MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS. Realización de auditorías de acuerdo al programa anual de auditoría (ICAI-AI-F-01).

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1 REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila. México, C.P Teléfonos y Fax (844) , , , calidad@icai.org.mx MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS Página 1 de 5 Objetivo: Alcance: Realización de auditorías de acuerdo al programa anual de auditoría (ICAI-AI-F-01). Aplica para todas las Unidades y áreas del ICAI. Definiciones: Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Equipo auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo (si es necesario) de expertos técnicos Conformidad: Cumplimiento de un requisito No conformidad: Incumplimiento de un requisito Responsable: Referencia: Lineamientos: ISO 9001:2008 ISO 9000:2005 ISO 19011:2011 El es el auditor Líder. Es responsabilidad del auditor líder llevar a cabo el ejercicio de auditoría desde el inicio hasta que finalice la misma. Contacto inicial: Es responsabilidad del auditor líder establecer un contacto formal con la parte auditada, los propósitos del contacto inicial pueden ser, por ejemplo: o Establecer comunicación con el responsable de la unidad o área a ser auditada. o Confirmar con el Director General del ICAI la autorización para la realización de la auditoría. o Proveer información sobre los objetivos, alcance y métodos de auditoría, así como la composición del equipo auditor. o Solicitar el acceso a los documentos y registros relevantes. o Hacer arreglos para la auditoría. Determinación de la viabilidad de la auditoría: La viabilidad de la auditoría debería ser determinada a fin de proveer una confianza razonable de que los objetivos de auditoría pueden ser alcanzados La determinación de la viabilidad debería tener en cuenta factores como,

2 Página 2 de 5 por ejemplo: o Información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría. o Cooperación adecuada por parte del área a ser auditada. o Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría. o Cuando se considere no viable el auditor líder debe informar a la Dirección General. Preparación de actividades de auditoría: La documentación relevante del SGC debería ser revisada con el fin de, por ejemplo: Reunir información para preparar actividades de auditoría y documentos de trabajo aplicables. Establecer una visión general del grado de documentación del SGC para detectar posibles vacíos. La documentación puede ser documento y registros del SGC, reportes de auditorías previas. El auditor líder debería preparar un plan de auditoría basado en la información contenida en el plan anual de auditoría y la documentación del SGC del ICAI. El plan de auditoría debería facilitar la programación y coordinación eficiente de las actividades de auditoría a fin de alcanzar efectivamente los objetivos. Para la preparación del plan de auditoría el auditor líder debería considerar, por ejemplo: o Las técnicas de muestreo. o La composición del equipo auditor y su competencia colectiva. o El riesgo creado por la auditoría para el ICAI. El plan de auditoría debería incluir, por ejemplo: Los objetivos de auditoría El alcance de la auditoría, identificando las unidades y/o áreas del ICAI a ser auditadas Los criterios de auditoría y documentos de referencia. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades. Método de auditoría (entrevista, muestreo, observación, etcétera). Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. Recursos necesarios. Asignación de trabajo al equipo auditor El auditor líder debe asignar a cada miembro del equipo auditor la responsabilidad de auditar procesos, funciones lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos.

3 Página 3 de 5 Preparación de los documentos de trabajo Los integrantes del equipo auditor deberían recolectar y revisar la información pertinente de las tareas asignadas y preparar los documentos y registros necesarios para el desarrollo de la auditoría, por ejemplo: o Listas de verificación. o Planes de auditoría anteriores. o Resultados de auditorías anteriores. Realización de actividades de auditoría Con la finalidad de llevar a cabo esta actividad con una secuencia definida se propone que en la reunión de apertura se considere, por ejemplo: o Confirmar que todas las unidades y/o áreas estén de acuerdo con el plan. o Presentar al equipo auditor. o Asegurarse que se pueden llevar a cabo todas las actividades planeadas. o Aclarar cualquier duda. o Genera lista de asistencia como registro de la auditoría. o La revisión documental durante la realización de la auditoría debería ser revisada para: o Determinar lo conformidad del SGC en cuanto a su documentación con los criterios de auditoría. o Recopilar información para soportar las actividades de auditoría. La comunicación durante la auditoría es necesaria por ejemplo para: o Hacer cambios al plan de auditoría. o Intercambiar opiniones entre los auditores. Guías y observadores o Pueden participar guías y observadores en todo momento pero sin influenciar o interferir con la realización de la auditoría. Recolección y verificación de la información o Solo la información verificable puede ser aceptada como evidencia de auditoría. o La evidencia de auditoría que conduce a hallazgos de auditoría debería ser registrado. o Se puede recolectar por entrevistas, observaciones revisión de documentos, registros, etc. Generación de hallazgos de auditoría o Los hallazgos de auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría. o El ICAI no clasifica los hallazgos, todos son atendidos a través de acciones correctivas y preventivas. Preparación de conclusiones de auditoría o El equipo de auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre con el fin de por ejemplo: Revisar los hallazgos de auditoría. Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones.

4 Página 4 de 5 Realización de la reunión de cierre o Se debería realizar una reunión de cierre generando una lista de asistencia ICAI-AI-F-06. Preparación y distribución del informe de auditoría Finalización de la auditoría Desarrollo: El líder del equipo debe reportar los resultados de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría El reporte de auditoría debe incluir un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría y debe incluir o hacer referencia a: o Los objetivos de la auditoría. o El alcance de la auditoría, identificando las unidades y/o áreas auditadas del ICAI. o Identificación del equipo auditor y los participantes auditados. o Las fechas y lugares donde se realizaron las actividades de la auditoría. o Los criterios de la auditoría. o Los hallazgos de la auditoría. o Las conclusiones de la auditoría. o Una declaración de la percepción del grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. o El informe se debe entregar máximo 3 días después de haber concluido la auditoría. Se debe considerar finalizada cuando todas las actividades planeadas hayan sido llevadas a cabo o se haya acordado una situación diferente. Las conclusiones de la auditoría se manejan a través de los procedimientos de acciones correctivas ICAI-AI-P-01 y acciones preventivas. 1. Mínimo 15 días antes de fecha programada para la realización de la auditoría, elabora el plan de auditoría, determinando los integrantes del equipo auditor y notificándolos. Integrantes del equipo auditor 2. Los integrantes del equipo auditor deben recolectar en su lista de verificación ICAI-AI-F-02 y revisar documentalmente la información de acuerdo a las tareas que les fueron asignadas en el plan de auditoría. 3. Mínimo 10 días antes de fecha programada para la realización de la auditoría, notifica ICAI- AI-F-02 a los responsables de las unidades y/o áreas a ser auditadas. a. En caso de no recibir alguna solicitud de cambio al auditoría se considera viable. b. En caso de recibir alguna solicitud debe notificar al Director General para la reprogramación de la auditoría y pasa a punto 1 de este procedimiento. El día de la auditoría

5 Página 5 de 5 4. De acuerdo a lo establecido en el programa de auditoría realiza reunión de apertura cumpliendo con los puntos establecidos en el Check List de Apertura Cierre ICAI-AI-F-05 generando lista de asistencia ICAI-AI-F-06. Integrantes del equipo auditor 5. Realizan auditoría en sitio, recolectando en las listas de verificación la información de acuerdo a las tareas que les fueron asignadas en el plan de auditoría. 6. De acuerdo a lo establecido en el programa de auditoría realiza reunión de cierre cumpliendo con los puntos establecidos en el Check List de Apertura Cierre ICAI-AI-F-05 y generando lista de asistencia ICAI-AI-F Con la información entregada por los integrantes del equipo auditor genera reporte final de auditoría ICAI-AI-F-04. Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión