DOCUMENTO REFERENCIAL: Código: PCA.01-DR-01

Transcripción

1 CAPÍTULO I Objetivo Artículo 1. Objetivo del.- El objetivo del es supervisar el cumplimiento en la EP PETROECUADOR de su Código de Ética y Conducta, así como de las políticas empresariales aplicables, así como supervisar y coordinar la aplicación de las políticas de Prevención del Fraude y de Lavado de Dinero. CAPÍTULO II Estructura, organización y funciones del Artículo 2. Composición del.- El estará compuesto por tres (3) Miembros con derecho a voto, los cuales son: a) Un delegado del Gerente, quien lo presidirá. b) Un delegado de la Gerencia de Asuntos Jurídicos c) Un representante de los servidores u obreros de la Empresa a nivel nacional, designado por las asociaciones o comités de empresa legalmente reconocidos. Participarán además con derecho a voz, sin voto y en la calidad de Secretario del Comité el delegado de la Gerencia de Talento Humano. Los Miembros del Comité solo podrán nombrar Delegados para que los remplacen en casos de extrema urgencia, con autorización explícita del Gerente. Artículo 3. Excusa de los miembros del.- Dadas las especiales características de los temas a tratar, puede ser necesario que un miembro del Comité, tanto con derecho a voto o sin él, deba excusarse cuando considera que no tiene la independencia necesaria tanto formal como subjetiva para tratar una situación. En este caso será reemplazado el respectivo suplente. Al o los reemplazos aplicarán todas las condiciones y requisitos de confidencialidad aplicables a los integrantes del Comité. Artículo 4. Participación de especialistas en las sesiones del.- Los integrantes del podrán requerir la presencia en sus sesiones de especialistas que aborden los ámbitos de su competencia. La presencia de especialistas en las sesiones del será limitada únicamente a los temas requeridos por éste, por tanto no pueden estar presentes durante las deliberaciones del. GERENCIA GENERAL EP PETROECUADOR Página 1 de 4

2 Artículo 5. Reglas generales de las sesiones ordinarias y extraordinarias del.- El orden del día de las sesiones del Comité puede ser propuesto por cualquiera de los Miembros, quienes deberán enviarlo con anticipación a su celebración. El quórum para la instalación de las sesiones del Comité de ética requiere la presencia de dos de sus tres miembros con derecho a voz y voto o sus suplentes. Las decisiones y recomendaciones del Comité se decidirán con dos votos de los tres delegados que tienen derecho a voto. Las actas de las sesiones del serán preparadas por el Secretario del Comité, quien las presentará a los Miembros del Comité para su aprobación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración, luego de lo cual se lo presentará al Gerente dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión del comité. Estos plazos pueden ser reducidos por decisión mayoritaria de los miembros del Comité en casos de urgencia. Artículo 6. Sesiones ordinarias del.- El celebrará regularmente una sesión presencial por trimestre. El esquema de las sesiones ordinarias será acordado por los Miembros del Comité antes del comienzo de cada trimestre. En las sesiones ordinarias se analizarán las novedades de la implementación y seguimiento de las políticas de Ética y Prevención del Fraude y del Lavado de Dinero. Se recibirán y analizarán los informes del área de Control en todo lo referido a Ética y Prevención del Fraude y del Lavado de Dinero, para lo cual, será responsabilidad de Control indicar explícitamente cuales observaciones requieren la atención especial del Comité. El en sus sesiones ordinarias puede indagar y sugerir cualquier observación, informe o tema que a su solo criterio lo requiera incluir en el orden del día, así como puede tratar respecto de la información recibida oficialmente por cualquier medio, siempre y cuando ésta cuente con firma de responsabilidad. Artículo 7. Sesiones extraordinarias del.- El podrá celebrar sesiones extraordinarias ante pedidos específicos del Gerente, del Gerente de Planificación y Control, y en general de todo funcionario de la empresa cuando se presente una situación que requiera una acción inmediata sobre los temas que competen al Comité. GERENCIA GENERAL EP PETROECUADOR Página 2 de 4

3 Así mismo, cualquiera de los Miembros del Comité puede requerirle al Presidente una sesión extraordinaria siempre que existan motivos fundamentados para ellos. En caso de no ser aprobada la sesión por el Presidente, el Miembro podrá indicar esta situación formalmente al Gerente. Artículo 8. Responsabilidades del.- Las principales responsabilidades del Comité serán las siguientes: a) Analizar y revisar el avance y cumplimiento de las políticas de la Empresa en todo lo referido a políticas de Ética, Prevención del Fraude y del Lavado de Dinero y reportar la situación al Gerente y a todos los sectores involucrados. b) Actuar en toda situación que llegue a su conocimiento que implique o aparente implicar, una infracción a las leyes, normas y regulaciones aplicables. c) Recibir los informes de Control en todos los temas vinculados a políticas de Ética, Prevención del Fraude y Lavado de Dinero. d) Aprobar y proponer al Gerente todas las acciones disciplinarias, correctivas o de intervención que supongan temas no rutinarios, de alta exposición o de riesgo para el entorno Ético de la empresa. El no podrá per se, en ningún caso, abrogarse funciones operativas, ni tendrá potestad sobre acciones de sanción, corrección o intervención. El Gerente podrá delegar en el Presidente del Comité el manejo de situaciones específicas bajo su responsabilidad. Todas estas decisiones deberán ser documentadas específicamente en las actas del Comité. Artículo 9. Reporte y confidencialidad de la información.- Todas las resoluciones y conclusiones del son confidenciales por su misma naturaleza. Es responsabilidad de los miembros del Comité y del secretario asegurar que la información vertida, así como las conclusiones y reportes sean conocidos solamente por sus miembros y reportados exclusivamente al Gerente. Los especialistas que llegaren a participar de las sesiones del Comité guardarán el mismo deber de confidencialidad que los miembros y secretario del Comité. Será potestad exclusiva del Gerente decidir la distribución de las conclusiones del Comité a otras personas que las indicadas en el párrafo precedente. A estas personas se les extenderá la responsabilidad de confidencialidad aplicable a los Miembros y Secretario. GERENCIA GENERAL EP PETROECUADOR Página 3 de 4

4 Los miembros, secretario y especialistas del tendrán presente las consecuencias legales y de reputación que genere la distribución indebida de la información manejada en el seno del Comité. Artículo 10. Independencia de los integrantes y especialistas del Comité de Ética.- Los integrantes del comité, tanto miembros con derecho a voto como los que tengan únicamente derecho a voz, así como su secretario y especialistas, están obligados a mantener absoluta independencia frente a los temas tratados. En caso de existir una situación que implique o parezca implicar, una falta de independencia de algún miembro, secretario o especialista del Comité ante la situación tratada es responsabilidad ineludible del mismo excusarse de participar en el tratamiento del caso. El no excusarse o en caso de duda omitir consultar con los otros miembros sobre un potencial conflicto de intereses, será considerado como una falta grave al Código de Ética de EP PETROECUADOR por parte del funcionario involucrado. GERENCIA GENERAL EP PETROECUADOR Página 4 de 4

5