Mapa de Riesgos Institucional Fecha de actualización: 20 de junio de 2013

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1 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs 1. Incumplimient de las metas de gbiern e institucinales. Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Rar Mayr Cmité Directiv en dnde se dan a cncer ls lineamients, se hace seguimient y de la planeación institucinal, de acuerd a las metas de gbiern y cmprmiss sectriales. Planes, prgramas y pryects articulads en la Planeación anual (SIPLAN) Metas de gbiern incluidas en ls acuerds de gestión, y seguimients a ls misms desde la Dirección. Opcines de manej cmpartir, transferir Accines Actas de reunines cn Dirección para la elabración de la planeación Directr estratégica institucinal, cmunicación y seguimient de cmprmiss Actas e infrmes de y seguimient de acuerds de Gestión pr parte del Directr. Subdirectr Infrmes periódics dirigids a la alta Dirección. Seguimient periódic a ls indicadres definids para ls planes, Lideres prces pryects y prgramas pr parte de ls líderes de cada prces. Respnsable Estrategias, medis y canales de cmunicación en el DAFP. Participación de líderes de prces en la cnstrucción de estrategias e indicadres institucinales y sectriales. Seguimients a Plan de cmunicacines Actas de reunines cn la Dirección para la cnstrucción y seguimient a las estrategias e indicadres institucinales y sectriales. Respnsables de ejecutar prcedimients Seguimient periódic a ls indicadres definids para ls planes, pryects y prgramas pr parte de ls líderes de cada prces. Actas e infrmes de seguimient periódic a ls indicadres de Gestión dirigids a la alta Dirección. 2. Inprtunidad en la ejecución de ls planes y pryects institucinales 3. Entrega de prducts servicis Inadecuads Imprbable Mayr Mayr Reunines de Cmité Directiv para el seguimient y dels planes, prgramas y pryects. Lineamients, circulares y directrices emitids anualmente cuand se requiera ajuste. Crngramas. Registr de la infrmación registrada en SIPLAN Prcedimients dcumentads. Prtafli de servicis. Ficha técnica de prduct/servici Análisis de dats de las diferentes fuentes de medición y seguimient. Cntrl del prduct n cnfrme. Mderada Actas de reunines cn la Dirección para la cnstrucción y seguimient a las estrategias e indicadres institucinales y sectriales. cmpartir, transferir Cmunicads Interns y Circulares Líderes de prces Infrmes periódics de avance y seguimient de ls crngramas, dirigids a la alta Dirección. Infrmes periódics de avance y seguimient de la infrmación registrada en SIPLAN, Cntrl de cambis y actualización de dcuments. Publicación Actualizada en Carpeta Calidn Directr Cntrl de cambis y actualización de dcuments. Publicación Actualizada en Carpeta Calidn Subdirectr Cntrl de cambis y actualización de dcuments. Publicación Actualizada en Carpeta Calidn Lideres prces Seguimient periódic de Infrmes dirigids a la alta Dirección de ls indicadres, resultads de Auditrias, resultads de percepción del Respnsables cmpartir, transferir cliente, reprtes de quejas, reprtes de prducts n cnfrmes, entre prcedimients de ejecutar trs. Infrmes periódics de cntrl y seguimient a ls prducts n cnfrmes, dirigids a la alta Dirección. Encuestas de percepción del cliente. Seguimient periódic a ls resultads e Infrmes de e infrmación de la percepción del cliente, dirigids a la alta Dirección. 4. Incumplimient de las plíticas de cmpetencia del DAFP 5. Deficiencia en ls resultads cnfrme a l planificad. 6. N dar a cncer a tiemp infrmación clave para el buen desarrll de la entidad Direccinamient Estratégi Imprbable Imprbable prbable Mayr Mayr Mayr Prgramas de capacitación, inducción y reinducción Nrmgrama Prcess, Prcedimients Manual de Funcines Acuerds de Gestión. Reunines periódicas de Cmité directiv. Seguimient periódic a ls indicadres definids para ls planes, pryects y prgramas pr parte de ls líderes de cada prces. Reunines de Cmité Directiv para el seguimient y dels planes, prgramas y pryects. Dispnibilidad de ls aplicativs de infrmación. Análisis de dats de las diferentes fuentes de medición y seguimient. Cntrl de ls líderes de prces hacia la gestión y prducts del prces. Actualización y enví de infrmación pr ls diferentes medis cn ls que cuenta el DAFP cm página Web Institucinal, Bletín de nticias de la Dirección, revista radial, crre electrónic de cmunicacines y carteleras. Ejecución de las reunines del grup cmunícans. Plíticas de Cmunicación Interna y externa y Plíticas de Operación del Subprces de Cmunicación del DAFP. Seguimient al crngrama de actividades del Plan de Cmunicacines Mderada Mderada Mderada cmpartir, transferir cmpartir, transferir Listads de asistencia, crres electrónics, de la eficacia Directr de la capacitación. Revisión y actualización del nrmgrama para su cnsulta. Publicación Subdirectr Actualizada en Carpeta Calidn Cntrl de cambis y actualización de dcuments. Publicación Actualizada en Carpeta Calidn Lideres prces Cntrl de cambis y actualización del manual de funcines. Respnsables de ejecutar Publicación Actualizada en Carpeta Calidn prcedimients Actas e infrmes de y seguimient de acuerds de Gestión pr parte del Directr. Actas de reunión de Cmité. Seguimients a ls avances de ls planes, prgramas y pryects para cada prces. Seguimient periódic a ls indicadres definids para ls planes, pryects y prgramas pr parte de ls líderes de cada prces. Actas de cmité, seguimient periódic de indicadres, análisis de infrmes de gestión. Reprtes de mantenimients preventivs. Líderes de prces Actas de Cmité, y seguimient a indicadres, auditrias, encuestas, seguimient al estad de reprtes de mejramient e infrmes de gestión. Infrmes de gestión, análisis de indicadres, reprtes de mejramient, auditrias y reprtes de prduct n cnfrme Actualización permanente y enví de infrmación pr ls diferentes Líder de Cmunicacines medis cn ls que cuenta el DAFP cm página Web Institucinal, Líderes de Prces Bletín de nticias de la dirección, revista radial crre electrónic de Gestr de Cmunicacines cmunicacines y carteleras. Frtalecer la cnvcatria para las reunines periódicas de Líder de Cmunicacines cmpartir, transferir cmunícans Web Lcales Scializar las plíticas de cmunicación y de peración existentes en las reunines, capacitacines, inducción y re inducción. Líder de Cmunicacines Análisis del seguimient al crngrama y planteamient de accines Líderes de Prces inmediatas. Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 1

2 Riesgs 7. Difundir de manera inadecuada la infrmación 1. Incumplimient de 8. las Incumplimient metas de gbiern del Plan dee institucinales. Cmunicacines del DAFP 9. Extralimitación de funcines en las decisines institucinales en benefici prpi de un tercer 10. Us indebid de la infrmación Prces Asciad del riesg Crrupción Crrupción calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Prbable Rar Mayr Mayr Publicar la infrmación cn la aprbación de ls líder de ls prcess. Mayr Matriz de Cmunicacines y Matriz de Respnsabilidad y Autridad Plíticas de peración y prcedimients misinales Seguimient al Plan de Cmunicacines Crngrama de Cmunicacines Gestión del Área de Cmunicacines de DAFP Slicitud de infrmación a la áreas desde Cmunicacines Matriz de respnsabilidad y autridad Manuales de funcines Seguimient Planeación institucinal a través de la herramienta existente. Realizar el Cntrl Jurídic a la expedición de acts administrativs y cncepts técnics Seguimient al Sistema de Gestión de Calidad y cntrl Intern Plan de Cmunicacines aplicad Plíticas de Operación aplicadas Mderada Mderada Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Opcines de manej Evitar Accines Respnsable Cmunicación recibida desde el crre electrónic de ls líderes de prces. Validar la infrmación recibida frente a la matriz de respnsabilidad y Líder de Cmunicacines cmpartir, transferir autridad. Scializar la matriz de respnsabilidad y autridad Gestr de Cmunicacines Scializar la plíticas de peración y prcedimients en las jrnadas de capacitación, inducción, re inducción, events. Actas registrs de seguimient. cmpartir, Reducir, transferir evitar, Registr del seguimient del crngrama, reunines y la gestión de Líder de Cmunicacines cmpartir, transferir cmunicacines, actas registr de reunines, cmunicacines sbre Gestr de Cmunicacines Crres electrónics a las áreas. Campañas de scialización. Recrdar a ls Lideres de prces en el Cmité Directiv el cumplimient de la Matriz de respnsabilidad y autridad, en la Directr General ejercici de las funcines de la Dirección Realizar prgramas de Inducción y reinducción permanente para cncimient de funcines y aplicación de las mismas Secretaria General y Crdinadr Entrega de Funcines a ls servidres públics al mment de tmar Gestión Humana psesión. Realizar Cmités Directivs e infrmes de gestión. Directr General, Jefe Oficina Asesra Realizar reunines de Seguimient a la planificación de Planeación Evitar Directr General, Directres Técnics, Revisión pr parte del Directr Jurídic de ls acts administrativs y Subdirectr, Jefes de Oficina de cncepts técnics expedids pr el directr general y directres en sistemas y de cntrl Intern y Asesra cumplimient de sus funcines de Planeación. Desarrllar el prgrama de auditrías Realizar reunines de Revisión pr la Dirección al Sistema de Gestión de calidad. Realizar reunines de Cmité de crdinación de cntrl Intern Dar a cncer en la Inducción y reinducción el plan de cmunicacines y prceder a su aplicación Divulgar el Plan de cmunicacines pr diferentes medis. Dar a cncer en la Inducción y reinducción el plan de cmunicacines y prceder a su aplicación Realizar reunines de Cmité de crdinación de cntrl Intern Jefe Oficina Asesra de Planeación, Directr General y Jefe de Cntrl Intern Dirección General Asesr de la Dirección Directres Técnics, Subdirectr, Jefes de Oficina de sistemas y de cntrl Intern y Asesra de Planeación. Dirección General Asesr de la Dirección Directres Técnics, Subdirectr, Jefes de Oficina de sistemas y de cntrl Intern y Oficina de Cntrl Intern Dirección General Directres Técnics Direccinamient Estratégi Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 2

3 Riesgs 1. Incumplimient de las metas de gbiern 11. Plíticas e institucinales. inadecuadas 12. Inaplicabilidad de las plíticas 13 Extralimitación de Funcines en benefici prpi de un tercer 14. Us Indebid de Infrmación 15. Generar herramientas metdlógicas inadecuadas 16. Elabración tardía de herramientas que permitan la implementación de la plítica, cuand se requiera. 17. Us indebid de infrmación 18. Extralimitación de funcines en benefici prpi de un tercer Prces Asciad Frmulación de la Plítica Instrumentalización de la Plítica Direccinamient Estratégi del riesg Crrupción Crrupción Crrupción Crrupción calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Rar Rar (5) Mayr (5) (5) (5) Diagnóstics. Estudis para la frmulación. Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Validación de la plítica. Accines de mejra crrectivas prduct de ls seguimients. Líder Operativ Revisión de planes, tendencias y nrmatividad. cmpartir, transferir Actualización de ls prfesinales a través de las Reunines Grup Líder Operativ Natural. Líder Operativ Capacitación del persnal. Participación del persnal en las capacitacines. Crdinadr Grup de Gestión del Talent Human Reunines de seguimient. Seguimient a ls acuerds realizads en las reunines del Grup Líder Operativ Natural. Seguimient a cnvenis. Revisión de ls cnvenis. Líder Operativ de la plítica. Accines de mejra crrectivas prduct de la. Líder Operativ Pryects de aprendizaje en equip. Cumplimient crngrama. Líder Operativ Reunines de seguimient. Seguimient crngrama reunines. Líder Operativ Seguimient a la Planeación. Seguimient a la Planeación. Líder Operativ Encuestas de aplicabilidad de la plítica y satisfacción del cliente. Accines de mejra crrectivas prduct de las encuestas. Líder Operativ de la plítica. Accines de mejra crrectivas prduct de la. Líder Operativ Mderada Revisión de las estrategias. Reunines Grup Natural. Líder Operativ Caracterización de las entidades. Estudi de caracterización de la pblación a la cual va dirigida la Líder Operativ plítica. Grup de Trabaj Capacitación del persnal. Seguimient crngrama reunines. Líder Operativ Revisión de planes, tendencias y nrmatividad. Reunines Grup Natural. Líder Operativ Matriz de respnsabilidad y autridad Recrdar cumplimient de la Matriz de respnsabilidad y autridad, en la ejercici de las funcines Manuales de funcines Realizar prgramas de Inducción y reinducción permanente para cncimient de funcines y aplicación de las mismas Cncimient del prces y prcedimients Dcument de prpuesta de plítica Pryect de investigación y aplicación del prcedimient de investigación Plíticas de Operación aplicadas Validación de la plítica. Infrme de resultads de validación de la plítica Prces y Prcedimient que define las etapas de revisión, verificación y validación del instrument. Ficha Técnica cn la identificación de ls requisits del prduct, del cliente, de ley y de la entidad. Plan de trabaj y crngrama de actividades. Planeación presupuestal. Cnvenis interinstitucinales. Pryects de aprendizaje en equip. Investigación en temas de cmpetencia del DAFP. Opcines de manej Seguimient a ls crngramas. Verificación de Estudis. Accines Aplicar el prces y ls prcedimients en la frmulación de la plítica. Revisar y dar aprbación del dcument de plítica Respnsable Líder Operativ Grup de Trabaj Líder Operativ Crdinadr Grup de Gestión del Talent Human Realizar investigación y revisar el cumplimient de requisits del pryect de investigación y su viabilidad Realizar seguimient a las plíticas de peración Líder Operativ Realización de pruebas pilt cn áreas entidades que hayan aplicad la plítica Líder Estratégic Revisar el infrme de resultads de validación de la plítica Divulgación del prcedimient pr parte del líder perativ del prces y seguimient al cumplimient del prcedimient pr parte de ls Líder Estratégic y Líder Operativ dueñs del prces en la elabración de sus instruments. Mayr seguimient a la planeación y al crngrama de actividades. Líder Estratégic y Líder Operativ Slicitar la capacitación en la elabración de instruments técnics Líder Estratégic y Líder Operativ (plan institucinal de capacitación) Prcedimients aplicads Evitar Aplicar ls cntrles en las actividades señaladas en el prcedimient Líder Estratégic y Líder Operativ Matriz de respnsabilidad y Autridad Evitar Cntrl Jurídic a la expedición de acts administrativs y cncepts técnics Mderada Mderada Evitar Evitar Evitar Líder Operativ y Estratégic Adelantar alianzas cn entidades públicas para la divulgación y Líder Estratégic y Líder Operativ publicación de ls instruments. Capacitación a ls servidres sbre la realización de pryects de Líder Estratégic y Líder Operativ investigación. Recrdar a ls Lideres de prces en el Cmité Directiv el cumplimient de la Matriz de respnsabilidad y autridad, en la Directres Técnics, Subdirectr. ejercici de las funcines de la Dirección Directr General, Directres Técnics, Revisar pr parte del Directr Jurídic ls acts administrativs y Subdirectr, Jefes de Oficina de cncepts técnics expedids pr el directr general y directres en sistemas y de cntrl Intern y Asesra cumplimient de sus funcines de Planeación. Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 3

4 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs 19. Inadecuada 1. asesría Incumplimient y/u de rientación. las metas de gbiern e institucinales. Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Mayr Rar Mayr Capacitación, Inducción y Reinducción Scialización de las plíticas Dcuments Técnics Actualizads Herramientas de infrmación, seguimients y cntrl Autcntrl y verificación de la infrmación Prcedimients Medición de satisfacción del cliente Opcines de manej Accines Ajustar el plan de capacitación a las necesidades actuales del área. Crdinar la planificación de capacitación cn el presupuest. Participar de las jrnadas de capacitación, inducción y re inducción. Planear la asesría y/u rientación baj ls criteris técnics del área. Mderada Cncepts cn aprbación de las áreas respnsables. cmpartir, transferir Aprvechamient de las herramientas de seguimient y cntrl. Respnsable Líderes de Prces y Crdinadres Líderes de Prces y Crdinadres Prfesinales Prces de Asesría y Orientación Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales Líderes de Prces y Crdinadres Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales 20. Incumplimient de la asesría y/u rientación. 21. Inprtunidad en la asesría y/u rientación. Mderad Medición de satisfacción del cliente Distribución temática, sectrial y reginal Crdinación Inter institucinal Seguimient a la gestión Autcntrl y verificación de la infrmación Prcedimients Herramientas de infrmación, seguimients y cntrl Medición de satisfacción del cliente Herramientas de infrmación, seguimients y cntrl Planeación Capacitación, Inducción y Reinducción Medición de satisfacción del cliente Seguimient a la gestión Cumplimient nrmativ Dcuments Técnics Actualizads Mderada Identificación y slicitud de la necesidad de persnal para el prces. Suscripción y ejecución de cnvenis de cperación e inter institucinales. Ajustar el plan de capacitación a las necesidades actuales del área. Crdinar la planificación de capacitación cn el presupuest. Participar de las jrnadas de capacitación, inducción y reinducción. Aplicación del prcedimient de Prduct N Cnfrme. Aprvechamient de las herramientas de seguimient y cntrl. Aplicar ls cntrles definids en cada área. Capacitación en el cumplimient de ls términs legales. Identificación y slicitud de la necesidad de persnal para el prces. Planear la asesría y/u rientación baj ls criteris técnics del área. Participar de las jrnadas de capacitación, inducción y reinducción. Líder del Prces Líder del Prces y Crdinadres Líderes de Prces, y Crdinadres Líderes de Prces y Crdinadres Prfesinales Prces de Asesría y Orientación Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales Líderes de Prces y Crdinadres Líderes de Prces y Crdinadres Líder del Prces Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales Líderes de Prces, Crdinadres y Prfesinales 22. Us indebid de la infrmación Asesría y Orientación Crrupción Para la infrmación almacenada en cmputadres y servidres, se deben asignar permiss de acces a la misma y claves cuya mdificación n sea superir a UN mes. Para la infrmación en físic, se debe diligenciar la planilla de cntrl de préstam de dcuments, y cncertar pacts de cnfidencialidad pr parte de ls funcinaris que tengan acces a la infrmación tant electrónica cm en físic. Dar cumplimient ttal e interpretar de UNA sla frma l establecid en las nrmas. Dar ttal cumplimient al prcedimient establecid dentr del sistema de gestión institucinal. Establecer cntrles desde el sistema de infrmación SUIT V3 Análisis de reprtes generads pr el SUIT V3. Mnitre y seguimient a la gestión pr las diferentes instancias del DAFP. Revisión jurídica y técnica de ls trámites inscrits pr las entidades. La Respnsabilidad del registr de la infrmación inscrita en el SUIT esta directamente designada a las Entidades (Decret 019 de 2012) En las pruebas de Meritcracia, la entidad que cnstruye la prueba de cncimients la entrega el día anterir de su aplicación al grup de apy a la Gestión Meritcrática en tulas cn sells de seguridad y diligencia el acta de entrega, el día de la aplicación cn la participación de ds cncursantes se revisa que el sell de la tula crrespnda al antad en el acta de cierre y que n este manipulad. Al cncluir la prueba se realiza el mism prcedimient. Evitar Slicitar a la Oficina de Sistemas asignación de permiss y claves, y la respectiva mdificación de claves. Hacer seguimient al diligenciamient de la planilla de cntrl de préstam de dcuments; elabrar el pact de cnfidencialidad para firma de ls respnsables. Llevar a cab mesas de trabaj validand permanentemente la hmgeneidad en la infrmación. Verificar permanentemente el cumplimient de ls prcedimients e implementar de manera prtuna ls ajustes a ls misms. Revisar y estandarizar presentacines para las capacitacines. Establecer plíticas de manej de usuaris para garantizar adecuad us de claves en el SUIT Cntar cn funcinalidad en el SUIT para hacer trazabilidad de accines en el SUIT (bitácra). Validar en el prces de revisión de trámites que las entidades sliciten a ls ciudadans l previst pr la nrma. Verificar la efectividad de ls cntrles establecids en el prcedimient de aplicación de pruebas. Líder del Prces. Direccines Técnicas Orientar a las persnas que van a aplicar las pruebas. 23. Extralimitación de funcines en benefici prpi de un tercer Direccinamient Estratégi Crrupción Elabración bjetiva de la lista de elegibles en estrict rden de mérit. Matriz de respnsabilidad y autridad Manual de funcines Cncimient de prces y prcedimients Evitar Recrdar cumplimient de la Matriz de respnsabilidad y autridad, en la ejercici de las funcines Realizar prgramas de Inducción y reinducción permanente para cncimient de funcines y aplicación de las mismas Líder del Prces. Aplicar el prces y ls prcedimients en Asesría y Orientación. Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 4

5 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Opcines de manej Accines Respnsable 24. Baja cbertura 1. en difusión Incumplimient de las de plíticas las metas públicas de gbiern para el rdene institucinales. Nacinal y Territrial. 25. Falta de prtunidad en la difusión de las plíticas públicas. Cumplimient Cumplimient Prbable Rar Mayr Mderad Plan de Difusión. Prgramación para us de herramientas virtuales desarrlladas pr el Departament. Cnvenis de Cperación cn el SENA y la ESAP para el us de medis tecnlógics e intercnexión cn sedes a nivel Nacinal. Prgramación de videcnferencias, chat virtuales y frs u tras estrategias de difusión cn temas clave y punts de intercnexión para las entidades del rden Nacinal y Territrial, en crdinación las entidades vinculadas a ls cnvenis. Seguimient mensual al Plan de Difusión a través del SIPLAN. Direccines Técnicas cmpartir, transferir Líder: Dirección de Cntrl Intern y Cnvcatria a las entidades para las videcnferencias, chat Racinalización de Trámites virtuales, frs, u tras estrategias de difusión haciend us de crres masivs a través de ls sistemas de infrmación, bases de dats cn ls que cuenta el Departament, a través de ÚLTIMAS NOTICIAS en la página Web del Departament u tras instancias gubernamentales cn las que se puedan realizar alianzas. Plan de Difusión. Seguimient mensual al Plan de Difusión a través del SIPLAN. Direccines Técnicas Líder: Dirección de Cntrl Intern y Racinalización de Trámites 26. Ausencia de pstulacines Prpuestas que n cumplen cn ls requisits establecids en la cnvcatria del premi. Difusión Operativ Mderad Prcedimient Gestión y Difusión del Premi de Gerencia. Cperación cn Federación de Municipis, Federación de Departaments, Agenda de cnectividad, Presidencia de la República, Bletín del Cnsumidr para apyar la divulgación de la cnvcatria. Mderada Seguimient ls pass establecids dentr del prcedimient, respect a tiemps y requerimients en cada fase cntemplada (seguimient crngrama). Direccines Técnicas Líder: Dirección de Cntrl Intern y Invitación, mtivación y asesría permanente del DAFP a las entidades Racinalización de Trámites del nivel Nacinal y Territrial bjet de la cnvcatria en cnjunt cn tras entidades cn las cuales se realicen cnvenis para la difusión del premi. 27. Extralimitación de funcines en benefici prpi de un tercer 28. Us indebid de la infrmación Crrupción Crrupción Aplicar prces de Difusión actualizad Evitar Mecanism de seguridad y de custdia de las experiencias y cass Evitar pstulads. Actualizar el prces, prcedimient y subprces incluyend la bservancia de directrices éticas Direccines Técnicas Dar a cncer la actualización y hacer seguimient a su aplicación Líder: Dirección de Cntrl Intern y Racinalización de Trámites Revisar al final del cierre de trgamient del Premi si existiern quejas y reclams. Slicitar al Grup de Servicis Administrativs la dispsición de un espaci reservad cn seguridad para la custdia de las experiencias y cass pstulads en CD's. Ajustar las actividades del prcedimient: Gestión y Difusión del Premi Nacinal de Gerencia y Banc de Éxits, en el sentid de Direccines Técnicas garantizar que las prpuestas sean recibidas y manejadas pr las Líder: Dirección de Cntrl Intern y persnas autrizadas y asegurar la cadena de custdia al interir de la Racinalización de Trámites entidad. Implementar en la entidad el mecanism de seguridad. Scializar el prcedimient al interir de la entidad. Direccinamient Estratégi Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 5

6 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs 29. Pérdida y deterir de dcuments del 1. Archiv Incumplimient Central del de Departament. las metas de gbiern e institucinales. 30. Atras en la gestión de radicación de cmunicacines recibidas y enviadas. Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact psible Rar (5) casi certeza mderad Mayr (5) catastrófic Diligenciamient del frmat de cntrl y préstams de dcuments. Seguimient a las devlucines del préstam de dcuments del Archiv Central. Auditrias y seguimients. Prcedimients, frmats y tablas de retención dcumental. Dispsición física de ls dcuments en el área de archiv. Inventari del Archiv Central. Trazabilidad del trámite del dcument a través del aplicativ de crrespndencia Quejas y reclams. de percepción del cliente. Archiv en Excel, enví de dcuments pr crre electrónic, servici de mensajería y entrega a la man. Opcines de manej Accines Autcntrl, Mderada Capacitación al persnal del área. Adelantar prgrama de cnservación y dtación del área (trámite administrativ) cmpartir, transferir Trámite administrativ para la btención de recurss humans y tecnlógics. Mayr seguimient pr parte de la Crdinación a la etapa de recib y despach de crrespndencia. Respnsable Crdinadra Grup de Gestión Dcumental Crdinadra Grup de Gestión Dcumental 31. La demra en el redireccinamient de la crrespndencia recibida en las áreas. Gestión Dcumental psible mderad Prcedimients y plíticas de peración dcumental. Funcines y cmpetencias de las áreas. Sistema de crrespndencia. Auditrías y seguimient. Orientación y capacitación al persnal de las áreas. Mderada Capacitar a ls Directivs y Jefes de dependencia sbre sistema ORFEO y redireccinamient de la crrespndencia y términs de respuesta. Crdinadra Grup de Gestión Establecer una guía de cmpetencias de cada área para servici del Dcumental persnal de gestión dcumental. 32. Extralimitación de funcines en benefici prpi de un tercer Crrupción Se tienen prcedimients y plíticas de peración Se han establecid claramente las funcines de cada área Se realizan auditrías y seguimient. Se cuenta cn espaci físic para la cnservación de ls dcuments en el área de archiv. Evitar Realizar visitas de seguimient sbre la rganización de ls archivs de gestión una vez al añ. Capacitar al persnal sbre el prces de gestión dcumental haciend énfasis en este tema. Crdinadra Grup de Gestión Dcumental Incluir este tema en la induccines y reinduccines que prgrame el GGH. 33. Us indebid de infrmación Crrupción Diligenciamient del frmat de cntrl y préstams de dcuments. Cntrl y seguimient al préstams de dcuments de archiv de gestión Evitar Se tienen prcedimients y plíticas de peración Realizar visitas de seguimient para verificar el diligenciamient, cntrl y seguimient al préstams de dcuments del archiv de gestión. Incluir este tema en la induccines y reinduccines que prgrame el GGH. Crdinadra Grup de Gestión Dcumental Se han establecid claramente las funcines de cada área Se realizan auditrías y seguimient. Capacitar al persnal sbre el prces de gestión dcumental haciend énfasis en este tema. Apy a través de capacitacines pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic, Cntaduría General de la Nación, Call Center del SIIF Nación y el asesr permanente asignad pr la Cntaduría al DAFP. Apy a través de capacitacines pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic, Cntaduría General de la Nación, Call Center del SIIF Nación y el asesr permanente asignad pr la Cntaduría al DAFP. Cntrl de acces, restriccines a ls diferentes niveles de infrmación y utilización de firma digital según perfil. Cntrl de acces, restriccines a ls diferentes niveles de infrmación y utilización de firma digital según perfil. 34. Inadecuada prgramación y ejecución de ls recurss presupuestales. Direccinamient Estratégi Imprbable Mderad Verificación pr parte del servidr que realiza ls registrs y de tra parte las auditrías de gestión de la Oficina de Cntrl Intern a ls prcedimients establecids. Mderada Actualización permanente pr parte del Crdinadr SIIF Entidad, de Baja las directrices emitidas pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic y capacitacines de actualización en materia del SIIF. Nrmatividad. Verificación pr parte del servidr que realiza ls registrs y de tra parte las auditrías de gestión de la Oficina de Cntrl Intern a ls prcedimients establecids. Líder Estratégic y Líder Operativ del Actualización permanente pr parte del Crdinadr SIIF Entidad, de Prces de Gestión Financiera las directrices emitidas pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic y capacitacines de actualización en materia del SIIF. Nrmatividad. Registrs presupuestales y cntables Registrs presupuestales y cntables Reunines de prgramación del PAC Reunines de prgramación del PAC Prces, prcedimients y plíticas de peración Prces, prcedimients y plíticas de peración Ls prpis de ls sistemas SIIF y CHIP Ls prpis de ls sistemas SIIF y CHIP Apy a través de capacitacines pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic, Cntaduría General de la Nación, Call Center del SIIF Nación y el asesr permanente asignad pr la Cntaduría al DAFP. Apy a través de capacitacines pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic, Cntaduría General de la Nación, Call Center del SIIF Nación y el asesr permanente asignad pr la Cntaduría al DAFP. 35. Inadecuad us del Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF F. Nación, Versión 3 y del Fecha: sistema 04/06/2013CHIP (Sistema Cnslidadr de Hacienda e Infrmación Rar Mderad Cntrl de acces, restriccines a ls diferentes niveles de infrmación y utilización de firma digital según perfil. Cntrl de acces, restriccines a ls diferentes niveles de infrmación y utilización de firma digital según perfil. Líder Estratégic y Líder Operativ del Mderada Cpia Cntrlada: Si En este revisión dcument En se revisión encuentra impres Baja n se garantiza En su vigencia. revisión Prces de Gestión Financiera La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 6

7 Riesgs Prces Asciad 35. Inadecuad us del Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación, y del 1. sistema Incumplimient CHIP de (Sistema las metas de gbiern Cnslidadr dee institucinales. Hacienda e Infrmación Financiera Pública). del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Rar Rar Mderad Mayr Verificación pr parte del servidr que realiza ls registrs y de tra parte las auditrías de gestión de la Oficina de Cntrl Intern a ls prcedimients establecids. Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Opcines de manej Accines Verificación pr parte del servidr que realiza ls registrs y de tra parte las auditrías de gestión de la Oficina de Cntrl Intern a ls prcedimients establecids. Líder Estratégic y Líder Operativ del Mderada Baja Actualización permanente pr parte del Crdinadr SIIF Entidad, de Actualización permanente pr parte del Crdinadr SIIF Entidad, de Prces de Gestión Financiera las directrices emitidas pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic y las directrices emitidas pr el Ministeri de Hacienda y Crédit Públic capacitacines de actualización en materia del SIIF. cmpartir, transferir y capacitacines de actualización en materia del SIIF. Nrmatividad. Registrs presupuestales y cntables Nrmatividad. Registrs presupuestales y cntables Respnsable Gestión Financiera Prces, prcedimients y plíticas de peración Ls prpis de ls sistemas SIIF y CHIP Ls prpis de ls sistemas SIIF y CHIP Aplicación adecuada de las dispsicines legales y las que sean emitidas pr la Cntaduría General de la Nación y demás nrmas que rigen la administración pública. Prces, prcedimients y plíticas de peración Ls prpis de ls sistemas SIIF y CHIP 36. Inadecuada elabración y presentación de ls Estads Cntables y demás infrmes. Rar Mayr Slicitud a las dependencias para que infrmen al área de cntabilidad, de las peracines a través de dcuments fuente sprtes para que sean incrprads al prcedimient cntable. Capacitación a ls servidres del área de cntabilidad que psibilite el Mderada cncimient para una adecuada identificación de ls hechs ecnómics, financiers, sciales y ambientales realizads. Cruzar y verificar infrmación que se incrpra en ls Estads Líder Estratégic y Líder Operativ del Financiers acrde al Régimen de Cntabilidad Pública y el Manual de Prces de Gestión Financiera Prcedimients establecid pr la Cntaduría General de la Nación. Cumplimient al crngrama establecid para el suministr de infrmación prtuna al representante legal y demás usuaris. Verificación de la elabración y presentación de las ntas a ls estads cntables. Bletín de Deudres Mrss de la Cntaduría General de la Nación. Capacitar y actualizar permanentemente a ls servidres del prces financier en la nrmatividad vigente. Retralimentar permanentemente al interir del prces. 37. Us indebid de la infrmación Crrupción Auditrias internas y externas, cruces de infrmación Evitar Realizar análisis y cnciliación de la infrmación cntable vs ls prcess y prcedimients que alimentan ls estads financiers. Slicitar a la ficina de sistemas encriptamient de claves y sistemas de infrmación actuales. Líder Estratégic y Líder Operativ del Prces de Gestión Financiera Realizar revisión y cntrl permanente del líder del prces de la adecuada aplicación de las nrmas y prcedimients definids en el prces. 38. Pérdida de recurss de la Entidad Direccinamient Estratégi Crrupción Cnciliación bancaria y verificación del sald al cierre de cada perid. Evitar Slicitar a las entidades financieras y al rdenadr del gast, claves, autrizacines y firmas cmpartidas del respnsable de realizar las transaccines y el líder del prces. Líder Estratégic y Líder Operativ del Slicitar adecuación e implementación de medidas de seguridad físicas Prces de Gestión Financiera y electrónicas. Realizar arques de pagaduría. 39. Incumplimient de ls requisits de Ley y prcedimients para el ingres, permanencia y retir del persnal. Cumplimient rar Mderad Mderada Autcntrl, Manual de Funcines y Requisits, Metdlgías, Nrmatividad Vigente, Prcedimients, Cmisión de Persnal; Frmats de Hja de Vida, de Bienes y Rentas, de Requisits, de del Desempeñ; Planta de Persnal, Régimen Disciplinari, Acts Administrativs Baja Autcntrl, Manual de Funcines y Requisits, Metdlgías, Nrmatividad Vigente, Prcedimients, Cmisión de Persnal; Crdinadra Grup de Gestión Frmats de Hja de Vida, de Bienes y Rentas, de Requisits, de Humana y persnal del área. del Desempeñ; Planta de Persnal, Régimen Disciplinari, Acts Administrativs Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 7

8 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Opcines de manej Accines Respnsable 40. Inexactitud e inprtunidad en ls pags de salaris, 1. prestacines Incumplimient de sciales, las metas aprtes de gbiern parafiscales ey institucinales. seguridad scial. 41. Incumplimient de ls planes y prgramas de inducción, reinducción, salud cupacinal, bienestar y capacitación. Gestión Humana Operativ Cumplimient psible Rar psible mayr Mayr Menr Mderada Autcntrl, Nrmatividad Vigente, Verificación de la Infrmación, Sistema de Nómina y Prcedimients, Acts Administrativs, Cmunicacines Internas y Externas, Bitácra de Incidencias del Sistema de Nómina, Crngrama de Elabración, Presentación y Ejecución del Pag de la nómina. Autcntrl, Nrmatividad Vigente, Planes y Prgramas, Cnvenis, COPASO, Crngramas, Cmisión de Persnal, Cmité de Capacitación y Estímuls, Cmité de Cnvivencia Labral, Medis de Cmunicación Interns y Prcedimients, Plan y Crngrama de Cntratación para servicis relacinads. Capacitación en temas que impactan la liquidación de nómina y nvedades de persnal. Verificación de la prenómina pr parte de la Crdinadra del Grup de Gestión Humana y de la Secretaría General. Diligenciamient y trámite prtun de la Bitácra de Incidencias a partir del reprte identificación de las incnsistencias. Requerir inmediatamente la intervención del cntratista a través del cmpartir, transferir supervisr del cntrat, infrmand sbre las incnsistencias del sistema para btener slución efectiva. Baja Prfesinal encargad del prcedimient, Crdinadra Grup de Gestión Humana y Secretaria General Autcntrl, Nrmatividad Vigente, Planes y Prgramas, Cnvenis, COPASO, Crngramas, Cmisión de Persnal, Cmité de Crdinadra Grup de Gestión Capacitación y Estímuls, Cmité de Cnvivencia Labral, Medis de Humana y Prfesinales encargads Cmunicación Interns y Prcedimients, Plan y Crngrama de de ls temas. Cntratación para servicis relacinads. Actualizar las nrmas y el nrmgrama 42. Indebida aplicación de las nrmas y prcedimients en benefici prpi de un tercer. Crrupción psible Nrmgrama, Plíticas de peración, Manuales de funcines definids, Cntrl de la Oficina de Cntrl Intern, Cmisión de Persnal, Crngramas, Persnal jurídic en el Grup de Gestión Humana, Prcess y prcedimients dcumentads, Nrmatividad Vigente, verificación de la infrmación, Sistema de nómina y prcedimients, Acts Administrativs, cmunicacines internas y externas, bitácra de pags en parafiscales, presentación y ejecucución del pag de la nómina. Evitar Scializar las plíticas de peración entre ls servidres del área Dar Cumplimient al prcedimient y crngramas de la Cmisión Nacinal del servici civil (circular 005 de 2012) Realizar un adecuad manej de la infrmación Validación de ls requisits mínims del carg frente al manual de funcines. Revisar aleatriamente ls cálculs de ls diferentes cncepts pags en las nóminas, Revisar ls diferentes acts administrativs. Dirección general, Secretaria General, Crdinadra Grup de Gestión Humana, Prfesinales respnsables de ls temas. Prfesinal respnsable del prcedimient, Crdinadra Grup de Gestión Humana y Secretaria General Direccinamient Estratégi Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 8

9 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Opcines de manej Accines Respnsable 43. Inadecuada infraestructura de 1. Tecnlgía Incumplimient de de Infrmación las metas dey gbiern Cmunicacines e institucinales. Realización del diagnóstics de las necesidades de TIC de la Entidad Establecimient del plan de adquisicines anual de Tecnlgía Infrmática Realizar diagnóstics de las necesidades de TIC de la Entidad Establecer plan de adquisicines anual de Tecnlgía Infrmática Frmulación de pryects de Inversión a través del DNP (BPIN). Frmular pryects articulads cn la planificación institucinal Mayr Mderada Reunines de seguimient de ls prcess de cntratación a través del Prgramar capacitación para ls funcinaris de TI Rar Mayr Cmité de Cmpras. cmpartir, transferir Seguimient periódic a la ejecución de actividades Seguimient a la ejecución de ls planes Vs recurss Aprbación del cmité Directiv de la planificación institucinal. Funcinaris designads PR AT Líder del Prces 44. Ineficiente prestación de ls servicis de Tecnlgía Infrmática Aplicación de ls Manuales y Guías del Prces Administración de la Tecnlgía Infrmática en la ejecución de las actividades. Establecimient de planes de mejramient rientads a slucinar ls reprtes de Mejramient generads cm parte del prces de mejramient cntinu. Mayr Herramienta de registr de incidencias (Help desk). Mderada Asignación de persnal para atender nuevs servicis. Gestión del Plan de Cntinuidad y Recuperación Frtalecer ls cmpetencias labrales de ls funcinaris de la Oficina de Sistemas mediante capacitacines Us adecuad de la herramienta de registr de incidencias. Asignación de persnal de acuerd a las necesidades de TI identificadas. Funcinaris designads PR AT Líder del Prces Plan de capacitación Generación de Infrme mensual del manej de incidentes del sprte técnic Realizar medición de la calidad del servici 45. Servicis n dispnibles de Tecnlgía Infrmática Administración de la Tecnlgía Infrmática Prcedimients, guía y plíticas de peración. Utilización del Aplicación Help Desk para el registr de incidencias de sprte técnic. Definición y aplicación de plíticas de seguridad y acces. ALTA Realización del mnitre a ls servicis de tecnlgía. Establecimient de plíticas de cntrl para la instalación de sftware Mnitre y actualización permanente de sftware Antivirus para ls servidres y estacines de trabaj Definir y aplicar plíticas de seguridad y acces. Ejecutar mnitre a ls servicis de tecnlgía Funcinaris designads PR AT Líder del Prces Plan de capacitación. Planes de cntingencia. Aplicar ls planes de cntingencia. Instalación y mantenimient del sftware Antivirus. Actualizar, divulgar, aplicar y realizar seguimient al cumplimient de las actividades establecidas en la guía de cpias de respald 46. Vulnerabilidad de la infrmación Aplicación y actualización de ls manuales y dcumentación de aplicacines en prducción. Asignación de rles y permiss en la red para cntrl de acces. Gestinar la actualización de las aplicacines de seguridad de Tecnlgía Infrmática Asignar rles y permiss en la red para cntrl de acces Funcinaris designads PR AT Líder del Prces Realización de cpias de seguridad. Implementación de mdels de seguridad infrmática Implementar mdels de seguridad infrmática Establecimient de perfiles de acces a la infrmación Aplicar las plíticas de perfiles y cntraseñas de usuari 47. Us indebid de la infrmación que repsa en las bases de dats Direccinamient Estratégi Crrupción Acuerd de cnfidencialidad para las persnas que tiene acces a las bases de dats. Evitar Entrega de infrmación a través de slicitudes frmales Plíticas de peración del prces de tecnlgía existentes Establecer acuerds de cnfidencialidad cn el persnal del prces de administración de la tecnlgía y cn tercers invlucrads en la Funcinaris designads PR AT gestión de ls sistemas de infrmación. Líder del Prces Aplicar ls prcedimients que se encuentren establecids en el Departament para la entrega de slicitud de infrmación. 48. Incumplimient de ls términs legales Mderad Prces, prcedimients (vigilancia judicial). Permanente vigilancia judicial de ls prcess pr parte del Grup de Defensa Judicial (Hja de trabaj para el cntrl de ls prcess). Nrmgrama actualizad. En revsión Asumir, reducir Revisar periódicamente y actualizar cuand sea necesari ls Crdinadr del Grup de Defensa prcess y prcedimients de Representación Judicial y el Judicial y Prfesinales designads Nrmgrama. Hacer us de ls frmats y la hja de trabaj existentes para el Prfesinales designads del Grup de cntrl y vigilancia de ls prcess judiciales. Defensa Judicial Diligenciamient Frmats FR 002 PR AJR y FR 0023PR AJR seguimient de actuacines judiciales. Seguimient a la planeación diariamente (Autcntrl). Prfesinales designads del Grup de Defensa Judicial 49. Inadecuada defensa de ls intereses de la Nación-DAFP Mayr Cntratación de Persnal Idóne. Prces de capacitación, inducción y reinducción. En revsión cmpartir, transferir Verificación de experiencia prfesinal específica al mment de la cntratación. Frmación, actualización y capacitación del persnal. Directr Jurídic y Crdinadr Grup de Gestión Humana Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 9

10 49. Inadecuada defensa Riesgs de ls Prces Asciad intereses de la Nación-DAFP Incumplimient Defensa deficiente las metas dentr de gbiern ls prcess e institucinales. judiciales Apy Jurídic En del revisión riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad En revsión En Impact revisión Mayr Imprbable Rar Mderad Mayr Mderada Prcedimients de representación judicial. Suscribir cnvenis interinstitucinales cn trs grups de Defensa Judicial y Direccines Jurídicas de trs rganisms del Gbiern Nacinal. Mesas de trabaj cn prfesinales de la Entidad sbre temas específics. Cntratación de persnal especializad en Derech Prcesal, Litigi y Defensa Judicial (Manual de Funcines). Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Opcines de Reducir, manej evitar, cmpartir, transferir Accines Actualización de ls prcedimients de Representación Judicial cm demandante y demandad. Directr Respnsable Jurídic y Crdinadr Grup de Gestión Humana Suscripción y seguimient de cnvenis interadministrativs cn trs grups de Defensa Judicial y Direccines Jurídicas de trs Directr Jurídic rganisms del Gbiern Nacinal (Inexistente) revsión Mderada cmpartir, transferir Mesas de trabaj interdisciplinarias al interir de la entidad. Crdinadr del Grup de Defensa Judicial - Crdinadr Grup de Cnfrntación del manual de funcines frente al cumplimient de ls Gestión Humana requisits del persnal a cntratar. Prcess y prcedimients dcumentales Realizar seguimient de ls Prcess y prcedimients dcumentales. 51. Pérdida intencinal de prcess judiciales que casinen perjuici ecnómic para la entidad Crrupción Sistema de infrmación y cntrl de ls prcess judiciales Evitar Cntrl de préstam de dcuments Seguimient y cntrl del crdinadr y Líder del Prces Dar cntinuidad en el seguimient a la infrmación y cntrl de ls prcess judiciales Realizar un efectiv cntrl de préstam de dcuments. Determinar ls lineamients de defensa establecids pr el crdinadr y el Líder del Prces y seguimient de ls misms pr parte de ls miembrs del grup de defensa Crdinadr del Grup de Defensa Judicial Prfesinales asignads, Directr Jurídic- 52. Favrecimient a un tercer pr intereses particulares del servidr Crrupción Lineamients de defensa establecids pr el crdinadr y el Líder del Prces y seguimient a ls misms. Cmité de Defensa Judicial Evitar Cumplimient de requisits de acuerd cn el manual de funcines Hja de trabaj dnde se realiza el cntrl de las actuacines de ls prcess. Atender a ls lineamients dads pr el cmité de defensa judicial y cnciliación. Realizar las sesines del Cmité de Defensa Judicial Efectuar revisines a las hjas de trabaj dnde se lleva el cntrl Crdinadr del Grup de Defensa Judicial Prfesinales asignads, Directr Jurídic- Registr de préstam de dcuments. Realizar revisión trimestral de Cntrl de dcuments 53. Incumplimient de las dispsicines legales, plíticas, prcess y prcedimients, manuales y guías Direccinamient Estratégi Imprbable Mayr Cmité de Cntratación y el Cmité Asesr Evaluadr. Aplicación y actualización permanente del prces y de ls prcedimients, reglaments interns de trabaj y manual de cntratación caracterizads y actualizads. Participación activa de las Veedurías Ciudadanas. Capacitación periódica y acmpañamient de la Dirección Jurídica y Secretaria General. Organización, actualización y verificación permanente de ls expedientes de la gestión cntractual. Cpias de seguridad. Cnciliación trimestral de la infrmación presupuestal frente a la gestión cntractual institucinal. Prgrama de segurs del Departament incluida su actualización. Sistema Electrónic para la Cntratación Pública - SECOP Descripción y análisis de ls riesgs de la cntratación y en cnsecuencia el nivel y extensión de ls riesgs que deben ser amparads pr el cntratista y aplicación de la cláusula de indemnidad, relacinads en las bligacines cntractuales. Mecanisms para la impsición de multas, en cas de mra de incumplimient parcial de cualquiera de las bligacines cntraídas pr el Cntratista. Mecanisms para la impsición de la cláusula penal pecuniaria en cas de incumplimient de cualquiera de las bligacines emanadas del cntrat. Mecanisms para declarar la caducidad de ls cntrats suscrits pr la Entidad. Mecanisms para la slución de cntrversias cntractuales. Designación de supervisres y/ interventres para cada cntrat suscrit pr la Entidad. Seguimient a la ejecución de ls pryects y sus indicadres a través del SIPLAN y de ls indicadres de gestión del prces. Prcedimients de cntrl de registr y de dcuments. Auditrias internas y externas. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación Actualización de la caracterización del prces, reglaments interns de trabaj y Guía de Prestación de Servicis Verificación física y cnte permanente de existencias de elements de cnsum y devlutivs en bdega, frente a la infrmación registrada en la base de dats y reprtada al área cntable. Cnciliación mensual de mvimients de almacén Vs. registrs cntables. Mderada Difundir y sensibilizar a ls funcinaris sbre las nrmas y ls prcedimients definids para la adecuada gestión administrativa del área. Actualización prtuna de Manuales, guías, prcedimients y frmats asciads al prces. Ordenadr del Gast Ls Líderes del prces de Gestión Administrativa Cmité de Cntratación Supervisr e Interventr de cntrats, persnal de servicis generales y almacén. Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 10

11 Actualización prtuna de Manuales, guías, prcedimients y frmats Mapa de Riesgs asciads Institucinal prces. Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Opcines de manej Accines Respnsable 54. N cntar cn 1. Incumplimient ls bienes y de las metas de servicis gbiern e necesaris para la institucinales. gestión institucinal. Rar Rar Mayr Mderad Verificación anual de inventaris de bienes devlutivs. Encuestas de satisfacción del cliente intern. Seguimient y verificación a la ejecución del Plan Anual de cmpras y Mantenimient. Plan Anual de Necesidades pr área y cnslidad. Plan Anual de necesidades pr área y cnslidad Plan Anual de Cmpras y de Mantenimient. Plan Anual de Cmpras y de Mantenimient. Inventari de bienes de cnsum y devlutivs. Inventari de bienes de cnsum y devlutivs. Mderada Baja cmpartir, transferir Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación Registrs de mvimients de almacén Vs. registrs cntables. Cmité de Cntratación y el Cmité Asesr Evaluadr. Aplicación y actualización permanente del prces y de ls prcedimients, reglaments interns de trabaj y Manual de cntratación caracterizads y actualizads. Participación activa de las veedurías ciudadanas. Capacitación periódica y acmpañamient de la Dirección Jurídica y Secretaria General. Organización, actualización y verificación permanente de ls expedientes de la gestión cntractual. Cpias de seguridad. Cnciliación trimestral de la infrmación presupuestal frente a la gestión cntractual institucinal. Registrs de mvimients de almacén Vs. registrs cntables. Cmité de Cntratación y el Cmité Asesr Evaluadr. Aplicación y actualización permanente del prces y de ls prcedimients, reglaments interns de trabaj y Manual de cntratación caracterizads y actualizads. Participación activa de las veedurías ciudadanas. Capacitación periódica y acmpañamient de la Dirección Jurídica y Secretaria General. Organización, actualización y verificación permanente de ls expedientes de la gestión cntractual. Cpias de seguridad. Cnciliación trimestral de la infrmación presupuestal frente a la gestión cntractual institucinal. Ls Líderes del prces de Gestión Administrativa - Crdinadr GGA Ls Líderes del prces de Gestión Administrativa - Crdinadr GGA Sistema Electrónic para la Cntratación Pública - SECOP Sistema Electrónic para la Cntratación Pública - SECOP. 55. Que ls funcinaris y/ cntratistas del Departament se favrezcan indebidamente de la cntratación favrezcan a tercers. Gestión Administrativa Rar Mderad Mderada Descripción y análisis de ls riesgs de la cntratación y en cnsecuencia el nivel y extensión de ls riesgs que deben ser amparads pr el cntratista y aplicación de la clausula de indemnidad, relacinads en las bligacines cntractuales. Mecanisms para la impsición de multas, en cas de mra de incumplimient parcial de cualquiera de las bligacines cntraídas pr el CONTRATISTA. Mecanisms para la impsición de la clausula penal pecuniaria en cas de incumplimient de cualquiera de las bligacines emanadas del cntrat. Mecanisms para declarar la caducidad de ls cntrats suscrits pr la entidad. Mecanisms para la slución de cntrversias cntractuales. Designación de supervisres y/ interventres para cada cntrat suscrit pr la entidad. Seguimient a la ejecución de ls pryects y sus indicadres a través del SIPLAN y de ls indicadres de gestión del prces. Prcedimients de cntrl de registr y de dcuments. Baja Descripción y análisis de ls riesgs de la cntratación y en cnsecuencia el nivel y extensión de ls riesgs que deben ser amparads pr el cntratista y aplicación de la clausula de indemnidad, relacinads en las bligacines cntractuales. Mecanisms para la impsición de multas, en cas de mra de incumplimient parcial de cualquiera de las bligacines cntraídas pr el CONTRATISTA. Mecanisms para la impsición de la clausula penal pecuniaria en cas de incumplimient de cualquiera de las bligacines emanadas del cntrat. Mecanisms para declarar la caducidad de ls cntrats suscrits pr la entidad. Mecanisms para la slución de cntrversias cntractuales. Designación de supervisres y/ interventres para cada cntrat suscrit pr la entidad. Seguimient a la ejecución de ls pryects y sus indicadres a través del SIPLAN y de ls indicadres de gestión del prces. Prcedimients de cntrl de registr y de dcuments. Direccinamient Estratégi Auditrias internas y externas. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación Actualización de la caracterización del prces, reglaments interns de trabaj y Guía de Prestación de Servicis Verificación física y cnte permanente de existencias de elements de cnsum y devlutivs en bdega, frente a la infrmación registrada en la base de dats y reprtada al área cntable. Cnciliación mensual de mvimients de almacén Vs. registrs cntables. Verificación anual de inventaris de bienes devlutivs. Auditrias internas y externas. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación Actualización de la caracterización del prces, reglaments interns de trabaj y Guía de Prestación de Servicis Verificación física y cnte permanente de existencias de elements de cnsum y devlutivs en bdega, frente a la infrmación registrada en la base de dats y reprtada al área cntable. Cnciliación mensual de mvimients de almacén Vs. registrs cntables. Verificación anual de inventaris de bienes devlutivs. Seguimient y verificación a la ejecución del Plan Anual de cmpras y Mantenimient. Plan Anual de necesidades pr área y cnslidad Plan Anual de Cmpras y de Mantenimient. Seguimient y verificación a la ejecución del Plan Anual de cmpras y Mantenimient. Plan Anual de necesidades pr área y cnslidad Plan Anual de Cmpras y de Mantenimient. Manual de Cntratación Nrmativa sbre cntratación Reunines de la Dirección para exigir el cumplimient de ls prcedimients. Frmats y mdels de estudis actuales y realizads. 56. Inprtunidad en la entrega de ls estudis previs y demás dcuments asciads a la gestión cntractual institucinal y Mderad Revisión y verificación de cntenid y frma de ls frmats asciads a la gestión cntractual institucinal Unificar las instancias de revisión y cntrl de cntenid y frma de ls estudis previs y demás dcuments asciads a la gestión cntractual institucinal. Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. Ls líderes de ls prcess que La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 11 requieren ls bienes y servicis/ Mderada Crdinadr del Grup de Gestión Administrativa

12 Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Riesgs 56. Inprtunidad en la entrega de ls estudis previs y demás dcuments asciads a la gestión cntractual 1. institucinal Incumplimient y de deficiencias las metas en de su gbiern cntenid e institucinales. Prces Asciad del riesg calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Rar Mderad Mayr prgramación de la cntratación administrativa Plan Anual de Cmpras y Mantenimient Plan de Cntratación Instructivs para el diligenciamient de ls dcuments asciads a la gestión cntractual Cmité de cntratación Participación activa de las veedurías ciudadanas. Opcines de manej Mderada Accines Revisar ls cntenids de ls frmats asciads a la gestión cntractual institucinal para hacerls más funcinales. Respnsable Ls líderes de ls prcess que requieren ls bienes y servicis/ Crdinadr del Grup de Gestión Cmunicad de la Dirección para exigir el Cumplimient de ls Administrativa prcedimients cmpartir, transferir Acmpañamient del área administrativa en la elabración y cnslidación de ls estudis y demás dcuments asciads a la gestión cntractual institucinal. Auditrías internas y externas Capacitar al persnal encargad de elabrar ls estudis previs y demás dcuments asciads a la gestión cntractual institucinal. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación Cmité de Cntratación y Cmité Asesr Evaluadr. Participación activa de las Veedurías Ciudadanas. Capacitar y actualizar permanentemente a ls servidres de la entidad que intervienen en la ejecución de ls recurss institucinales en temas prpis de la gestión cntractual, derech disciplinari y derech fiscal. 57. Extralimitación de funcines en benefici persnal de un tercer 58. Desví de recurss físics y ecnómics de la entidad. 59. Inadecuada aplicación de ls métds para el seguimient, medición y de ls prcess Direccinamient Estratégi Crrupción Crrupción Prbable Mayr Definición y ejecución del plan de cmpras. Auditrías internas y externas. Sistema Electrónic para la Cntratación Pública - SECOP. Sistema de rendición electrónic de la cuenta e infrmes. - Sireci. Rendición de cuentas. Designación de Supervisres y/ Interventres para cada cntrat suscrit pr la Entidad. Manual de Cntratación y guía del supervisr y del interventr. Auditrias internas y externas, cruces y cnciliación de infrmación. Cnciliación bancaria y verificación del sald al cierre de cada perid. Sistema Integrad de Infrmación Financiera - SIIF Nación. Plíticas, prcedimients, guías, instructivs, circulares y crngramas. Prgrama y plan de auditría, reprtes de mejramient, Plan de cierre de n cnfrmidades. Encuestas de medición y satisfacción. Requerimients en el plan de frmación y capacitación, de auditres. Evitar Evitar Estimular la participación ciudadana y el ejercici del cntrl scial durante el desarrll de las actividades tendientes a la planeación, prgramación y ejecución de ls recurss institucinales y en ls prcess de selección de cntratistas. Retralimentar permanentemente dentr del prces, ls cambis en el marc legal y en dispsicines institucinales que afectan la gestión cntractual. Realizar prtun registr de la infrmación publicada en el Sistema Electrónic para la Cntratación Pública - SECOP de acuerd cn las distintas etapas cntractuales y mdalidades de selección y en el Sistema de Rendición Electrónic de la Cuenta e Infrmes. - Sireci. Capacitar y actualizar permanentemente al equip de trabaj que ejecuta el prces en la nrmatividad vigente, derech disciplinari y derech fiscal. Realizar análisis y cnciliación de la infrmación generada en el área de almacén vs infrmación cntable. Realizar análisis y cnciliación permanente de la infrmación generada Líder Estratégic y Líderes Operativs cn casión de la ejecución de ls recurss de la caja menr, frente a del Prces de Gestión Administrativa ls reprtes generads pr el Sistema Integrad de Infrmación Financiera SIIF Nación. Realizar revisión y cntrl permanente del líder del prces de la adecuada aplicación de las nrmas y prcedimients definids en el prces. Seguimient a las decisines tmadas en cmité Directiv de acuerd cn reunines realizadas. 1. Directr, Subdirectr Seguimient trimestral a reprtes de mejramient y Plan de cierre de Líderes de Prces n cnfrmidades 2. Jefe Oficina de Cntrl Intern. Seguimient a las accines tmadas de las bservacines y 3. Directr, Subdirectr recmendacines de las encuestas de percepción del cliente, quejas y Líderes de Prces reclams e infrmes de gestión y cntrl. Elabrar en el primer semestre de cada añ pryects de aprendizaje y ejecutarls de acuerd cn l planead. Elabrar prcedimient para cnslidación de infrmes interns y externs. Líder Estratégic y Líderes Operativs del Prces de Gestión Administrativa 4. Jefe Oficina de Cntrl Intern y Jefe Oficina Asesra de Planeación. 5. Jefe Oficina de Cntrl Intern y Jefe Oficina Asesra de Planeación. 60. Inaprpiada aplicación de ls lineamients de planeación Medición y Análisis Prbable Mayr Sistema de planeación institucinal SIPLAN Matriz de respnsabilidad y autridad Acuerds de gestión, del desempeñ, segui8mients en cmité Reprte y análisis de resultads de avance de metas de pryects en el Sistema de planeación institucinal - SIPLAN Revisión y actualización de Matriz de respnsabilidad y autridad Seguimient a ls Acuerds de gestión, análisis de resultads de del desempeñ, seguimients en Actas de Cmité de direccinamient. 1. Directr Subdirectr 2.Líderes de Prces Jefe Oficina Asesra de Planeación y Jefe Oficina de Cntrl Intern. 3. Directr Subdirectr Líderes de Prces 61. Inprtunidad e inexactitud en la F. presentación Versión 3 de ls Fecha: infrmes 04/06/2013 Prbable Mayr Diseñ e implementación de sistema de gestión integrad. Oficina Asesra de Planeación Circular anual lineamients de planeación Seguimient a ls tiemps de remisión y entrega de infrmación. Oficina de Cntrl Intern y Oficina Plan de acción de l ficina de cntrl intern. Asesra de Planeación. Matriz infrmes Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. Revisión previa de ls infrmes pr parte del respnsable del prces La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. Oficina de Cntrl Intern y Oficina 12 Asesra de Planeación.

13 Riesgs Prces Asciad 61. Inprtunidad e inexactitud en la presentación de ls infrmes 1. Incumplimient de las metas de gbiern e institucinales. 62. Us indebid de la infrmación Medición y Análisis del riesg Crrupción calificación Cntrles Prbabilidad Impact del riesg Prbabilidad Impact Prbable Mayr Rar Mayr Circular anual lineamients de planeación Plan de acción de l ficina de cntrl intern. Matriz infrmes Revisión previa de ls infrmes pr parte del respnsable del prces Dcuments cn definición clara de respnsabilidad y autridad Cmpetencia del persnal a carg del prces Revisines y aprbacines del líder del prces de Medición Grup multidisciplinari para la realización de auditrias y generación de infrmes. Aplicación de las plíticas de peración y de seguridad de la infrmación Aplicación del prcedimient y la guía de gestión dcumental Mapa de Riesgs Institucinal Fecha de actualización: 20 de juni de 2013 Opcines de manej cmpartir, transferir Evitar Oficina Asesra de Planeación Accines Respnsable Oficina de Cntrl Intern y Oficina Asesra de Planeación. Reunines semestrales para scializar ls cambis nrmativs ajustes al prces. Oficina de Cntrl Intern y Oficina Sensibilización de autcntrl pr parte de la OCI Asesra de Planeación. Realizar análisis y validación de las auditrías e infrmes presentads pr parte de ls líderes del prces. Slicitar a Gestión Humana la inclusión del fment de ls principis y valres en las capacitacines y/ events que se realicen. Elabrar el dcument guía para la realización de infrmes. Líderes del Prces de Medición y Análisis Direccinamient Estratégi Cpia Cntrlada: Si este dcument se encuentra impres n se garantiza su vigencia. La versión vigente repsa en la carpeta de Calidad DAFP. 13