MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO Presupuesto Procedimiento: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria Descripción. Paso

Transcripción

1 Elaborado Nombre/Cargo/Unidad Licda. Lidia Elena Quic Cholotío Jefe de Unidad Administrativa Financiera Revisado Nombre/Cargo Unidad Juan Tum González Director Unidad Administrativa Financiera Visto Bueno Nombre/Cargo Unidad MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO Procedimiento: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria Descripción Fecha Firma Responsable Unidades de sede central y regionales Compras Paso No Acción Solicitan la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) con la cotización adjunto en la UDAF. Revisa si está contemplado en el plan de compras. Registra la cabecera de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) en el Sistema de Gestión (SIGES). Revisa si está contemplado en el POA y presupuesto asignado. Asigna partida presupuestaria en el SIGES y solicita Constancia de Disponibilidad Presupuestaria el (CDP). Aprueba el (CDP) solicitado en el SIGES. Imprime CDP y se traslada a donde corresponde.

2 Procedimiento: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria Diagrama de Flujo Unidades de sede central y sedes regionales Compras Inicio Solicitan la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) con la cotización adjunto en la UDAF. Revisa si está contemplado en el plan de compras Registra la cabecera de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) en el Sistema de Gestión (SIGES). Revisa si está contemplado en el POA y presupuesto asignado Asigna partida presupuestaria en el SIGES y solicita (CDP) Aprueba el (CDP) solicitado en el SIGES. Imprime CDP y se traslada a donde corresponde. Fin

3 Procedimiento: Modificaciones de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria Responsable Descripción No. Paso Acción Unidades de Sede Central y Sedes Regionales 1 Solicita a UDAF reversión de CDP, con la justificación correspondiente Recibe solicitud y solicita resolución al Despacho Defensora la resolución de aprobación del CDP. Con toda la documentación traslada a para su elaboración. Efectúa la modificación en el SIGES y la solicita. Aprueba la reversión de solicitada. Imprime y la traslada a donde corresponde.

4 Procedimiento: Modificaciones de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria Diagrama de Flujo Unidades de sede central y sedes regionales Inicio Solicita a UDAF reversión de CDP, con la justificación correspondiente Recibe solicitud y solicita resolución al Despacho Defensora la resolución de aprobación del CDP. Efectúa la modificación en el SIGES y la solicita. Aprueba reversión solicitada.. la de Imprime el comprobante y se remite a donde corresponde Fin

5 Procedimiento: Programación de Cuota Cuatrimestral Descripción RESPONSABLE No. PASOS ACCION Unidades de sede central y sedes regionales De conformidad al POA trasladan a UDAF la programación de actividades a realizarse en el cuatrimestre siguiente, con el visto bueno de Planificación y de la máxima autoridad (Defensora) Revisa y consolida por grupo de gastos los montos y justificaciones correspondientes y solicita el visto bueno del. Autoriza el cuadro analítico de la consolidación de cuotas. Ingresa en el SICOIN Web el comprobante y solicita Imprime el comprobante, elabora el oficio y la firma Firma el comprobante en Estatus de solicitado y oficio 7 Traslada al Ministerio de Finanzas Públicas con toda la documentación de soporte, tomando en cuenta el calendario presentado por la misma.

6 Procedimiento: Programación de Cuota Cuatrimestral Diagrama de Flujo Unidades de sede central y sedes regionales Inicio Trasladan a UDAF la programación de actividades del cuatrimestre con el visto bueno de Planificación y de la máxima autoridad (Defensora) Revisa y consolidad por grupo de gastos los montos y justificaciones correspondientes y solicita el visto bueno del Director UDAF. Autoriza el cuadro analítico de la consolidación de cuotas Ingresa en el SICOIN Web comprobante y solicita Imprime el comprobante, elabora el oficio y la firma Firman el comprobante impreso y oficio Traslada al Ministerio de Finanzas Públicas toda la documentación de soporte, tomando en cuenta el calendario presentado por la misma. Fin

7 Procedimiento: Compromiso (CUR) Descripción Paso Acción Responsable No. 1 Realiza la Orden de compra para Compras. generar compromiso. (SIGES) Revisa toda la documentación de soporte. En el sistema (SIGES), Selecciona el número de orden de compra para realizar el Cur de Compromiso detallando lo siguiente: Tipo de Gasto (Sueldo, Otros Gastos o Transferencias) Partida presupuestaria. Monto del compromiso Solicita en el Sistema (SIGES) el Cur de compromiso. Ingresa en el SICOIN y localiza el CUR solicitado y lo aprueba. Imprime el CUR de compromiso aprobado firma y solicita la firma al Director de UDAF. Firma el CUR de compromiso en estatus de aprobado Traslada a Tesorería toda la documentación y el CUR de compromiso probado.

8 Procedimiento: Compromiso (CUR) Diagrama de Flujo Compras Inicio Realiza la Orden de compra para generar compromiso. (SIGES) Revisa toda la documentación de soporte. En el sistema de Gestión (SIGES), Selecciona el número de orden de compra para generar el Cur de Compromiso. Solicita en el Sistema de Gestiones (SIGES) el Cur de compromiso. Ingresa en el SICOIN y localiza el CUR solicitado y aprueba Imprime y Firman el comprobante impreso Firma el CUR de compromiso en estatus de aprobado Traslado a Tesorería toda la documentación y el CUR de compromiso probado Fin

9 Procedimiento: Transferencias Internas Descripción Paso Acción Responsable No. Unidades de Sede Central y regionales 1 Solicitan a UDAF efectuar modificaciones adjunto la reprogramación de metas de unidad de planificación debidamente entregado en la Contraloría General de Cuentas. Según calendario establecido por UDAF. Asesoría Jurídica Despacho Defensoría Recibe y analiza solicitud de modificación. Prepara el cuadro analítico y Dictamen de proyecto de resolución de modificación presupuestaria. Se traslada al para la autorización correspondiente. Revisa toda la documentación para el traslado a Asesoría Jurídica Se remite a asesoría jurídica para el análisis del expediente. Analiza el expediente y emite visto bueno Remite nuevamente a UDAF Recibe expediente y traslada al Despacho para firma. Analiza y firma resolución Trasladan a UDAF para ingresar en el SICION la modificación interna 12 Recibe el expediente y opera en el SICOIN y la solicita.

10 Traslada al para su aprobación Aprueba el comprante en el SICOIN WEB Archivo de la documentación

11 Unidades de sede central y sedes regionales Procedimiento: Transferencias Internas Diagrama de Flujo Asesoría Jurídica Despacho Inicio Solicitan a UDAF modificaciones Recibe y analiza solicitud de modificación. Prepara cuadro analítico y Dictamen de proyecto de resolución Revisa toda la documentación Analiza el expediente y emite visto bueno Analiza y firma resolución Opera en el SICOIN y solicita la aprobación Recibe el expediente y remite a Aprueba en el SICOIN el comprobante Archivo expediente Fin

12 Procedimiento: Formulación de anteproyecto Responsable Descripción No. Paso Acción Unidad de planificación y Dirección UDAF Despacho Defensora Unidades de Sede Central y Sedes Regionales Unidad de planificación Distribuyen los techos presupuestarios a cada unidad de Sede central y regionales. Trasladan al Despacho para su aprobación. Aprueba el techo presupuestario Se traslada el requerimiento a todas las unidades de Sede Central y Regionales de conformidad a los techos presupuestarios asignados De acuerdo a los techos presupuestarios formulan los proyectos y actividades a realizar de acuerdo a los objetivos de la Defensoría de la Mujer Indígena. Revisan las partidas presupuestarias Traslada información a Unidad de Planificación para su revisión y visto bueno. Revisa y consolida toda la información Unidades de Sede Central y Sedes Regionales 9 10 En caso de observaciones se traslada nuevamente en las unidades y sedes centrales para su corrección. Realizan las modificaciones en el anteproyecto según indicaciones de la Unidad de Planificación

13 Unidad de planificación Despacho Defensora Trasladan nuevamente a Unidad de Planificación Revisa si efectivamente fueron realizadas las modificaciones solicitadas para su visto bueno Traslada al Despacho Defensora para su aprobación Aprueba el anteproyecto Traslada a UDAF para su operación en el Sistema. Ingresa en el Sistema los datos del anteproyecto (SICOIN WEB). Imprime los formularios y adjunta al expediente Solicitan las firmas correspondientes Se remite al Ministerio de Finanzas Públicas el tiempo establecido.

14 Unidades de Sede Central y Regionales Procedimiento: Formulación del Anteproyecto Diagrama de Flujo Unidad de planificación Despacho Defensora Distribuyen los techos Aprueba el techo Formulan proyectos actividades realizar los y a Revisan partidas Presupuestarias Revisan consolida información y la Efectúan las correcciones necesarias En caso de observaciones y correcciones Fin Revisan nuevamente Aprueba Antepro yecto Ingresa en el SICOIN web Recibe para su operación Imprime comprobante Firma correspondientes Se Traslada al ministerio de Finanzas Públicas

15 Procedimiento: Reprogramación de cuotas mensual Responsable Descripción No. Paso Acción De conformidad a las necesidades de la Defensoría se requiera cubrir alguna actividad emergente solicita a la unidad de presupuesto reprogramación de cuota de forma mensual según calendario de reuniones de COPEP Traslada a presupuesto tal requerimiento Ingresa en el SICOIN web los datos Solicita el comprobante en SICOIN Imprime el comprobante solicitado con los justicaciones correspondientes Traslada a para su aprobación y firma previo a ser remitido al Ministerio de Finanzas publicas para su aprobación Se remite al Ministerio de Finanzas Públicas para su aprobación

16 Procedimiento: Reprogramación de cuotas mensual Diagrama de Flujo INICIO De conformidad a las necesidades de la Defensoría se requiera cubrir alguna actividad emergente solicita a la unidad de presupuesto reprogramación de cuota Ingresa en el SICOIN web los datos Solicita el comprobante en SICOIN Imprime el comprobante solicitado con los justificaciones Traslada a para su aprobación y firma previo a ser remitido al Ministerio de Finanzas Públicas para su aprobación Se remitido al Ministerio de Finanzas Públicas para su aprobación FIN

17 Procedimiento: Informes de ejecución presupuestaria Responsable Descripción No. Paso Acción Revisa constante los reportes del SICOIN para verificar el avance de ejecución presupuestaria % Informar de forma mensual a todas las unidades de Sede central y Regionales sobre inconsistencias que presenta la ejecución presupuestaria Remite al Despacho Defensora análisis de ejecución