Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios

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1 Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios Informe de la Auditoría al Desempeño de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, relativa al Cumplimiento de Metas durante el primer semestre de AUDITORÍA HOJA DE 12

2 INDICE Págs. I. PRESENTACIÓN II. ANTECEDENTES... 4 III. FUNDAMENTO IV. OBJETIVO V. ALCANCE VI. PROCEDIMIENTOS VII. LIMITANTES VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 7 IX. RESULTADOS X. CONCLUSIONES. 10 XI. ANEXOS AUDITORÍA HOJA 2 DE 12

3 I. PRESENTACIÓN ENTE AUDITADO INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS. NOMBRE DE LA AUDITORÍA AUDITORÍA AL DESEMPEÑO RELATIVA AL CUMPLIMIENTO DE METAS DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL. NÚMERO DE AUDITORÍA PERÍODO REVISADO DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2009 PROGRAMA DE INVERSIÓN /EJERCICIO PRESUPUESTAL GASTO CORRIENTE, EJERCICIO 2009 FECHA DE INICIO 12 DE OCTUBRE DEL 2009 FECHA DE TÉRMINO 04 DE NOVIEMBRE DEL 2009 SERVIDORES PÚBLICOS QUE INTERVINIERON LIC. HIPÓLITO ROMERO RESÉNDEZ.- CONTRALOR INTERNO C.P. R. MA. DE LA LUZ MACEDO BERNAL.- JEFE DE DEPTO. DE AUDITORÍA AUDITORÍA HOJA 3 DE 12

4 II. ANTECEDENTES Se crea el Organismo Público Autónomo de carácter Estatal denominado Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, que tiene por objeto la difusión, protección y respeto al derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos personales de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. III. FUNDAMENTO Con fundamento en las atribuciones que establece el artículo 129 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; artículos 56, 60 fracción XXVII y 69 del Decreto número 172 con el que se tuvo a bien aprobar reformas, adiciones y derogaciones a la actual Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, denominado Gaceta del Gobierno de fecha 24 de julio de 2008; y en cumplimiento al Programa Anual de Auditoría 2009, el Lic. Hipólito Romero Reséndez, Contralor Interno del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, emitió el oficio número INFOEM/CI/092/2009 de fecha 12 de octubre del 2009, dirigido a la Lic. María Inés Téllez Gutiérrez, Directora de Capacitación y Comunicación Social, mediante el cual se comisiona a la C.P. Roberta Ma. de la Luz Macedo Bernal, para llevar a cabo la Auditoria al Desempeño relativa al Cumplimiento de Metas durante el primer semestre de IV. OBJETIVO Evaluar el cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos y metas establecidas en el Programa Anual de Metas 2009, la congruencia con las atribuciones y funciones asignadas en el Reglamento Interior. AUDITORÍA HOJA 4 DE 12

5 V. ALCANCE La Dirección de Capacitación y Comunicación Social tiene contemplados 9 proyectos que se integran por 31 actividades para llevar a cabo durante el ejercicio 2009, de las cuales se revisó el soporte documental de 22 metas que fueron programadas durante el primer semestre de 2009, como se detalla: AVANCE DE METAS DE ENERO A JUNIO DE 2009 PROYECTO DCCS-1-1 DCCS-1-2 DCCS-2-1 DCCS-2-2 DCCS-3-1 DCCS-3-2 DCCS-3-3 DCCS-4-1 DCCS-4-2 DCCS-4-3 DCCS-4-4 DCCS-5-1 DCCS-6-1 DCCS-7-1 ACTIVIDAD UNIDAD DE MEDIDA META ANUAL META PROGRAMADA ENE-JUN Febrero y Marzo META ALCANZADA ENE-JUN Elaborar el curso de inducción para los servidores públicos del ITAIPEM Curso 1 1 Impartir el curso de inducción para los servidores Abril a Junio Curso/Persona N.D. públicos del ITAIPEM 2 Coordinar la impartición y logísctica de cursostaller de capacitación en materia de acceso a la Reportadas 40 Curso/Asistente Enero a Abril información a servidores públicos de los sujetos Sin soporte 22 obligados. Coordinar Jornadas de Clasificación a la Información a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Jornada/Asistente Mayo a junio No se cumplió. Judicial y Órganos Autónomos. Elaborar Manual de Identidad y Reproducción Gráfica. Documento 1 Febrero a mayo 1 Elaborar el Dictamen de Requerimientos Técnicos para Campaña de Difusión Documento 1 Marzo 1 Coordinar y Verificar la ejecución de la Campaña Reporte validado de difusión. por la DCCS 1 Mayo y junio No se cumplió Coordinar la elaboración del Programa de Actividades. Programa 1 Febrero a marzo. 1 Coordinar la Convocatoria al Evento. Coordinar la realización de la Semana Estatal de Transparencia. Integración de Expediente de Semana Estatal de Transparencia. Elaborar Convocatoria al Premio Estatal de Transparencia. Organizar pláticas informativas en materia de acceso a la información y protección de datos personales. Organizar presentaciones de libros. Invitación N.D. Marzo y abril Jornada 1 Abril No se llevó a cabo No se llevó a cabo Documento 1 Mayo 1 Documento 1 Abril y Mayo 1 Plática N.D. Enero a Junio Presentación 8 Marzo, mayo y junio. Reportadas 8 Sin soporte 4 DCCS-8-1 Hacer boletines de Prensa. Boletín 60 Enero a Junio DCCS-8-2 DCCS-8-3 DCCS-8-4 DCCS-8-5 DCCS-9-1 DCCS-9-2 Coordinar conferencias de prensa. Conferencia 4 Enero y abril (2) Concertar entrevistas con medios electrónicos y/o impresos. Entrevista 15 Coordinar la edición de publicaciones oficiales. Material de difusión Verificar la integración de la síntesis informativa. Entregar la síntesis informativa a los Comisionados y Directores por correo electrónico. Enero, marzo, abril y junio (7) Dummie 14 Mayo y junio (4) Producto 26 Mayo y junio (13) Documento Correo electrónico enviado Todos los días hábiles Todos los días hábiles 2 3 No se alcanzó la meta. 11 No se alcanzó la meta. 4 acciones no reportadas. 13 acciones no reportadas. Junio 40 Junio 40 DCCS-9-3 Generar el archivo de la síntesis informativa Expediente 7 Junio (1) 1 AUDITORÍA HOJA 5 DE 12

6 VI. PROCEDIMIENTOS 1. Se aplicó y analizó el Cuestionario de Control Interno a la Titular de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social con la finalidad de evaluar los controles implementados por el área sujeta a revisión. 2. Se realizó el comparativo de metas consideradas en el Programa Anual de Trabajo 2009, con relación a lo alcanzado en el periodo sujeto a revisión. 3. Se llevó a cabo un análisis por proyecto de las metas alcanzadas del Programa Anual de Trabajo durante el primer semestre de Se analizaron las acciones realizadas en función de su naturaleza de acuerdo con lo establecido en el Programa Anual de Trabajo Se analizó el soporte documental de las metas reportadas en el Avance de Metas Programáticas del primer semestre de Se verificó que todas las acciones realizadas se hayan registrado íntegra y oportunamente en el Avance de Metas Programáticas durante el primer semestre de Se elaboraron Cédulas de Información Testimonial para recabar información necesaria para la aplicación de procedimientos de auditoría. 8. Se elaboraron Cédulas de Observaciones de Mejora detectadas a través de los procedimientos de auditoría aplicados. 9. Se elaboró el presente informe de auditoría. VII. LIMITANTES. En fecha 26 de octubre de 2009 se presentó a la Titular de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, la Cédula de Información Testimonial solicitando comentarios referentes al incumplimiento de metas, sin que a la fecha se haya emitido respuesta. AUDITORÍA HOJA 6 DE 12

7 VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DEL CONTROL INTERNO. Derivado de la aplicación del Cuestionario de Control Interno a la Titular de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, se informa lo siguiente: No se cuenta con un Manual de Procedimientos del área, una vez que se apruebe el Reglamento Interior se realizará el manual correspondiente. No se tiene establecida una metodología y procedimientos para el control, seguimiento, revisión y evaluación del cumplimiento de las metas, una vez que se apruebe el Reglamento Interior y se precisen las atribuciones del área, se desarrollarán los procedimientos. Se tienen establecidos formatos específicos para el registro de las actividades que se tienen asignadas en el Programa Anual de Trabajo. La formulación del Programa Anual de Trabajo 2009, se realizó conjuntamente con el área administrativa. Se llevó a cabo la reconducción de una meta contemplada en el Programa Anual de Trabajo 2009, contando con la autorización correspondiente. El objetivo institucional se encuentran claramente identificado en el Programa Anual de Trabajo y las metas del área auditada se encuentran claramente definidas. La integración del Avance de Metas Programáticas se realiza mensualmente para evaluar el cumplimiento de las metas. Se verifica trimestralmente, si existen variaciones en el cumplimiento de metas asignadas al área y se reportan en el Avance de Metas Programáticas. La evidencia documental que comprueba el cumplimiento de las acciones realizadas por el área auditada, cuenta con la validación correspondiente, no obstante se localizó un Boletín de Prensa denominado Participa Presidente de ITAIPEM en reunión de Comisionados de Transparencia, emitido el 13 de marzo que no se AUDITORÍA HOJA 7 DE 12

8 consideró en el registro de Boletines y por lo tanto no se reportó en el Avance de Metas. Se detectaron actividades de coordinación de impartición y logística de cursos-taller de capacitación y de platicas informativas sin contar con el soporte documental, mismas que fueron reportadas en el Avance de Metas Programáticas, así como actividades de edición de publicaciones oficiales y material de difusión que no fueron consideradas en el Avance de Metas Programáticas, al respecto es necesario una supervisión adecuada por parte de la Titular de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social al responsable del registro de las actividades, para contribuir al mejoramiento del control interno existente. IX. RESULTADOS. A) OBSERVACIONES DE MEJORA: OBSERVACIÓN 1: Se cuenta con un documento denominado Curso de Inducción para Servidores Públicos de nuevo ingreso al ITAIPEM, mismo que no ha sido aprobado por la Comisión de Capacitación y Comunicación Social del Instituto, asimismo no cuenta con fecha de elaboración y nombre y firma de quien lo emitió. ACCIONES DE MEJORA CONVENIDAS: 1. Se requiere que la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, someta a consideración de la Comisión de referencia, el documento denominado Curso de Inducción para Servidores Públicos de nuevo ingreso al ITAIPEM, para su revisión y aprobación y posteriormente darlo a conocer al personal. 2. Se sugiere incorporar al documento: Introducción. Qué hacemos? Información General: Deberes y Derechos. Recorrido por las instalaciones. Directorio de servidores públicos. Fecha de elaboración del documento. AUDITORÍA HOJA 8 DE 12

9 Nombre y cargo del servidor público que elaboró y área de adscripción. Nombre y cargo de los servidores públicos que colaboraron en la revisión y aprobación. Enumeración de páginas. OBSERVACIÓN 2: Se determinaron cursos-taller de capacitación y pláticas informativas reportadas en el Avance de Metas Programáticas, sin contar con el soporte documental, como se detalla: DCCS-2-1 Coordinar la impartición y logística de cursos-taller de capacitación en materia de acceso a la información a servidores públicos de los sujetos obligados, se reportaron 40 cursos realizados y se cuenta con soporte documental de 18, quedando pendiente la comprobación de 22 cursos. DCCS-6-1 Organizar pláticas informativas en materia de acceso a la información y protección de datos personales, se reportaron 8 pláticas realizadas y se cuenta con soporte documental de 4, quedando pendiente la comprobación de 4 pláticas. ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Se requiere que la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, presente la documentación que compruebe las acciones faltantes o en su caso la justificación correspondiente. OBSERVACIÓN 3: Se determinaron dos metas que no se cumplieron conforme a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo durante el primer semestre de 2009, como se detalla: DCCS-2-2 Coordinar jornadas de clasificación a la información a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y Órganos Autónomos, se programaron realizar jornadas en el mes de mayo y junio, mismas que no muestran avance. DCCS-3-3 Coordinar y Verificar la ejecución de la campaña de difusión, se programo realizarse en el mes de mayo y junio, misma que no muestra avance. AUDITORÍA HOJA 9 DE 12

10 ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Se requiere que la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, informe del seguimiento al cumplimiento de las metas y presente la documentación que lo acredite o en su caso la justificación correspondiente. OBSERVACIÓN 4: Actividades no registradas en el Avance de Metas Programáticas durante los meses de mayo y junio de 2009, referentes a la edición de publicaciones oficiales y de Material de Difusión, toda vez que se cuenta con el soporte documental de dichas actividades como se detalla: DCCS-8-4 Coordinar la edición de publicaciones oficiales, se determinaron 4 acciones realizadas de acuerdo con el soporte documental presentado. DCCS-8-5 Material de Difusión, se determinaron 13 acciones realizadas de acuerdo con el soporte documental presentado. ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Se requiere que la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, verifique y registre dichas actividades en el Avance de Metas Programáticas, con el fin de contar con la información real y actualizada. X. CONCLUSIONES. Como resultado de la Auditoría al Desempeño practicada a la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, referente al Cumplimiento de Metas de durante el primer semestre de 2009, se desprende que en lo general la ejecución de las actividades se realizó apegándose a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo Por lo que respecta a la revisión del soporte documental de las actividades realizadas, se determinaron las siguientes observaciones de mejora: 1. Durante el mes de marzo se elaboró el Curso de Inducción para los Servidores Públicos del ITAIPEM, mismo que a la fecha no se ha AUDITORÍA HOJA 10 DE 12

11 presentado a la Comisión de Capacitación y Comunicación Social, para su revisión y autorización. 2. Asimismo y toda vez que la Dirección de Capacitación y Comunicación Social tiene a su cargo la coordinación y logística para la impartición de cursos-taller de capacitación a servidores públicos de los sujetos obligados, se determinaron cursos de capacitación y pláticas informativas reportadas de más sin contar con el soporte documental correspondiente. 3. En lo que se refiere a dos metas no se cumplió con lo establecido en el Programa Anual de Trabajo durante el primer semestre de 2009, toda vez que no se alcanzaron conforme a lo planeado, consistentes en Coordinar jornadas de clasificación a la información a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y Órganos Autónomos y Coordinar y Verificar la ejecución de la campaña de difusión. Cabe hacer mención, que en fecha 26 de octubre del año en curso, mediante Cédula de Información Testimonial se solicitó a la Dirección de Capacitación y Comunicación Social la justificación del incumplimiento de metas, mismo que a la fecha no se ha dado respuesta. 4. Actividades no registradas en el Avance de Metas Programáticas durante los meses de mayo y junio de 2009, referentes a la edición de publicaciones oficiales y de Material de Difusión, toda vez que se cuenta con el soporte documental de dichas actividades. Por lo anterior es imprescindible que se realicen supervisiones periódicas por parte de la Dirección de Capacitación y Comunicación Social, al encargado del registro de las actividades referentes al Programa Anual de Trabajo con el propósito de contribuir a la mejora del control interno existente. Supervisó Elaboró Lic. Hipólito Romero Reséndez Contralor Interno C.P. R. Ma. de la Luz Macedo Bernal Jefe de Departamento de Auditoría AUDITORÍA HOJA 11 DE 12

12 XI. ANEXOS Se anexa Carta de Acciones de Mejora que contiene cuatro observaciones y sus recomendaciones de mejora que deberán ser atendidas por el responsable de su cumplimiento. Informe elaborado en la Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios el 4 de noviembre del AUDITORÍA HOJA 12 DE 12

Informe de la Auditoria al Desempeño de la Dirección Jurídica del Cumplimiento de Metas durante el primer trimestre de 2009.

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