TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL TRANSPORTES TULUÁ

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1 1 de 11.1 ACTAS 1 19 X.1.4 ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO Resoluciòn No. 10 de 17 febrero de 2015 Resoluciòn No. 10 del 17 de febrero de ACTAS DE COMITÉ DE ETICA Resoluciòn No. 12 de sept de 2010 Resoluciòn No. 12 del 13 de septiembre de ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Resoluciòn No. 11 del 17 de mayo de ACTAS DE COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL Resoluciòn No. 9 de 26 de mayo de 2017 * Citaciòn * Acta Resoluciòn No. 11 del 17 de mayo de 2016 Resoluciòn No. 9 del 26 de mayo de 2017 cumpliendo un (1) año en el archivo de gestiòn se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservaciòn permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia historica para la central de transportes de tuluà..4 ADMINISTRACIÓN 2 5 X.4.1 ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE * Inventario de equipos * Mantenimiento preventivo y correctivo * Formato Cronograma de mantenimiento * Formato Salida de Activos * Formato Mantenimiento equipos de monitoreo videos sistemas * Formato de servicios para equipos de computo Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central de Transporte Tuluá.4.2 ADMINISTRACIÒN DE SOFTWARE * Actualizar listados maestros del SIG * Inventario de Software y lincencias * Cronograma de vencimiento de licencias * Mantenimiento preventivo

2 2 de 11 * Mantenimiento correctivo.5 CAJA MENOR 1 2 X * Acta de entrega * Acto administrativo.6 CIRCULARES 1 2 X.6.1 CIRCULARES INTERNAS.6.2 CIRCULARES EXTERNAS.8 COMPROBANTES 1 20 X.8.1 COMPROBANTES DE DIARIO * Boletin diario de caja * Recibo de caja * Facturas * Consignaciones * Nota Debito * Nota Credito 255 * Notas contables * Ajustes Contables * nota nomina * Formato registro de descuentos * Formato relacion de datos suplementarios * Formato registro de porcentaje de rte fte * Formato Comprobante de nomina * Formato Distribución de aportes de seguridad social por empleado. * Formato Aportes del mes * Formato Descuento de nómina Los soportes estan en los comprobantes y actas de inicio y cierre. Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de COMRPROBANTES DE EGRESO * Comprobante de Egreso Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad Pública, Marco

3 3 de 11 *Consignaciòn * Facturas de servicio Publico * Aportes fiscales * Aportes salud,aportes pensiòn, a`portes ARL de Contabilidad Pública, Marco conceptual Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de CONCILIACIONES BANCARIAS 1 20 X * Extractos * Conciliación * Auxiliar de la cuenta pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra en los libros contables. Regimen de Contabilidad Pública.11 CONTRATOS 2 20 X.11.1 DE ARRENDAMIENTO.11.2 MINIMA CUANTIA.11.3 CONTRATACIÓN DIRECTA.11.4 CONCURSO DE MERITOS.11.5 SELECCIÓN ABREVIADA.11.6 LICITACIÓN PUBLICA * Los tipos documentales que aplique, de acuerdo al tipo de contrato y con base a la normatividad legal vigente..14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 X * Declaración de impuestos de ventas * ICA * Industria y Comercio * Camara de comercio Sleccionar 10 contratos de cada 100 para transferir al Archivo Histórico, siempre y cuando hayan cumplido el tiempo de retención en Archivo Central. El tiempo de retención en archivo de gestión, cuenta a partir de la liquidación del contrato. Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.

4 4 de 11 * Retención en la fuente * Impuesto a la riqueza * CREE * Declaración de renta formato HISTORIAS LABORALES 2 98 X.18 * Hoja de Vida * Fotocopia de la Cedula * Rut * Pactò de conducta Ètica * Contrato * Libreta militar * Certificados de Estudios * Procesos Diciplinarios * Actos Administrativos * Declaraciòn Juramentada de bienes * Certificado de Antecedentes Diciplinarios * Certificados Laborales * Certificado de Retenciones * Certificado del pasivo de Bono pensional * Afiliaciòn a ARL, EPS, Fondo de cesantias, Caja de compensaciòn Pensiones * Certificado de defunciòn.19 HISTORIAS PROVEEDORES 2 98 X * Propuesta * Documentos legales * Selecciòn * Contrato * Acta de inicio del contrato * Aprobaciòn de poliza * Informes * Evaluaciòn de proveedores * Acta de terminaciòn del contrato Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido dicho tiempo en el Archivo central. Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido dicho tiempo en el Archivo central.

5 5 de INFORMES 2 8 X.21.5 INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS( Contaduría y Contraloría) informaciôn financiera.21.6 INFORMES CONTABLES.21.7 INFORME DE SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTES.21.8 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL contralorìa Cumplidos ocho (8) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel. * Informe * Comunicaciones * Oficios de solicitud.22 INVERSIONES 2 4 X * Analisis de situaciòn financiera * Títulos valores * Documentos que respalden las inversiones * Formato de investigaciôn de mercado : MCF001 ACUERDO No de Julio de 2010 "POR EL CUAL SE APRUEBA EL MANUAL DE INVERSIONES DE LOS EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE LA CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUÁ S.A.".23 INDICADORES DE GESTIÓN 2 4 X * Control de Ingreso (digital) * Control de gasto (digital ) * Eficacia en soportes (digital) * Evaluación de proveedores (digital ) * Nivel de desempeño (digital ) Quedan las evidencias en los soportes o informes que se generan

6 6 de 11 * Clima organizacional (digital ) * Eficacia en capacitaciones (digital ) * Nivel de ausentismo (digital ).24 INSTRUMENTO DE CONTROL 1 5 X.24.1 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS.24.2 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS.24.3 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS * Acta de incio de consecutivo al inicio de la vigencia de cada año * Comunicaciones * Acta de cierre de consecutivo al cierre de cada año.25 INVENTARIOS DE BIENES 2 10 X.25.1 ACTIVOS FIJOS, DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y AJUSTES * Comunicación oficial * Listados * Reporte Saldo activos por cuenta contable * Informe de Depreciación y amortización * Reporte depreciación del periodo * Reporte Activos por cuenta contable (digital) Se debe conservar un (1) año en el Archivo de gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 0. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Se eliminan despues de ser conservados por 10 años en el archivo de gestión, pues siempre se tienen las versiones actualizadas BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO no * Inventario * Acta general de inventario.26 INVENTARIOS DOCUMENTALES 4 20 X.26.1 INVENTARIO TRANSFERENCIA PRIMARIA.26.2 INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA.26.3 INVENTARIO GENERAL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO * Inventarios * Oficios El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyenlos elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

7 7 de LIBROS PRESUPUESTALES 4 16 X * Libros Presupuestales * Libro de inventario * Libro Mayor y Balance * Libro Diario * Libros Auxiliares (caja y bancos) * Formato Cuadres de Banco * Formato Cuadres de Caja permanentemente en Gestión. Los libros contables son el registro de operaciones financieras, economicas y sociales que realiza en la Central de transportes, debe conservarse por 20 años.28 LIBRO DE REGISTRO Y GRAVAMEN DE ACCIONES 4 16 X Son relevantes para la entidad, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se conservan permanentemente..34 POLIZAS ANULADA 1 5 X Son relevantes para la entidad, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se conservan permanentemente..35 PUBLICACIONES 1 5 X.35.1 TERMINOTAS.35.2 PÁGINA WEB.35.3 CARTELERA FÍSICA.35.4 REDES SOCIALES.35.5 CAMPAÑAS PUBLICATARIAS Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional..37 PROYECTO DE PRESUPUESTO 2 8 X Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de

8 8 de 11 Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos..39 PROGRAMAS 2 8 X Se conservan dos (2) años en el.39.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN * Formato programa de capacitaciòn kawak * Formato control de asistencia digital kawak * Formato evaluacion_capacitacion digital.39.2 PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE PERSONAL * Formato control de asistencia kawak.39.3 PROGRAMA DE BIENESTAR E INCENTIVOS * incentivo dìa de cumpleaños * Actividades deportivas y recreativas * Incentivo de capacitación * Encuentro nacional de terminales * Celebraciones especiales - Integraciones.39.4 PROGRAMA DE SELECCIÓN DE PERSONAL * Formato eleccion y evaluacion de personal * Resultado de prueba psicotecnica * Examenes ocupacionales.39 PROGRAMAS.39.5 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2 8 X * Mapa de procesos * Matriz de presupuesto * Normograma * Programa de Gestión Documental.44 REGISTRO Y CONTROL 1 5 X.44.1 PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años y posterior a su digitalizacion se elimina. Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

9 9 de 11 * Formato consulta documentos * Formato indice información clasificada y reservada * Formato prestamo documentos * Formto testigo * Formato unico de inventario documental * Informe mensual estadístico.44.2 GESTIÓN Y TRAMITE * Formato observaciones comunicaciones elaboradas * Formato publicaciones recibidas sin comunicación oficial * Formato registro correspondencia recibida externa * Formato registro correo devuelto * Formato registro correspondencia enviada * Formato registro correspondencia recibida interna * Formato sobre cerrado.44.3 VERIFICACIÓN DE ORGANIZACIÓN 1 5 X * Seguimiento de verificación de aplicación de TRD * Solicitudes de actualización * Cronograma de visita a dependencias Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES * Cronogama de transferencias * Comunicaciones * Solicitud.45 SEGURIDAD INFORMATICA 1 8 X Norma IEC/ISO Anexo A.45.1 BACK UP - COPIAS DE SEGURIDAD * Registros del Back up de los sistemas de informacion

10 10 de SEGURIDAD PLATAFORMA TECNOLOGICA * Admistrar usurios * Administrar web * Administrar WIFI * Administrar dominio de correos electronicos * Administrar sistemas de información que tenga o que adquiera la entidad.48 SISTEMAS DE INFORMACION 1 8 X Norma IEC/ISO Anexo A * Software de correspondencia * Software contable Novasoft * Software SITT * Sistema de información gestión de calidad proveedor KAWAK.49 SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTAL 2 8 X * plan de emergencias * programa de seguridad industrial * programa de medicina preventiva del trabajo * Actividades * Registros fotograficos Se conserva (2) años en el Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriomente se elimina por que la información queda registrada en el informe de gestión SISTEMA DE GESTÌÒN AMBIENTAL * Programa Integral de residuos solidos *Anexos * Actividades * Registros fotograficos.53 TABLAS DE DOCUMENTAL 1 5 X Permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico-

11 11 de 11 * Normograma * TRD * Informes * Comunicaciones * CCD * Presentación a Consejo cambios en su estructura orgánicofuncional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizada para consulta (Artículo19, Ley General de Archivos)..54 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1 5 X * TVD * Informes * Comunicaciones * CCD Permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánicofuncional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizada para la consulta (Artículo19,Ley General de Archivos)..55 ORDENES DE PAGO * Solicitud Dispobilidad * Registro Presuuestal * Certificado de Disponibilidad * Factura Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012.