RESPUESTAS A PREGUNTAS REALIZADAS PARA LA SOLICITUD DE PROPUESTA 234

Transcripción

1 S A PREGUNTAS REALIZADAS PARA LA SOLICITUD DE PROPUESTA 234 En relación a la solicitud de propuesta SDP enviada con fecha 09 de diciembre de 2009 por Servicios de Auditoría para proyectos de ejecución nacional, administrados por PNUD Chile, periodo , tenemos las siguientes consultas que realizar para su mejor evaluación. 1. El requerimiento de señalar nombre y entregar curriculum del personal de campo quien debería mantenerse los tres años es difícil de cumplir ya que el personal evoluciona dentro de la firma y cambia de responsabilidades o cargos por lo que uno puede comprometer personal con nombre a lo más para un año. Entendiendo el planteamiento, se ruega revisar la página 12 del Anexo I Instrucciones a los oferentes, en el que se establece que: Sustitución de personal. En caso de que se requiera sustituir a un elemento del equipo de auditoría de campo, se deberá presentar currículo del sustituto, el cual deberá ser aprobado por PNUD. 2. Cuáles son las fechas en que se requiere que los trabajos de auditoría sean desarrollados y cuales son las fechas límites para la entrega de los distintos reportes? En la página 30, dentro del Anexo 3: Términos de referencia, se establece que: El auditor / firma de auditores presentará un borrador del informe de auditoría al 2 de abril de 2010 y el informe de auditoría firmado con los informes certificados al 14 de mayo de Los proyectos individualizados en el anexo IV, Cuál es el nombre de cada uno de ellos y a que están referidos? Y con quién se están ejecutando? Adjuntar cuadro con los nombres de los proyectos. Recordamos gentilmente que mayor información sobre los proyectos que lleva a cabo PNUD, así como la forma en que operan, puede ser encontrada en la página 4. La información, documentación y ejecución de todos los proyectos se maneja en Santiago o se requiere viajar a regiones? Gran parte de la información está en Santiago, sin embargo es necesario viajar a regiones en dos proyectos para constatar in situ la información. Los costos de los viajes a regiones deberán ser de cargo del oferente.

2 5. No entiendo lo indicado en el punto 4 de su carta, en relación a que podría una firma adjudicarse la propuesta como firma seleccionada en primer lugar y luego no ser asignada para la revisión de ningún proyecto, esto quiere decir que luego se licita cada proyecto en particular? Para la presente convocatoria, se obtendrá un primer, segundo y tercer lugares de acuerdo a la evaluación de las propuestas. Aunque la intención es obtener los servicios del licitante ganador, el PNUD se reserva el derecho de contratar con otros consultores los servicios objeto de la licitación. Por lo anterior, no se garantiza al licitante que resulte adjudicado, una cantidad mínima de servicios ni la exclusividad en la proveeduría de los mismos. PNUD estará incluso en la libertad de suscribir contrato con los licitantes mejor evaluados de la presente convocatoria, administrando los contratos de acuerdo a las ofertas solventes más bajas para cada requisición u orden de servicio. 6. Las posibles extensiones que pudieran ser solicitadas para alargar el plazo de alguno de los proyectos presentados en esta solicitud de propuesta implicaría para el auditor extender los plazos de auditoría, estos tienen un precio adicional al contratado? Las extensiones del proyecto no afectan el trabajo del auditor, ya que este solo se enfocará en el período Enero a Diciembre de 2009 independiente de cuando vaya a terminar el proyecto 7 No queda claro a que se refiere con días corridos puede exponer un ejemplo de ello, para saber que contempla y cómo? Significa día calendario o día natural, para especificar que no se trata de día hábil 8. El tiempo que debemos informar como días corridos por los servicios de auditoría entregado por cada proyecto debe ser por los tres años o sólo se informa el tiempo estimado por el año 2009? Sólo por el primer año, o sea 2009

3 9 Pueden agregarse más auditores en algún proyecto determinado en el caso que se requiera sin que estén informados en esta propuesta? Si pueden sumarse más auditores previa información a PNUD, cuando vayan a comenzar su trabajo manteniendo el mismo presupuesto ofertado. 10 i dentro del período auditado se agregan nuevos proyectos su valor o costo se determinaría fuera de la propuesta actual? El número total de proyectos no varía, sólo la composición. Esto quiere decir que no se agregan nuevos proyectos, sino que estos reemplazan a otros. 11 Los puntos a desarrollar que figuran en la página Nº 26, que son; Antecedentes, Gestión de proyecto y consultas con partes interesadas se incluyen dentro del informe o se detallan en el resumen ejecutivo? En el Informe 12 Se nos habilitará el uso del ERP INSTITUCIONAL para realizar las consultas de gastos pertinentes por cada proyecto a revisar? (pag.27) No, es prohibitivo que cualquier persona que no esté bajo un contrato de servicios o de personal con PNUD acceda al sistema. Todas las consultas e información que se requiera sobre el ERP INSTITUCIONAL, será proporcionada por la Asistente de proyecto y/o por el área de Finanzas. 13. Todos los proyectos a auditar cuentan con servicios de Apoyo del PNUD?. (pag. 27 y 28) Si 14 En el caso que algún proyecto cuente con el servicio de apoyo por parte del PNUD los auditores tenemos acceso a la carta de convenio?. (pág. 27 y 28) El contenido del convenio referido también está incluido en el documento de proyecto, que estará disponible para los auditores.

4 15 La comunicación con los Organismos de Ejecución y Naciones Unidas para obtener documentación de respaldo y coordinar fechas de visitas las realiza el auditor directamente con ellos o el PNUD es la fuente e intermediario de todo?. (pág. 28) Toda comunicación la hace el auditor directamente incluyendo a su contraparte de PNUD, por si fuera necesario realizar alguna gestión de apoyo. 16 En el caso del impacto Financiero neto, este punto no queda del todo claro. Lo pueden explicar e indicar a que se refiere? Se refiere a si los gastos efectuados fueron o no razonables en un periodo determinado?. (pag.30) Se refiere a que el auditor deberá estimar el valor del impacto financiero (monetariamente) de la calificación que ha propuesto. Por ejemplo si ha dado una evaluación negativa, en cuanto dinero se traducen las fallas detectadas. 17. Dado que la carta de gerencia contempla incorporar un diagnostico del control interno donde se deben informar las deficiencias especificas de los controles internos, determinación de los niveles de riesgos, comentarios y respuestas de la gerencia. Se debe entonces programar días adicionales para realizar revisiones de control interno e incorporarlos en la tabla tiempos de ejecución?. No el chequeo de controles internos es parte del tiempo total que el auditor debe especificar en su propuesta. 18 Tenemos acceso a la Guía para el usuario del PNUD sobre gestión de resultados? (Pág. 32) Si, el oferente que se adjudique tendrá acceso a copia digital de dicha Guía del Usuario (para proyectos NEX/DEX)

5 19 En el caso que algún Organismo de Ejecución nos negare el acceso a la información, debemos comunicar al PNUD, para que ellos tomen conocimiento e intervengan? (Pag. 33) Si 20 Los cuadro del anexo 7 y 8 se adjuntarían a la carta de gerencia? Si 21 Tenemos acceso a informes de gastos y cartas de gerencias de años anteriores? (Pag. 29 a la 32) El auditor deberá enfocarse en auditar el ejercicio desde el 01 de Enero de 2009 al 31 de diciembre de En aquellos casos en que existan adquisiciones. Se contarán con inventarios detallados que deban ser verificados en forma física?. (Pág. 34) No es necesario verificar inventarios en forma física 23. Se entiende que toda la coordinación se hará a través del PNUD ( información solicitada, visitas a provincia, etc.) Ver respuesta a pregunta En relación a los honorarios, aclarar cómo se cobrarán los gastos de traslado y viáticos Tienen que indicarlo en su propuesta

6 25 En cuanto a la asignación de auditorías existe algún mínimo de trabajos por cada empresa auditora? No, el oferente que se adjudique llevará a cabo al menos el total de las auditorías del ejercicio La propuesta financiera a entregar consta sólo de las tres tablas que se muestran a continuación? O es necesario además entregar un detalle de la conformación de los montos, por ejemplo recursos humanos, gastos de transporte, etc.? Consta de las tablas exhibidas más abajo PREGUNTA 27: Tabla de precios % a cobrar según Número de transacciones del período Gasto total del periodo en USD 1-1,000 1,001-2,000 2,001-3,000 3,001-1,00 100, , , , , , , , , , ,000, ,000, En relación con su solicitud de propuesta 234/2009 para la prestación de servicios de auditoría y de acuerdo a lo indicado en Las Instrucciones a los Oferentes Letra A N 4 letra b de las bases de licitación y en nuestra calidad de posibles oferentes, solicitamos aclaración a las siguientes preguntas respecto de los documentos de licitación: El informe financiero a auditar denominado Informe de Gastos (CDR) tiene gastos con cargo a tres fuentes de financiamiento. Dichas fuentes de desembolso incluyen:

7 a) Organismo de ejecución (Gobierno o ONG) b) PNUD, que incluye pagos directos y servicios de apoyo del PNUD c) Organismos de Naciones Unidas Respecto de los gastos definidos como de servicios de apoyo del PNUD, explícitamente se indica que este gasto estará fuera del alcance de la auditoría y que esta limitación no debe constituir una salvedad (bases de licitación pg. 28). Al respecto, y considerando que dichos gastos forman parte del CDR, sobre el cual los auditores emitirán una opinión, cómo se ha evaluado revelar dicha situación en dicho informe. Todo lo referido al monto y concepto de Servicios de Apoyo está contenido en el Documento de Proyecto de cada proyecto. El monto debe ser incluido como cargos por concepto de Servicios de Apoyo de PNUD En la carta a la gerencia (bases de licitación pg.31, letra b, segundo bullet), se solicita dar un diagnostico del sistema de control interno del proyecto, haciendo igual hincapié en: (i) la eficacia del sistema en cuanto a proporcionar a la dirección del proyecto información útil y oportuna para la conducción correcta del proyectos. Al respecto se ha definido que información es considerada como útil, para evaluar si el sistema la está proporcionando? Información útil significa que le permita a la dirección del proyecto tomar las debidas acciones para mantener el alcance y el cronograma de tiempo y gastos del proyecto. 30 Como parte del examen general de la marcha de los proyectos (bases de licitación pg.32), se proponen que etapas concretas podrían ser:. Mencionándose varias y donde en el cuarto bullet llama la atención: examinar el ritmo de adelanto del proyecto y agregar observaciones del auditor sobre las causas de demora. Cuál es la expectativa del PNUD en relación con este tipo de observaciones, que podrían contener juicios subjetivos?. Lo que se pide al auditor es que certifique el nivel de progreso u avance del proyecto y que especifique, en base a los hallazgos que ha hecho en la revisión del proyecto, cuáles podrían ser las causas a fin de poder tomar acciones correctivas, de ser posible En Anexo 1, Servicios de Auditoría Requerido en las (bases de licitación pg.34) se indica que el alcance de auditoría deberá incluir la forma en que están siendo desarrolladas determinadas áreas a nivel de proyecto. En particular en las áreas de Recursos Humanos y Adquisiciones se solicita cubrir procesos en términos de competitividad, transparencia y eficacia así como en Finanzas cubrir procesos en términos de eficacia. Las definiciones de competitividad, transparencia y eficacia son parte de un estándar definido por el PNUD? O será necesario efectuar comparaciones y mediciones a nivel de mercado por un área de consultoría especializada?

8 El auditor deberá revisar que los procesos cumplan con las reglas y regulaciones de PNUD que incluyen los estándares mínimos para considerar un proceso competitivo y transparente, además deberá verificar si el proceso fue llevado a cabo eficazmente. 32 En relación con los informes de gastos, preparados por la administración, estos incluyen bases de preparación y revelaciones (notas a dicho informe)? Si se refiere al CDR o a la planilla Excel que prepara PNUD, éstos contiene sólo datos y no el análisis de estos. 33. El informe de gastos es preparado sobre base percibida o base devengada? La contabilidad de PNUD se prepara en base a un modelo especialmente construido para los organismos de Naciones Unidas. Se acerca al modelo a lo devengado pero tiene modificaciones. 34 A qué se refiere que se ha adoptado un marco conceptual apropiado para el trabajo a realizar? Este es uno de los tópicos a considerar en la evaluación Se refiere a que metodológicamente el enfoque para llevar a cabo la revisión de los proyectos seleccionados, es adecuado, o sea se condice con el tipo y tamaño de proyecto (tipo de financiamiento, duración, contrapartes, etc.), con el tipo y tamaño de la organización (organismo internacional presente en más de 140 países, sin fines de lucro, con normativa internacional, etc.) y el contexto que hace necesario el proyecto (objetivos a cumplir, plazos, beneficiarios, etc.). 35. El seguro de responsabilidad se toma una vez realizada la adjudicación? Al momento de adjudicación, PNUD solicita los documentos correspondientes. 36 Para acreditar el seguro de indemnización y responsabilidad contra todo riesgo de los elementos de nuestra propiedad, es suficiente presentar la póliza de seguro actual del equipamiento? 1. En qué momento se deben contemplar lo señalado en el artículo 8.4 i); ii) e iii)?

9 Esa parte dice: 8.4 A excepción de la indemnización del personal por accidentes de trabajo, las pólizas de seguro contempladas en este Artículo deberán: (i) (ii) (iii) Designar al PNUD como asegurado adicional; Incluir una cláusula en la que la Compañía de Seguros renuncia a subrogarse de los derechos del Contratista en contra o respecto del PNUD; Incluir la indicación de que el PNUD será notificado por escrito con renta (30) días de anticipación por parte de los aseguradores de cualquier cancelación o cambio en la cobertura. Favor referirse a la respuesta anterior para mayor información. 37 Qué proyectos son ejecutados fuera de Santiago? Un proyecto se encuentra en Iquique y el otro en Puerto Montt 38 Cuál es la ponderación para la propuesta técnica y la económica? Favor revisar las bases LETRA E y LETRA F (páginas 7, 8, 9 y 10)