TALENTO HUMANO. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 04 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: TALENTO HUMANO CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del subproceso. En el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, las actividades referentes a, deben contar con el visto bueno de la Coordinación de. Los interesados en integrar estos comités, deben estar vinculados a la nómina de la Universidad de Santander. Las convocatorias para miembros de los comités, deben durar 30 días calendario. El 50% de los miembros de los comités se eligen por proceso electoral y el otro 50% lo elige el Representante Legal, de acuerdo a lo estipulado en la resolución 1356 de 2012, la resolución 2013 de La institución debe brindar a los miembros del COPASST, 4 horas semanales para el desarrollo de sus funciones, las cuales podrán ser ejecutadas de acuerdo a la programación mensual de actividades. El comité debe seccionar por lo menos 1 vez al mes o de forma extraordinaria por la ocurrencia de un accidente laboral grave o mortal. Esta reunión se debe llevar a cabo en horas laborales. La vigencia de los comités es de 2 años según la normatividad actual. Se debe realizar un proceso de formación a los integrantes del COPASST en temas relacionados con la, inspecciones, investigación de accidentes y normatividad vigente. El Comité de Convivencia y el COPASST, deben presentar semestralmente, informe de gestión al Representante Legal y al Representante de la Dirección del SG-SST. Se debe realizar un proceso de formación a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral en temas relacionados con la resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas prioritarios para su funcionamiento.

2 Versión: 04 Página 2 de 8 Para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, la aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Auxiliar de. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados y contar con los recursos requeridos. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Convocatoria para inscripción de postulantes al comité Se determinan los lineamientos bajo los cuales se realizará la convocatoria y se notifica a los auxiliares de SST en los campus de Cúcuta y Valledupar. Se realiza la convocatoria en toda la Universidad para la participación en el proceso de conformación de los comités, donde se informan las condiciones para la inscripción de postulantes y realización del proceso, según lo establecido legalmente y por la Coordinación de SST. Coordinación de. 30 Carteleras informativas Boletín virtual Flayer publicitario Una vez realizada la convocatoria, para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, le notificarán a la Coordinación de quiénes se postularon, detallando nombres completos y cargos, junto con su respectivo registro fotográfico, autorización de uso Uso de imagen MEI-FT-010-UDES Registro fotográfico

3 Versión: 04 Página 3 de 8 de imagen y correo de postulación. P Elaboración de tarjetones y programación de la votación Se solicita a la Jefatura de Mercadeo Institucional el diseño del tarjetón electrónico con la foto, nombre y cargo de los postulantes a conformar cada uno de los comités, datos que deben ser validados previamente en Talento Humano, para cada campus. Se define y notifica la fecha de votación y tiempo de duración de la misma. Para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, los líderes deben enviar la propuesta de la jornada de votación a la coordinadora de SST para su validación, una vez aprobado, se procede a divulgar. Coordinación de 5 Tarjetón electrónico Carteleras informativas Boletín virtual Flayer publicitario Designación de jurados Se designan los Jurados del proceso de votación y se les notifica mediante Nota Interna GED-FT-015-UDES. Talento Humano 1 Nota interna GED-FT-015-UDES H Votación Se elabora acta de apertura de votación, en el día y tiempo designado para dar inicio a la misma. Se envía por correo electrónico a la base de datos institucional, el link correspondiente a los tarjetones electrónicos y se mantiene abierta durante el tiempo determinado por la Coordinación de. Jurados de votación Según programación Acta de apertura VAF-FT-007-UDES Link de los tarjetones

4 Versión: 04 Página 4 de 8 Escrutinio Se realiza la verificación de los resultados arrojados por el sistema, en presencia de los postulados, se confrontan los totales y se elabora el acta del escrutinio con los resultados de la votación. Jurados de votación 1 Acta de escrutinio Reporte de resultados H Conformación de comités Una vez elegidos los representantes por parte de los trabajadores, el Representa Legal, previa propuesta de posibles candidatos presentada por los líderes de SST, designará a los representantes por parte del empleador, seleccionando entre ellos al Presidente del COPASST. SST Coordinación de Representante Legal 1 Acta VAF-FT-007-UDES Se elabora el acta de constitución del comité, con los miembros elegidos por votación y los designados por la Universidad. Notificación de conformación de comités Se notifica a los miembros elegidos del comité, con sus funciones y responsabilidades. En la notificación del presidente del COPASST, se le informa que debe realizar la reunión de apertura del comité a más tardar a los 15 días siguientes de la notificación de conformación, convocando al líder de SST y al Representante de la Dirección del SG-SST. Coordinador SST Representante Legal 1 Nota Interna VAF-FT-015-UDES

5 Versión: 04 Página 5 de 8 H Apertura comités Se inicia la reunión de apertura de los comités, entre los participantes se asigna al secretario y para el caso de comité de convivencia laboral realizarán la elección del presidente. El Representante de la Dirección, hace entrega del informe de gestión del COPASST anterior, así como de sus recomendaciones y lineamientos para la nueva gestión. Se elabora el plan de trabajo del nuevo COPASST y se envía al Representante Legal y al Representante de la Dirección del SG-SST, para su validación. Miembros de los comités Representante de la Dirección SG-SST Según programación Acta de reunión VAF-FT-007-UDES Informe de gestión COPASST Plan de trabajo V Seguimiento El Representante de la Dirección de forma semestral, revisará los informes parciales de gestión, analizará y evaluará los resultados y realizará la respectiva retroalimentación de los mismos a los comités. Representante de la Dirección SG-SST 5 Retroalimentación de los informes A Toma de acciones A partir de la retroalimentación recibida, se realizan los ajustes correspondientes a los planes de trabajo. Miembros de los Comités 3 Plan de trabajo ajustado FIN

6 Versión: 04 Página 6 de 8 DEFINICIONES Comité de convivencia laboral: se constituye como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo. COPASST: es el grupo encargado de coordinar, fomentar, controlar y hacer seguimiento de todas las actividades de salud ocupacional en la empresa. Miembro del comité: son representantes de los trabajadores y del empleador que hacen parte del comité. Postulantes: trabajador que pide ser admitido en el comité. Tarjetón: es la hoja de papel que se utiliza en los comicios electorales para elegir los miembros de los comités

7 Versión: 04 Página 7 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Viancy Y. Pinzón Pino Coordinadora 18/06/ Se actualiza el pie de página por cambio en la definición de responsabilidades en el procedimiento de control de documentos y registros. Cp. Patricia Pinzón Barón Jefe de Talento Humano 28/04/2015 Se actualiza trazabilidad del documento. 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por inclusión de mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Actualización del pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08 Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 02/04/017

8 Versión: 04 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN María Angélica Salazar Riquet Coordinadora 04 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Beyanira Guerrero Gerardino Auxiliar Salud en el Campus Cúcuta Jhon Quintero Quintero Auxiliar Salud en el Campus Valledupar 17/08/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF