Proyectos de Gestión Documental Digitalización. Hugo Carrión Gordón

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1 Proyectos de Gestión Documental Digitalización Hugo Carrión Gordón

2 Agenda Hora Actividad 09:00 a 11:00 Enfoque de gestión documental 11:00 a 11:30 Receso 11:30 a 13:00 Formulación de proyectos de gestión documental 13:00 a 14:00 Almuerzo 14:00 a 15:30 Digitalización en el contexto de la gestión documental 15:30 a 16:30 Elaboración de términos de referencia 16:30 a 17:00 Conclusiones y evaluación 2

3 Enfoque de gestión documental Paradigma de los contenidos

4 Datos, información, conocimiento Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante La información es un conjunto organizado de datos procesados El conocimiento es la adquisición o captura de información a través de la educación, experiencia, la comprensión, la práctica. El Contenidos es la forma en que estructuramos formalmente nuestro conocimiento. Lo hacemos poniéndolo en papel, en una película, en una fotografía, en un blog. 4

5 Contenidos empresariales El contenido existe y da soporte a todos los procesos de la organización, desde los procesos que agregan valor al negocio hasta los procesos administrativos requieren registros que relacionen la información que se genera, se actualiza o se consulta Manuales Políticas Planes Informes Estudios Procedimientos Planos Investigaciones Reportes Hojas de vida Contratos Presupuestos Proyectos 5 Reclamos Fichas Propuestas Facturas

6 Contenidos empresariales Existen diversos tipos de contenido que soportan los procesos de las compañías, en diferentes formatos y de diferente valor para la organización Información estratégica Información reservada y confidencial Información operativa Información transaccional Tipos de contenido 6

7 Contenidos empresariales Sólo el 1% está sujeto a las retenciones legales Alrededor del 5% está sujeto a las obligaciones reglamentarias Alrededor del 25% es de valor para el negocio Alrededor del 69% de la información corporativa es basura! 7

8 Contenidos no estructurados El 80% del contenido es no-estructurado 8

9 Definición de ECM ECM = Enterprise Content Management Conjunto de estrategias, métodos y herramientas empleadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizacionales de las compañías 9

10 Beneficios del ECM Estrategia con menos papeles y con el tiempo cero papeles Disminución de Costos: Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos. Control, Oportunidad y Continuidad de los Procesos: Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados. Incremento en la productividad: Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (tiempo noproductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos. Mejora de la calidad y el servicio ofrecido por los procesos de negocio 10

11 Ciclo del vida del contenido Para implementar una estrategia de gestión de contenido, es necesario unificar los procesos empleados dentro la organización para el desarrollo, almacenamiento y publicación de contenido de tal manera que le permita generar y compartir contenido de manera eficiente. 5. Distribuir 1. Capturar 4. Preservar 2. Administrar 3. Almacenar 11

12 1. Captura y digitalización documental Información no-estructurada, digital Documentos y formularios en papel Documentos Formularios de papel Escaneo Tratamiento Reconocimiento OCR, ICR OMR Categorización Taxonomía Indexación Formularios electrónicos Procesamiento Información digital no estructurada 12

13 Fuentes de captura 13

14 2. Administrar Contenido web: WCM (web content management) Colaboración Expedientes (Documentos de actividad) Documentos (archivos administrativos) Contenido Multimedia Imágenes Audio Video 14

15 3. Almacenar Repositorios Es el núcleo de todo ECM Desde lo más simple, hasta lo más complicado Caros y no tan caros Storage Papel Microfilm Cinta RAID 15

16 4. Preservación del contenido Estrategia de preservación Patrimonio físico Patrimonio digital El contenido patrimonial deber ser preservado por largo tiempo. Selección de soporte Migración Virtualización Respaldo y recuperación 16

17 5. Distribución Búsqueda y recuperación Indexación Taxonomía Servicios del repositorio Sindicación Reutilización, empaquetamiento Personalización Publicación Impresión Website SMS, RSS Redes sociales 17

18 Formulación de proyectos de gestión documental

19 Detección de necesidades Situación problemática Islas dispersas de información. Respuestas lentas a las necesidades del negocio y de los usuarios. Baja disponibilidad para compartir información dentro y fuera de la organización. Dificultad para encontrar el contenido adecuado, en el momento requerido y en el formato esperado. Incremento en el riesgo de la gestión de la información. 19

20 Enfoque de proyecto Situación actual Problemática P r o y e c t o Situación deseada Formulación Gestión Monitoreo & Evaluación 20

21 Formulación Metodología de marco lógico: árbol de problemas Efectos Gestión ineficiente Falta de transparencia Gastos excesivos Problema central Documentos fuera de control Causas Documentos desorganizados y dispersos Soporte de papel inaccesible Contenido digital caótico Generación de información sin estándares Usuarios con capacidades informáticas limitadas 21

22 Formulación Metodología de marco lógico: árbol de soluciones Fin Gestión eficiente Mayor transparencia Menos gastos Objetivo general Propósito Gestión de documentos Objetivos Específicos Componentes Documentos organizados Documentos digitalizados Estándares de generación Plantillas Formularios Procedimientos Desarrollo de capacidades 22

23 Matriz de marco lógico 23

24 Implementación 0. Análisis de la situación 1. Análisis de las actividades de la organización 2. Evaluación de soluciones 3. Estrategias de despliegue Investigación Preliminar Evaluación de soluciones tecnológicas Plan de implementación Línea base Mapa de procesos Desarrollo capacidades Búsqueda de modelos y buenas prácticas Profundización del modelo tecnológico Gestión del cambio 24

25 Opciones herramientas tecnológicas 25

26 Administración: PMBOK Gestión del proyecto: enfoque PMBOK 26

27 Gestión del Proyecto Indicadores de rendimiento Reunir datos del progreso del proyecto Nivel de producción de un escáner Estimación de captura de metadatos Valores medios producción por persona Personal Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad Asignación de responsabilidades Delegación de tareas Calendario Comienzo, duración, culminación Proyectos pilotos, menos de 1 año Objetivos de conversión. P. ejm páginas 27

28 Gestión del Proyecto Estimación de costos Costos operativos Materiales Equipamiento Transporte Servicios Infraestructura Conectividad Costos de personal A tiempo completo A tiempo parcial Personal contratado Consultores Costos organizativos Gestión Administración Desarrollo organizativo Gastos Generales 28

29 Gestión de proveedores Hardware Servidores Escáneres Almacenamiento Software Captura Gestión documental Software a la medida Conectividad Servicios Transporte Limpieza Insumos Mobiliario Cajas, carpetas Gestión archivística Asesoría Capacitación 29

30 Recomendaciones para la gestión Formulación del proyecto clara Dimensionamiento detallado Volumen de digitalización Cuadro de clasificación Estructura de metadatos Protocolo de captura Especificaciones técnicas Considerar transición entre un proyecto de gestión documental y el proceso de gestión documental Cierto tamaño de proyecto requiere control de calidad y/o fiscalización 30

31 Digitalización en el contexto de la gestión documental

32 Digitalización: conversión analógica / digital Preservación Acceso Objeto analógico Digitalización Objeto digital 32

33 Dimensionamiento y diagnóstico Por qué digitalizar? Usuarios, acceso Preservación Eficiencia, costos Selección de colecciones Necesita convertirse Debe convertirse Puede convertirse 33

34 Qué son estándares? Y por qué son necesarios Estándar puede ser conceptualizado como la definición clara de un modelo. Son requisitos mínimos aceptables para la operación de procesos específicos, con el fin asegurar la calidad en la prestación de servicios. Los estándares señalan claramente el comportamiento esperado y deseado de un proceso. Importancia: Protege la inversión en digitalización No nos obliga a estar ligados a sólo a ciertos equipos o fabricantes. Permite la interoperabilidad de productos y servicios. 34

35 Modelo de estándares de digitalización A Adecuación y preparación documentos U Usabilidad de los archivos digitalizados E Escaneo y Captura O Optimización I Identificación y codificación 35

36 Adecuación de la documentación El proceso de adecuación y preparación de la documentación consiste en la intervención física de los documentos que serán sometido a un proceso de escaneo, tiene por objetivo el lograr la mayor calidad posible, hacer más eficiente el proceso de captura y evitar el deterioro de un documento que se encuentre en mal estado A Limpieza Corrección de plano Unión de rasgaduras Preparación de soportes 36

37 Escaneo E Luego de la preparación de la documentación, el siguiente paso consiste en la captura o escaneo empleando los equipos adecuados para el efecto. A continuación se sugiere la aplicación de los siguientes estándares: Parámetro Preservación Acceso Profundidad Texto:8 bits (escala de Texto:2 bits (blanco y negro) ó grises) 8 bits (escala de grises) Imágenes: 8 bits (escala de Imágenes: 8 bits (escala de grises), ó 24 bits (color) grises), ó 24 bits (color) Resolución Formato Texto:300 o 600 dpi Imágenes: 300 o 600 dpi Texto: TIFF Imágenes: TIFF Texto:200 o 300 dpi Imágenes: 150 o 200 dpi Texto: PDF Imágenes: JPEG Compresión Sin compresión Texto: compresión sin pérdida Imágenes:compresión con pérdida 37

38 Identificación I La identificación de un objeto digitalizado consiste en la incorporación de la información adicional necesaria para asegurar un adecuado acceso y recuperación. MAN-23-Velasco-Coleccion-V1.tif Metadatos 38

39 Optimización Los procesos de optimización permiten que el objeto digitalizado, contenga mejores características que servirán para una mejor presentación y acceso del mismo. O Edición de imágenes Reconocimiento Óptico de Caracteres 39

40 Usabilidad La usabilidad es la facilidad que tiene un objeto, en este caso un archivo digitalizado, para ser usado. Cuando se digitaliza un documento, se busca por un lado su preservación y por otro el mayor acceso posible. El objetivo es asegurar un nivel adecuado de usabilidad de los archivos digitalizados que serán compartidos en un repositorio digital U Parámetros Formato Tamaño Descripción Formato PDF. Este formato tiene la ventaja de ser un formato abierto descrito en la norma ISO El tamaño óptimo de un archivo que será publicado en un sistema web, está determinado por el ancho de banda que disponible y por la experiencia del usuario. Compresión Para lograr tamaños adecuados de los archivos digitalizados, es necesaria la compresión, JBIG 2, Grupo 3 y 4 de CCITT, ZIP, JPEG Presentación Repositorio digital Políticas de Acceso Abierto Interoperabilidad 40

41 Elaboración de términos de referencia

42 Contratar o desarrollar? Desarrollar si: El proyecto no es muy grande o complejo Cuento con el equipo necesario Contrato si: El proyecto es complejo y requiere conocimientos especializados No cuento con el equipo necesario 43

43 Qué contrato? Servicios especializados Desarrollo de bases, TDR, SLA Formulación del proyecto Diseño de imagen corporativa o Look&Feel Adecuación archivística Acondicionamiento físico (limpieza) Provisión de mobiliario, suministros de almacenamiento (carpetas y cajas) Clasificación y ordenamiento de documentos Sistema informático para ubicación física de documentación 44

44 Qué contrato? Digitalización de documentos Definición de protocolos de captura digital de documentos y contenidos Preparación de la documentación Digitalización de series documentales seleccionados Identificación e incorporación de metadatos Aplicación de OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) Diseño de centros de digitalización Equipos de digitalización Metodología para el mantenimiento de las colecciones digitalizadas Capacitación a funcionarios sobre digitalización de documentos 45

45 Qué contrato? Sistema de gestión documental Instalación y configuración de software de infraestructura Instalación y configuración del sistema Integración con directorios Estructura documental y taxonomía Carga masiva de documentos Integración con otras soluciones: captura, BPM, CRM Formación de usuario final Formación de administradores del sistema Soporte técnico 46

46 Antes de contratar Hay tareas que realizar: Formación, coordinación del equipo de trabajo: Multidisciplinario, Representativo Con capacidad de decisión Levantamiento de necesidades de la institución: Misión, objetivos, proyectos, servicios, actividades, contenidos Financiamiento y viabilidad del proyecto: Recursos internos (humanos, monetarios) Respaldo político Resistencia al cambio

47 Esquemas de contratación Ínfima cuantía Contratación directa Servicios Consultoría Lista corta Subasta inversa Licitación internacional 48

48 Indicadores de evaluación Experiencia Proyectos similares Enfoque integral Metodología Descripción de cómo abordar el proyecto Visita in situ Equipo de trabajo Perfil profesional Preparación académica Relación costo/calidad 49

49 Presupuesto La gestión documental y la digitalización no siempre es un producto estandarizado. En la implementación del software considerar: licencias, soporte, personalización Costeo por imagen USD 0,02 por fotocopiar una imagen (incluido suministros) La captura representa el 20% del trabajo respecto a la indexación, almacenamiento y gestión Solución completo, se puede calcular entre USD 0,08 y 0,10 por imagen. La indexación depende de: Número de expedientes, o archivos digitales Número de metadatos Considerar otros servicios Gestión archivística Limpieza Provisión de mobiliario y equipos 50

50 Cronograma Depende de la urgencia Cálculo lineal de eficiencia Rendimiento según indicadores de rendimiento Ejm imágenes por punto de captura Ejm. 30 documentos indexados por personal al día El plazo depende de Número de puntos de escaneo Número de personas indexando Limitaciones Físicas Personal calificado 51

51 Componentes de los TDRs Descripción del proyecto Indicadores de evaluación Inventario detallado Metodología Especificaciones técnicas: Protocolo de captura Cláusulas de confidencialidad Reserva Expurgo digital Garantías Técnicas (software) 52

52 Conclusiones La gestión documental y digitalización requiere ser llevado a cabo de una manera ordenada y técnica. Es importante por lo tanto identificar modelos estandarizados, buenas prácticas, para la gestión documental y la digitalización. Es necesario identificar modelos fáciles de entender y aplicar. Los proyectos de gestión documental y digitalización deben considerar la adecuación de los objetos digitales multimedia a los nuevos dispositivos electrónicos de lectura (móviles, tablets, ultrabooks) Los profesionales de información, técnicos de archivo, ingenieros de sistemas y otros profesionales involucrados en la gestión documental y la digitalización deben contar con las competencias y conocimientos necesarios en el ámbito de gestión de proyectos.. 53

53 Mayor información Hugo Carrión G. IMAGINAR Centro de Investigación para la Sociedad de la Información Quito-Ecuador Teléfono: Móvil: Skype: hcarrion

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