OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO

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1 OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO Elaborado por: Desarrollo Organizacional, Depto. de Planificación y Desarrollo. Fecha de Elaboración: 2012 Fecha de Actualización: Marzo,

2 Índice de contenido: 1 Objetivo del Manual 2 Instrucciones para su uso 3 Nomenclaturas utilizadas 4 Organización de la OAI a. Misión b. Visión c. Funciones de la Oficina de Acceso a la Información (OAI) d. Organigrama 5 Descripciones de Puestos de la OAI a. Responsable de Acceso a la Información (RAI) 6 Procedimientos a. Atención al Ciudadano para la Recepción de Solicitudes de Acceso a la Información Pública Propósito Alcance Referencias Documentos Normas vigentes b. Tramitación de Solicitudes de Información Pública Propósito Alcance Operaciones Referencias Documentos Normas vigentes c. Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública Propósito Alcance Operaciones Referencias Documentos Normas vigentes 7 Plazos establecidos por la Ley Anexos: Formularios Solicitud de Acceso a la Información Pública 2

3 Rechazo a la Solicitud de Acceso a la Información Pública Demostración de la Entrega de la Información Solicitada Prórroga Excepcional para entrega de Información Solicitada Volante informativo sobre la Oficina de Acceso a la Información. 3

4 Introducción El presente manual trata sobre el procedimiento a utilizar con fines de recibir, tramitar y dar respuestas a las solicitudes de información que realicen los ciudadanos en el marco de la Ley de fecha 28 de julio del 2004, de Libre Acceso a la Información Pública y su Reglamento de aplicación promulgado en el Decreto No Para el cumplimiento de estas disposiciones se requiere de una estructura funcional denominada Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), que se encargue de la orientación al interesado, de la recepción, registro y canalización de las solicitudes dentro de los plazos indicados en la citada Ley, a fin de velar por la transparencia en la gestión pública. En la sección Transparencia de la página Web de la DIDA se encuentra la sección disponible al público en general y contiene informaciones de las actividades realizadas, la que se mantiene actualizada para el acceso público. 4

5 1. Objetivo del Manual Establecer oficialmente la estructura funcional, políticas y procedimientos para el manejo de las solicitudes de acceso a la información, igual que los procesos hasta dar la respuesta requerida, así como la publicación constante en los medios para información Describir las relaciones de la OAI con las demás dependencias de la DIDA así como la coordinación con otras instituciones públicas. Dejar establecida la estructura con que funcionará la OAI dentro de la estructura organizacional de la DIDA. 2. Instrucciones para su uso Este manual está concebido para facilitar el funcionamiento de la OAI y como una guía para el personal que labora en la misma. El mismo se compone de tres áreas: a. Organización de la OAI b. Descripciones de Puestos c. Procedimientos El Manual podrá ser actualizado las veces que se considere necesario para el mejor cumplimiento de las normativas correspondientes. 3. Nomenclaturas utilizadas Todos los documentos que se utilicen en el proceso serán identificados de forma alfanumérica. Los primeros caracteres son alfabéticos, por ejemplo OAI Oficina de Acceso a la Información A continuación de esta identificación se incluirán: MAN- Manual PROC.- Procedimiento DPU-Descripción de Puestos FORM- Formulario 5

6 4. Organización de la OAI La Oficina de Acceso a la Información (OAI), es el órgano institucional por ante el cual los ciudadanos y ciudadanas ejercen el derecho a acceder a las informaciones, siempre y cuando estas no afecten la seguridad nacional, y que están garantizadas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública No y su Reglamento de Aplicación No , con el objetivo de lograr una buena gestión gubernamental. Esta oficina tiene su marco legal en el artículo 7 párrafo I y el artículo 6 del reglamento de dicha ley. Misión de la OAI Garantizar el acceso de los usuarios a la información sobre la gestión de la Dirección de Información y Defensa de los Afiliados a la Seguridad Social (DIDA), como una forma de legitimar la transparencia y el fortalecimiento institucional. Visión de la OAI Contribuir y dar apoyo a los valores de honestidad, integridad, eficiencia, eficacia, calidad y trabajo en el personal de la Dirección de Información y Defensa de los Afiliados a la Seguridad Social (DIDA), apoyando así los esfuerzos de transparencia institucional. Funciones a. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información pública b. Realizar trámites necesarios dentro de la DIDA para entregar a tiempo la información solicitada. c. Redactar comunicaciones dando respuestas a instituciones y particulares sobre solicitudes información de las ejecutorias de la institución. d. Efectuar las notificaciones a los solicitantes. e. Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, su tramitación, resultados entre otros. f. Elaborar estadísticas e informes de gestión de las actividades de la OAI g. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que asisten a los ciudadanos en materia de acceso a la información. h. Recolectar y difundir la información que se refiere a los servicios de información pública. i. Participar en los entrenamientos coordinados por la Oficina Presidencial de Tecnologías de la Información y Comunicación (OPTIC) para el servicio del 311 a los ciudadanos. j. Tramitar quejas y reclamaciones al departamento de Orientación y Defensoría recibidas de los usuarios del Sistema Dominicano de Seguridad Social mediante la plataforma 311, elaborada por la OPTIC para ofrecer respuestas. 6

7 k. Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, con la mayor eficiencia y la mejor comunicación entre la DIDA y los ciudadanos. Organigrama Organigrama de la OAI-DIDA Consejo Nacional De Seguridad Social Dirección de Información y Defensa de los Afiliados Responsable de Acceso a la Información (OAI) 7

8 5. Descripciones de Puestos DESCRIPCION DE PUESTO DEL RESPONSABLE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (RAI) 1. TITULO DEL CARGO: Responsable de Acceso a la Información (RAI) 2. NATURALEZA DEL TRABAJO: Bajo supervisión general de la dirección de la institución planifica y controla las funciones de la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), brindando un servicio ágil y eficiente al ciudadano que ejerce su derecho de acuerdo a lo establecido en la ley General de Libre Acceso a la Información Pública No y su Reglamento de Aplicación No TAREAS TÍPICAS: a. Supervisar la correcta recepción, elaboración y tramitación de las solicitudes de acceso a la información. b. Tramitar en tiempo prudente a los departamentos de la institución correspondientes las solicitudes de información, dando seguimiento a las respuestas a fin de que los ciudadanos reciban las respuestas dentro de los plazos establecidos en la ley c. Tramitar las solicitudes de información a las instancias correspondientes, que no sean de la competencia de la OIA de la DIDA. d. Colaborar en la elaboración, implementación y mejora de los procedimientos internos que aseguren una mayor eficiencia en la gestión de solicitudes de acceso a la información. e. Llevar diariamente estadísticas de la OIA para fines de informes. f. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice de los archivos de la institución por áreas de trabajo y ponerlos a disposición de la página Web. g. Participar en los eventos de libre acceso a la información para mantenerse actualizado y determinar aplicaciones apropiadas para su trabajo. h. Comunicarse periódicamente con los RAI de otras instituciones públicas con fines de ampliar las fuentes y bases de informaciones i. Elaborar y someter las estadísticas mensuales al departamento de Planificación para los informes de gestión institucional. j. Difundir las estadísticas de la OAI en el portal de Transparencia de la institución k. Realizar otras funciones afines y complementarias. 4. CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS REQUERIDAS: Poseer titulo de grado universitario Idioma ingles preferiblemente. 5. EXPERIENCIA PREVIA NECESARIA Dos años de labor profesional Amplios conocimientos de la misión, visión, funciones y procesos de la institución así como sobre la legislación de libre acceso a la información. Haber recibo entrenamiento sobre el funcionamiento de las OAI 6. OTROS REQUISITOS 8

9 Buenas relaciones interpersonales 7. RELACIONES INTERNAS: Con la máxima autoridad institucional y todas las dependencias de la DIDA EXTERNAS: se relaciona con todas las instituciones públicas y con todos los ciudadanos que lo requieran. 8. REPORTA A Reporta directamente a la dirección de la institución. 9. SUPERVISA A: 10. PERIODO PROBATORIO Tres meses. 9

10 6. Procedimientos A continuación presentamos los procedimientos para: a. Atención al ciudadano para la recepción de Solicitudes de Acceso a la Información Pública, (DIDA-OAI- PROC- 001) FORMULARIO: DIDA-OAI-FORM.001 b. Tramitación de Solicitud de Información Pública, (DIDA- OAI-PROC-002) FORMULARIO: DIDA-OAI-FORM-002 c. Prórroga para entrega de la información, (DIDA-OAI-PROC-003) FORMULARIO: DIDA-OAI-FORM.003 d) Rechazo de la gestión de acceso a la información, (DIDA-OAI-PROC-004) FORMULARIO: DIDA-OAI-FORM-004 e) Volante sobre la Oficina de Acceso a la Información Pública Formulario DIDA- OAI-FORM-005 Cada procedimiento indicado se detalla con su propósito, alcance, documentos y normas vigentes a fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública. 10

11 DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y DEFENSA DE LOS AFILIADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL - DIDA a. Atención al ciudadano para la recepción de Solicitudes de Acceso a la Información Pública, Código: (DIDA-OAI- PROC- 001) 1. Titulo del Procedimiento:: Atención al ciudadano para la recepción de Solicitudes de Acceso a la Información Pública 2. Propósito: Presentar la forma de atender la consulta de información que formule cualquier ciudadano en la DIDA y la manera de tramitar el formulario correspondiente. 3. Alcance: Comprende desde que se recibe al ciudadano con una solicitud de información en la Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI), hasta el registro en el sistema para su tramitación. 4. Recepción: 1. El Técnico de Atención Ciudadana y Tramitación atiende con cortesía al ciudadano que consulta o solicita el formulario de Acceso a la Información, DIDA- OAI-FOR-001 y le explica que debe completar todas las informaciones requeridas. 2. Recibe la solicitud de información, revisa que tenga los datos completados correctamente y le entrega acuse de recibo. 3. Ofrece ayuda al ciudadano y le informa sobre los trámites y procedimientos, indicándole que la Ley establece hasta 15 días hábiles para satisfacer la solicitud de información. Si se trata de información disponible al público le explica la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. Culmina el proceso. Si la información está en una página del portal de Internet, le entrega el volante, DIDA- OAI-FOR-0005-, con la dirección en que puede acceder a ese medio para obtener la información solicitada, anota estos datos en la solicitud y la archiva en la carpeta de Solicitudes Atendidas. Culmina el proceso Si se trata de una queja o reclamo sobre la prestación del servicio, le indica la persona con la autoridad jerárquica superior de la Institución a la que puede recurrir. 4. Explica al solicitante que en caso de denegarse la información se hará por escrito con las razones legales de la denegatoria y se despide del ciudadano con amabilidad. (Ver procedimiento DIDA- OAI- FORM-003). 11

12 5. Registra en el sistema la solicitud de la información y anota en el formulario el número asignado en secuencia, por el sistema. 6. Al final del día el Responsable de la Oficina revisa la entrada de solicitudes de información para asegurar el cumplimiento de la Ley. 5 Referencias Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública. Reglamento de Aplicación 6. Documentos Formulario DIDA-OAI-FOR-001Solicitud de Información Pública. 7. Normas vigentes 1. Las solicitudes de información pública se atenderán en la oficina de acceso a la información (OAI), de la DIDA. 2. Cualquier conducta que violente, limite, impida, restrinja y obstaculice el derecho de acceso a la información constituirá para el funcionario una falta grave en el ejercicio de sus funciones. 3. Todos los funcionarios de la DIDA tienen la obligación de proveer la información completa que se les requiera, en un plazo no mayor de 72 horas a partir de recibida la solicitud firmada por el Responsable de Acceso a la Información RAI 4. Las informaciones solicitadas se ofrecen en forma personal, por medio de teléfono, facsímile, correo ordinario, certificado o también correo electrónico, o por medio de formatos disponibles en las páginas de Internet. 12

13 DIRECCION DE INFORMACIÓN Y DEFENSA DE LOS AFILIADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL - DIDA b) Tramitación de Solicitud de Información Pública Código: (DIDA- OAI- PROC-002) Titulo del Procedimiento: Tramitación de solicitud de información pública 1. Propósito: Sistematizar el acceso de la solicitud de información del requeriente a la entidad o funcionario responsable de la información. 2. Alcance: Comprende desde la realización de las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada hasta la producción y entrega de la información por el funcionario responsable de la información 3. Operaciones: 1. El Técnico de Atención Ciudadana y Tramitación recibe las solicitudes registradas en el sistema, revisa los resúmenes de las solicitudes, determina si las informaciones que requieren están disponibles en el archivo de la OAI, en la página Web de la institución, en los archivos de la Institución o en publicaciones y hace las anotaciones debidas en el sistema. 1.1 Si las informaciones están disponibles en las páginas de Internet atiende de inmediato la solicitud, prepara el Volante con las indicaciones para localizarla y continúa con el procedimiento. 2. Compila las informaciones que estén disponibles en el archivo de la OAI para entregarlas al interesado en el plazo que establece la Ley, emite documento de entrega OAI-FORM-003 y requiere firma del superior autorizado para ello. 2.1 Si la información corresponde a otra dependencia, remite la solicitud de información al órgano, entidad o funcionario responsable de la información, indicándole la fecha límite de entrega de la misma. 2.2 Si el funcionario requiere más tiempo para reunir la información solicitada lo comunica por escrito antes del vencimiento del plazo de 15 días, en el formulario de Prórroga Excepcional para Entrega de Información Solicitada, OAI-FOR Si hay limitación o excepción a la obligación de informar del estado aplica la Ley. (Ver el procedimiento DIDA-OAI-PRO-03) 3. Da seguimiento para asegurar que el funcionario cumpla con lo establecido en la entrega de la información. 4. Entrega el Formulario con la información y obtiene copia de la cédula firmada de parte del solicitante o de su representante. 13

14 5. Archiva expediente de solicitud con los documentos anexos en la carpeta de Solicitudes Tramitadas. 4. Referencias Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento de Aplicación 5. Documentos Formulario DIDA- OAI- 01 Solicitud de Información Pública Volante con Dirección y menú de la página de Internet Formulario Prorroga Excepcional para Entrega de Información Pública Demostración de Entrega de la Información Solicitada. 6. Normas vigentes 1. Tienen obligación de proveer la información solicitada los Organismos y entidades de la administración pública o centralizada, autónomas o descentralizadas, autárquicas, empresas y sociedades comerciales propiedad del estado, sociedades o compañías anónimas o por acciones con participación estatal, de derecho privado que reciban recursos del Presupuesto Nacional, el Poder Legislativo y el Poder Judicial. 2. Las informaciones solicitadas se ofrecen en forma personal, por medio de teléfono, facsímile, correo ordinario, certificado o también correo electrónico, o por medio de formatos disponibles en las páginas de Internet. 14

15 DIRECCION DE INFORMACIÓN Y DEFESNA DE LOS AFILIADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL - DIDA Código: (DIDA-OAI-PRO-003) c) Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública Titulo del procedimiento: Rechazo de la Gestión de Acceso a la Información Pública 1. Propósito: Ordenar las denegaciones de informaciones clasificadas como reservadas, inexistentes o cuando estén incluidas dentro de las excepciones previstas en la Ley. 2. Alcance: Comprende desde la revisión de la solicitud de información hasta la comunicación del rechazo con las causales establecidas en la Ley. 3. Operaciones 1. EL Técnico de Atención Ciudadana y Tramitación Revisa las solicitudes presentadas en la OAI que están en tramitación 1.1 Si determina que la oficina no es competente para entregar la información o no es de su competencia, envía la solicitud dentro de los tres días laborables de recibida al organismo o entidad competente Si es una solicitud de cese de reserva legal de información o datos, envía a las autoridades responsables para el estudio de la clasificación. 1.3 Si el solicitante no corrige un error en su solicitud, después de habérsele orientado y comunicado se rechaza al décimo día hábil. 2. El funcionario responsable elabora comunicación de rechazo, Formulario FORM- DIDA-OAI-FORM- 04 explicando al solicitante, las razones previstas en la Ley que apliquen como excepciones al libre acceso de la información, en el plazo de cinco días hábiles, con la copia de la cédula firmada como demostración de entrega de la información. 3. Registra en el sistema el fin del trámite de la solicitud. d. Archiva expediente de solicitud rechazada en la carpeta correspondiente. 4. Referencias: Ley General No de Libre Acceso a la Información Pública Manual de Procedimiento de la OAI de la Dirección de Información y Defensa de los Afiliados a la Seguridad Social. Reglamento de Aplicación 15

16 5. Documentos Formulario DIDA- OAI-FOR-001 Solicitud de Información Pública Formulario DIDA-OAI-FOR-003 Demostración de Entrega de la Información Solicitada Formulario DIDA-OAI-FOR-004-A Rechazo de Solicitud de Acceso a la Información Pública 6. Normas vigentes 1. Las máximas autoridades en cada institución serán las responsables de clasificar la información que se elabore, posea, guarde o administre, así como denegar el acceso a la información. 2. En todos los casos en que el solicitante no esté conforme con decisión adoptada por el organismo requerido, tiene el derecho de recurrir ante la autoridad jerárquica superior de la entidad de acuerdo a los requisitos que establece la Ley y ante el Tribunal Superior Administrativo en el plazo de 15 días hábiles 16

17 DIRECCION DE INFORMACIÓN Y DEFESNA DE LOS AFILIADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL - DIDA d) Plazos Establecidos por la Ley Actividad Plazo Legislación Condiciones Responder la solicitud de información 15 días hábiles Artículo 8, de la LGLAIP 1. Plazo es contado a partir del día siguiente. 2. El día del vencimiento Prórroga para otorgar la información Rechazar la solicitud Informar que la solicitud está incompleta Rechazar una solicitud por no haber sido completada o aclarada Remitir solicitud al órgano competente para dar la información e informar al solicitante 10 días hábiles Artículo 8, de la LGLAIP 5 días hábiles Artículo 16, Reglamento 3 días hábiles Artículo 17, Reglamento 10 días hábiles Artículo 17, Reglamento 3 días hábiles Artículo 16, Reglamento se incluye. 1- Debe notificarse dentro del plazo para otorgar la información 1. Plazo es contado a partir del día siguiente. 2. El día del vencimiento se incluye. 1. Plazo es contado a partir del día siguiente. 2. El día del vencimiento se incluye. 1. Plazo es contado a partir del día siguiente a la fecha en que se informa de la falta 2. El día del vencimiento se incluye.. 1. Plazo es contado a partir del día siguiente. 2. El día del vencimiento se incluye. Información De Contacto Contacto: Lic. Juan de Dios Beriguete Responsable Acceso a la Información RAI Localización: Oficina central de la DIDA Dirección: Av. Tiradentes No.33, Ensanche Naco Teléfono: Extensión: 2027 Correo Electrónico: jberiguete@dida.gov.do 17