PROTOCOLO BASE DE ACTUACION PARA COMITES ORGANIZADORES

Transcripción

1 1 PROTOCOLO BASE DE ACTUACION PARA COMITES ORGANIZADORES

2 ANTES DE LA COMPETICIÓN PRESUPUESTAR EL EVENTO Y EVALUAR SI LO HAGO O NO. ESTAR AL CORRIENTE DE PAGO DE LA LICENCIA DE LA FEDERACIÓN HIPICA CATALANA. DARSE DE ALTA COMO COMITÉ ORGANIZADOR EN PAGINA WEB DE LA FCH. COMPROBAR QUE LAS INSTALACIONES CUMPLEN CON LAS NECESIDADES, (pistas, boxes, duchas, parking camiones, parking público, luz, megafonía, estercoleros, gradas, etc.,). DECIDIR FECHA IDONEA (NO COINCIDENCIA CON OTRAS PRUEBAS, O DISTANCIA ENTRE ELLAS). INTRODUCIR EN FECHA Y FORMA A TRAVES SISTEMA DE LA FCH O DE LA RFHE, EN EL CALENDARIO DE PRUEBAS PARA EL AÑO. REVISAR PERMISOS SANITARIOS CON RAMADERIA, AYUNTAMIENTOS, ETC... RAID O DISCIPLINAS DE EXTERIOR. - SOLICITUD DE PERMISOS A TRAFICO, AYUNTAMIENTOS, FINCAS PRIVADAS. (siempre por escrito con constancia). CONTEMPLAR PERSONAL NECESARIO. 2 UNA VEZ APROBADO CALENDARIO EN ASAMBLEA COMPROBAR SECRETARÍA TÉCNICA, PROGRAMA GESTIÓN AVANCES, RESULTADOS, ETC.., O CONTRATAR. CONTRATAR SEGURO PARA EL EVENTO. (Real decreto 849/1993 de 4 de junio.) ley del deporte. MINIMO POR VALOR DE Y POR SINIESTRO. CONTRATACIÓN DE HOTELES, ALOJAMIENTOS, CONTRATACIÓN PERSONAL LIMPIEZA EXTRA ENCARGAR BOXES (3X3m). LAVABOS. RESTAURACIÓN. CONTACTAR CON OFICIALES PREVISTOS PARA EL AVANCE DE PROGRAMA. REPASAR ESTADO DE LAS PISTAS. REVISAR ZONA DE TRABAJO OFICIALES. - CRONOMETROS, PANTALLAS, ORDENADORES, FOTOCOPIADORAS, PROGRAMAS DE GESTIÓN ACTUALIZADOS, ETC..) PRUEBAS DE EXTERIOR. - REVISAR RECORRIDOS, KILOMETRAJES, OBSTÁCULOS, ETC. REPASAR MATERIAL NECESARIO (OBSTACULOS, CUADRILONGOS, NUMEROS, LETRAS, ETC ). INVITACIONES A AUTORIDADES, PATROCINADORES, COMPROMISOS. COMPRA DE TROFEOS. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS OBLIGATORIOS. MÉDICOS, AMBULANCIA, VETERINARIO, HERRADOR. DECIDIR NUMERO MÁXIMO DE INSCRITOS. DECIDIR HORARIO RECEPCIÓN DE CABALLOS. CARGA DE AVANCE DE PROGRAMA A TRAVÉS DE APLICACIÓN FEDERACIÓN. DISPONER DE PAJA, VIRUTA, HENO, ETC..

3 UNA VEZ APROBADO AVANCE DE PROGRAMA PUBLICIDAD PRENSA, REDES SOCIALES, CARTELERIA, FCH DESDE APERTURA MATRICULAS, COMPROBAR LISTADOS EN LA APLICACIÓN. NO ADMITIR MATRICULAS FUERA DE LA APLICACIÓN, Y EN SU CASO INTRODUCIRLAS EL PROPIO COMITÉ. EL SISTEMA NO DEJARA MATRICULAR SIN LICENCIAS DE JINETE Y CABALLO, Y GALOPES, ACTIVADOS. EN EL CASO DEL RAID, ADEMÁS SE SOLICITARÁ DOS APELLIDOS Y NOMBRE DEL ENTRENADOR, Y MICROCHIP DEL CABALLO EN SU LICENCIA. CONTACTAR CON DELEGADO ASIGNADO CREACIÓN DE HORARIOS PROVISIONALES. EN RAID MARCAJE DE LOS RECORRIDOS Y CREACIÓN DE MAPAS Y RUTOMETROS. 3 DESDE 92 HORAS ANTES DEL INICIO (4 DIAS) CONTROL INSCRIPCIONES.CIERRE EN LA FECHA PREVISTA SEGÚN REGLAMENTOS Y SISTEMA. MONTAJE BOXES PORTATILES. DISTRIBUCION CUADRAS Y GUARDARNESES. NUMERARLOS. SI NO HAY VIGILANCIA, CONTRATACIÓN EMPRESA EXTERNA. REVISAR LUZ Y DUCHAS EN ZONA CUADRAS. LAVABOS. DISTRIBUIR PARKING REMOLQUE Y CAMIONES. AVISAR RESTAURACIÓN HORARIOS Y NUMERO DE INSCRITOS. CREACIÓN, Y DISTRIBUCIÓN CARTELERIA INDICADORA POR LA INSTALACIÓN. PISTA COMPETICION, PISTAS CALENTAMIENTO, CUADRAS, RECEPCIÓN, ETC. CREACIÓN DE CARTELERIA CON HORARIOS Y PRECIOS DE VENTA Y DISTRIBUCIÓN DE HENO, PAJA, VIRUTA, ETC. DISTRIBUCION DE CARTELERIA CON HORARIOS APERTURA DE INSTALACIÓN, CUADRAS, Y PISTAS PARA ENTRENAMIENTOS. RECEPCIÓN DE CABALLOS. CREACIÓN HORARIOS DEFINITIVOS. DISTRIBUCIÓN, REDES SOCIALES, PRENSA, TABLONES DE ANUNCIOS EN INSTALACIÓN. RECOGIDA Y/O RECEPCIÓN DE OFICIALES DE LA COMPETICIÓN. CREAR PROTOCOLOS DE ENTREGAS DE PREMIOS. INICIO COMPETICIÓN. CARGA DE RESULTADOS EN EL SISTEMA. ENVIO RESULTADOS A FCH.

4 RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS Boxes La medida mínima 3 x 3, es la establecida en los reglamentos. Si el club contara con boxes de mayores dimensiones se los podría adjudicar a aquellos jinetes con caballos especialmente grandes A la llegada de caballos los boxes estarán completamente limpios. En el caso de que contaran con bebederos automáticos, éstos también estarán limpios y en perfecto estado de funcionamiento. Las puertas cerrarán perfectamente y preferiblemente dispondrán de dispositivos adicionales que impidan su apertura por parte de los caballos. 4 Si los boxes fueran portátiles estarán dispuestos sobre un terreno lo más regular posible, lo suficientemente duro para que sea difícil al caballo cavar agujeros, fuera del alcance de posibles riadas. Las paredes estarán libres de boquetes y las lonas del techo bien tensadas de forma que no se formen bolsas de agua en caso de lluvia. La zona de boxes estará provista de luz, y agua. El CO dispondrá de boxes vacíos para que puedan ser utilizados como guadarneses por los jinetes. En las cuadras deberá haber un tablón de anuncios donde el CO cuelgue todas las informaciones relativas al concurso: ordenes de salida, horarios de pruebas, horarios de utilización de pistas, horario de apertura y cierre de cuadras, teléfonos útiles, etc. Pistas Preferiblemente las pistas de competición y de calentamiento serán de la misma calidad y material. Desde el momento en que se prevea la llegada de caballos al recinto, existirá un horario de utilización de pistas. En los concursos donde haya comisario, éstos estarán presentes en las pistas, siempre que estén caballos trabajando, y en las cuadras. En los concursos de doma el cuadrilongo estará colocada y adornada exactamente igual que el día del concurso, de forma que los caballos puedan acostumbrarse al entorno. Es conveniente organizar un horario para el día anterior a la prueba. En el caso de las pruebas de CCE y enganches, los obstáculos estarán construidos y acabados, para que los jinetes puedan revisar el recorrido. En las pruebas de Raid, estará marcado el recorrido, para su inspección. Las pistas deberán estar regadas y pasadas la rastra, tanto en la pista de calentamiento y de competición, tantas veces como sea necesario para mantenerlas sin polvo y lo mas regulares posibles. Los periodos de mantenimiento aparecerán reflejados en los órdenes de salida y en los horarios de utilización de las pistas de calentamiento. Puestos de trabajo de jueces y oficiales En el caso de las casetas de los jueces de las diferentes domas deberán estar elevadas del suelo unos 50 cm., y aisladas del público. Deben colocarse siguiendo las distancias que figuran en los reglamentos de las domas. Preferiblemente de construcción sólida que proteja al juez y al secretario de las inclemencias del tiempo. En el caso de ser casetas cerradas deberán tener una excelente visibilidad de toda la pista. Es aconsejable que cuenten con instalación eléctrica.

5 Deberán ser lo suficientemente amplias como para albergar al juez, su secretario y a un informático en caso de utilización de nuevas tecnologías. Para salto y otras disciplinas donde deben verse el total de obstáculos de la pista, el puesto de trabajo, estará situado en alto, debiendo disponer de electricidad, con la posibilidad de conexión de pantallas y cronómetros. Debe estar a cubierto resguardando a los jueces de las inclemencias del tiempo. En el caso de las pruebas en exteriores, los oficiales deberán contar con una zona cubierta lo suficientemente fuerte, para resguardarse en caso de inclemencias del tiempo. Megafonía Se contará con una instalación de megafonía adecuada para la música de las reprises libres con música, así como para el speaker a la hora de presentar los jinetes en la pista y en las ceremonias de entregas de premios. Es interesante que el Presidente del Jurado disponga de un micrófono en su caseta. Bar y restaurante. La megafonía debe oírse en las pistas de competición y de ensayo, y preferiblemente en las cuadras. En el caso de que existan pruebas como las reprises libres con música, el CO. organizará unos horarios para que cada jinete pueda probar pie a tierra su música y decidir volumen para la prueba. 5 Restauración y local Social Las zonas de restauración estarán abiertas desde el momento en que lleguen los caballos. Preferiblemente tendrán un horario que cubra dos horas antes de comienzo de la primera prueba y dos horas desde la finalización de las mismas. Los horarios de apertura y cierre estarán claramente visibles en dichas zonas y en las cuadras. Duchas y vestuarios En el caso de que el CO cuente con este tipo de servicios, se establecerá un horario y una normativa de utilización que estará claramente visible en dicha zona y en las cuadras. Médico y Ambulancia Durante todo el transcurso de la competición habrá una ambulancia con sanitario, si así lo indicara el reglamento de la prueba en particular. Nuevas Tecnologías Aconsejamos al los Comités Organizadores al uso de nuevas tecnologías como por ejemplo: Es motivante para el publico Puntuación de cada juez por medio de ordenador Utilización de paneles digitales donde aparezca la puntuación por movimiento y total de los jueces Paneles digitales bien visibles con la puntuación por juez y total, así como la clasificación provisional. Entrega a los jinetes de sus puntos y filmación de sus pruebas en soporte digital.

6 Recepción de caballos - Necesario establecer en el programa las horas de llegada de los caballos al concurso. - El CO contará con personal para recepcionar los caballos, su función será: Indicar el box y el guadarnés, en el caso que se haya solicitado, que le corresponde al caballo. Proporcionar durante todo el concurso viruta ó paja en los horarios previstos. Informar sobre la ubicación del parking de camiones y su acceso a la electricidad, horarios de apertura y cierre si los hubiese. Informar sobre la ubicación de parking de coches, y sus horarios. Informar de los horarios de funcionamiento de las cuadras, horarios de apertura y cierre y condiciones de entrada en las mismas. Informar a los mozos y jinetes de los horarios de apertura del bar y/o restaurante. Recoger la documentación de los caballos y llevarla a la secretaria - En un lugar visible se colocará la siguiente información: Teléfono del veterinario del concurso Teléfono del medico Teléfono de la persona encargada de las cuadras 6 Secretaria del concurso Funciones - Organizar la documentación de los caballos para su revisión por parte del Veterinario y del Delegado de la RFHE. - Presentar al personal especializado (Médico, Veterinario, Herrador etc.) tanto al Presidente del Jurado como al Delegado Federativo para que estos puedan autorizar el empiece del concurso. - Proveer al Presidente del Jurado de la información necesaria para que pueda organizar la labor de los jueces. - En el caso de que hubiera revisión veterinaria establecer el horario de la misma y publicarlo en lugar visible. - Colocar en lugar/es visibles el nombre del Delegado de la RFHE asi como el nombre del jinete responsable de rellenar el informe del concurso. - Realizar los órdenes de salida el día anterior de la competición, llevar copias a los puntos de información y hacer las suficientes fotocopias para repartir entre todos los jinetes. Jueces, propietarios y público. (No es suficiente una hoja clavada en un tablón). - Especificar en los órdenes de salida, en el caso de que lo hubiere, el horario de le entrega de premios y el número de caballos que han de salir a la pista, éstas se harán preferiblemente al final de cada una de las pruebas. - Hacer carpetas con la documentación necesaria para entregar a los jueces y jinetes antes de Las pruebas. - En Domas Verificar que todos los jueces tienen secretarios - Verificar que todos los jueces tienen en sus puestos de trabajo útiles para la escritura y agua. - Verificar que hay personal para abrir y cerrar la puerta de la pista. Verificar que hay personal para la reposición de obstáculos. - Verificar que hay personal para recoger las hojas de los jueces. - Dependiendo de los medios técnicos de la secretaria, los resultados parciales de la prueba se irán publicando con la mayor celeridad posible, ya sea por megafonía ó imprimiendo los últimos resultados y colocándolos en lugares visibles. - Se ocupará de que haya un speaker para las ceremonias de entrega de premios. Los

7 Jueces, aunque deben estar presentes, no deben ser los responsables de las entregas. Trofeos Se hará entrega de al menos tres trofeos por prueba y en el caso de ser más de diez participantes en la misma, sugerimos entregar un trofeo más cada 4 participantes clasificados en la prueba. oooooooooooooooooooooooooooooooooooooo 7