SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

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1 REVISION: 3 Pagina 1 de 17 INDICE INTRODUCCION ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE S Y SO NORMAS DE REFERENCIA DEFINICIONES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN S & SO REQUISITOS GENERALES POLITICA Y OBJETIVOS Política Integrada Objetivos de S y SO PLANIFICACION Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles Requisitos legales y otros Objetivos y programa(s) IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación, participación y consulta Documentación Control de documentos Control operacional Preparación y respuesta ante emergencias VERIFICACION... 14

2 REVISION: 3 Pagina 2 de Medición y seguimiento del desempeño Evaluación del cumplimiento legal y otros Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas Control de registros Auditoria interna REVISION POR LA DIRECCION IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO NOMBRE: JOSE MARIA VARGAS MOTTA CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: GERENTE FIRMA: FIRMA: FIRMA:

3 REVISION: 3 Pagina 3 de 17 INTRODUCCION JMVM quiere demostrar un desempeño solidó en cuanto a seguridad y salud ocupacional (S y SO) mediante el control de sus riesgos de S y SO, en coherencia con su política y objetivos, todo esto dentro de lo requerimiento de la legislación y los crecientes requerimiento y practicas mas estrictas por las partes interesadas en aspectos de S y SO. Este manual sobre la gestión de JMVM de S y SO sirve de herramienta para lograr la implementación de la política y objetivos de S y SO, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información referente acerca de los riesgos de seguridad y salud ocupacional, manejando el enfoque brindado por la norma OHSAS 18001:2007, buscando promover buenas practicas de S y SO que estén en equilibrio con las necesidades socioeconómicas de la organización 1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE S Y SO El alcance del sistema de gestión de S y SO de JMVM esta enfocado hacia la construcción y mantenimiento de obras civiles, el mantenimiento integral de instalaciones, la construcción y mantenimiento de facilidades de producción así como la prestación del servicio de aseo y cafetería, rocería y construcción de edificaciones, los cuales son actividades que desempeña la organización. 2. NORMAS DE REFERENCIA Norma técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Guía técnica Colombiana GTC 45 Guía técnica Colombiana GTC 3701 Norma técnica Colombiana NTC DEFINICIONES Riesgo aceptable: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S y SO Accidente: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra perdida. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinas el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.

4 REVISION: 3 Pagina 4 de 17 Mejoramiento continuo: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión en S y SO, para lograr mejoras en el desempeño en S y SO de forma coherente con la política en S y SO de la organización.. Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Documento: Información y su medio de soporte Peligro: Fuente o situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos. Identificación del peligro: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas a causa de un actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas. Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independientemente de su severidad), o victima mortal. Partes interesadas: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Objetivos: Propósitos que una organización fija para cumplir en términos de desempeño en S & SO. Seguridad y salud ocupacional: Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes y cualquier otra persona en el lugar de trabajo. Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional: Parte del sistema de gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su política de S y SO y gestionar sus riesgos de S y SO. Objetivo de S y SO: Propósito en S y SO en términos del desempeño de S y SO que una organización se fija.

5 REVISION: 3 Pagina 5 de 17 Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, publica o privada, que tienen sus propias funciones y administración. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación no deseable. Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro documento: Que presente resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Desempeño de S y SO: Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus riesgos de S y SO. Política de S y SO: Intenciones y dirección generales de una organización relacionados con su desempeño de S y SO, expresadas formalmente por la alta dirección. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el (los) evento(s) o exposición(es). Valoración del riesgo: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los) riesgo (s) es (son) aceptable(s) o no. Seguridad: condición de estar4 libre de un riesgo de daño inaceptable. Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. Riesgo tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S & SO. 4. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN S & SO

6 REVISION: 3 Pagina 6 de 17 REQUISITOS GENERALES La organización establece y mantiene un sistema de gestión de S & SO, cuyos requisitos se especifican en el numeral 4. Mapa de procesos POLITICA Y OBJETIVOS Política Integrada

7 REVISION: 3 Pagina 7 de 17 La empresa JOSÉ MARIA VARGAS MOTTA, satisface las necesidades y expectativas de los clientes a través del desarrollo de obras civiles, la prestación de servicios de mantenimiento, la construcción y adecuación de facilidades de producción, así como la prestación del servicio aseo y cafetería, rocería y construcción de edificaciones, para lo cual se ha dispuesto en contar con los recursos necesarios, implementando el manejo de sus procesos con calidad y seguridad, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia de nuestro sistema de gestión, previniendo lesiones y enfermedades, y cumpliendo con la legislación legal aplicable y otros requisitos que suscriba la organización. Objetivos de S y SO Ver Matriz FGO3 PLANIFICACION Política Auditoria Planificación Retroalimentación de la medición del desempeño Implementación y operación Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles La organización establece, implementa y mantiene procedimiento para la continua identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la implementación de las medidas de control necesarias, por intermedio del procedimiento PGI 4 el cual incluye:

8 REVISION: 3 Pagina 8 de 17 Actividades rutinarias y no rutinarias; Actividades de todas las personas que tiene acceso a los sitios de trabajo (incluso contratistas y visitantes); Comportamiento, aptitudes y otros factores humanos; Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad de afectar adversamente la salud y la seguridad de los personas que están bajo el control de la empresa en el lugar de trabajo; Los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo controladas por la organización; Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo ya sean suministrados por la organización o por otros; Cambios realizados o propuestos en la organización, sus actividades o los materiales; Modificaciones al sistema de gestión de S y SO, incluidos los cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades; Cualquier obligación legal aplicable relacionada con la valoración del riesgo y la implementación de los controles necesarios. El diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipos, procedimientos de operación y organización del trabajo, incluida su adaptación a las aptitudes humanas. JMVM asegura que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles son tomados en cuenta cuando se fijan los objetivos de S & SO. La organización documenta y mantiene esta información actualizada mediante el formato de identificación de peligros y valoración de riesgos (FGI 20). La metodología de la empresa JMVM para la identificación de peligros y valoración de riesgos: Define con respecto a su alcance, naturaleza y planificación del tiempo asegurar que sea proactiva mas que reactiva; Provee los medios para la clasificación de riesgos y la identificación de los que se deben eliminar o controlar. Es consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de riesgos empleadas; Proporciona un soporte para la determinación de los requisitos de habilidades, la identificación de necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos;

9 REVISION: 3 Pagina 9 de 17 Provee los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementación. Requisitos legales y otros JMVM establece y mantiene el procedimiento para la identificación y acceso a requisitos legales y otros (PGI 5), para la identificación y tener acceso a los requisitos de S & SO, tanto legales como de otra índole, aplicables a ella. Objetivos y programa(s) La organización establece y mantiene documentados los objetivos de S & SO para cada función y nivel pertinente dentro de la organización, por intermedio de la matriz de objetivos del sistema integrado de gestión (FGO 3). La organización establece y mantiene un(os) programa(s) de gestión de S & SO para lograr sus objetivos. Esta incluye: La responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización; Los medios y el cronograma con los cuales se logran esos objetivos. Los programas de gestión de S & SO se revisan a intervalos regulares y planificados. Y cuando es necesario son ajustados involucrando los cambios en las actividades, productos, servicios o condiciones de operación de la organización. IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN Planificación Auditoria Implementación y operación Retroalimentación de la medición del desempeño Verificación y acción correctiva

10 REVISION: 3 Pagina 10 de 17 Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad Las funciones, responsabilidades y autoridades del personal que administra, desempeña y verifica actividades que tienen efecto sobre los riesgos de S & SO de las actividades, instalaciones y procesos de la organización se definen, y documentan en el manual de funciones y responsabilidades (MGTH1), así como comunicarlas por intermedio de las inducciones, capacitaciones y charlas de sensibilización del sistema de gestión, con el fin de facilitar la gestión de S & SO. La responsabilidad final por S & SO recae en la alta gerencia. La organización designa al Coordinador Administrativo y de HSEQ como Representante de la dirección para el sistema integrado de gestión con la responsabilidad de asegurar que el sistema de gestión de S & SO este implementado adecuadamente y que cumplan los requisitos en todos los sitios y campos de operación dentro de la organización. La gerencia provee los recursos esenciales para la implementación, control y mejoramiento del sistema de gestión de S & SO, mediante la implementación del formato presupuesto sistema integrado de gestión anual (FGO 8), para cada uno de los proyectos que ejecute JMVM. El Coordinador Administrativo y de HSEQ tiene la función, responsabilidad y autoridad definidas para: Asegurar que los requisitos del sistema de gestión de S & SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de la norma NTC-OHSAS 18001; Asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeño del sistema de gestión de S & SO para revisión y como base para el mejoramiento de dicho sistema. Todo el personal de JMVM que tiene responsabilidad gerencial demuestra su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeño en S & SO mediante el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa. Competencia, formación y toma de conciencia JMVM se asegura que cualquier persona que este bajo su control ejecutando tareas que pueden tener impacto sobre la S y SO, sea competente con base en su educación, formación o experiencia, y conserva

11 REVISION: 3 Pagina 11 de 17 los registros que certifican dicha competencia, las cuales están en la hoja de vida de cada trabajador. JMVM identifica las necesidades de formación relacionada con los riesgos de S y SO y de su sistema de gestión de S y SO, por lo tanto suministra formación y otras acciones que satisfacen la necesidad de contar con personal competente en la identificación y minimización de nuestros riesgos, así como del conocimiento de nuestro sistema de gestión, para tal fin evalúa la eficacia de cada formación de la acción tomada y conserva dichos registros en las carpetas contractuales de cada proyecto. JMVM establece e implementa un procedimiento de inducción para las personas que trabajan bajo su control con el fin de que estos tomen conciencia de: Las consecuencias de S y SO, reales y potenciales, de sus actividades laborales, su comportamiento, y los beneficios de S y SO obtenidos por un mejor desempeño personal; Sus funciones y responsabilidades, y la importancia de lograr conformidad con la política y procedimientos de S y SO y con los requisitos del sistema de gestión de S y SO, incluidos los requisitos de preparación y respuesta ante emergencias; Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. Comunicación, participación y consulta Comunicación JMVM en relación con sus peligros de S y SO y su sistema de gestión de S y SO, la organización ha establecido, implementado y mantenido un procedimiento de comunicación para comunicación de riesgos y mejoras (PGI 5) el cual permite a cualquier miembro de la organizaicon: La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización; La comunicación con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo. Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinente de las partes interesadas externas. Participación y consulta

12 REVISION: 3 Pagina 12 de 17 JMVM ha establecido, documentado y mantenido un formato de participación y consulta (FORMATO COMUNICACON DE RIESGOS Y SUGERENCIAS DE MEJORA FGI 25) para: La participación de los trabajadores La consulta con los contratistas, en donde haya cambios que afecten su S y SO Documentación La documentación del sistema de gestión de S y SO de JMVM incluye: La política y objetivos de S y SO en los numerales y respectivamente; La descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO, en el numeral 1 de este documento; La descripción de los principales elementos del sistema de gestión de S y SO y su interacción, en el mapa de procesos numeral 4.1.1, así como la referencia a los documentos relacionados, en todos los ítem de este manual de OHSAS () donde se relacionan los documentos del sistema; Los documentos, incluyendo los registros exigidos en esta norma OHSAS, y Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO. Control de documentos JMVM ha establecido, documentado y mantiene un procedimiento para el control de documentos (PGI 1) que contiene: Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en los lugares de uso. Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;

13 REVISION: 3 Pagina 13 de 17 Asegurarse que estén identificados los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificacion y operación del sistema de gestión de S y SO, y que su distribución este controlada, y Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Control operacional JMVM determina aquellas operaciones y actividades asociadas con el (los) peligro(s) identificado(s), en donde la implementacion de los controles es necesaria para gestionar el (los) riesgo(s) de S y SO. Para aquellas operaciones y actividades, JMVM implementa y mantiene: Los controles operacionales que sean aplicables a JMVM y a sus actividades, los cuales estan integrados en nuestro sistema de gestion de S y SO, mediante el establecimiento del procedimiento de nuevos proyectos y modificaciones (PGI16); Los controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados, el cual se ve reflejado en los procedimientos de compras o servicios (PGCM 1), y el control a contratistas, por intermedio del procedimiento de control a contratistas (PGI 19); Los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo; Procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podria conducir a desviaciones de la politica y objetivos de S y SO; Los criterios de operación estipulados, en donde su ausencia podria conducir a desviaciones de la politica y objetivos de S y SO. Preparación y respuesta ante emergencias JMVM establece implementa y mantiene el procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias (PGI 8) para: Identificar el potencial de situaciones de emergencia. Responder a tales situaciones de emergencia. Al planificar el plan reemergencias JMVM tiene en cuenta las necesidades de las partes interesadas.

14 REVISION: 3 Pagina 14 de 17 JMVM pone a prueba con una periodicidad de 6 meses el procedimiento para el control de emergencias, donde involucra a las partes interesadas cuando es apropiado. JMVM revisa periódicamente y modifica cuando es necesario su procedimiento para el control de emergencias, en particular después de realizar las pruebas periódicas o después de que se presenten situaciones de emergencia. VERIFICACION Medición y seguimiento del desempeño JMVM establece, implementa y mantiene el procedimiento de seguimiento y control de acciones correctivas (PGI 7) para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño de S y SO. Estos procedimientos prevén: Medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organización; Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S y SO de la organización; Seguimiento a la eficacia de los controles (tanto para la salud como para la seguridad); Medidas proactivas de desemepño con las que se hace seguimiento a la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales de gestion de S y SO; Medidas reactivas de desempeño para seguimiento de enfermedades, incidentes (incluidos los accidentes y casi-accidentes) y otras evidencias historicas de desemepño deficiente en S y SO; Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicion para facilitar el analisis posterior de las acciones correctivas y preventivas. Evaluación del cumplimiento legal y otros JMVM establece, implementa y mantiene el procedimiento para la identificación de requisitos legales, donde se dan las pautas para realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de los requisitos legales aplicables en el formato de requisitos legales (FGI 18). Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas Investigación de incidentes

15 REVISION: 3 Pagina 15 de 17 JMVM establece, implementa y mantiene el procedimiento de reporte e investigación de accidentes e incidentes (PGI 6) para registrar, investigar y analizar incidentes con el fin de: Determinar las deficiencias de S y SO que no son evidentes, y otros factores que podrían causar o contribuir a que ocurran incidentes; Identificar la necesidad de acción correctiva; Identificar las oportunidades de acción preventiva; Identificar las oportunidades de mejora continua; Comunicar el resultado de estas investigaciones. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva JMVM establece, implementa y mantiene el procedimiento de acciones correctivas y preventivas (PGAIM 2) para el tratamiento de las no conformidades reales y potenciales, así como la toma de acciones correctivas y preventivas donde se definen los requisitos para: Identificar y corregir las no conformidades, y toma de acciones para mitigar sus consecuencias de S y SO; Investigar las no conformidades, determinar sus causas, y tomar las acciones con el fin de evitar que ocurran nuevamente; Evaluar las necesidad de acciones para prevenir las no conformidades e implementar las acciones apropiadas definidas para evitar su ocurrencia; Registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y las acciones preventivas tomadas, y Revisar la eficacia de las acciones correctivas y las acciones preventivas tomadas. Control de registros JMVM establece, implementa y mantiene el procedimiento control de registros (PGI 2) para el control de los registros que genera el sistema de gestión, para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestión de S y SO y de la norma OHSAS. Auditoria interna JMVM cuenta con el procedimiento de auditorias internas (PGI 3) del sistema de gestión planificado, establecido y mantenido, el cual se lleva a cabo a intervalos planificados para determinar si el sistema integrado de gestion:

16 REVISION: 3 Pagina 16 de 17 Cumple las disposiciones planificadas para la gestión de S y SO, incluidos los requisitos de esta norma OHSAS; y Ha sido implementado adecuadamente y se mantiene; y Es eficaz para cumplir con la política y objetivos de la organización; Suministra información a la alta dirección sobre los resultados de las auditorias. REVISION POR LA DIRECCION La alta dirección de JMVM revisa el sistema de gestión de S y SO, a intervalos planificados cada año para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Las revisiones incluyen la evaluación de oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestión de S y SO, incluyendo la política y objetivos de S y SO. Se conservan los registros de las revisiones por la dirección acorde con el procedimiento control de registros. Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección incluyen: Los resultados de las auditorias internas y las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba; Los resultados de la participación y consulta; Las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas; El desempeño de S y SO de la organización; El grado de cumplimiento de los objetivos; El estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas; Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la dirección; Circunstancias cambiantes, incluidos los cambios en los requisitos legales y otros relacionados con S y SO, y; Recomendaciones para la mejora.

17 REVISION: 3 Pagina 17 de IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS VERSION FECHA DE EMISION CAMBIO 1 19 de Diciembre de 2008 Inclusión de los objetivos del sistema de gestión actualizados del FGO de Julio de 2010 Inclusión de normas de referencia 3 de 2011 Inclusión Mapa de procesos del sistema integrado de gestión