RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LOS PALMERITOS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014

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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LOS PALMERITOS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Consejos Comunales Identificación. Consejo Comunal Los Palmeritos Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La actuación fiscal, abarcó la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos financieros y técnicos, aplicados por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control y rendición de cuenta; así como, los mecanismos implementados para medir el impacto generado en la comunidad del proyecto: Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas, cuyos recursos fueron otorgados por el Despacho del Gobernador del estado Barinas, correspondiente al ejercicio económico financiero 2014.

2 Objetivos de la Intervención Objetivo General Evaluar los procedimientos establecidos, para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta; así como, los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad por la ejecución del proyecto Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas, durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de selección de contratistas adoptada por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para llevar a cabo el proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la recepción y manejo de los recursos financieros del proyecto, otorgados a través de la Secretaría Ejecutiva del Despacho de la Gobernación del estado Barinas. Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la ejecución del proyecto. Verificar mediante la inspección de la obra Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas, que se haya ejecutado en los términos previstos en el proyecto y/o contrato. Verificar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal Los Palmeritos, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la rendición de cuentas de los recursos asignados para la Pag. 2

3 ejecución del proyecto Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal Los Palmeritos con la finalidad de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Características Generales del Consejo Comunal evaluado El Consejo Comunal Los Palmeritos fue creado mediante Acta Constitutiva y Estatutos de la Asociación Cooperativa Banco Comunal Los Palmeritos, según consta en Acta de Asamblea Constituyente Comunitaria, de fecha y registrado bajo el Nº 27, Folios 202 al 210, del Protocolo Primero, Tomo Treinta y Cuatro (34), Principal y Duplicado, Segundo Trimestre del año 2007; siendo modificados sus estatutos mediante el Acta Extraordinaria Nº 1, de fecha debidamente registrada en fecha , ante la Taquilla Única del Registro del Poder Popular Para las Comunas y Protección Social, bajo el código de Registro Nº , Código de Seguridad , e identificado bajo el Registro de Información Fiscal (RIF) Nº J Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se constató que el Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal los Palmeritos, no elaboró el Plan Comunitario de Desarrollo Integral, correspondiente al ejercicio económico financiero Se constató que el Consejo Comunal Los Palmeritos, para la adquisición de los materiales de construcción por un monto de cuatrocientos cuarenta y un mil doscientos noventa bolívares exactos (Bs ,00), equivalente a cuatro mil ciento veinticuatro unidades tributarias (4.124 U.T.), no aplicó el procedimiento de selección de contratista, correspondiente a la modalidad de consulta de precios, ni realizaron los procesos inherentes a la misma. Pag. 3

4 Se evidenció que el consejo comunal Los Palmeritos no realizó la selección de los cinco (5) miembros que conformarían la Comisión Comunal de Contrataciones, para la ejecución del proyecto: Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas. Se constató que los integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del consejo comunal, no informaron a la comunidad sobre la recepción de los recursos otorgados para la ejecución del proyecto antes mencionado. Se constató que los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, no elaboraron los registros contables con los soportes que demuestran los ingresos y gastos realizados por el consejo comunal, con relación al proyecto ejecutado. Se evidenció que la Unidad de Contraloría Social del consejo comunal, no realizó las actividades de control en la ejecución del proyecto: Mejoramiento de Tanques de Almacenamiento de Agua Potable en el Sector Los Palmeritos, parroquia Manuel Palacio Fajardo, municipio Barinas. Se constató que el Consejo Comunal Los Palmeritos, aun cuando ejecutó la obra a través de la autogestión, no conformó el expediente donde se archiven todos los documentos relacionados con la ejecución de la misma. Se constató que los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, no rindieron cuentas de los recursos ante la Unidad de Rendición de Cuentas de la Gobernación del estado Barinas. Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, se concluye que el Consejo Comunal, ejecutó el proyecto en un 100%, beneficiando a un aproximado de 120 familias que habitan en el sector; sin embargo, en los procesos relacionados con la administración y ejecución de los recursos, se detectaron debilidades de control interno, aunado a la falta de seguimiento, vigilancia y control efectivo por parte de la Unidad de Contraloría Social en las labores del Consejo Comunal. Pag. 4

5 Recomendaciones En atención a las observaciones formuladas y la importancia de subsanar las omisiones detectadas, atacando las debilidades de control interno, a fin de evitar su recurrencia y obtener el mayor beneficio de los recursos otorgados para la comunidad, este Órgano de Control recomienda a los miembros del Consejo Comunal, lo siguiente: El Consejo Comunal Los Palmeritos a través del Colectivo de Coordinación Comunitaria, debe realizar un diagnóstico sobre las necesidades de la comunidad, el cual servirá de base para elaborar el Plan Comunitario de Desarrollo Integral, el mismo debe ser aprobado en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, con el fin de dar prioridad a las necesidades de dicha comunidad. Los representantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, deben realizar el procedimiento de contratación aplicando la modalidad de selección de contratistas que corresponda según las unidades tributarias correspondientes, con el fin de dar mayor participación a distintas empresas y de esta manera obtener precios justos y razonables que contribuyan con la correcta utilización de los recursos públicos. Los Representantes del Consejo Comunal Los Palmeritos deben designar en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, los cinco (5) miembros que conformarán la Comisión Comunal de Contrataciones, con el fin de darle mayor legalidad, sinceridad y transparencia a los procesos de contratación que ejecuten el consejo comunal, para garantizar precios justos y razonables en la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. Una vez conformados los representantes de la Comisión Comunal de Contrataciones del Consejo Comunal los Palmeritos, estos, en los procesos de compra enmarcadas en la modalidad de contratación por consulta de precios, deben solicitar a los proveedores como mínimo tres (03) ofertas, con la finalidad de seleccionar la más conveniente a los intereses de la comunidad. Además, deben llevar a cabo todos los procedimientos que implica la ejecución de los procesos de contratación, destacándose, entre otros, los siguientes: Pag. 5

6 a) Preparación del presupuesto base, el cual representa una herramienta que les permitirá conocer los costos estimados de materiales o el costo de ejecución de la obra, previo a las solicitudes de ofertas. Cabe destacar, que su contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de la selección del contratista, con las excepciones que establezca la Ley de Contrataciones Públicas. b) Solicitud de ofertas a través de oficios, con indicación expresa de: los requerimientos de manera uniforme para todos los oferentes, las especificaciones técnicas, garantías, condiciones de ejecución y/o entrega, lapsos de entrega, establecimiento del cumplimiento del compromiso de responsabilidad social (cuando la contratación supere las 2500 Unidades Tributarias) y otros criterios de evaluación que se estimen convenientes, de manera que ello les permita disponer de información que sirva de base para hacer el análisis técnico y objetivo en el proceso de selección de la mejor opción. c) Acta de recepción de los documentos presentados por los oferentes (entre ellos las ofertas). d) Informe de análisis y recomendación de la oferta seleccionada o en su defecto la declaratoria desierta, así mismo cualquiera que sea el resultado debe ser sometido a la aprobación de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas como máxima autoridad para la deliberación y decisión para el ejercicio del poder ciudadano. Los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, deben informar mediante asamblea de ciudadanos y ciudadanas a la comunidad sobre la recepción de los recursos otorgados para la ejecución de proyectos, esto con el propósito de garantizar la transparencia y legalidad de los procesos administrativos, así como mantener la comunicación e información oportuna con la colectividad. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, deben elaborar y llevar a cabo los registros Pag. 6

7 contables con los soportes correspondientes, donde se evidencie el control y supervisión de los gastos realizados para la ejecución de los proyectos. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal Los Palmeritos, deben recabar la documentación requerida por la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento para conformar un expediente único por cada contratación, el cual deberá ser archivado e identificado, procurando que los documentos estén debidamente foliados y mantengan un orden cronológico; todo ello, con la finalidad de demostrar el uso racional de los recursos públicos. Los voceros y voceras de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal Los Palmeritos, deben realizar seguimiento, vigilancia, supervisión y control a los proyectos en ejecución y elaborar los informes contentivos de los resultados y recomendaciones que sirvan de insumo en la ejecución de dichos proyectos; así mismo los representantes de la Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria del Consejo Comunal, deben rendir cuenta pública ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y ante el ente u organismo que otorgó los recursos dentro del lapso establecido en el convenio de financiamiento, con el fin de demostrar materialmente el correcto uso de estos. EH/GF/ND/MO Pag. 7