PROYECTO DE ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS TITULO I

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1 PROYECTO DE ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS TITULO I GENERALIDADES 1. Finalidad: El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que tiene por finalidad establecer la estructura organizativa y funcional de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos (OAGRA) y servir de instrumento orientador y regulador de las actividades del personal que laboran en ella. 2. Base Legal: - Ley Universitaria N de fecha 18 de Diciembre de Estatuto de la Universidad Nacional del Callao. - Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad Nacional del Callao, Resolución Rectoral N R, de fecha Directiva N INAP/DNR, aprobado por R.J. N INAP/DNR de fecha Resolución Rectoral N R. 3. Alcance: El ámbito de aplicación del presente Manual es la Oficina de Archivo General y Registros Académicos; cuya sigla es O.A.G.R.A. 4. Aprobación: El Manual de Organización y Funciones es aprobado por el señor Rector de la Universidad Nacional del Callao.

2 TITULO II DEL DISEÑO ORGANICO 1. Objetivo Centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante métodos manuales y electrónicos, los registros de la documentación académica y administrativa, así como su custodia, para ponerlos al servicio de la comunidad universitaria y la sociedad en general. 2. Funciones Generales a) Formular, presentar, ejecutar y evaluar el Plan de Desarrollo y el Plan Operativo de la Oficina. b) Centralizar los resultados de las evaluaciones académicas de los alumnos, en coordinación con las Facultades, los registros de matricula, los historiales, y archivo de los rendimientos académicos individuales. c) Mantener un sistema de información sobre datos referenciales del rendimiento de los alumnos. d) Realizar estudios y análisis estadísticos sobre el rendimiento de los estudiantes con fines de utilización en las áreas de planificación e investigación. e) Organizar el Sistema de Registro y Archivo Académico, concerniente al desarrollo curricular de formación profesional de los estudiantes. f) Proporcionar información académica de estudiantes y docentes para el cumplimiento de procedimientos y tramites establecidos en los reglamentos de la Universidad. g) Coordinar permanentemente con las Facultades, Direcciones de Escuela Profesional y la Escuela de Post Grado sobre el cumplimiento de las actividades académicas aprobadas por el Consejo Universitario h) Administrar el archivo general de la documentación oficial de la Universidad. i) Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la Universidad en forma intangible e intachable. j) Poner al servicio de la Universidad y de la comunidad en general, el patrimonio documental del archivo de la UNAC como medio de difusión e información. 2

3 k) Cumplir y hacer cumplir las normas señaladas en el Estatuto, Reglamento General, Reglamento de organización y Funciones, Reglamento de Estudios y demás reglamentos y normas que se refieren al ámbito funcional de la OAGRA. l) Proponer reglamentos, procedimientos, normas que permitan el cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos. m) Emitir directivas y disposiciones que permitan el cumplimiento de las actividades académicas. n) Brindar servicios de asesoramiento y consultaría académica - administrativa, en áreas de su competencia, a los diferentes órganos, unidades académicas y autoridades de la Universidad. o) Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Dirección. 3. Estructura Orgánica: 3.1 Organo de Dirección - Dirección de Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 3.2 Órgano de Línea: Unidad de Archivo General Unidad de Registros Académicos. 4. Relaciones 4.1 Línea de Autoridad: La Oficina de Archivo General y Registros Académicos depende del Vice- Rectorado Administrativo, es designado por el Vice Rector y está representado por el Director, quien ejerce autoridad sobre el personal del órgano a su cargo. 4.2 Línea de Responsabilidad: Es responsable de conservar y preservar el archivo general de la Universidad y del registro documentario académico y administrativo de los estudiantes de la Universidad Nacional del Callao. 4.3 Línea de Coordinación: Coordina internamente con todos las unidades académicas administrativas de la Universidad y externamente con otras instituciones nacionales y extranjeras afines de sus funciones. 5. Distribución del Personal 3

4 5.1 Dirección: - Director Oficina de Archivo Gral. y Registros Académicos 1 Docente - Secretaria III 1 Administrativo - Técnico III en Verificación y Control de Calidad 1 Administrativo - Técnico I en Trámite Documentario 2 Administrativo - Auxiliar de Sistema Administrativo II 2 administrativo 5.2 Unidad de Registros Académicos - Jefe de Unidad 1 Administrativo - Analista de Sistemas PAD III 1 Administrativo - Técnico III en Registros Académicos 7 Administrativo - Técnico II en Registros Académicos 4 Administrativo - Operador PAD III 1 Administrativo - Secretaria II 1 administrativo 5.3 Unidad de Archivo General - Jefe Unidad 1 Administrativo - Analista de Sistemas PAD III 1 Administrativo - Técnico en Archivo IV 1 Administrativo - Técnico en Archivo II 2 Administrativo - Secretaria II 1 Administrativo - Auxiliar en Archivo II 1 Administrativo 6. ORGANIGRAMA. VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL UNIDAD DE REGISTROS ACADEMICOS TITULO III DE LOS ORGANOS COMPONENTES 4

5 Capítulo I DE LA DIRECCIÓN 1. Funciones Específicas del Director 1.1 Denominación del Cargo: Cargo Estructural: DIRECTOR DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL Y REGISTROS ACADEMICOS 1.2 Naturaleza del Cargo: Dirección, coordinación formulación y ejecución de políticas sobre archivo y registros académicos a nivel de la Universidad. 1.3 Funciones Específicas del Cargo: a) Planear, formular, ejecutar y evaluar el plan de funcionamiento de la oficina con relación al Plan de Desarrollo de la Universidad. b) Organizar y administrar la custodia, conservación y preservación del patrimonio documentario de la Universidad. c) Coordinar con las unidades académicas y administrativas de la Universidad el envió permanente y obligatoria de la documentación que generan para el historial académico. d) Coordinar permanentemente con las Facultades y la Escuela de Post Grado la ejecución de las actividades de acuerdo a la Programación Académica aprobada por el Consejo Universitario. e) Dar fe de la documentación oficial emitida por la Oficina, suscribiendo y verificando la autenticidad de la misma. f) Organizar, dirigir y supervisar la sistematización y el procesamiento automatizado de los tramites que se realizan en la Oficina usando Guías de Servicio y Manuales de Procedimientos. g) Garantizar un eficiente servicio a la comunidad universitaria en la reproducción y certificación de la documentación existente bajo su custodia. h) Asesorar y absolver consultas de carácter académicoadministrativo formuladas por las autoridades y unidades académico administrativas. i) Administrar racionalmente el uso de los recursos humanos, equipos, materiales e infraestructura asignado a la Oficina. 5

6 j) Proponer la aprobación de reglamentos, manuales de funciones, de procedimientos, guías de servicio y otros documentos de gestión relacionados con las actividades académico-administrativas. k) Formular y presentar el cuadro de necesidades y la asignación de recursos para su funcionamiento. l) Realizar otras funciones afines al cargo que asigne el Vicerrector Administrativo. 1.4 Línea de Dependencia: Depende jerárquicamente del Vice Rector Administrativo de la Universidad Nacional del Callao. 1.5 Requisitos Mínimos: - Docente ordinario a tiempo completo o dedicación exclusiva, preferentemente con estudios de especialización en el área. 2. Funciones específicas de la Secretaria del Director 2.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: SECRETARIA III 2.2 Naturaleza del Cargo: Coordinación, ejecución y supervisión de actividades variadas de apoyo secretarial a la Dirección de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 2.3 Funciones Específicas del Cargo: a) Organizar, controlar el trámite documentario y el archivo de la Dirección. b) Recepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la Oficina. c) Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la Dirección. d) Preparar diariamente la documentación a tramitar, para realizar el despacho con el Director. e) Recibir y atender al público que concurre a la Dirección. f) Redactar y elaborar la documentación que indique el Director. g h g Preparar la agenda de reuniones del Director. 6

7 h) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas para informe respectivo. i) Informar al Director sobre los hechos ocurridos y actividades realizadas y programadas en la Oficina. k) Consolidar, tramitar y distribuir a las Unidades orgánicas los pedidos de materiales y útiles. l) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 2.4 Línea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 2.5 Requisitos Mínimos: - Instrucción Secundaria y Título de Secretaria Ejecutiva. - Experiencia en la interpretación de idiomas requerido. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitación en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: De no poseer Título de Secretaria Ejecutiva, contar con un Certificado de estudios secretariales concluidos, no menor de un año. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 3.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: TÉCNICO III EN VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD 3.2 Naturaleza del Cargo: Revisión, verificación y control de calidad de los documentos que emite la Oficina Archivo General y Registros Académicos. 3.3 Funciones Específicas del Cargo: a) Revisar, verificar que las notas registradas en los certificados de estudios a emitirse estén correctamente digitadas en concordancia con el récord académico y actas originales de notas finales archivadas en la Oficina. b) Procesar y llevar un registro y control de las solicitudes de reserva de matricula y reingreso a la Universidad. c) Realizar el control de calidad de toda la información académica que procesan las unidades orgánicas de la Oficina. 7

8 d) Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de OAGRA. 3.4 Línea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 3.5 Requisitos Mínimos: - Titulo no universitario de un Centro Superior de Estudios relacionado con la especialidad. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitación en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Estudios Universitarios que incluyan materias relacionados con el área. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 4.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: TÉCNICO I EN TRAMITE DOCUMENTARIO 4.2 Naturaleza del Cargo: Ejecución de actividades variadas de tramite documentario en la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 4.3 Funciones Específicas del Cargo: a) Recibir y atender correctamente al publico que concurre a solicitar los servicios que brinda la Oficina. b) Entregar la documentación solicitada previo firma del cargo. c) Clasificar, registrar, organizar, y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la Oficina. d) Recibir solo aquellos documentos que se encuentran dentro los plazos establecidos por la Oficina, bajo responsabilidad. e) Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos que se han recibido, procesado, y por entregar a los estudiantes de la Universidad. f) Realizar el control y seguimiento de las solicitudes derivadas para su procesamiento a las unidades internas. g) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 4.4 Línea de Dependencia: 8

9 Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 4.5 Requisitos Mínimos: - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el área. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitación en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Instrucción Secundaria y capacitación técnica en el área. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR 5.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: II AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 5.2 Naturaleza del Cargo: Ejecución de actividades de apoyo en conserjería, limpieza y servicios diversos de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 5.3 Funciones Específicas del Cargo: a) Realizar labores de conserjería de la Oficina, con las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad. b) Realizar permanente la limpieza y el aseo manteniendo la pulcritud de los ambientes internos y externos de la Oficina. c) Ejecutar los diversos servicios generales que corresponden a la Oficina. d) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 5.4 Línea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 5.5 Requisitos Mínimos: - Educación secundaria completa. - Amplia experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitación en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: Poseer una formación equivalente de formación y experiencia. CAPITULO II UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL 9

10 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD a) Centralizar, organizar, archivar y mantener en optimas condiciones de conservación y preservación el patrimonio documentario de la Universidad. b) Mantener en custodia todo el patrimonio documental de la Universidad. b) Establecer un sistema de información, tanto interno como externo, que permita el acceso rápido de los usuarios del archivo documentario de la Universidad. c) Establecer sistemas de registro y archivo computarizados y digitalizados, acorde con el desarrollo tecnológico informático. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE 2.1 Denominación del Cargo: Cargo Estructural: JEFE DE UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL 2.2 Naturaleza del Cargo: Dirección, coordinación y ejecución de actividades para la administración del archivo de la Universidad. 2.3 Funciones Específicas del cargo: a) Formular y presentar para su aprobación el plan de funcionamiento de la unidad. b) Coordinar, programar, dirigir, y evaluar las actividades de la unidad. c) Realizar estudios referentes a su área, para el mejoramiento de los servicios que presta a la comunidad universitaria y sociedad en general. d) Asesorar a funcionarios y dependencias en asuntos de su especialidad. f) Realizar las demás funciones afines al cargo que le asigne el Director de la OAGRA. 2.4 Línea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 2.5 Requisitos Mínimos - Título Profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. - Capacitación especializada en el área. 10

11 - Amplia experiencia en la conducción de programas de archivo ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia en el área. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ESPECIALISTA 3.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: ANALISTA DE SISTEMAS PAD III 3.2 Naturaleza del cargo: Ejecución y supervisión de la aplicación de los sistemas de procesamiento de datos en Archivo General. 3.3 Funciones específicas de cargo a) Diseñar los sistemas y supervisar el trabajo en el desarrollo de las aplicaciones utilizadas por la Unidad. b) Controlar la estructura de la documentación de los sistemas mecanizados. c) Evaluar el hardware y el software y otros mecanismos similares; y preparar los estimados de tiempo y costos para el trabajo de desarrollo del sistema. d) Planear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de sistemas. e) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Archivo General. 3.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 3.5 Requisitos Mínimos: - Título Profesional de Ingeniero en Sistemas o Informática. - Amplia experiencia en actividades de procesamiento. - Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA - Estudios de capacitación en el área de computación, hardware y software. - Experiencia en el área. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DEL JEFE 4.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: SECRETARIA II 11

12 4.2 Naturaleza del Cargo: Ejecución de actividades variadas de secretariado. 4.3 Funciones Específicas del Cargo: b) Organizar, controlar el trámite documentario y el archivo de la Unidad. b) Recepcionar, registrar, organizar, clasificar, controlar y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la Unidad. c) Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la Unidad. d) Preparar diariamente la documentación a tramitar, para realizar el despacho con el Jefe de Unidad. i f) Redactar y elaborar la documentación que indique el Jefe de Unidad. h) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas para informe respectivo. i) Informar al Jefe de Unidad sobre los hechos ocurridos y actividades realizadas y programadas en la Oficina. útiles k) Consolidar, tramitar, recepcionar y distribuir los pedidos de materiales y de escritorio. l) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe de la Unidad. 4.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 4.5 Requisitos Mínimos: - Instrucción Secundaria completa y Título de Secretarial. - Experiencia en labores administrativas de oficina. - Capacitación en Sistema Operativo DOS, curso Procesador de Textos. Alternativa: De no poseer Título de Secretaria, contar con certificado de estudios secretariales concluidos, no menor de un año. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 4.1 Denominación del Cargo: Cargo estructural: TÉCNICO EN ARCHIVO III 4.2 Naturaleza del Cargo: 12

13 Ejecución de actividades técnicas de archivo de mediana complejidad 4.3 Funciones específicas: a) Elaborar y actualizar auxiliares descriptivos tales como índices, catálogos, fichas e inventarios. b) Organizar y controlar el archivo general de la Universidad. c) Evaluar las fuentes documentales y proponer programas de restauración o microfilmaciones. d) Efectuar la reestructuración de documentos y verificar el fotocopiado e impresiones. e) Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe de la Unidad. 5.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 5.5 Requisitos Mínimos: - Estudios superiores relacionado con la especialidad. - Capacitación especializada en archivo. - Alguna experiencia en labores de archivo ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia 6. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 6.1 Denominación del Cargo: Cargo estructural: TÉCNICO EN ARCHIVO II 6.2 Naturaleza del Cargo: Ejecución de actividades de archivo. 6.3 Funciones específicas: a) Archivar sistemáticamente los diferentes documentos que son remitidos por los diferentes órganos de la universidad. b) Organiza el archivo de la universidad por unidades académicas administrativas. c) Conservar y preservar los archivos realizando un mantenimiento adecuado. d) Manejar y conservar en buen estado los equipos e instrumentos de reproducción de documentos, filmaciones, videos, y otros de uso de la 13

14 unidad que se encuentran bajo su responsabilidad. e) Atender correctamente al publico brindándole la información requerida haciendo uso de las técnicas de archivo más apropiadas al servicio ofrecido. f) Realizar el procesamiento automático de archivos. g) Realizar labores de empaste, encuadernación, anillado, foliado, de los diferentes documentos de las unidades orgánicas. h) Realizar las demás funciones afines al cargo que le asigne el Jefe inmediato. 6.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Archivo General. 6.5 Requisitos Mínimos: - Instrucción secundaria completa. - Capacitación técnica en archivo. - Amplia experiencia en la labores técnicas de archivo. 7. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR 7.1 Denominación del Cargo: -Cargo estructural: AUXILIAR EN ARCHIVO II 7.2 Naturaleza del Cargo: Ejecución de actividades variadas de archivo Funciones específicas del cargo a) Preclasificar y archivar documentación variada según sistemas establecidos b) Inventariar la documentación archivada. c) Controlar la salida o devolución de documentos. d) Ejecutar el servicio de préstamo de documentos. e) Orientar a los usuarios en la utilización de los índices. f) Coordinar y verificar la limpieza y conservación de fondos documentales, ambientes, equipos y mobiliario. g) Puede corresponderle participar en la depuración preliminar de fondos documentales. 14

15 h) Realizar las demás funciones que el Jefe asigne 7.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de Archivo General. 7.5 Requisitos Mínimos: - Instrucción secundaria completa - Capacitación básica en archivo. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia CAPITULO III UNIDAD DE REGISTROS ACADEMICOS 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD a) Administrar el sistema documentario académico a nivel de la Universidad. b) Centralizar la documentación académica de la Universidad. c) Brindar servicio de información académica actualizada a la comunidad universitaria. d) Procesar y emitir la documentación académica oficial, de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento de Estudios y demás normas académicas, de conformidad a las funciones señaladas en el presente manual. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE 2.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: JEFE DE UNIDAD DE REGISTROS ACADEMICOS 2.2 Naturaleza del cargo: Dirigir, supervisar y ejecutar el procesamiento de la programación de actividades de registros de. 2.3 Funciones específicas del cargo a) Formular el Plan de actividades anualmente y su programación respectiva b) Organizar, dirigir, administrar y evaluar las actividades de la Unidad. c) Verificar mediante muestreo que los documentos académicos oficiales y originales de la unidad permanezcan intangibles e intachables. 15

16 d) Procesar el carné universitario de los alumnos de pre y post grado de la Universidad, teniendo en cuenta los procedimientos, medidas de seguridad y control respectivos. e) Asesorar, participar y orientar sobre métodos, procesos de tramites de documentación. f) Realizar estudios de diagnostico de su área para implementar políticas de mejoramiento en el servicio que presta a la comunidad universitaria. g) Presentar los informes técnicos al Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. h) Visar los documentos académicos remitidos a la Unidad, verificando que tengan la información completa, antes de ser archivados. i) Mantener actualizados el sistema y equipos de cómputo de la OAGRA. e) Verificar, controlar y procesar las solicitudes de rectificación de nombres y apellidos de los estudiantes. j) Suscribir las constancias de estudios, promedio ponderado y tercio o quinto superior y otras documentos que encargue el Director de la Oficina. k) Procesar y mantener actualizado el cuadro y orden de mérito académico de los estudiantes por facultades y por año de ingreso. l) Realizar las demás funciones que asigne el Director de la Oficina. 2.4 Línea de Dependencia: Depende del Director de la Oficina de Archivo General y Registros Académicos. 2.5 Requisitos mínimos: - Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. - Capacitación en informática. - Amplia experiencia en la administración de registros documentarios. ALTERNATIVA - Título de Programador en microcomputadoras y administrador. - Amplia experiencia en administración de personal. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ESPECIALISTA 3.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: ANALISTA DE SISTEMAS PAD III 16

17 3.2 Naturaleza del cargo: Ejecución y supervisión de la aplicación de los sistemas de procesamiento de datos en Registros Académicos 3.3 Funciones específicas de cargo a) Diseñar los sistemas y supervisar el trabajo en el desarrollo de las aplicaciones. c) Controlar la estructura de la documentación de los sistemas mecanizados. d) Evaluar el hardware y el software y otros mecanismos similares; y preparar los estimados de tiempo y costos para el trabajo de desarrollo del sistema. e) Planear la disponibilidad de recursos en la cantidad adecuada a fin de poder cumplir los requerimientos de los proyectos de desarrollo de sistemas. f) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 3.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 3.5 Requisitos Mínimos: - Título Profesional de Ingeniero en Sistemas o Informática. - Amplia experiencia en actividades de procesamiento. - Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA - Estudios de capacitación en el área de computación, hardware y software. - Experiencia en el área. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 4.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: TÉCNICO III EN REGISTROS ACADEMICOS 4.2 Naturaleza del cargo: Ejecución y procesamiento de informes de diversos documentos académicos. 4.3 Funciones específicas del cargo 17

18 a) Procesar la documentación de los alumnos de las Facultades y/o Escuelas asignadas a su cargo. b) Elaborar informes técnicos de los diferentes documentos y/o trámites académicos que solicitan los estudiantes y las unidades académicas y administrativas de la universidad. c) Elaborar los certificados de estudios y las constancias académicas emitidas por la oficina y que se encuentren señaladas en el T.U.P.A.. d) Verificar la identidad de los estudiantes que solicitan certificados de estudios, en coordinación con el personal responsable del archivo académico. e) Organizar, ordenar, verificar, conservar y preservar el archivo académico y administrativo, bajo su responsabilidad, garantizando su idoneidad y veracidad. f) Preparar los informes y documentos a tramitar, para la firma del Jefe de Unidad y del Director de Oficina g) Apoyar y coordinar con el personal de oficina, para el mejoramiento cumplimiento de las funciones. h) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 4.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 4.5 Requisitos mínimos: - Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionado con el área. - Amplia experiencia en actividades variadas de oficina ALTERNATIVA - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el área - Experiencia y capacitación en el área. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 5.1 Denominación del cargo Cargo estructural: TÉCNICO II EN REGISTROS ACADEMICOS 5.2 Naturaleza del cargo: Ejecución de actividades técnicas en los sistemas administrativos de apoyo a la oficina. 5.3 Funciones específicas del cargo: 18

19 a) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario. b) Elaborar información de datos relacionado al desarrollo académico de las Facultades. 5.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Académicos 5.5 Requisitos Mínimos: - Título no Universitario de un centro de estudios superior relacionado con la especialidad. - Experiencia en labores técnicas de Registros documentarios ALTERNATIVA - Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el área. - Amplia experiencia y capacitación en labores técnicas de Registros de documentos. 6. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO 6.1 Denominación del cargo: Cargo estructural: OPERADOR PAD III 6.2 Naturaleza del cargo: Ejecución de actividades de informática. 6.3 Funciones especificas del cargo a) Realizar el procesamiento automático de toda la información académica solicitada por las unidades académico administrativas de la universidad. b) Monitorear el uso del sistema académico integral computarizado por el personal de la Oficina. c) Coordinar con el Jefe de Unidad y Director de Oficina sobre la autorización y/o restricción de acceso de los usuarios, a la información existente en el sistema computarizado. d) Entrenar a los usuarios de la oficina, sobre el manejo y aplicación del sistema y subsistema informáticos actuales. e) Verificar la información digitada y de los reportes previos, para garantizar una buena calidad en su procesamiento definitivo. f) Utilizar sistemas, equipos y dispositivos informáticos que respalden y protejan la información procesada, para garantizar la seguridad. g) Conservar en buen estado y de funcionamiento de los equipos y 19

20 materiales de computo que se encuentra bajo su responsabilidad, de acuerdo a las especificaciones técnicas respectivas. h) Informar permanentemente al Jefe inmediato sobre el rendimiento del sistema computarizado existente. i) Elaborar, proponer la implementación las mejora de los medios informáticos y/o modificación de los mismos. j) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 6.4 Línea de Dependencia: Depende del Jefe de la Unidad de Registros Académicos. 6.5 Requisitos Mínimos: - Titulo no universitario de programador. - Experiencia en labores de procesamiento de datos. ALTERNATIVA Estudios universitarios en sistemas o informático. Amplia experiencia en labores de procesamiento de datos. 20