Gestión de Permisos. Bizagi Suite. Copyright 2014 Bizagi

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1 Gestión de Permisos Bizagi Suite

2 Gestión de Permisos 1 Tabla de Contenido Gestión de Permisos... 3 Definiciones... 3 Rol... 3 Perfil... 3 Permiso... 3 Módulo... 3 Privilegio... 3 Elementos del Proceso... 5 Ingresar Solicitud de Permisos... 5 Aprobaciones Requeridas?... 8 Aprobar Permisos... 8 Todos los permisos aprobados?...10 Enviar Notificación de Rechazo...10 Gestionar Permisos Documentos Requeridos? Solicitar Documentos Enviar Documentos...15 Instalación o Soporte Adicional Requerido?...16 Reportar Servicio Realizado Enviar Notificación...18 Actualizar Permisos...19 Ejecutantes... 20

3 Gestión de Permisos 2 Su departamento de IT enfrenta grandes desafíos. Brindar un excelente nivel de servicio no es una tarea fácil y son múltiples las actividades que hay por realizar. La información en su compañía necesita fluir entre sus departamentos y empleados de manera rápida y segura, por lo que usted debe garantizar no solamente su disponibilidad sino también que los empleados cuenten con los recursos informáticos necesarios para acceder a ella. Pero, Cómo saber qué información debe estar disponible para un usuario específico? y Cómo controlar que un usuario tenga acceso únicamente a la información que necesita? son dos de las preguntas que usted se puede estar haciendo. La respuesta es la adopción de prácticas ITIL. ITIL es una librería de buenas prácticas para la administración de recursos tecnológicos que tiene como objeto garantizar la satisfacción sostenible de los clientes a la par del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización a través de la definición de estándares que agilicen el control, operación y administración. La plantilla de Gestión de Permisos de Bizagi se ha basado en los principios básicos de las prácticas ITIL para ayudarle a garantizar la disponibilidad de información a los usuarios que realmente la necesitan. Usted podrá abrir solicitudes para activar o desactivar permisos sobre aplicativos, módulos o carpetas, gestionar sus aprobaciones, llevar un control de las actividades que debe realizar por cada solicitud y actualizar la lista de permisos activos de cada usuario. Además le permitirá controlar los accesos que posee un usuario a través de la fácil comunicación entre las áreas de gestión de permisos, Recursos Humanos y Gestión de la Seguridad. De esta manera usted podrá no solamente agilizar la atención de cada solicitud sino también crear un canal de comunicación para garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de la información.

4 Gestión de Permisos 3 Gestión de Permisos Definiciones Rol Conducta o papel desempeñado por una persona en la organización. En Bizagi, un usuario puede tener uno o más roles. Perfil En esta plantilla de proceso un Perfil se refiere a un grupo de permisos relacionados. Un rol puede tener relacionados uno o varios perfiles. Permiso En esta plantilla de proceso un Permiso se refiere a Documentos, carpetas, aplicativos y/o cualquier servicio perteneciente al Catálogo de Servicios cuyo acceso puede ser administrado. Módulo Sub-clasificación de un aplicativo, carpeta y/o servicio Privilegio Nivel de autorización que tiene un usuario sobre un determinado Documento, carpeta, aplicativo y/o servicio perteneciente al Catálogo de Servicios

5 Gestión de Permisos 4 El proceso inicia con el ingreso de una solicitud de activación o desactivación de permisos para un usuario. Una vez se ingresa la información general de la solicitud junto con la lista de permisos y acciones requeridas, se evalúa si es necesario que el Jefe de la persona para la cual se están gestionando dichos permisos apruebe las acciones solicitadas para cada uno de ellos. Una vez aprobadas, el Administrador de accesos procede a ejecutarlas. De ser necesario se pueden solicitar gestiones adicionales al equipo de Soporte para activar un permiso. Una vez todas las acciones de la solicitud han sido ejecutadas, se actualiza la lista de permisos activos del usuario y se le envía una notificación con el resumen de los mismos. Posteriormente el caso se cierra.

6 Gestión de Permisos 5 Elementos del Proceso Ingresar Solicitud de Permisos En esta actividad el usuario ingresa la descripción de la solicitud así como los permisos requeridos. Una solicitud puede ser generada con distintos fines: Por el departamento de Recursos Humanos para gestionar la activación de los permisos relacionados al cargo de un nuevo empleado o La desactivación de los mismos a quien se desvincule de la compañía Por un empleado específico que requiere permisos especiales para el cumplimiento de sus labores Por un usuario del departamento de seguridad en la información para reportar accesos no permitidos por parte de un empleado. Al seleccionar un usuario se cargarán de manera automática todos los permisos que tiene activos y, de acuerdo a lo anterior, es posible seleccionar las razones por las cuales se genera la solicitud. Estas son: Nueva contratación : La herramienta le sugerirá, de acuerdo a los roles ya seleccionados para el usuario, los permisos típicos de su perfil para que el usuario decida cuáles requiere y bajó qué tipo de autorización, por ejemplo sólo lectura, escritura, ejecución entre otros. Renuncia/Despido : La herramienta marca los aplicativos activos para que sean desactivados. Requerimientos del trabajo : El usuario podrá adicionar nuevos perfiles, que cargarán automáticamente los permisos relacionados o simplemente adicionar solicitud de permisos individuales. Reporte de Accesos no permitidos : El usuario podrá seleccionar los permisos para los que solicita desactivación, que en muchos casos, no hacen parte de los permisos activos del usuario.

7 Gestión de Permisos 6 Para un correcto funcionamiento de la lógica expuesta anteriormente usted debe parametrizar los perfiles, permisos y sus relaciones. Para más información acerca de cómo establecer ésta parametrización por favor consulte el documento de construcción del proceso. Ejecutantes Empleado Formas 1. Nombre: Forma de Ingreso de solicitud : Esta forma se utiliza para ingresar la información general de la solicitud así como la lista de permisos requeridos. Prototipo:

8 Gestión de Permisos 7 Acciones Tipo Al entrar Obtener valores paramétricos: Almacena los valores de las tablas paramétricas "Perfiles", "Rol-Perfil" y "Perfiles-Permisos" en tablas maestras. Al guardar Llenar Perfiles-Servicios: Obtiene los permisos relacionados a cada perfil y las almacena en la tabla "Permisos Relacionadas" de la tabla "Perfiles de la solicitud" Cargar Perfiles Sugeridos: Obtiene los perfiles relacionados a los roles del usuario empleado y los almacena en la tabla "Perfiles solicitados" Actualizar Permisos: Llena la tabla "Permisos Activos" con las permisos relacionados a los Perfiles registrados en la tabla "Perfiles solicitados" Borrar Permisos: Elimina los permisos que no estén relacionadas a los perfiles solicitados. Lógica de Razones: Según el valor seleccionado en el campo razones se establece el valor de las acciones solicitadas para cada aplicación. Al salir Obtener Permisos de la Solicitud: Llena la tabla "Permisos solicitados" con aquellos permisos para los que se ha solicitado alguna acción en la tabla "Permisos Activos"

9 Gestión de Permisos 8 Remover permisos no activos: Elimina los registros de permisos no activos de la tabla de "Permisos Activos" Aprobaciones Requeridas? Ésta compuerta evalúa sí son necesarias aprobaciones por parte del jefe del usuario para el que se solicitan los permisos. Solo se requieren aprobaciones para las solicitudes de activación de permisos especiales que no hacen parte de la configuración estándar de los perfiles asociados a sus roles en la organización. Condiciones de la Compuerta SI: El proceso continúa a la actividad Aprobar Permisos NO: El proceso continua a la actividad Gestionar Permisos Aprobar Permisos En esta actividad el Jefe del empleado verifica la información del mismo y decide si aprueba o no cada permiso de la solicitud Ejecutantes Jefe del Empleado Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al jefe del usuario para el que se solicitan los permisos. La actividad se asigna a la persona registrada como jefe del usuario para el que se solicitan los permisos.

10 Gestión de Permisos 9 Formas 1. Nombre: Forma de Aprobación de Permisos : Esta forma se utiliza para aprobar o rechazar los permisos de la solicitud Prototipo: Acciones Tipo Al salir Actualizar Estado de los permisos: Esta regla actualiza el estado de los permisos que requerían aprobación con el valor de Aprobado o Rechazado de acuerdo a lo seleccionado por el Jefe del Empleado en ésta actividad.

11 Gestión de Permisos 10 Todos los permisos aprobados? Esta compuerta inclusiva evalúa sí el Jefe del Empleado aprobó todos los servicios que lo requerían. Condiciones de la Compuerta Todos los permisos aprobados: En caso de que todos los permisos se hayan aprobado el proceso continúa a la actividad Gestionar Permisos. Ningún permiso aprobado: Si todos los permisos fueron rechazados se envía una notificación al empleado informando dicho rechazo. Algunos permisos rechazados: Si solo algunos permisos fueron rechazados se envía una notificación al empleado y el proceso continua a la actividad Gestionar Permisos Enviar Notificación de Rechazo Se envía una notificación al empleado para informar el rechazo de uno o varios permisos por parte de su Jefe. Script Estimado < Empleado > Lamentamos informarle que su jefe inmediato ha rechazado la activación de los siguientes permisos: <Tabla permisos de la solicitud [Aprobado=false]> Agradecemos su comprensión. Cordialmente Gestión de Permisos

12 Gestión de Permisos 11 Acciones Tipo Al salir Generar Correo electrónico: Regla para crear el correo electrónico que será enviado al empleado. Gestionar Permisos El administrador de Permisos revisa la solicitud y gestiona las acciones necesarias para cada uno de los permisos de la solicitud. Para cada permiso solicitado se podrán seleccionar las siguientes acciones: - Solicitar instalación o soporte adicional: Esta acción se utiliza para enviar la solicitud al departamento de soporte y de esta manera se activen, desactiven o cambien los privilegios de permisos que no puedan ser ejecutados directamente por el administrador de permisos. - Rechazar: Si por alguna razón no fue posible la activación, desactivación o cambio de privilegios de un permiso dicha acción se debe marcar como rechazada. - Marcar como listo: Una vez se ha ejecutado correctamente la acción solicitada sobre un permiso, el permiso se debe marcar como listo o ejecutado. Es importante aclarar que el proceso no continuará si todos los permisos de la solicitud no están marcados como listos o rechazados. Aquellos permisos marcados como listos actualizaran la lista de permisos activos del usuario ya sea con la adición, eliminación o el cambio de privilegios, mientras que los que estén marcados como rechazados no ejercerán cambio alguno en dicha lista. Ejecutantes Administrador de Permisos

13 Gestión de Permisos 12 Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada al Administrador de Permisos. La actividad se asigna a la persona con el Rol de Administrador de Permisos Formas 1. Nombre: Forma de Gestión de Permisos : Esta forma se utiliza para seleccionar las acciones necesarias para la activación, desactivación o cambio de privilegios de cada permiso Prototipo:

14 Gestión de Permisos 13 Acciones Tipo Al salir Establecer Camino a seguir: Actualiza los estados de cada permiso de acuerdo a las acciones solicitadas en ésta actividad y evalúa si es necesario enviar solicitudes de gestión de permisos al equipo de soporte. Validación de Gestión: Esta regla se utiliza para validar que todos los

15 Gestión de Permisos 14 permisos de la solicitud hayan sido gestionados. Documentos Requeridos? Ésta compuerta evalúa sí es necesario solicitar documentación al Empleado. Condiciones de la Compuerta SI: Se solicitan los documentos necesarios al empleado. NO: El proceso continúa a la Compuerta Instalación o Soporte Adicional Requerido? Solicitar Documentos Se envía una notificación al empleado para informar que se deben enviar documentos adicionales para gestionar la solicitud. Script Estimado < Empleado > Hemos analizado su solicitud y es necesario que nos envíe la siguiente información para poder gestionarla: <Documentos Solicitados> Cordialmente Gestión de Permisos

16 Gestión de Permisos 15 Acciones Tipo Al salir Generar Correo electrónico: Regla para crear el correo electrónico que será enviado al empleado. Enviar Documentos En esta actividad el empleado ingresa los documentos requeridos por el administrador de permisos. Ejecutantes Empleado Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada a la persona que abrió el caso. La actividad se asigna a la persona que abrió el caso a través de la expresión CaseCreator Formas 1. Nombre: Forma de Envío de Documentos : Esta forma se utiliza para ingresar los documentos solicitados. Prototipo:

17 Gestión de Permisos 16 Instalación o Soporte Adicional Requerido? Esta compuerta evalúa si en la actividad de gestionar permisos se solicitó al área de Tecnología alguna gestión adicional para la activación de un permiso, como una instalación en sitio o algún tipo de soporte especializado. Condiciones de la Compuerta SI: El proceso continúa a la actividad Registrar Servicio Realizado NO: El proceso continúa a la actividad Actualizar Permisos Acciones Tipo Al salir Desactivar Bandera Soporte: Esta regla inicializa la variable booleana Solicitar Soporte

18 Gestión de Permisos 17 Reportar Servicio Realizado La persona del equipo de soporte encargada registra la activación de los permisos solicitados. Ejecutantes Miembro de Equipo de Soporte Asignaciones Condición Esta actividad debe ser asignada a un Miembro del equipo de Soporte. La actividad se asigna por carga a la persona con el Rol de Miembro de equipo de soporte. Formas 1. Nombre: Forma de Registro de Servicio : Esta forma se utiliza para registrar la finalización de la gestión sobre los permisos solicitados Prototipo:

19 Gestión de Permisos 18 Acciones Tipo Al salir Actualizar Estado de Permisos: Esta regla actualiza el estado de los permisos solicitados que requerían instalación o soporte adicional. El estado se actualiza a Acción ejecutada por Soporte ó Acción no ejecutada por Soporte de acuerdo a lo ingresado en ésta actividad. Enviar Notificación Una notificación es enviada al empleado informando la ejecución de las acciones sobre los permisos de la solicitud.

20 Gestión de Permisos 19 Script Estimado < Empleado > A continuación encontrará el resumen de las acciones ejecutadas a los permisos de su solicitud: <Tabla Permisos de la solicitud> Cordialmente Gestión de Permisos Acciones Tipo Al salir Generar Correo electrónico: Regla para crear el correo electrónico que será enviado al empleado. Actualizar Permisos En esta actividad se actualiza automáticamente la lista de permisos activos del usuario en Bizagi. Acciones Tipo Al salir Añadir Permisos: Regla para añadir o actualizar los permisos activados a la tabla de Permisos Activos Remover Permisos: Regla para eliminar los permisos desactivados de la tabla de Permisos Activos

21 Gestión de Permisos 20 Ejecutantes Empleado (Entidad) Persona que abre el caso Jefe del Empleado (Entidad) Persona que aprueba los permisos especiales solicitados por un usuario específico Administrador de Permisos (Rol) Persona que gestiona la activación, desactivación o cambio de privilegios de los permisos de cada solicitud. Miembro de Equipo de Soporte (Rol) Persona encargada de gestiones adicionales para la activación, desactivación o cambio de privilegios de permisos.