SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer la metodología para el control de la información documentada requerida por el Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Aplica para la identificación, elaboración, modificación, validación y aprobación, de los documentos del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 3. DEFINICIONES COPIA CONTROLADA. Copia de un documento sometida a los controles que se describen en el presente procedimiento, con el fin de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última versión del mismo. DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. DOCUMENTO OBSOLETO. Es aquel tipo de documento que por modificaciones o actualizaciones realizadas ya no tiene vigencia para los propósitos del Sistema de Gestión. Página 1 de 5

2 FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro. INFORMACION DOCUMENTADA 1 : Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. La información documentada puede hacer referencia a: El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados; La información generada para que la organización opere (documentación); La evidencia de los resultados alcanzados (registros). INSTRUCTIVO. Tipo de documento que brinda orientaciones de cómo desarrollar una actividad dentro de un proceso o procedimiento en un tema en particular, estableciendo los pasos a seguir. MATRIZ DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA. Es una relación ordenada de los documentos requeridos o generados en el sistema de gestión, en la que se identifica el documento, la versión actual, fecha de aprobación, ubicación del documento y las oficinas que disponen de copias contralas de cada documento. REGISTRO. que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas. SG. Sistema de Gestión. 1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de calidad: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO Bogotá D.C.: El Instituto, p.24. Página 2 de 5

3 4. DESARROLLO DEL ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES Inicio 1. Identificar la Revisar la documentación de los necesidad de procesos, identificar la necesidad y elaboración, comunicar al líder del proceso para modificación o retiro evaluar la pertinencia de la de documento del SG. actualización documental. 2. Elaborar o modificar el documento del Sistema de Gestión. 3. Enviar la propuesta de documento elaborado o modificado a la Coordinación de. 4. Revisar las solicitudes de elaboración, modificación o retiro de documentos del SG. Coordinador de preliminar Elaborar o modificar el documento con base en los criterios del INSTRUCTIVO PARA LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SGC Código PE.GC.I01. Revisar el documento elaborado o modificado y determinar la necesidad de realizar ajustes al mismo, en cuyo caso se envían al Líder del Proceso y/o solicitante. 5. Realizar ajustes al documento según observaciones 6. Realizar la solicitud formal del cambio documental en el Sistema de Gestión. 7. Revisar la pertinencia de la documentación para modificación o retiro de documentos del Sistema de Gestión. Formato de Solicitud Documental Código PE.GC.F01 a Coordinación de. Formato de Solicitud Documental Código PE.GC.F01 Solicitar la actualización documental a la Coordinación de, a través del Formato PE.GC.F01, que contenga la justificación y la firma del Líder de dicho proceso. Anexar el documento ajustado según observaciones (en físico y digital). Realizar la validación del documento elaborado o modificado con los involucrados en el desarrollo de las actividades descritas. Revisar la pertinencia de la información documentada de Página 3 de 5

4 Maestro de s Código PE.GC.L01 al Líder de proceso y/o solicitante. acuerdo al instructivo Código PE.GC.I01, y verificar la firma del Formato PE.GC.F01. Verificar versión en Matriz de Control de Información documentada. Actualizar la Matriz de Control de Información documentada. Informar al Líder de proceso y/o solicitante la aceptación de la solicitud o en caso contrario, la respuesta negativa y los motivos. 8. Firmar nuevo o actualizado 9. Retirar antiguo del Sistema de Gestión 10. Disponer los documentos aprobados del Sistema de Gestión en el repositorio institucional 11. Socializar el documento elaborado o modificado con el personal involucrado. Fin Líder de Proceso o Procedimiento / Personal original firmado original firmado Actualización en repositorio digital Imprimir el documento. Firma del documento nuevo o actualizado, como evidencia de la revisión y aprobación del mismo. Retornar el documento original firmado a la Coordinación de. Identificar el documento a retirar como DOCUMENTO OBSOLETO y archivar en la carpeta para tal fin. Retirar el archivo digital de la carpeta de documentos del SG y del repositorio de consulta. Archivar en medio físico y digital los documentos aprobados de las versiones vigentes. Cargar los archivos digitales de los documentos aprobados en el repositorio digital del Sistema de Gestión. El líder del proceso al que pertenece la información documentada elaborada o modificada, es el responsable de socializar el cambio con las personas involucradas para los fines pertinentes. Página 4 de 5

5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de archivo de gestión, con base en las Tablas de Retención Documental (TRD), Centro de Administración Documental USB Cali, Febrero 02 de2009. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /AGO/2010 Versión Inicial Cambio de logo USB según aprobación del Comité de Coordinación del SGC. Eliminación de la opción de copia de documento en el procedimiento /DIC/2011 debido a la inclusión de la distribución en repositorio digital. Aclaración de método de archivo de documentos actuales y obsoletos. Ampliación de criterio de control relacionado con la tarea de solicitar elaboración, modificación o retiro de documento /JUL/2017 Se realizan modificaciones para la información documentada de acuerdo con la actualización de la NTC 9001:2015. y Mejoramiento Revisó: Luz Carime Urbano Guerrero Cargo: y Mejoramiento Fecha: 28/JUL/ 2017 Firma: Aprobó: Luis Merchán Paredes Cargo: Director de Planeación Fecha: 28/JUL/2017 Firma: Página 5 de 5