Procedimiento de Solicitud de Información

Transcripción

1 Procedimiento de Solicitud de Información OBJETIVO EL propósito de presente documento es el definir y establecer las políticas, criterios, normas y secuencia de las actividades que se suscitan para atender las solicitudes de información realizadas por parte de los diferentes usuarios del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República. ALCANCE El presente documento de trabajo está dirigido al personal del Instituto que participa en las acciones de respuesta a las solicitudes de información legislativa que le son presentadas por parte de los 128 Senadores, los órganos de gobierno del Senado de la República y las otras áreas del senado, las instancias legislativas de carácter nacional o internacional, o bien, por parte de los organismos con las cuales este Instituto cuenta con algún convenio de colaboración. REFERENCIAS NORMATIVAS 1. Capítulo V, Del Grupo Ejecutivo de Dirección, Artículo 9, V, del Reglamento interno del Instituto del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República. 2. Capítulo VI, De las Direcciones Generales, Artículo 12, III, del Reglamento interno del Instituto del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República. POLITICAS 1. Para efectos del presente procedimiento se entenderá como usuarios a los 128 Senadores integrantes de la Cámara alta, los órganos de gobierno del Senado de la República y las otras áreas del senado, las instancias legislativas de carácter

2 nacional o internacional, o bien, por parte de los organismos con las cuales este Instituto cuenta con algún convenio de colaboración. 2. Las Direcciones Generales de Estudios Legislativos deberán notificar para su registro las solicitudes de información desde su entrada hasta su atención y conclusión, a efecto de que queden registradas en el Libro de Gobierno, señalando nombre de quien realiza la solicitud, fecha en la que se realiza la petición, fecha en la que se atendió la misma, así como el nombre de la Dirección General de Estudios Legislativos a la que fue ingresada, así como el nombre del investigador o investigadores que atendieron la solicitud de referencia. 3. El Libro de Gobierno será resguardado y administrado por la Dirección General de Estudios Legislativos correspondiente al Senador- Presidente del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD), ésta reportará el seguimiento de dicho libro cuatrimestralmente según los reportes del Programa Operativo Anual (POA). 4. Las Direcciones Generales de Estudios Legislativos deberán formular cada uno de los insumos que den respuesta a las solicitudes de información. NORMAS 1. Para efecto de este procedimiento se entenderá como titular de la Presidencia del Comité Directivo del IBD: al Presidente nombrado por la Mesa Directiva del Senado. 2. Para efecto de este procedimiento se entenderá como Grupo Ejecutivo de Dirección: al Órgano integrado por los titulares de las Direcciones Generales de Estudios Legislativos: Política y Estado, Investigaciones Sociales y de Gobierno y Administración Pública del Instituto Belisario Domínguez. 3. Para efecto de este procedimiento se entenderá como titulares de las Direcciones Generales de Estudios Legislativos del Instituto Belisario Domínguez.: A los directores nombrados por el Comité Directivo a propuesta de cada uno de sus secretarios. 4. Para efecto de este procedimiento estarán involucrados al interior de la Presidencia del Comité Directivo del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD): el Secretario Técnico, Asesor(es) o integrante(es) del equipo de la Presidencia del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD). 5. Para efecto de este procedimiento estarán involucrados al interior de las Direcciones Generales, el Director General, el Director de Área y los Investigadores. 6. Cada uno de los servidores públicos arriba descritos observarán las políticas y normas establecidas en esta guía para la elaboración de insumos que den respuesta a las solicitudes de información presentadas al Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD).

3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ÁREA No. ACTIVIDAD PRESIDENCIA 1. Recibe solicitudes de información de los usuarios y remite a la Dirección General de Estudios Legislativos que corresponda según la temática y línea de investigación. DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS 2. Recibe solicitudes de información, elabora y remite tarjeta informativa al responsable del Libro de Gobierno para indicar la entrada de una solicitud de información a la Dirección General a su cargo. RESPONSABLE DE LIBRO DE GOBIERNO 3. Recibe la tarjeta y registra la entrada de la solicitud y le asigna un número consecutivo que será la base para un seguimiento posterior. Asimismo, el nombre de quien atenderá la solicitud. DIRECTOR GENERAL DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS 4. Solicita a algún investigador (es) adscrito (s) a su área de acuerdo con su especialidad realice(n), elabore(n) y conjunte(n) los insumos necesarios que den respuesta a la solicitud planteada y remite tarjeta informativa al responsable del Libro de Gobierno para las solicitudes de información para registrar INVESTIGADOR (ES) 5. Recibe la solicitud de la Dirección General y Genera(n) el proyecto de respuesta acompañado del soporte para atender la solicitud especifica y lo turna(n) al Director General para recabar su aprobación y Visto Bueno. PRESIDENCIA 6. Recibe el proyecto lo revisa y da visto bueno sobre la petición de origen, Es aprobado? Si: Continua con la actividad 7

4 No: Regresa a la actividad 5 DIRECTOR GENERAL DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS 7. Envía de manera formal la respuesta, acompañada del soporte y registra en el Libro de Gobierno la atención de dicha solicitud, adjuntando el acuse de recibo recabado como evidencia física de su atención. Para los casos en que la Presidencia reciba directamente las solicitudes de información, la Dirección General de Estudios Legislativos a la que se haya remitido la petición de origen envía a la Presidencia, de manera formal, la respuesta acompañada del soporte y registra en el Libro de Gobierno la atención de dicha solicitud, adjuntando el acuse de recibo recabado como evidencia física de su atención. Envío a la Presidencia? Si: continua actividad 8 No: continua actividad 9 PRESIDENCIA 8. Recibe, turna al solicitante y solicita registro de la conclusión de la solicitud. RESPONSABLE DEL LIBRO DE GOBIERNO 9. Recibe la respuesta junto con el soporte y registra la conclusión de la solicitud de información a través de la identificación del nombre de quien atendió la solicitud, fecha en la que se realizó la entrada, así como el turno al investigador o investigadores a realizar el insumo. Termina el procedimiento.

5 DIAGRAMA DE FLUJO PRESIDENCIA DIRECTOR GENERAL RESPONSEBLE DE LIBRO DE INVESTIGACIONES Inicio Inicio Recibe solicitudes de información de los usuarios y remite. Recibe solicitudes de información de los usuarios y remite. 1 1 Recibe solicitudes de información, elabora y remite tarjeta informativa. 2 Recibe tarjera y registra la entrada de la solicitud. 3 Solicita a algún investigador que realice la respuesta a la solicitud planteada y remite tarjeta. 4 Recibe solicitud y genera el proyecto de respuesta acompañado del soporte. Y lo turna. 5 A

6 PRESIDENCIA DIRECTOR GENERAL RESPONSEBLE DE LIBRO DE GOBIERNO A Recibe el proyecto lo revisa y da visto bueno sobre la petición de origen. 6 Es aprobado? Si No 5 Envía de manera formal respuesta junto con el soporte a la Presidencia o al Responsable del 7 libro de gobierno. Si Envío a la presidencia? No Recibe, turna al solicitante y solicita registro de la conclusión de la solicitud. 8 Recibe la respuesta junto con el soporte y registra la conclusión de la solicitud. 9 Fin Junio 2010