MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES OFICINA TECNICA DE INSPECTORIA INTERNA

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1 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES OFICINA TECNICA DE INSPECTORIA INTERNA Lima, Julio del 2001

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3 SUMARIO PRESENTACIÓN I. Finalidad... 9 II. Base Legal... 9 III. Alcance IV. Estructura Orgánica V. Línea de Autoridad VI. Línea de Responsabilidad VII. Línea de Coordinación VIII. Organigrama Estructural IX. Cuadro Orgánico de Cargos X. Descripción del Cargo y Funciones XI. Organigrama Estructural del INEI

4 PRESENTACION El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Oficina Técnica de Inspectoría Interna es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo, ha sido elaborado en coordinación con la Oficina Técnica de Planificación, Presupuesto y Cooperación Técnica (OTPP), a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en la Ley de Organización y Funciones del INEI, y su Reglamento; así como, sobre la base de los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal del INEI. El documento establece las pautas necesarias para el desarrollo de las actividades programadas en el ámbito de competencia de la Oficina Técnica de Inspectoría Interna La Oficina Técnica de Inspectoría Interna es el órgano de Control Interno del Instituto Nacional de Estadística e Informática, encargado de programar, conducir, ejecutar y evaluar las actividades de control en el INEI, en concordancia con las normas técnicas del Sistema Nacional de Control. Depende jerárquicamente de la Jefatura del INEI, y funcionalmente de la Contraloría General de la República. El MOF como documento de gestión, describe en forma clara la estructura orgánica, las funciones y las líneas de responsabilidad y coordinación de los procedimientos, facilita la normalización, evaluación y control de las actividades y permite que el personal conozca con claridad sus responsabilidades; así como, su dependencia jerárquica y mando. Finalmente, el MOF determina el equilibrio de funciones y evita la interferencia de las mismas. El documento contiene el diseño gráfico de la estructura orgánica de la Oficina Técnica de Inspectoría Interna, objeto de la formulación del Manual, el Cuadro Orgánico de Cargos y la descripción de las funciones específicas a nivel de cargos. La Oficina Técnica de Inspectoría Interna, coordinará con la OTPP la modificación y/o actualización del MOF, cuando la necesidad así lo amerite.

5 9 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA TECNICA DE INSPECTORIA INTERNA I. FINALIDAD Describir la organización de la Oficina Técnica de Inspectoría Interna del INEI, estableciendo sus funciones específicas, responsabilidades, línea de autoridad y coordinación, que le corresponde dentro de la estructura orgánica de la Institución, Servir como un instrumento normativo de gestión institucional y de racionalización administrativa y normativa para orientar y regular las actividades de la Oficina Técnica de Inspectoría Interna y del personal que la integra, en concordancia con las políticas y objetivos institucionales. II. BASE LEGAL Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº PCM. Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Resolución Suprema Nº PCM, que aprueba el Cuadro para Asignación de Personal del INEI. Resolución Jefatural Nº INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº INAP/DNP sobre Normas para la Formulación de Manuales de Organización y Funciones. Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. III. ALCANCE El presente manual es para conocimiento, aplicación y cumplimiento del personal que labora en la Oficina Técnica de Inspectoría Interna del INEI.

6 10 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA Para el cumplimiento de sus funciones y objetivos, la Oficina Técnica de Inspectoría Interna, tiene la siguiente estructura orgánica: Jefatura - Oficina Técnica de Inspectoría Interna V. LÍNEA DE AUTORIDAD La Oficina Técnica de Inspectoría Interna es el órgano de Control Interno del Instituto Nacional de Estadística e Informática, encargado de programar, conducir, ejecutar y evaluar las actividades de control en el INEI, en concordancia con las normas técnicas del Sistema Nacional de Control. Depende directamente de la Jefatura del INEI, y normativamente de la Contraloría General de la República. Tiene injerencia sobre la totalidad de los órganos que conforman la estructura orgánica del INEI, y de las Oficinas Departamentales de Estadística e Informática; así como del personal que la integra. VI. LÍNEA DE RESPONSABILIDAD La Oficina Técnica de Inspectoría Interna tiene responsabilidad directa ante la Jefatura sobre la gestión y resultados que se dan en el desarrollo de las actividades propias de Inspectoría, en concordancia con el Plan Operativo y Plan Estratégico Institucional y los lineamientos normativos dispuestos por la Contraloría General de la República; así mismo, es responsable de supervisar al personal que integra la Oficina Técnica, reportando a la Jefatura el cumplimiento de las acciones y metas programadas. VII. LÍNEA DE COORDINACIÓN En el desarrollo de sus actividades, la Oficina Técnica de Inspectoría Interna, mantiene relaciones de coordinación interna con la Alta Dirección y con todas las unidades orgánicas del INEI; así como, con las Oficinas Departamentales de Estadística e Informática sobre las cuales ejerce control técnico y administrativo en las actividades de su competencia. Externamente realiza coordinaciones con la Contraloría General de la República, la Auditoría General de la Presidencia del Consejo de Ministros y la Contaduría Pública de la Nación, entre otras..

7 11 VIII. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JEFATURA OFICINA TECNICA DE INSPECTORIA INTERNA IX. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS Nº ORDEN DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA Y CARGOS CLASIFICADOS CARGO ESTRUCTURAL TOTAL NECESARIAS Nº CAP OBSERVACIONES OFICINA TÉCNICA DE INSPECTORIA INTERNA Director Técnico I Secretaria IV Director Técnico OFICINA EJECUTIVA DE AUDITORIA INTERNA Director de Sistema Administ. III Auditor II Técnico en Auditoría I Director Ejecutivo

8 12 X. DESCRIPCIÓN DEL CARGO Y FUNCIONES CARGO Nº IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP: : Cargo clasificado : Director Técnico I 1.3 Cargo estructural : Director Técnico 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Programar, dirigir, supervisar y evaluar el funcionamiento técnico administrativo del órgano de Control Interno a su cargo, disponiendo las acciones y medidas pertinentes. b. Dirigir, formular y evaluar el Plan Anual de Auditoría Gubernamental en el INEI. c. Asesorar a la Jefatura del INEI y absolver consultas en el ámbito de su competencia. d. Formular y proponer a la Jefatura las políticas de control interno a seguir en el desarrollo de las actividades institucionales. e. Dirigir y supervisar la formulación, ejecución y evaluación del Plan Operativo, del Plan Estratégico Institucional y el Proyecto de Presupuesto en el ámbito de su competencia. f. Supervisar el cumplimiento de las recomendaciones emanadas de las diversas acciones de control. g. Revisar y aprobar los informes finales de las auditorías y exámenes especiales. h. Realizar exámenes programados y no programados (inopinados) cuando así lo amerite. i. Conducir las acciones de control que efectúa la OTII. j. Refrendar y elevar los informes con los resultados de las acciones de control a la Jefatura del INEI y a los organismos pertinentes. k. Coordinar con la Contraloría General las acciones de Control que disponga este organismo. l. Asegurar que las actividades de control, se desarrollen con eficiencia y eficacia. m. Formular proyectos de Directivas y normas internas relacionadas con el campo de su competencia. n. Proponer la capacitación o especialización del personal a su cargo, presentando candidatos a los programas de capacitación, cursos de especialización, becas y/o pasantías en el país o en el extranjero. o. Representar a la Oficina Técnica en certámenes relacionados con los asuntos de su competencia en el país y/o en el extranjero. p. Cumplir con otras funciones que le asigne el Jefe del INEI.

9 13 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe del INEI Tiene mando sobre los cargos siguientes: - Un Director de Sistema Administrativo III - Un Auditor II - Dos Técnicos en Auditoría I - Una Secretaria IV 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título Profesional de Abogado, Contador Público o profesión afín y Colegiatura del Colegio Profesional respectivo. - Capacitación en la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General de la República. - Experiencia en Auditoría Gubernamental. - Amplia experiencia en el área. - Ausencia de antecedentes por faltas administrativas, judiciales, penales o proceso de determinación de responsabilidades. - No tener vínculo de parentesco con funcionarios y directivos en el INEI. - Experiencia en la conducción de personal.

10 14 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO CARGO Nº Nro. en el CAP: : Cargo clasificado: : Secretaria IV 1.3 Cargo estructural: : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Recepcionar, registrar, clasificar y tramitar la correspondencia diaria que ingresa a la OTII, efectuando el control y trámite respectivo. b. Organizar, clasificar y mantener actualizado el archivo técnico de la OTII. c. Preparar y ordenar la documentación para la firma del Director Técnico. d. Preparar informes sobre la situación de la documentación oficial ingresada y egresada de la OTII. e. Elaborar informes, oficios y otros documentos oficiales que se le encargue. f. Preparar la agenda del Director Técnico para las reuniones internas y/o externas que se lleven a cabo; así como concertar citas y atender a las visitas. g. Convocar las reuniones de trabajo que se le solicite. h. Preparar y ordenar la documentación para las reuniones de trabajo que indique el Director Técnico. i. Recepcionar, registrar y trasladar información vía internet, correo electrónico, teléfono o fax; así como efectuar las llamadas telefónicas que le solicite el Director Técnico. j. Efectuar el seguimiento a los cronogramas establecidos para las reuniones y/o entregas de trabajo encomendados. k. Velar por la buena imagen institucional, asegurando el cuidado y mantenimiento de los Bienes Patrimoniales del área. l. Atender e informar al público usuario de los servicios que brinda la OTII. m. Cumplir otras funciones que le asigne el Director Técnico. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director Técnico 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Bachiller en Administración Secretarial y/o Título de Secretariado Ejecutivo Bilingüe. - Amplia experiencia en las labores de secretaría. - Conocimientos básicos en el manejo de equipos PAD.

11 15 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO CARGO Nº Nro. en el CAP: : Cargo clasificado : Director de Sistema Adm. III 1.3 Cargo estructural : Director Ejecutivo 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Apoyar en la programación, dirección, supervisión y evaluación de las actividades de competencia de la OTII. b. Apoyar en la formulación, ejecución y evaluación del Plan Operativo, Plan Estratégico Institucional y el proyecto de Presupuesto de la OTII. c. Planificar y dirigir las auditorías y exámenes especiales programados, de conformidad con la normativa del Sistema Nacional de Control. d. Formular en coordinación con la Dirección Técnica el Plan Anual de Auditoría Gubernamental. e. Coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de las acciones de control. f. Emitir opinión técnica sobre la situación financiera, presupuestal y aspectos administrativos de la Institución. g. Asesorar al Director Técnico en asuntos relacionados al Sistema de Control que conduce. h. Supervisar la correcta aplicación de los dispositivos legales y administrativos en el proceso de las auditorías y/o exámenes especiales. i. Formular proyectos de directivas y normas internas en concordancia con las disposiciones del Sistema Nacional de Control. j. Informar al Director Técnico sobre las irregularidades que detecte en la ejecución de las acciones de control. k. Conducir e integrar equipos de trabajo. l. Conducir las investigaciones relacionadas con las denuncias y otros hechos que lo ameriten. m. Supervisar y evaluar el Plan Anual de Auditoría Gubernamental. n. Cumplir otras funciones que le encomiende el Director Técnico. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director Técnico. Tiene mando sobre los cargos siguientes: - Un Auditor II - Dos Técnicos en Auditoría I 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título Profesional de Abogado, Contador, Administrador o profesión afín y Colegiatura del Colegio Profesional respectivo. - Capacitación especializada en el área de Control. - Experiencia en la conducción de personal. - Conocimientos básicos en el manejo de equipos PAD.

12 16 CARGO Nº IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP. : Cargo clasificado : Auditor II 1.3 Cargo estructural : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Elaborar, coordinar y supervisar la realización de programas y procedimiento de auditorías y/o exámenes especiales. b. Elaborar los informes preliminares de auditorías y exámenes, así como emitir opinión técnica sobre la documentación sustentatoria. c. Verificar las observaciones y deficiencias encontradas a través de las auditorías, preparando el informe preliminar correspondiente. d. Elaborar informes técnicos, adjuntando las pruebas y evidencias relacionadas con auditorías y exámenes especiales practicadas. e. Participar en la formulación del Plan Anual de Auditoría Gubernamental. f. Apoyar y participar en los procesos de las investigaciones internas. g. Elaborar los informes internos relacionados con los procesos de investigación. h. Efectuar las investigaciones de carácter contable y presupuestal sobre la aplicación de los procedimientos legales y técnico administrativos. i. Efectuar por delegación según lo determine el Director Técnico, exámenes especiales inopinados, inspecciones y otras acciones no programadas. j. Participar en el estudio y evaluación de pruebas y/o descargo presentadas por los órganos auditados. k. Cumplir otras funciones que le asigne el Director de Sistema Administrativo III. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de Sistema Administrativo III. 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título profesional Colegiado de Contador Público. - Capacitación especializada en el área. - Amplia experiencia en el área. - Conocimientos básicos en el manejo de equipos PAD.

13 17 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO CARGO Nº Nro. en el CAP: : Cargo clasificado : Técnico en Auditoría I 1.3 Cargo estructural : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Apoyar en la toma de manifestaciones, ejecución de confrontaciones, inspecciones oculares y otras pruebas que fueran necesarias o convenientes en los procesos de investigación. b. Efectuar seguimiento de las medidas correctivas y otras acciones de carácter permanente, cautelando se cumplan los plazos establecidos en la Ley Anual de Presupuesto, Directivas de la Contraloría General, Planes operativos y otras disposiciones pertinentes. c. Verificar la documentación sustentatoria de las adquisiciones efectuadas en la Institución, cualquiera fuera la modalidad. d. Apoyar en la ejecución de las Auditorías y Exámenes Especiales. e. Apoyar en el seguimiento y cumplimiento de las normas de austeridad. f. Realizar el trabajo de campo de las actividades programadas y no programadas. g. Integrar equipos de trabajo o comisiones técnicas en las acciones de control que fuera necesario. h. Cumplir otras funciones que le asigne el Director de Sistema Adm. III. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de Sistema Administrativo III 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Bachiller o egresado y/o estudiante universitario en Administración, Contabilidad, Economía o carrera afín. - Capacitación especializada en el área. - Experiencia en el área. - Conocimientos básicos en el manejo de equipos PAD.

14 18 CARGO Nº IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP: : Cargo clasificado : Técnico en Auditoría I 1.3 Cargo estructural : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Apoyar en la elaboración de los informes internos preliminares relacionados con los procesos de investigación. b. Verificar la documentación sustentatoria de las adquisiciones efectuadas en la Institución, cualquiera fuera la modalidad. c. Apoyar en la evaluación del Plan Anual de acciones de control. d. Preparar y ordenar el acervo documentario generado en la OTII, para su custodia en el archivo central del INEI. e. Mantener actualizado el archivo permanente de la Oficina. f. Realizar el trabajo de campo de las actividades programadas y no programadas. g. Desarrollar actividades técnico administrativas. h. Integrar equipos de trabajo o comisiones técnicas en las acciones de control que fuera necesario. i. Cumplir otras funciones que le asigne el Director de Sistema Administrativo III. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de Sistema Administrativo III 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Bachiller o egresado y/o estudiante universitario en Administración, Contabilidad, Economía o carrera afín. - Capacitación especializada en el área. - Experiencia en el área. - Conocimientos básicos en el manejo de equipos PAD.

15 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Organigrama Estructural JEFATURA CCONE I CCO I ORGANOS CONSULTIVOS ALTA DIRECCION SECRETARIA GENERAL SUB JEFATURA DE ESTADÍSTICA SUB JEFATURA DE INFORMÁTICA ÓRGANO DE CONTROL O. T. DE INSPECTORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA ORGANOS DE APOYO O. T. DE ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN FINANCIERA O. T. DE DIFUSIÓ N IMAGEN INSTITUCIONAL O. T. DE INFORMÁTICA DESARROLLO DE SISTEMAS O. T. DE ESTADÍSTICAS DEPARTAMENTALES O.T. DE PLANIF. PRESUPUESTO Y COOP. TÉCNICA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO O. T. DE ASESORIA JURIDICA OFICINA DE DEFENSA NACIONAL ORGANOS DE ASESORAMIENT ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS INFORMACIÓN SOPORTE TÉCNICO ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PERSONAL COOPERACION TECNICA ORGANOS DE LINEA ESTADISTICOS DIREC. NAC. DE CENSOS Y ENCUESTAS CARTOGRAFÍA Y GEOGRAFÍA CENSOS Y ENCUESTAS DE HOGARES DIREC. NAC. DE CUENTAS NACIONALES CUENTAS DE BIENES Y SERVICIOS NO FINANCIEROS D.E. DE CUENTAS DEL GOBIERNO Y DEL SECT. FINANCIERO DIREC. TEC. DE INDICADORES ECONÓMICOS ÍNDICES DE PRECIOS INDICADORES DE PRODUCCIÓN DIREC. TEC. DE DEMOGRAFÍA E INDICAD. SOCIALES DEMOGRAFÍA INDICADORES SOCIALES DIREC. TEC. DE NORMATIVIDAD Y PROMOCIÓN POLÍTICAS Y NORMAS FOMENTO DE TECNOLOGÍAS DIREC. TEC. DE DESARROLLO INFORMÁTICO PROYECTOS ORGANOS DE LINEA INFORMATICO NIVEL DEPARTAMENTAL CENSOS Y ENCUESTAS DE EMPRESAS Y ESTAB. MUESTREO Y MARCOS MUESTRALES CUENTAS DE LOS HOGARES ODE I ESCUELA NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA D. E. ACADÉMICA D. E. ADMINISTRATIVA CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO ESTUDIOS E INVESTIGACIONES METODOLOGÍA Y NORMATIVIDAD ORGANOS DE DESCON CENTRADOS

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