Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Monitoreo, control de cambios y control a avance de planes

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1 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 1 de 7 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión Estratégica/Dirección y Planeación Institucional Jefe Oficina Planeación y Desarrollo Institucional, 3. OBJETIVO: Apoyar a las diferentes Instancias que intervienen en la ejecución del plan de desarrollo de la Universidad del Cauca, a través del monitoreo y control a los cambios y avances del plan 4. ALCANCE: Inicia con la identificación de la necesidad recepción de la solicitud para el acompañamiento en la elaboración de los planes respectivos y termina con la remisión de la información consolidada a la Oficina Asesora de Control Interno. Ley 152 de 1994: ley orgánica del Plan de Desarrollo y planificación Acuerdos 105 de 1993: Estatuto General de la Universidad del Cauca. Acuerdo 096 de 1998: Por el cual se adopta el Proyecto Educativo Institucional en la Universidad del Cauca. Acuerdo 030 de 2009: Estatuto General de Planeación 5. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 003 de 2012: Por el cual se modifica el Acuerdo 105 de 1993 Estatuto General de la Universidad del Cauca Resolución 5544 de 2003: Contraloría General de la República, Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República. Resolución R-6289: por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e informes SIRECI.

2 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 2 de 7 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Identifica y justifica la necesidad de ajuste o modificación del plan 2 Radica la solicitud y se fija hora y fecha para la asesoría. Líder del eje estratégico Secretaria Ejecutiva Verifica envío de solicitud, cada vez que sea necesario, líder del eje estratégico Verifica Radicado OPDI, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva 3 Revisa la pertinencia de la solicitud y se fija hora y fecha para la asesoría Jefe OPDI 4 De acuerdo a la solicitud recibida se concertan los puntos a tratar en la asesoría respectiva. Verifica Correo electrónico o llamada telefónica, cada necesario, 5 Prepara el material necesario para brindar la asesoría en la formulación de los planes de acción respectivos. 6 Realiza concertación de los ajustes propuestos en la medida que estos no afecten la estructura del plan de desarrollo NOTA: Si se afecta el plan de desarrollo estas modificaciones deben ser remitidas al rector para su trámite correspondiente Jefe OPDI Líder y/o responsable del eje estratégico Verifica Acta de reunión y/o registro de asistencia, cada necesario 7 Control a Avance de planes Remite a la OPDI el plan de acción para su Líder del Verifica correo

3 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 3 de 7 revisión elaborado con base en el instructivo proceso electrónico, cada necesario, Líder de proceso 8 Revisa documento y confronta que el plan de acción se ajuste a lo definido en el plan de desarrollo de la vigencia y que la información respectiva se diligencie completamente en el formato PE-GE-2.2-FOR-2 Plan de Acción Institucional, NOTA: Si la información diligenciada en el formato Plan de Acción no está completa, se solicita su ajuste mediante oficio, llamada telefónica, correo Verifica, formato PE-GE-2.2-FOR-2 Plan de Acción Institucional, cada necesario, 9 Consolida la información recibida de los responsables de proceso Verifica Formato PE-GE-2.2-FOR-2 Plan de Acción Institucional, cada necesario, administrativo 10 Controla el avance en la ejecución de los planes de acción, Formato PE-GE-2.2-FOR-2 Plan de Acción Institucional NOTA: El Seguimiento se realiza trimestral, de acuerdo a las fechas de corte establecidas, NOTA: Para el plan de acción estratégico los reportes y seguimientos son anuales. Para el plan de acción operativo o de gestión se producen informes trimestrales Verifica correo electrónico, Formatos PE-GE- 2.2-FOR-3, cada necesario, 11 Realiza informe consolidado de los diferentes planes de acción y hace reporte a los diferentes entes de control internos y externos NOTA: La información consolidada es la base Verifica envió de información medio magnético, cada necesario,

4 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 4 de 7 para la elaboración del informe de gestión de la vigencia.. 7. FORMATOS: PE-GE-2.2-FOR-2 Plan de Acción Institucional 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: OPDI: Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional PDI: Plan de Desarrollo Institucional PLAN DE ACCIÓN: El plan de acción es un instrumento de planeación estratégica, mediante el cual cada proceso es responsable de la ejecución del plan de Desarrollo Institucional, ordena y organiza las acciones, proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos y metas previstos en el mismo. Plan acción operativo o de gestión: Consolidacion trimestral de los indicadores de producto/proceso, correspondiente a los proyectos priorizados en el PDI Plan acción estratégico: consolidación anual de los indicadores de impacto y de efecto correspondientes a los programas priorizados en el PDI 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones OP-PR ME-GE-2.2-PR ME-GE-2.2-PR ME-GE-2.2-PR PE-GE-2.2-PR-1 Elaboración: Acompañamiento en elaboración de los planes de acción Actualización: Ajustes en las actividades y cambio de codificación. Actualización en las actividades del procedimiento y cambio de acuerdo a la nueva Estructura del procedimiento Actualización de la normativa que le rige y de actividades y responsables del procedimiento de acuerdo a auditoría interna de Calidad. Actualización del nombre del procedimiento, código, proceso/subproceso relacionado, responsable, marco normativo y ajuste del

5 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 5 de 7 contenido. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

6 Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 6 de 7 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

7 Asesoría en la Formulación y Seguimiento de los Planes de Acción Código: PE-GE-2.2-PR-1 Versión:4 Fecha de actualización: Página 7 de 7 SECRETARIA EJECUTIVA LIDER DE PROCESO TÉCNICO ADMINISTRATIVO EQUIPO OPDI INICIO Recibe solicitud y remite a funcionario encargado Concerta temas a tratar Alista todo lo necesario para el desarrollo de la reunión Asiste a reunión Envía Por correo electrónico a la OPDI el plan de acción para su revisión Revisa documento recibido formato PE-GE-2.2-FOR- 2 Plan de Acción Institucional La información es la solicitada? NO SI Realiza ajustes solicita Por corro electrónico el ajuste de la ajuste mediante formato PE-GE-2.2-FOR-14 Lista de chequeo verificación de información Consolida información recibida de los responsables de proceso Cada trimestre envía Formato ME-GE-2.2-FOR-3 Reporte avance de gestión plan de acción institucional La información esta completa? NO SI solicita Por corro electrónico el ajuste de la ajuste mediante formato PE-GE-2.2-FOR-14 Lista de chequeo verificación de información Consolida información recibida de los responsables de proceso Envía información de seguimiento a la Oficina de Control Interno Consolida información en formato SIRECI Envía informe a la Contraloría General de la republica FIN