El líder del proceso genera reporte estadístico de matrículas para revisar población pendiente por matricular. Semanalmente envía este reporte a las Direcciones Administrativa y Financiera, Jefaturas Administrativa y Financiera, Rectoría, Vicerrectoría de Docencia, Vicerrectoría Académica y Dirección de Docencia, para la toma de decisiones académicasfinancieras. Cargue de novedades y actualización de la oferta académica recibe las solicitudes de modificación de la oferta de horarios y cupos, mediante correo electrónico enviado por los directores y/o Coordinadores de Programas y jefes de Departamento. Se analizan y se autorizan para el registro de las Líder Admisiones de y 10 Correo Electrónico Director de

6 Versión: 03 Página 6 de 9 novedades que aplican en el Sistema SIGA-UDES. ace la verificación y validación correspondiente y actualiza la oferta de cursos, grupos, horarios y aulas disponibles para la modificación de la matrícula académica. Funcionario encargado orarios oferta Académica de y Atención de solicitudes Finalizado el periodo de matrículas vía web, se atienden las solicitudes de apertura de nuevos cupos o cambios de horarios recibidas de las Direcciones y/o Coordinaciones de Programa. Para estudiantes con modificación en la matrícula por cierre cursos la Dirección y/o Coordinación de programa debe enviar Nota Interna solicitando modificación de la matrícula del estudiante. Líder del Proceso de 1 Oferta de orarios Actualizada Nota Interna GED-FT-015-UDES Formato de Inclusiones y Cancelaciones Actualizado de Matrícula Para casos especiales de cierres de cursos o cambios de horarios, la Dirección y/o Coordinación de programa entrega en Admisiones y las inclusiones y cancelaciones diligenciadas, para el registro en el Sistema SIGA-UDES. Informe de Matrículas Seguimiento a las matrículas y modificaciones a la matrícula Se realiza seguimiento a las matrículas académicas registradas en el sistema, identificando los estudiantes habilitados que no han realizado matrícula académica, avance de las matrículas académicas y atención de solicitudes recibidas frente al registro en el Sistema SIGA-UDES. Si se detectan inconsistencias se solicitan los ajustes al responsable. Líder de Diario Reporte de Matrícula Académica Sistema SIGA-UDES Archivo digital registro de solicitudes Cuando se identifican incumplimiento de requisitos en la Director de

7 Versión: 03 Página 7 de 9 modificación de la matrícula, se notifica por correo electrónico al estudiante las inconsistencias presentadas para la modificación de su matrícula. Se verifica en el Sistema SIGA- UDES el registro de créditos adicionales, revisando el informe de pago enviado por Crédito y Cartera, si se encuentran errores se informa a este subproceso para el trámite correspondiente. V Verificación de Matrículas académicas Finalizado el periodo de inclusiones y cancelaciones, se identifican los estudiantes que han realizado matrícula financiera y aún no han efectuado matrícula académica y se envía por correo electrónico reporte a las Direcciones y/o Coordinaciones de programa para toma de acciones. Líder del proceso de 1 Se verifica cumplimiento en los tiempos establecidos para la aplicación de este procedimiento y resultado de las actividades. A Toma de Acciones El sistema SIGA UDES realiza el cierre automático de las matrículas vía web, de acuerdo a lo parametrizado. Una vez efectuado el cierre de la matrícula académica, se generan informes solicitados y consultas de control y seguimiento de las mismas. Líder del proceso de 5 Informes en el aplicativo de administración del SGC-VAF Finalizado el período de matrículas, se revisan resultados de las verificaciones realizadas, y se toman acciones para mejorar el servicio. Director de

8 Versión: 03 Página 8 de 9 DEFINICIONES Estudiante: es estudiante de la UNIVERSIDAD DE SANTANDER la persona que haya sido admitida a uno o varios programas ofrecidos por la Institución y realice la legalización correspondiente de la matrícula académica, previo pago de los derechos financieros correspondientes. Según la condición de admisión, el estudiante puede matricularse de acuerdo a las siguientes formas: estudiante regular, en período de prueba académica, por readmisión, estudiante por transferencia, estudiante por traslado y estudiante de intercambio proveniente de convenios Interinstitucionales nacionales o internacionales: Estudiante regular: es aquel que cumple los requisitos legales y reglamentarios establecidos para la admisión, la permanencia y renueva la matrícula de manera continua para cada período académico en cualquiera de los programas académicos que ofrece la Institución o los ofrecidos por convenios entre la UNIVERSIDAD DE SANTANDER y otras instituciones de educación superior. Estudiante en Período de Prueba Académica: es aquel que al finalizar un período académico obtiene un promedio ponderado acumulado igual o superior a dos punto seis (2.6) e inferior a tres punto dos (3.2). Estudiante por Transferencia: es aquel que al momento de ser admitido en un Programa de la UNIVERSIDAD DE SANTANDER, certifique que ha cursado estudios en un Programa conducente a título en una institución de educación superior nacional o internacional debidamente autorizada para tal fin. Estudiante por Traslado: es aquel que al momento de ser admitido en un Programa, certifique que ha cursado estudios en otro Programa ofertado por la UNIVERSIDAD DE SANTANDER en cualquiera de sus campus. Estudiante de Intercambio: es aquel que es admitido por presentación de otra Institución de Educación Superior, nacional o internacional, para desarrollar cursos en algún Programa de la UNIVERSIDAD DE SANTANDER según el convenio establecido entre las dos instituciones. Matrícula: es un proceso mediante el cual la persona admitida a cualquier Programa de la UNIVERSIDAD DE SANTANDER adquiere la calidad de estudiante por suscripción mutua y voluntaria de un acuerdo, por medio del cual, tanto la institución como el estudiante se comprometen a dar cumplimiento a los deberes y derechos adquiridos por las partes. SIGA-UDES: Sistema Integrado de Información Académica. Verificación de requisitos: actividad de comprobación que es aplicada en las diferentes etapas del procedimiento con el fin de establecer el cumplimiento de los requerimientos documentales. Director de

9 Versión: 03 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Director de 25/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Se cambiaron las condiciones generales del procedimiento. Cambios referentes al funcionario encargado de. Se realizan ajustes a las actividades de cargue de información de horarios, apertura del sistema, registro de matrícula de estudiantes antiguos, monitoreo a matrículas, y control de matrículas. Ing. Director de 22/09/ Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 a lineamientos institucionales. Se consolidan los procedimientos de Matrícula Académica de Estudiantes y Modificaciones a la Matrícula mediante Inclusiones y cancelaciones de cursos ARA-PR- 005-UDES. El procedimiento consolidado se denomina Matrícula Académica de Estudiantes y Modificaciones por Inclusiones y Cancelaciones. Director de Diego Riveros Mojica Coordinador de Campus Cúcuta Diomar Bayona Arenas Coordinador de Campus Valledupar Carmen E. Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF 10/10/2017 Director de