SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA TELEPACIFICO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA INFORMES Informe Mensual Estados Financieros -Balance de Prueba -Balance General -Estados de actividad financiera, económica social y ambiental -Libros auxiliares mensuales Informe a la Contaduría General de la Nación informe a la Contraloría Departamental Informe en medios magneticos a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 9 Años Informe a las Supersociedades S: Selección

2 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe de Cartera - Circularización carteraz Informe de Ejecución Presupuestal Informe de Facturación Mensual Informe diario de Caja y Bancos - Informe resumen diario semanal - Detalle de caja - Detalle de bancos - Detalle de inversiones El 5% de los que tengan relevancia para la historia, la investigación y la cultura S: Selección

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe de los Estados Financieros - Balance general - Estado de actividad financiera, económica social y ambiental - Ejecución presupuestal de ingresos y gastos - Estados de flujos de efectivo - Estado de cambios situación financiera - Estado de cambios en el patrimonio Las subseries que aparecen en estos cuadros todos son de conservación total y tienen los mismos tiempos de retención Informe de Rendición de Cuentas Informe Deuda Pública Informe Sistema de Rendición SIDEF (se hace en el sistema) 4 años S: Selección

4 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe SIRVALLE a la contraloría Departamental. Se hace por internet una vez al año S: Selección

5 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DVISIÓN FINANCIERA ACTAS ACTAS COMITÉ PRIMARIO ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Informativas Circulares normativas CERTIFICACIONES Certificados de Retención en la Fuente - Rete IVA - Rete ICA 1 año 1 año 2 años 2 años 19 Años Por perdida de vigencia Una vez microfilmados seleccionar el 5% de aquellos que tenga relevancia para la historia, la investigación y la Cultura Certificados de Disponibilidad Y Registro Presupuestal - Solicitud Adquisición de bienes y Servicios - Registro presupuestal - Certificado de Disponibilidad Presupuestal Se elimina en Gestión por que el original reposa en los contratos, Ordenes de gasto, Resoluciones de Pago, Nóminas, Reembolsos de Caja Menor, Legalizaciones, Anticipos CONCILIACIONES BANCARIAS - Extractos - Libros Auxiliares 19 Años Una vez microfilmados seleccionar el 5% de aquellos que tenga relevancia para la historia, la investigación y la Cultura. S: Selección

6 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA ESTADOS FINANCIEROS - Balance General - Balance de prueba - Estado de flujo de efectivo - Estado de cambios situaciones financiera - Estado de cambios en el patrimonio - Estado de actividad financiera, económica y social - Notas Estados Financieros 2 Años 3 Años SOPORTES CONTABLES - Recibos de caja - Calculo actuarial - Factura de venta - Avalúo técnico - Notas contables - Comprobantes de diario - Libro diario - Libro mayor y balances - Libro de registro de socios - Libro de inventarios y balance - Notas de recibo de caja- Nor - Notas de traslado (Tra y Trb) 9 Años De acuerdo con el Código de Comercio se podrán eliminar los autorizados. S: Selección E: Eliminación Nombre y Firma Jefe división Nombre y Firma Jefe de Archivo

7 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA LIBROS RADICADORES Comprobantes de Egreso Certificados Disponibilidad Presupuestal Registro presupuestal COMPROBANTES DE EGRESO - Solicitud del Gasto - Constancia de Recibo de Servicio - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Registro Presupuestal - Facturas o documentos equivalentes - Entrada de Almacén - Copia del comprobante de causación contable - Ejecución Presupuestal - Carta autorización anticipo - Carta de especificación de gastos cajas menores y anexos 9 Años Una vez microfilmados seleccionar el 2% de aquellos que tengan relación con la historia, la investigación y la cultura. S: Selección Nota aclaratoria: los tipos documentales se diferencia de acuerdo al pago que se vaya hacer si es por orden de gasto, anticipo, reembolso cajas menores u otros pagos.

8 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración Industria Y Comercio 19 Años Declaración Impuesto Valor Agregado IVA Declaración Impuesto a la Renta Declaración Retención en la Fuente- RETEFUENTE Declaración Tributaria Impuesto Estampillas 5 Año 19 Años 15 Años 19 Años Una vez microfilmados, seleccionar el 5%de aquellos que tengan relevancia para la historia, la investigación y la cultura PLANES Plan de Presupuesto General - Presupuesto aprobado - Presupuesto aprobado y modificaciones - Resoluciones Codfis - Resoluciones de Gerencia aprobando traslado y distribución presupuesto S: Selección

9