Manual de Usuario para Interfaz Web 1.0. Desarrollado por

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1 Manual de Usuario para Interfaz Web 1.0 Desarrollado por Ciudad de Guatemala, Octubre 2010

2 Índice de contenido 1. Ingreso a la interfaz web del usuario.3 2. Registro detallado de llamadas Búsqueda de llamadas Búsqueda de llamadas por Numero o Contacto Búsqueda de llamadas por Rango de Fechas Búsqueda de llamadas por Estado 7 4. Llamar desde la Computadora 8 5. Administración de Contactos Números Asociados Características Sacar llamadas desde mis números asociados Llamadas entrantes, Call Screen Habilitar la grabación de llamadas Aviso de grabación de llamada entrante Bloqueo de llamadas anónimas Cuenta Configuración del Menú de Bienvenida (IVR) Seguridad y Encriptación 18 2

3 1. Ingreso a la interfaz web del usuario Para poder ingresar a tu interfaz web debes contar con tu usuario y contraseña, datos que se te brindan cuando adquieres tu Número Central; una vez obtenidos esos datos ingresas a la pagina y en la parte superior derecha encontraras el botón Ingresar, al darle click te pedirá tu Usuario y Password, una vez ingresados le das click a Ingresar y entraras a la interfaz web, en caso de no poder ingresar favor envíanos un correo a soporte@numerocentral.com 2. Registro detallado de llamadas 3

4 En la parte superior derecha de cada página encontraras tu Número Central, tu saldo, los días para que se venza tu saldo y tu Número Central de fax electrónico si tienes plan Empresarial, En el área de Llamadas quedará almacenada toda la información de las llamadas entrantes y salientes que realices por medio de Número Central. Se te desplegaran las últimas 15 llamadas, si quieres ver más llamadas tendrás la opción en la parte inferior derecha de pasarte a otras paginas. En esta área podrás buscar llamadas por diferentes parámetros explicados a continuación. La información desplegada es Fecha y Hora de la llamada, Contacto o número de teléfono, estado, duración, valor y si habilitaste la opción de grabación de llamadas podrás escuchar la llamada en esta área y bajarla para enviarla a alguien mas. Si le das click a un contacto que te aparece en el detalle de llamadas, te aparecerán todas las llamadas que has tenido con ese contacto, por ejemplo si le das click a Paginas Amarillas te saldrán todas las llamadas con Paginas Amarillas. 3. Búsqueda de llamadas Existen 4 parámetros de búsqueda bajos los cuales puedes encontrar una llamada o un lote de llamadas, estas son por: Número telefónico(ingresas el número de teléfono que estas buscando). Nombre del contacto(ingresas las primeras letras del nombre del contacto). Rango de fechas (utilizas el calendario del campo para seleccionar la fecha). Estado de la llamada (Entrante, Saliente, Fax, Buzón de Voz). 4

5 Todas las llamadas que coincidan con tus parámetros de búsqueda serán desplegadas con todas su información asociada, así como el archivo de audio o de fax. Puedes utilizar un parámetro de búsqueda o varios en conjunto para hacer mas refinada la misma. Una vez hayas ingresado tus parámetros de búsqueda, le das click al botón de Búsqueda de lado derecho para que te aparezcan todas las llamadas que coincidan con los mismos. 3.1 Búsqueda de llamadas por Número o Contacto Al momento de buscar las llamadas por número o contacto, puedes ingresar las primeras letras del contacto o los primeros dígitos del número y te aparecerá, debajo del campo Número, los contactos o números que coincidan con el texto que ingresaste. Para poder buscar por contacto debiste haber almacenado previamente el número en el área de Contactos. Una vez hayas encontrado el contacto o número que estas buscando, lo seleccionas y luego le das click al botón de Búsqueda de lado derecho para que te aparezcan todas las llamadas. 5

6 3.2 Búsqueda de llamadas por Rango de Fechas Así como puedes buscar por contacto o número, puedes refinar tu llamadas por rango de fechas, seleccionando la fecha inicial en el campo Fecha De: y la fecha final de en el campo A: Una vez ingresado esto le das click a botón de Búsqueda de lado derecho para que te aparezcan todas las llamadas que se dieron en ese rango de fechas. 6

7 3.3 Búsqueda de llamadas por Estado También puedes buscar Estado de la llamada, esto se refiere a que si la llamada fue: Entrante Saliente Fax Buzón de Voz Una vez ingresado el Estado le das click a botón de Búsqueda de lado derecho para que te aparezcan todas las llamadas que están en ese Estado. 7

8 4. Llamar desde la Computadora Para mayor comodidad, puedes realizar tus llamadas desde la computadora. Esta función se encuentra bajo el área de Llamadas. Cuando le das click al icono de realizar llamada te aparecerá el campo Número a llamar: en donde al ingresar los primeros dígitos o las primeras letras del nombre de tu contacto te aparecerán los que coincidan con tu patrón de búsqueda y así podrás seleccionar con quien quieres hablar, si es la primera vez que lo vas a llamar ingresas los 8 dígitos directamente. Luego, en el campo de Conectar a: te aparecen todos tus números asociados, escoges el número que desees utilizar para llevar a cabo la llamada y le das click al botón de Llamar. En cuestión de unos segundos te entrará una llamada al número asociado que escogiste escucharas un mensaje que dirá: Estamos localizando al usuario y te conectará con el contacto al que le deseas hablar. 8

9 5. Administración de Contactos Para poder hacer uso de varias funciones de realizar llamadas y búsquedas es necesario que almacenes tus contactos, los cuales también puedes agrupar en carpetas personalizadas. Los datos que debes ingresar por Contacto son: Nombre, Número, E- mail y Dirección. Una vez que los hayas ingresado, puede cambiarlos de Grupo o Bloquearlos si así lo deseas. Para bloquear números éstos deben estar ingresados en Contactos. 9

10 6. Números Asociados En el área de Números darás de alta tus números asociados, desde los cuales podrás realizar llamadas por medio de tu Número Central y recibir llamadas cuando te llamen a tu Número Central. Para el plan Empresarial los números asociados son las extensiones que den de alta en el menú de Bienvenida. 10

11 7. Características 7.1 Sacar llamadas desde mis números asociados Qué pasa cuando llamas desde uno de tus números asociados a tu propio Número Central? Dependiendo de como lo tengas configurado en esta área pueden suceder 3 eventos: 1. Call Back: te indicaran que se te devolverá la llamada 2. Call Thru: Te dará tono inmediato para que marques los 8 dígitos del teléfono del contacto con el que deseas hablar. 3. Menú: escucharas un menú en donde seleccionaras la opción que tu decidas. En el primer caso, escucharas un mensaje que dice: En un momento le devolveremos la llamada, cuelgue por favor. Al pasar unos segundos recibirás una llamada con tono para que marques, recuerda de ingresar solo los 8 dígitos y no marques SEND al final, después de marcar los 8 dígitos te saldrá un mensaje que dice: Estamos localizando al usuario y tu llamada se realiza. Esta llamada no afecta el saldo de tu celular o teléfono. En el segundo caso, escucharas un mensaje que dice: Ingrese el número de teléfono al que desea comunicarse y luego te dará tono para que marques, recuerda de ingresar solo los 8 dígitos y no marques SEND and final en tu teléfono. Esta llamada no consume saldo de tu Número Central pero si el de tu celular o teléfono. 11

12 En el tercer caso, escucharas un mensaje que dice: Bienvenido a Numero Central, para favoritos marque 1, para que se le devuelva la llamada marque 2, para realizar una llamada marque 3, para escuchar su saldo marque 4, para escuchar la ultima llamada marque 5, para escuchar su buzón marque 6, para hacer una grabación marque 7, para volver a escuchar el menú marque permite utilizar el área de contactos, la opción 2. Funciona como Call Back 3. Funciona como Call Thru 4. Te dice cual es el saldo en minutos de tu Número Central 5. Escucharas el número de la última llamada 6. Escucharas tu buzón de voz, si te dejaron algún mensaje a parte del celular. 7. Podrás hacer una grabación si quieres recordar algo, puedes escucharla después en tu interfaz web. Puedes cambiar esta configuración cuantas veces quieras desde tu interfaz web, el cambio será inmediato. 12

13 7.2 Llamadas entrantes, Call Screen Si tienes habilitado el call screen cuando alguien te llame a tu Número Central escuchara un mensaje que diga: Por favor diga su nombre (esto lo preguntará solo una vez, en las próximas llamadas hechas de ese Número a cualquier Número Central ya no preguntará por el nombre). Luego escuchara: Estamos localizando al usuario Del lado de Número Central escuchará el siguiente mensaje: Tiene una llamada de NOMBRE QUE DIJO EL CONTACTO Presione 1 para aceptarla y 2 para mandarla a buzón de voz. Si marcas 1 te conecta la llamada, si marcas 2 lo tirará al buzón de voz de Número Central, el cual escucharas posteriormente en tu interfaz web y te llegara un correo electrónico con el mensaje de voz adjunto. Debido a que en esta forma hay varios mensajes, la llamada puede tomar entre 8-12 segundos en conectarse, por lo que recomendamos tomar en consideración eso cuando lo habilite. 13

14 7.3 Habilitar la grabación de llamadas La grabación de llamadas es una herramienta que permite a cada usuario de Número Central definir si quiere grabar o no sus llamadas y en caso de querer grabar las llamadas puede optar por: Grabar todas las llamadas Grabar llamadas entrantes únicamente Grabar llamadas salientes únicamente Hacemos la aclaración que: Al grabar las llamadas el usuario se hace responsable de cualquier uso que se haga de las mismas, tanto entrantes como salientes. Para uso legal, es responsabilidad del usuario indicar que la llamada esta siendo grabada. Numero Central no es responsable directa ni indirectamente del uso indebido que se haga de las grabaciones hechas por cada usuario. Cuando se da de alta un Número central se le entrega su usuario y contraseña, en ese momento la opción de grabación de llamadas queda deshabilitada, queda en manos de cada cliente si quiere habilitar o no esta opción. Las grabaciones son una herramienta poderosa para poder recordar de lo que se habló y no perder ningún detalle de lo mencionado por teléfono, además puede facilitar la resolución de conflictos y malentendidos en las empresas, tanto internamente como con clientes y proveedores. 14

15 7.4 Aviso de grabación de llamada entrante Según la Ley de escucha de llamadas de la República de Guatemala, para que una grabación pueda ser utilizada como prueba, si no cuenta con orden judicial, todas las personas que están participando en dicha grabación deben ser avisadas con anticipación que la llamada esta siendo grabada. Al momento de habilitar esta opción, cuando te llaman tu contacto escuchara un mensaje que dice: Por motivos de seguridad su llamada podría estar siendo grabada. Luego te conecta la llamada. 15

16 7.5 Bloqueo de llamadas entrantes anónimas Algunas operadoras te envían el identificador de llamadas y otras dan opción para esconderlo, por eso, aparte de poder bloquear a contactos no deseados en el área de Contactos, puedes bloquear todas aquellas llamadas que no contengan identificador de llamada si habilitas esta opción. 8. Cuenta En esta área podrás modificar tu información personal, recuerda que el E- mail es la principal vía que tenemos para notificarte y en donde recibir tus mensajes voz de Número Central. La clave del buzón, que debe ser de 4 dígitos, la utilizas cuando quieres escuchar los mensajes de voz de Número Central desde alguno de tus números asociados en caso que los tengas en opción de Menú. 16

17 9. Configuración del Menú de Bienvenida (IVR). Para los clientes que cuentan con plan Empresarial y optan por tener un mensaje de bienvenida cuando los llamen a su Número Central, esta es el área donde pueden subir su archive de grabación. El archive debe ser de 8000Hz y en formato.wav Dicho archivo contendrá opciones las cuales son teléfonos de línea fija o celulares a donde se dirigirá la llamada dependiendo de la opción que seleccione la persona que esta llamando al Número Central. Conforme vas ingresando las extensiones en el campo de Números te van apareciendo abajo correlativamente. Siempre puede subirlos o bajarlos de posición con las flechas azul y verde, también puedes borrar alguna extensión si así lo deseas. Todas la extensiones que ingreses, funcionaran como números asociados de tu Número Central, así que podrás tener hasta 10 diferentes números asociados para sacar llamadas. 10. Seguridad y Encriptación Comprendemos la importancia de mantener privada toda la información que cada cliente tiene en su interfaz web, desde contactos, números asociados, mensajes de voz, grabaciones de las llamadas, etc.. Por tal razón cada cliente debe mantener privados sus datos de usuario y contraseña de la interfaz web, de la misma manera que mantiene privados sus datos para acceder a su banco en línea. Así mismo, existen planes en donde ni el mismo cliente de Número Central tiene la opción de grabar ninguna llamada. 17

18 Comprometidos con nuestra filosofía en la confidencialidad de la información, hemos encriptado todas las comunicaciones, mediante la instalación del Certificado de Seguridad SSL adquirido a través de GoDaddy, cualquier información enviada desde y hacia nuestros servidores viaja encriptada, imposibilitando su intercepción o robo. Además muestra la identidad nuestra empresa y el nombre de la autoridad independiente que ha verificado dicha identidad. Por eso nuestra dirección web lleva una s y muestra el siguiente Certificado de Seguridad 18