GESTIÓN BANCARIA. Las políticas y normas generales que regulan el desarrollo del procedimiento Gestión Bancaria son las siguientes:

Transcripción

1 1. PROPÓSITO Ejecutar las acciones que favorecen la prestación del servicio, mediante la gestión bancaria oportuna, verificando el cumplimiento de los convenios, de las obligaciones financieras, ejerciendo control y custodia del inventario de cheques, talonarios y títulos valores. 2. ALCANCE Inicia con la verificación de los extractos bancarios, la solicitud de la obligación financiera, con la recepción de títulos valores. Finaliza con la comunicación al área de contabilidad informando la gestión realizada con las entidades bancarias y con el informe de arqueo de caja. 3. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES Las políticas y normas generales que regulan el desarrollo del procedimiento Gestión Bancaria son las siguientes: Realizar las reclamaciones a los bancos, al mes siguiente a la realización del descuento. Informar por escrito al departamento de contabilidad sobre la creación, provisión de intereses de las obligaciones contraídas. Mantener la disponibilidad de cheques en forma continua y mantenerlos en caja fuerte. Custodiar los títulos valores de la compañía y mantenerlos en caja fuerte. 4. RESPONSABLES El desarrollo de la actividad esta sustentado en los siguientes procedimientos, en los cuales participan los siguientes funcionarios: 1. Coordinador de tesorería Auxiliar de correspondencia 4. Analista de contabilidad 5. Gerencia 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2 RECLAMACIONES A ENTIDADES FINANCIERAS Coordinador de tesorería 1. Imprima los extractos bancarios a través de los portales de cada 2. Revise los movimientos y detecte las partidas a reclamar 3. Elabore comunicación al banco 4. Obtenga firmas y coloque sellos respectivos 5. Adjunte a la comunicación, fotocopia del extracto bancario 6. Entregue al la diligencia para el desarrollo del dia. 7. Reciba y organice la diligencia en el rutero para su ejecución 8. Entregue rutero al Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de Correspondencia 9. Realice diligencia y solicite firma de recibido de comunicación al 10. Entregue soportes al. 11. Reciba y entregue soportes al 12. Reciba copia de la comunicación. 13. Realice seguimiento a la solicitud hasta que reciba el reembolso del descuento. 14. Archive los documentos en la carpeta Reclamaciones entidades financieras 15. Remita al Analista de Contabilidad soportes del reembolso recibido. Analista de Contabilidad 16. Reciba soportes y registre el reembolso en la contabilidad. 17. Imprima soporte y archive los documentos en la carpeta Ajustes y reclasificaciones. Fin del procedimiento 1

3 SOLICITUD OBLIGACIÓN FINANCIERA Coordinador de tesorería 1. Reciba comunicación de Gerencia para tramitar obligación financiera 2. Comuníquese con la entidad bancaria y solicite cotización sobre las condiciones del crédito. 3. Reciba cotización por correo electrónico e informe a Gerencia Gerencia 4. Autorice las condiciones que ofrece la entidad bancaria e informe al 5. Diligencie documentos para solicitud de crédito. 6. Obtenga las firmas correspondientes. 7. Entregue al la diligencia para el desarrollo del dia. 8. Reciba y organice la diligencia en el rutero para su ejecución 9. Entregue rutero al Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de Correspondencia 10. Realice diligencia y solicite firma de recibido de comunicación al 11. Entregue soportes al. 12. Reciba y entregue soportes al 13. Reciba copia de carta y coordine con la entidad bancaria el desembolso 14. Archive documentos. 15. Remita al Analista de Contabilidad fotocopia de los soportes y provisión de intereses. Analista de Contabilidad

4 16. Registre en la contabilidad la obligación financiera 17. Imprima soporte del registro y archive los documentos. Fin del procedimiento 2 PAGO DE OBLIGACIONES FINANCIERAS 1. Lleve el control de las fechas de pago 2. Solicite al banco el soporte cuenta por pagar 3. Solicite al Analista de Contabilidad la generación de la orden de pago. 4. Solicite cheque de gerencia o autorice el debito de la cuenta del mismo banco por medio de comunicación con las firmas autorizadas. 5. En caso de realizarse pago con cheque, entregue al Auxiliar Administrativo la diligencia para el desarrollo del dia. 6. En caso de realizarse pago con debito, elabore la comunicación autorizando debito a la cuenta. 7. Obtenga firmas autorizadas 8. Entregue al 9. Reciba y organice la diligencia en el rutero para su ejecución 10. Entregue rutero al Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de Correspondencia 11. Realice diligencia y solicite firma de recibido de comunicación al 12. Entregue soportes al. Auxiliar administrativo 13. Reciba y entregue soportes al 14. Reciba el soporte de pago y archive en la carpeta respectiva.

5 15. Para el caso de debito verifique que se realice en la cuenta autorizada. 16. Solicite a la entidad bancaria el soporte del pago. 17. Envié copia del soporte a contabilidad 18. Archive documentos Fin del procedimiento 3 PROVISIÓN Y CONTROL CHEQUES, TALONARIOS Y TÍTULOS VALORES Cheques en Forma continua 1. Verifique la cantidad de cheques en forma continúa que existen por cada 2. Realice el pedido a la central de compras según procedimiento establecido 3. Regístrelos en el sistema y controle el inventario Talonario cuenta de ahorros 4. Cuando el talonario tenga una ultima hoja en blanco, diligencie el formato de solicitud para talonario nuevo. 5. Obtenga firmas y entregue al 6. Reciba y organice la diligencia en el rutero para su ejecución 7. Entregue rutero al Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de correspondencia 8. Realice la diligencia y reciba el nuevo talonario, verifique su contenido 9. Entregue talonario al 10. Reciba talonario y remita al

6 11. Reciba talonario y verifique su contenido. 12. Guárdelo en la caja fuerte. Títulos Valores 13. Se lleva la custodia de los títulos valores en caja fuerte. 14. Cuando reciba la autorización de Gerencia, devuelva el titulo valor al girador. 15. Entregue la comunicación de recibido al área de archivo. 16. Cumpla con los arqueos de caja fuerte que requiera el Coordinador de Contabilidad. Fin del procedimiento 4 6. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS INICIO ORGANIZACIÓN DE PAGOS IMPRESIÓN EXTRACTO BANCARIO ELABORACIÓN CONDICIONES DE CREDITO VERIFICACIÓN DE CHEQUES DILIGENCIAMIENTO FORMATOS REVISIÓN EXTRACTOS BANCARIOS REALIZACIÓN DE PEDIDO VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN ALIMENTACIÓN BASE DE DATOS ENTREGA INFORMACION VUELTAS DEL DIA ELABORACIÓN COMUNICADO A BANCOS OBTENCIÓN FIRMAS Y SELLOS REGISTRO EN SISTEMA DILIGENCIAMIENTO DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIÓN VUELTAS DEL DIA ENTREGA SOPORTES VERIFICACIÓN COMPROBANTES ARCHIVO RECLAMACIÓN ENTIDADES FINANCIERAS REMISIÓN SOPORTES ARCHIVO SOPORTES Tesoreria Auxiliar Administrtivo Analista Contable Gerencia FIN

7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que regulan y direccionan la actividad son: TIPO LUGAR DE UBICACIÓN OBSERVACIONES Comunicaciones a Archivo de tesorería entidades 8. REGISTROS: Los registros utilizados en el procedimiento son los siguientes: REGISTROS- CONTROLES OBSERVACIONES Archivo en AZ 9. GLOSARIO Aplican los relacionados en el ISO 9000: 2000