MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ,

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A. DE C.V. 1

2 I N D I C E I. INTRODUCCIÓN. II. III. IV. OBJETIVO. MARCO JURÍDICO. DEFINICIONES. V. INTEGRACIÓN. V.1.- V.2.- V.3.- INTEGRANTES. SUPLENTES. INVITADOS. VI. VII. VIII. FUNCIONES DEL COMITÉ. REQUISITOS PARA CELEBRAR LAS SESIONES DEL COMITÉ. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. VIII.1.- DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. VIII.2.- DEL SECRETARIO EJECUTIVO. VIII.3.- DE LOS VOCALES. VIII.4.- DE LOS ASESORES. VIII.5.- DE LOS INVITADOS. IX. TRANSITORIOS X. ANEXOS. 2

3 I. INTRODUCCIÓN La Administración Portuaria Integral de Veracruz, S.A. de C.V., en cumplimiento al artículo 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (Última Reforma D.O.F. 16/01/2012), y de conformidad con lo dispuesto en los artículos 19 al 23 de su Reglamento (Última Reforma D.O.F. 28/07/2010), actualiza el Manual de Integración y Funcionamiento del COMITÉ DE ADQUICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS (CAAS). El presente Manual incluye el Marco Normativo de referencia que respalda la Integración del CAAS, las Bases para el desarrollo de las reuniones, así como las Funciones y Responsabilidades de sus Integrantes. El presente documento se deriva de los cambios en la estructura orgánica de la entidad y en atención a las Disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. 3

4 II. OBJETIVO Establecer los aspectos que conduzcan a los Servidores Públicos que integran el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de esta Entidad, a participar con el más amplio sentido de responsabilidad en el análisis y dictamen de los asuntos sometidos a su consideración, a fin de asegurar el cumplimiento de los principios de actuación previstos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Eficiencia, Eficacia, Economía, Imparcialidad, Honradez y Transparencia), que deben observarse en la administración de los recursos que se destinen a las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios materia de éste, a efecto de asegurar al Estado las mejores condiciones de contratación. 4

5 III. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (artículo 134). Código Civil Federal. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Federal de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal sobre Metrología y Normalización. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley sobre el Contrato de Seguro. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación (Para el ejercicio fiscal que corresponda). 5

6 IV. DEFINICIONES Adjudicación directa. Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26, fracción III, 41 y 42 de la Ley, y 71, 72, 75, 78 y 79 de su Reglamento. Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Son los que se indican en el artículo 3 de la Ley. Convocatoria. Es la convocatoria a la licitación, bases, requisitos que se indican en el artículo 29 de la Ley y 39 de su Reglamento. Comité / CAAS. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Entidad. Excepción a la licitación pública. Procedimiento previsto en los artículos 40, 41 y 42 de la Ley, 71 y 72 de su Reglamento. Invitación a Cuando Menos Tres Personas. Procedimiento de contratación a que se refieren los artículos 26, fracción II, 41, 42 y 43 de la Ley, 77 y 78 de su Reglamento. Ley. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Licitación pública. Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26, fracción I, 27 al 39 de la Ley, 35 y 36 den su Reglamento. Lineamientos. Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades del sector público. Políticas. Criterios o directrices de acción elegidas como guía en el proceso de toma de decisiones al ejecutar los objetivos específicos de nivel institucional. Reglamento. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. SFP. Secretaría de la Función Pública. 6

7 V. INTEGRACION V.1.- INTEGRANTES. VOCALES. Con derecho a voz y voto: Presidente del Comité Gerente de Administración y Finanzas. Secretario Técnico. Subgerente de Administración. Vocal Gerente de Ingeniería. Vocal Gerente de Comercialización. Vocal Gerente de Operaciones. Vocal Gerente de Planeación. Vocal Jefe de Departamento de Presupuesto y Contabilidad ASESORES. Sin derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes: Asesor Gerente Jurídico. Asesor Titular del Órgano Interno de Control. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto que emita respecto del asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada, debiendo emitir expresamente el sentido de su voto en todos los casos, salvo cuando exista conflicto de intereses, en cuyo caso deberá excusarse y expresar el impedimento correspondiente. V.2.- SUPLENTES. Los miembros del Comité, los asesores y el secretario técnico podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes: Nombramiento Titular Suplente Presidente del Comité Gerente de Administración y Finanzas Subgerente de Finanzas. 7

8 Secretario Técnico. Subgerente de Administración Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Vocal Jefe del Depto. de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Tesorería. Vocal Gerente de Operaciones Subgerente de Operaciones y Almacenes. Vocal Gerente de Planeación Subgerente de Desarrollo. Vocal Gerente de Comercialización Subgerente de Servicios de Mercado. Vocal Asesor Asesor Gerente de Ingeniería Gerente de Jurídico Titular del Órgano Interno de Control Subgerente de Construcción y Mantenimiento Jefe del Departamento de lo Corporativo y Contratos. Titular del Área de Auditoría Interna. V.3.- INVITADOS. A solicitud de cualquiera de los miembros o asesores del Comité se podrá invitar a las sesiones a las personas cuya intervención se estime necesaria, para aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier naturaleza relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité; participaran con voz pero sin voto y solo permanecerán en la sesión durante la presentación y discusión del tema para el cual fueron invitados. Los invitados a que se refiere el párrafo anterior, suscribirán un documento en el que se obliguen a guardar la debida reserva y confidencialidad, en caso de que durante su participación tengan acceso a información clasificada con tal carácter en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 8

9 VI. FUNCIONES DEL COMITÉ. VI.1. Revisar el Programa y el Presupuesto de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como sus modificaciones, y formular las observaciones y recomendaciones convenientes. VI.2. Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la Licitación Pública por encontrarse en alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones I, III, VIII, IX segundo párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del artículo 41 de esta Ley. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el titular de la Entidad, o aquel Servidor Público en quien éste delegue dicha función. VI.3. Dictaminar los Proyectos de Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios que le presenten, así como someterlas a la consideración del Órgano de Gobierno de la Entidad; en su caso, autorizar los supuestos no previstos en las mismas. VI.4. Analizar trimestralmente el informe de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para verificar que el programa y presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se ejecuten en tiempo y forma, así como proponer medidas tendientes a mejorar o corregir sus procesos de contratación y ejecución; VI.5. Autorizar, cuando se justifique, la creación de Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como aprobar la integración y funcionamiento de los mismos; VI.6. Elaborar y aprobar el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité. VI.7. Coadyuvar el cumplimiento de esta Ley y demás disposiciones aplicables. VI.8. Aprobar los Manuales de Integración y Funcionamiento de los Subcomités que constituya para coadyuvar al cumplimiento de la Ley, de este Reglamento y demás disposiciones aplicables, determinando la materia competencia de cada uno, las áreas y los niveles jerárquicos de los servidores públicos que los integren, así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité de los asuntos que conozcan; 9

10 VI.9. Establecer su calendario de sesiones ordinarias del ejercicio inmediato posterior, que podrán ser quincenales, mensuales o bimestrales; VI.10. Determinar los rangos de los montos máximos de contratación en que se ubica la Entidad de conformidad con el artículo 42 de la Ley, a partir del presupuesto autorizado a la Entidad para las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; VI.11. Revisar el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios antes de su publicación en CompraNet y en la página de Internet de la entidad, de acuerdo con el presupuesto autorizado a la entidad para las adquisiciones, arrendamientos y servicios; VI.12. Recibir por conducto del Secretario Técnico, las propuestas de modificación a las Políticas, Bases y Lineamientos formuladas por las áreas contratantes y requirentes, así como dictaminar sobre su procedencia y, en su caso, someterlas a la autorización del Órgano de Gobierno correspondiente; 10

11 VII. REQUISITOS PARA CELEBRAR LAS SESIONES DEL COMITÉ. VII.1.- LAS SESIONES DEL COMITÉ SE CELEBRARÁN EN LOS TÉRMINOS SIGUIENTES: VII.1.1. Serán ordinarias aquéllas que estén programadas en el calendario anual de sesiones, las cuales se podrán cancelar cuando no existan asuntos a tratar. VII.1.2. Serán extraordinarias las sesiones del Comité para tratar asuntos de carácter urgente debidamente justificados, previa solicitud formulada por el titular de un área requirente o área contratante; VII.1.3. Se llevarán a cabo cuando asista la mayoría de los miembros con derecho a voz y voto. Las decisiones y acuerdos del Comité se tomarán de manera colegiada por mayoría de votos de los miembros con derecho a voz y voto presentes en la sesión correspondiente y, en caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad; VII.1.4. Las sesiones sólo podrán llevarse a cabo cuando esté presente su presidente o su suplente; VII.1.5. La convocatoria de cada sesión, junto con el orden del día y los documentos correspondientes a cada asunto, se entregará en forma impresa o, de preferencia, por medios electrónicos a los participantes del Comité cuando menos con tres días hábiles de anticipación a la celebración de las sesiones ordinarias y con un día hábil de anticipación para las extraordinarias. La sesión sólo podrá llevarse a cabo cuando se cumplan los plazos indicados; VII.1.6. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, deberán presentarse en el formato que el Comité considere conveniente, y tratándose de las solicitudes de excepción a la licitación pública invariablemente deberá contener un resumen de la información prevista en el artículo 71 de este Reglamento y la relación de la documentación soporte que se adjunte para cada caso. La solicitud de excepción a la licitación pública y la documentación soporte que quede como constancia de la contratación, deberán ser firmadas por el titular del Área requirente o Área técnica, según corresponda. 11

12 El formato a que se refiere el primer párrafo de esta fracción, deberá estar firmado por el secretario técnico, quien será responsable de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas respectivas; VII.1.7. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere la fracción anterior deberá ser firmado, en la propia sesión, por cada asistente con derecho a voto. Cuando de la solicitud de excepción a la licitación pública o documentación soporte presentada por el área requirente, o bien del asunto presentado, no se desprendan, a juicio del Comité, elementos suficientes, para dictaminar el asunto de que se trate, éste deberá ser rechazado, lo cual quedará asentado en el acta respectiva, sin que ello impida que el asunto pueda ser presentado en una subsecuente ocasión a consideración del Comité, una vez que se subsanen las deficiencias observadas o señaladas por éste. En ningún caso el Comité podrá emitir su dictamen condicionado a que se cumplan determinados requisitos o a que se obtenga documentación que sustente o justifique la contratación que se pretenda realizar. Los dictámenes de procedencia a las excepciones a la Licitación Pública que emita el Comité, no implican responsabilidad alguna para los miembros del Comité respecto de las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos; VII1.8. De cada sesión se elaborará acta que será aprobada y firmada por todos los que hubieran asistido a ella, a más tardar en la sesión inmediata posterior. En dicha acta se deberá señalar el sentido de los acuerdos tomados por los miembros con derecho a voto y, en su caso, los comentarios relevantes de cada asunto. Los asesores y los invitados, firmarán únicamente e l acta como constancia de su asistencia o participación y como validación de sus comentarios. La copia del acta debidamente firmada, deberá ser integrada en la carpeta de la siguiente sesión; VII.1.9. El orden del día de las sesiones ordinarias, contendrá un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las sesiones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo; VII En la última sesión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del Comité el calendario de sesiones ordinarias del siguiente ejercicio. 12

13 En la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal se analizará, previo a su difusión en CompraNet y en la página de Internet de la Entidad, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado, y se aprobarán los rangos de los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley, a partir del presupuesto autorizado a la Entidad para las adquisiciones, arrendamientos y servicios, y VII El contenido de la información y documentación que se someta a consideración del Comité será de la exclusiva responsabilidad del área que las formule. 13

14 VIII. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. VIII.1.- DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. VIII.1.1.Presidir, coordinar y dirigir las reuniones del Comité; VIII.1.2.Convocar a sus miembros cuando sea necesario; además de autorizar las convocatorias y órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; VIII.1.3.Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse; VIII.1.4.En caso de empate, emitir su voto de calidad; VIII.1.5.Firmar los formatos de casos dictaminados en la reunión; VIII.1.6.Presentar ante el Comité, dentro de las reuniones ordinarias de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, el informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios; VIII.1.7.Asistir a las reuniones del Comité, ya que la ausencia de éste o de su suplente impedirá la celebración de la reunión; VIII.1.8.Suscribir las actas de las reuniones a las que hubiese asistido; VIII.1.9.Dar seguimiento a los acuerdos de reuniones del Comité pasadas, y VIII.2.- DEL SECRETARIO EJECUTIVO. VIII.2.1.Elaborar las Convocatorias, órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios; así como remitir a cada integrante del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse; VIII.2.2. Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité para verificar que exista el quórum necesario; VIII.2.3.Revisar los asuntos que se propongan para tratarse en las reuniones, cuidando que cada caso cuente con la información adecuada y suficiente para que pueda ser evaluada por dicho órgano; VIII.2.4.Remitir a cada integrante del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse, de acuerdo con la anticipación señalada en el punto VII

15 VIII.2.5.Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, y elaborar el acta de cada una de las sesiones y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos, VIII.2.6.Registrar los acuerdos del Comité y darles seguimiento informando de su avance y cumplimiento en cada reunión ordinaria. VIII.2.7.Vigilar que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que establece el artículo 56 de la Ley. VIII.2.8.Preparar el informe trimestral que será presentado al Comité por parte del Presidente, y que se alude en el punto V.1.6 del presente Manual. VIII.2.9.Asimismo, designar en su caso a un Secretario Técnico quien lo auxiliará en las tareas indicadas; VIII Firmar el formato del asunto que se somete a consideración del comité; VIII.2.11.Firmar las actas de las reuniones a las que hubiese asistido, y VIII.2.12.Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse. VIII.3.- DE LOS VOCALES. VIII.3.1.Asistir a las reuniones que se les convoque; VIII.3.2.Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estime pertinentes y emitir el voto respectivo; VIII.3.4.Firmar las actas de las reuniones a las que hubiese asistido, y VIII.3.5.Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse. VIII.4.- DE LOS ASESORES VIII.4.1.Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que lo haya designado, y VIII.4.2.Firmar las actas de las reuniones a las que hubiese asistido. 15

16 VIII.5.- DE LOS INVITADOS VIII.5.1. Aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieran sido invitados, y VIII.5.2.Firmar las actas de las reuniones a las que hubiese asistido.. 16

17 IX. TRANSITORIOS. IX.1 El presente Manual entrará en vigor a partir de su aprobación por el CAAS, en el pleno de la primera sesión del ejercicio 2014, siendo el día 30 de enero del mismo año. 17

18 EN LA CIUDAD Y PUERTO DE VERACRUZ, EN LA PRIMERA REUNIÓN ORDINARIA DE FECHA 30 DE ENERO DEL AÑO 2014, SE APRUEBA EL PRESENTE MANUAL POR EL PLENO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, FIRMANDO DE CONFORMIDAD LOS PRESENTES EN ESTA REUNIÓN: Presidente: C.P. Araceli Luna Murillo. Gerente de Administración y Finanzas. C.P. Silvia Navarro Amigón. Subgerente de Finanzas. Secretario Técnico: Lic. Mónica Edith Espinosa Martínez Subgerente de Administración. Lic. Rosalba del Carmen García Díaz. Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Vocal: C.P. Jorge Luis Villanueva Díaz. Jefe del Depto. Presupuesto y Contabilidad. Lic. Guillermo Peralta Gómez. Jefe del Departamento de Tesorería Vocal: L.I.A. Abelardo del Ángel Quíroz. Gerente de Operaciones. C. Eliazar Pineda Molina. Subgerente de Operaciones y Almacenes. Vocal: Lic. Luis Felipe Corral Valenzuela. Gerente de Planeación. Ing. Sokaris de la Luz Aranda. Subgerente de Desarrollo. 18

19 Vocal: C.P. Alejandro Couttolenc Villar. Gerente de Comercialización. Lic. Otto Diego Aramburo Macías. Subgerente de Servicios de Mercado. Vocal: Arq. Francisco Liaño Carrera. Gerente de Ingeniería. Ing. Jaime Alberto Gayol Bulnes. Subgerente de Construcción y Mantenimiento. Asesor: Lic. Lucero Cárdenas Barragán. Gerente Jurídico. Suplente (Asesor): Lic. Enrique Delgado Carreras. Jefe del Departamento de lo Corporativo y Contratos. Asesor: C.P. Otilio Vega Torres. Titular del Órgano Interno de Control. Suplente (Asesor): C.P. Sara Olivia Sastré Luna. Titular del Área de Auditoría Interna. 19

20 X. ANEXOS. FORMATO PARA RECABAR REUNIONES. LA FIRMA DE LOS ASISTENTES A LAS 1.- LISTA DE ASISTENCIA Presidente: Gerente de Administración y Finanzas. Secretario Técnico: Subgerente de Finanzas. Subgerente de Administración. Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Vocal: Jefe Depto. Presupuesto y Contabilidad. Jefe del Departamento de Tesorería. Vocal: Gerente de Operaciones. Subgerente de Operaciones y Almacenes. Vocal: Gerente de Planeación. 20

21 Vocal: Subgerente de Desarrollo Vocal: Gerente de Comercialización. Subgerente de Servicios de Mercado. Vocal: Gerente de Ingeniería. Subgerente de Construcción y Mantenimiento. Asesor: Gerente de Jurídico. Jefe del Departamento de lo Corporativo y Contratos. Asesor: Titular del Órgano Interno de Control. Titular del Área de Auditoria Interna. 21