PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

Transcripción

1 PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de proyectos y programas. Franco González Lecaros, Msc, MBA, PMP. 1

2 Franco González Lecaros. Ingeniero Civil Industrial de la Universidad de Chile, MBA, Msc, Master Class Leadership of PMI. Amplia experiencia en dirección de proyectos de tecnología y sistemas de información para la industria financiera y productiva. Profesor y director académico del diplomado en dirección de proyectos TI. Vicepresidente de Finanzas (2008) y Presidente ( ) del Project Management Institute Santiago Chile Chapter. Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI 2

3 Información general Instalaciones. Seguridad. Teléfonos y mensajes. 3

4 Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de proyectos y programas 4

5 Objetivos Determinar la necesidad de un tablero de control. Contexto para el diseño de un tablero de control. Clasificación de los proyectos. Proyectos exitosos e indicadores. Tablero de control, indicadores y metas. Interpretando los resultados. 5

6 Contenido Contexto y requisitos. Proyectos, Programas y procesos. Éxito de un proyecto. Tablero de control. Resultados de los proyectos. 6

7 Necesidad Información para tomar decisiones. Contexto y requisitos para el desarrollo de tableros de control. Oportunidad Indicadores de gestión de programas y proyectos. Desempeño, situación actual, Proyección. 7

8 Contexto y requisitos. Proyectos, Programas y procesos. Ciclo de vida de proyectos. Estándar y modelo de Dirección de proyecto. 8

9 Proyecto Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado único.(*) (*) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) 9

10 Programa Es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener beneficios que no serían posibles si se gestionan individualmente.(*) (*) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) 10 10

11 Dirección de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.(*) Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y llevado a su conclusión.(*) (*)Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) 11

12 Propósito del director de proyectos. Incrementar la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la planificación efectiva. Responsable del cumplimiento del proyecto de acuerdo a lo planificado y comprometido. Medir el desempeño del proyecto Controlar el cambio en los proyectos, midiendo el impacto antes de su autorización. Conformar y gestionar equipos de trabajo. 12

13 Grupos de procesos de dirección de proyectos Un Grupo de Procesos incluye los procesos de dirección de proyectos que están vinculados por las respectivas entradas y salidas, es decir, el resultado o salida de un proceso se convierte en la entrada de otro.(*) Iniciación Planificación Control y seguimiento Ejecución Cierre (*)Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) 13

14 Procesos y áreas de conocimiento. (*)Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Presentation Title 14

15 Esfuerzo Nivel de interacción entre los procesos.(*) Planificación Ejecución Iniciación Control y Seguimiento Cierre Tiempo del proyecto (*)Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) 15

16 Clasificación de los proyectos 16 16

17 Ejercicio Usted ha sido contratado por una gran compañía con una significativa cantidad de proyectos. Los proyectos están siendo gestionados por cada equipo con métodos de dirección e indicadores de gestión particulares. Como primera actividad le han solicitado proponer una clasificación para los proyectos. 17

18 Respuesta sugerida Más de 1 año 4 2 Alta 4 2 Duración del proyecto Menos de 1 año 3 1 Complejidad Bajo 3 1 Bajo Alto Valor que aporta al negocio Bajo Alto Presupuesto 18

19 Cómo utilizar la clasificación de proyectos? La clasificación facilita la creación y desarrollo de un marco metodológico con procedimientos, herramientas y técnicas. Consideramos y utilizamos para el desarrollo de marco metodológico: Ciclo de vida de los proyectos. Procesos de Dirección de Proyectos. Modelo de dirección de proyectos. Marco metodológico de dirección de proyectos

20 Ciclo de vida del proyecto. Los ciclos de vida de los proyectos dependen del tipo de industria ESTUDIOS PRELIMINARES ESQUEMAS INICIALES ANTEPROYECTO PROYECTO EJECUTIVO SUPERVICIÓN DE OBRA ENTREGA Construcción IDENTIFICACION SELECCION DEFINICION EJECUCIÓN OPERACIÓN Minería LEVANTAMIENTO ANALISIS DISEÑO DISEÑO CONSTRUCCION PRUEBAS INSTALACIÓN OPERACIÓN Sistemas = Valor agregado (+) Riesgo 20

21 Grupos de procesos y los procesos de dirección de proyectos. Grupo de Proceso Procesos Tipo de Proyecto A B C Definir Aprobación de Inicio R R R Condiciones de satisfacción R R O Declaración de Alcance del proyecto R R O Aprobación de requerimientos R O R Planificar Sesión de planificación R R O Aprobación de plan R R R Preparar propuesta del proyecto R O O Ejecutar Presentación de Inicio. R O O Cronograma R R O Asignación de recursos R R R Declaración del trabajo R R R Monitor/Control Reporte de avance R O O Reuniones del equipo de proyecto R R O Reuniones del comité directivo R O O Aprobación de entregables R R R R= Requerido. O= Opcional Cierre Revisión post implementación R R O Registro documentación del proyecto R O O Aprobación de cierre R R R 21

22 Marco metodológico de dirección de proyectos 22

23 Planificación estratégica. Proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos. 23

24 Plan estratégico Clasificación de los Proyectos Escenarios Estrategias Innovación Crecimiento Plan Vital Desempeño Infraestructura Presupuesto Comercial Prioridad de los Proyectos Innovación Crecimiento Desempeño Mayor Riesgo, Valor y Tiempo Tecnología Vital 24

25 Planificacción estratégica de la Compañía Escenario Estrategia Iniciativas Programas Normativo Cliente Normativo Procesos Proyectos 25

26 Dirección estratégica de la Compañía Balance Scorecard Normativo Cliente 20 Normativo Procesos 19 26

27 El éxito de un proyecto Dirección de proyectos: conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y llevado a su conclusión. 27

28 Ejercicio: Determine los factores o indicadores de éxito de un proyecto. 28

29 Respuesta sugerida Cumple con Tiempo, Costo y Alcance. Controles de cambio mínimos. Satisfacción del Cliente. Aceptación de los interesados. Cumplimiento de las normas y procesos. Felicidad del equipo de proyecto. 29

30 Tablero de Control. Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Alcance. 2. Controles de cambio mínimos. 3. Satisfacción del Cliente. 4. Aceptación de los interesados. 5. Cumplimiento de las normas y procesos. 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador Herramienta Unidad Meta 30

31 Estos criterios formalizados y aceptados permiten crear Indicadores para medir el desempeño de un proyecto. 31

32 Cómo mido el éxito del proyecto? 32

33 Tablero de Control. Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Alcance. 2. Controles de cambio mínimos. 3. Satisfacción del Cliente. 4. Aceptación de los interesados. 5. Cumplimiento de las normas y procesos. 6. Felicidad del equipo de proyecto. 33

34 Tablero de Control. Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Alcance. Variaciones en alcance, costo y tiempo 2. Controles de cambio mínimos. 3. Satisfacción del Cliente. 4. Aceptación de los interesados. 5. Cumplimiento de las normas y procesos. 6. Felicidad del equipo de proyecto. Número de controles de cambio. Aprobación y Encuesta de satisfacción. Porcentaje de aceptación. Nota de cumplimiento Indicador de Felicidad Indicador Herramienta Unidad Meta 34

35 Tablero de Control. Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Alcance. Variaciones en alcance, costo y tiempo (CPI y SPI ) CPI > 0,9 SPI > 0,9 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. 4. Aceptación de los interesados. 5. Cumplimiento de las normas y procesos. 6. Felicidad del equipo de proyecto. Aprobación y Encuesta de satisfacción. Porcentaje de aceptación. Satisfacción > 90% >80% Nota de cumplimiento > 4,3 Indicador de Felicidad > 90% 35

36 Resultados de los proyectos 36

37 Dirección estratégica de la Compañía Escenario Estrategia Iniciativas Programas Normativo Cliente Normativo Procesos Proyectos 37

38 Dirección estratégica de la Compañía Balance Scorecard Normativo Cliente 20 Normativo Procesos 19 38

39 Semáforos El proyecto va de acuerdo al plan El proyecto presenta incidencias que pueden ser corregidas. El proyecto presenta problemas y requiere intervención. 39

40 Plan estratégico Clasificación de los Proyectos Escenarios Estrategias Innovación Crecimiento Vital Desempeño Infraestructura Presupuesto Comercial Prioridad de los Proyectos Innovación Crecimiento Desempeño Mayor Riesgo, Valor y Tiempo Tecnología Vital 40

41 Innovación Crecimiento Cartera de proyectos Balance Scorecard Vital Desempeño Perspectiva BSC Nro. Nombre Tipo Proyecto Fecha Fin Duración (días) Presupuesto Total MUS$ Presupuesto 2013 MUS$ Financiera 1 Proyecto 1 Desempeño Financiera 2 Proyecto 2 Vital Financiera 3 Proyecto 3 Crecimiento Financiera 4 Proyecto 4 Innovación Financiera 5 Proyecto 5 Vital Cliente 6 Proyecto 6 Crecimiento Cliente 7 Proyecto 7 Innovación Cliente 8 Proyecto 8 Innovación Cliente 9 Proyecto 9 Desempeño Cliente 10 Proyecto 10 Innovación Procesos 11 Proyecto 11 Crecimiento Procesos 12 Proyecto 12 Desempeño Procesos 13 Proyecto 13 Crecimiento Aprendizaje 14 Proyecto 14 Vital Aprendizaje 15 Proyecto 15 Crecimiento Aprendizaje 16 Proyecto 16 Crecimiento Aprendizaje 17 Proyecto 17 Desempeño Aprendizaje 18 Proyecto 18 Crecimiento Procesos 19 Proyecto 19 Vital Cliente 20 Proyecto 20 Vital

42 Tablero de control para todos los proyectos octubre del 2013 CC Controles de Cambio - Impacto Satisfación del Cliente Aceptación de Interesados Cantidad de CC MUS$ Nivel de Satisfacción Nivel de Satisfacción (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11)(12) (13)(14) (15)(16) (17)(18) (19)(20) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11) (12)(13) (14)(15) (16)(17) (18)(19) (20) Proyecto Proyecto Proyecto (Posición) (Posición) Nota Cumplimiento Normas/Procesos CPI 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 CPI Cost Performance Index Septiembre 2012 CPI Nivel de Satisfacción Felicidad del equipo de Proyecto Nota 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,20 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11)(12) (13)(14) (15)(16)(17) (19)(12) (3) , Proyectos Proyecto (Posición) Proyecto 42

43 Ejercicio Determine el cumplimiento de su proyecto. Sume 1 punto por cada indicador que cumple su proyecto. Máxima puntuación por proyecto = 7 43

44 44

45 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Variación de alcance, Tempo y Costo Septiembre 2012 % CPI 1,50 1,40 1,30 1,20 1,10 1,00 0,90 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0, Proyectos

46 Presentation Title 46

47 Cuadrante 2 CPI < 1 SPI > 1 Cuadrante 1 CPI > 1 SPI > Cuadrante 4 CPI < 1 SPI > 1 Cuadrante 3 CPI > 1 SPI < 1 Presentation Title 47

48 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Cantidad de Controles de Cambio - Impacto Cantidad de CC 5 MUS$ Proyecto 48

49 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Satisfación del Cliente Nivel de Satisfacción (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11)(12) (13)(14) (15)(16) (17)(18) (19)(20) Proyecto (Posición) 49

50 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Aceptación de Interesados Nivel de Satisfacción (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11) (12)(13) (14)(15) (16)(17) (18)(19) (20) Proyecto (Posición) 50

51 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Felicidad del equipo de Proyecto Nivel de Satisfacción (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)(11)(12) (13)(14) (15)(16)(17) (19)(12) (3) Proyecto (Posición) 51

52 Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, Alcance. costo y tiempo <10% 2. Controles de cambio mínimos. Número de controles de cambio. < 2 3. Satisfacción del Cliente. Aprobación y Encuesta Satisfacción > de satisfacción. 90% 4. Aceptación de los interesados. Porcentaje de aceptación. >80% 5. Cumplimiento de las normas y procesos. Nota de cumplimiento > 4,3 6. Felicidad del equipo de proyecto. Indicador de Felicidad > 87% Nota Cumplimiento Normas/Procesos 5 4,5 4 Nota 3,5 3 2,5 2 1, Proyecto 52

53 Preguntas Cómo podría explicar el desempeño de su proyecto? Cuál es su mejor proyecto?. En que proyectos e indicadores debe poner mayor atención?. Cuál es su brecha respecto a la máxima puntuación? 53

54 Dirección estratégica de la Compañía Balance Scorecard Innovación Crecimiento Desempeño Vital Normativo Cliente 20 Normativo Procesos 19 54

55 CPI 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0, CPI Cost Performance Index Septiembre Proyectos CPI MUS$ Resumen Estándar Marco Metodológico Necesidad Información para tomar decisiones. Contexto y requisitos para el desarrollo de tableros de control. Oportunidad Indicadores de gestión de programas y proyectos. Desempeño, situación actual, Proyección. Indicadores Factor de éxito Indicador Meta 1. Cumple con Tiempo, Costo y Variaciones en alcance, <10% Alcance. costo y tiempo Número de controles de 2. Controles de cambio mínimos. < 1 cambio. Aprobado y Aprobación y Encuesta 3. Satisfacción del Cliente. satisfacción > de satisfacción. 90% Porcentaje de 4. Aceptación de los interesados. >80% aceptación. 5. Cumplimiento de las normas y Evaluación de > 95% procesos. cumplimiento 6. Felicidad del equipo de Indicador de Felicidad > 90% proyecto. Reportes de Gestión Cantidad de CC CC Controles de Cambio - Impacto Proyecto Prioridad de los Proyectos Innovación Crecimiento Desempeño Mayor Riesgo, Valor y Tiempo Integración con la Estrategia de Negocio Vital 55

56 Dirección estratégica de la Compañía Estrategia Iniciativas Programas Proyectos Dirección de Portafolio, programas y proyectos de la Compañía Project Management Office Proyectos Estratégicos y gobierno ESTUDIOS PRELIMINARES ESQUEMAS INICIALES ANTEPROYECTO PROYECTO EJECUTIVO SUPERVICIÓN DE OBRA ENTREGA Consultoría y asesoría IDENTIFICACION SELECCION DEFINICION EJECUCIÓN ENTREGA Avanzados y especializados Básicos LEVANTAMIENTO ANALISIS DISEÑO DISEÑO CONSTRUCCION PRUEBAS INSTALACIÓN OPERACIÓN 56

57 Muchas Gracias por su atención! Atento a vuestras consultas y comentarios. Franco González Lecaros francogonzal@gmail.com Linkedin: Franco González Lecaros. Skype: franco.gonzalez.lecaros Celular: + (569)

58 Bibliografía Effective Project Management, Traditional, Agile, Extreme. Robert K. Wysocki, fifth edition, ISBN: PMBoK 5 ed, Project Managemnet Institute