Nombre del Procedimiento: Programación y Presupuesto

Transcripción

1 CGAF/06/OF.-090

2 CDI-PR OBJETIVO Pagar las facturas de los proveedores de bienes y servicios que contrata la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 2. ALCANCE Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 3. MARCO JURÍDICO Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicada en el D.O.F. el 2-V Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicada en el D.O.F. el 3-XII-976, última modificación el 0-IV Ley Federal de las Entidades Paraestatales, publicada en el D.O.F. el 4-V-986, última modificación el 2-V Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el D.O.F. el 3-III Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicada en el D.O.F. el 8-XII- 98, última modificación el 0-XII Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, D.O.F. el 26-I-990, última modificación el 7-IV Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio correspondiente. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal, publicado en el D.O.F. el 3-X-2000, última modificación el 0-X Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas D.O.F. del 23-IV POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4. El Director de, a través del Jefe del Departamento de Pagos, será el responsable de recibir, revisar y pagar las Facturas de los Proveedores de bienes y servicios que contrata la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4.2 No se pagarán Facturas que no sean en original o que contengan borrones, tachaduras, enmendaduras o alteraciones y que no cumplan con los requisitos establecidos por la SHCP. Generalmente, el documento comprobatorio deberá reunir los requisitos fiscales contemplados en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación como son, entre otros, los siguientes: Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida. Contener impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición. 4 de Noviembre de de 7

3 CDI-PR Estar expedido a nombre de la CDI con la clave del Registro Federal de Contribuyentes (CND480H94) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Descripción del servicio prestado con el valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. Fecha de impresión (la cual debe ser vigente) y datos de identificación del impresor autorizado. En original, sin tachaduras. En caso de existir duda sobre la autenticidad de los comprobantes fiscales expedidos por las empresas prestadoras de servicios o proveedores de bienes, se podrá realizar una validación de los mismos en la página del Servicio de Administración Tributaria con la siguiente dirección electrónica una vez que se ha ingresado en ella se debe elegir la opción de Terceros Autorizados, después se ingresa en Impresores Autorizados donde se buscará la opción de Verificación de Comprobantes Fiscales y en ésta aparecerá una pantalla que permitirá ingresar los datos del documento arrojando el resultado de su análisis. En el caso de documentos expedidos por establecimientos sujetos al régimen de pequeños contribuyentes, se estará a lo dispuesto en los artículos 29-A del Código Fiscal de la Federación, 37 de su Reglamento y 39 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. 4.3 No se podrán realizar pagos de Facturas que no tengan el sello de recibido por parte del Almacén General o de Proveeduría de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, en el caso de bienes; por lo que respecta a los pagos de facturas por servicios no se pagarán si no se cuenta con el oficio, memorando, en su caso contrato o pedido y/o Vo. Bo. del titular del área solicitante en el que se señale que los bienes y/o servicios se recibieron satisfactoriamente en tiempo y forma quedando la evidencia en el área solicitante, de conformidad en la entrega/prestación de los servicios. En los casos de contratos o pedidos que consideran varios pagos parciales, sólo se enviará copia de las mismas en la solicitud del primer pago, y en lo subsecuente deberán indicar el número del contrato o pedido. 4.4 Todos los bienes se deberán recibir en el Almacén General o de Proveeduría, y a la Factura se le deberá anexar una copia de la Nota de Entrada que elabora el Almacenista, debidamente requisitada. 4.5 Todos los pagos que se efectúen a Proveedores deberán ser con cheque nominativo, en el caso que se realicen pagos vía electrónica ésta debe contar con la solicitud del envío por medio de oficio o memorando, que indique la cuenta clabe (ver glosario), proyecto y partida afectada, siendo responsabilidad del área que éstos últimos sean los mismos que se indican en la requisición, pedido o contrato. Además verificará que la Factura y/o recibo cumpla con los requisitos fiscales vigentes, además de especificar el plazo de pago en el Contrato y/o Pedido. 4 de Noviembre de de 7

4 CDI-PR En el caso que no se cuente con disponibilidad presupuestal y se trate de una adquisición directa, el Responsable de Revisión de, deberá requisitar y enviar el formato denominado Trámite de rechazo al enlace administrativo del área correspondiente, así mismo cuando se trate de tramite directo por el proveedor se realizará Trámite de rechazo y se entregará al área de adquisiciones, para que realicen las adecuaciones presupuestarias. Una vez que se cuente con disponibilidad presupuestal, el enlace administrativo y/o el área de adquisiciones deberán entregar al Responsable de Revisión de el formato de Trámite de Rechazo con el folio de afectación presupuestal, número de partida y proyecto correspondiente. 4.7 El horario de Revisión para será de 9:00 a 4:00 hrs., los días Martes y Jueves en el Departamento de Pagos y el horario de será de 9:00 a 5:00 hrs., el día Viernes en el Área de Caja General. 4.8 Para el caso de adquisiciones directas de artículos perecederos en las que el Proveedor sea de una Localidad Rural Indígena, se podrán recibir como comprobantes de gastos Notas de Remisión debidamente requisitadas, conteniendo sello y firma de la autoridad local correspondiente. 4.9 Los Jefes del Departamento Administrativo en las Delegaciones Estatales y los Administradores en los CCDI s deberán llevar a cabo, en lo aplicable, las actividades que en este procedimiento se indican; asimismo, podrán implantar medidas de control interno que a su juicio aseguren la transparencia y eficiencia administrativa en el ejercicio de los recursos asignados a la Unidad Administrativa. 4.0 Los expedientes bajo resguardo del Encargado del archivo, adscrito al Departamento de Pagos, contendrán: Factura (original) Póliza de Egreso (original) Contra-recibo (original y copia) Solicitud de pago (original) Contrato o Pedido en su caso (copia) Requisición (copia) 4 de Noviembre de de 7

5 CDI-PR DIAGRAMA DE FLUJO Responsable de la Revisión de Inicio Coordinador de Profesionales Encargado de Archivo 2/6 Recibe de los proveedores, enlace administrativo y/o del área de adquisiciones 2 Facturas Nota de Entrada Pedido o Contrato Oficio solicitud de pago Revisa requisitos fiscales y coteja el monto de la factura con la Nota de Entrada, pedido o contrato. Facturas Nota de Entrada Pedido o Contrato Se encuentran bien requisitadas? No Si 3 Elabora Contra-recibo original y copia formato en Contra-recibo 4 Entrega al Proveedor el original del Contrarecibo, como comprobante para su pago Contra-recibo 5 4 de Noviembre de de 7

6 CDI-PR Responsable de la Revisión de 4 Coordinador de Profesionales Encargado de Archivo 5 Revisa que las facturas estén bien requisitadas conforme a los contratos o pedidos, memo, Nota de Entrada o firma del funcionario, según sea el caso. Facturas Nota de Entrada Pedido o Contrato Memorando 6 Se encuentran bien requisitadas? No Elabora Trámite de rechazo y entrega soportes correspondientes, al enlace administrativo, proveedores y/o al área de Adquisiciones, según sea el caso. Trámite de Rechazo Contra-recibo Facturas Si Elabora Póliza de Egreso para pago con cheque y/o Póliza de Diario en caso de pago electrónico de conformidad a la política 4.5 Póliza de Egreso Póliza de Diario Revisa llenado de las Pólizas que las afectaciones sean aplicadas correctamente y firma de Vo. Bo., turna al Responsable de la Revisión de Pago a Prov. Póliza de Egreso Póliza de Diario Las afectaciones fueron aplicadas correctamente? No 7 9 Si 4 de Noviembre de de 7

7 CDI-PR Responsable de la Revisión de Coordinador de Profesionales Encargado de Archivo 8 9 Sella de revisado a todas las Pólizas con su respectivo soporte Póliza de Egreso Póliza de Diario 0 Forma de pago? Cheque Turna al Encargado de la elaboración de cheque para su realización Póliza de Egreso Transferencia Turna al Encargado de realizar las transferencias para su aplicación Póliza de Diario 2 Archiva los documentos en los expedientes de conformidad a la política 4.0 Fin Facturas Póliza de Egreso Contra-recibo Solicitud de pago Contrato o Pedido Requisición 4 de Noviembre de de 7

8 CDI-PR DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad Responsable de la Revisión de Pago a Proveedores Recibe de los proveedores, enlace administrativo y/o del área de adquisiciones el original de la(s) Factura(s) junto con la copia de la Nota de Entrada del Almacén General o de Proveeduría que ampara los bienes y el pedido o contrato, en el caso de servicios se recibe la(s) Factura(s) con el oficio de solicitud de pago mencionando que el servicio ha sido entregado en tiempo y forma en el caso de recibir la(s) Factura(s) del área de adquisiciones estas deben estar soportadas con el contrato o pedido. 2 Revisa requisitos fiscales de conformidad a la política 4.2 y coteja el monto de la Factura con la Nota de Entrada, pedido o contrato. Se encuentran bien requisitadas? No: Ir al paso núm. Si: Ir al paso núm. 3 3 Elabora el formato Contra-recibo (Anexo núm. 0.) en original y copia. 4 Entrega al proveedor el original del formato Contra-recibo (Anexo núm. 0.), como comprobante para su pago. 5 Revisa que las facturas estén bien requisitadas conforme a lo establecido en los contratos o pedidos o en su caso memorando, anexando la Nota de Entrada del Almacén o firma del funcionario que haya recibido los bienes o servicios. Se encuentran bien requisitadas? No: Ir al paso núm. 6 Si: Ir al paso núm. 7 6 En el caso de adjudicación directa, elabora formato Trámite de rechazo (Anexo 0.2) y entrega al enlace administrativo copia del contra-recibo (Anexo núm. 0.), las facturas en original con los soportes correspondientes mencionando en el formato de rechazo las causas de la devolución de los documentos; en el caso de trámite de proveedores y por el área de adquisiciones se devuelven la(s) Factura(s) en original con los soportes correspondientes con el formato de Trámite de rechazo, al titular del área Departamento de Adquisiciones mencionando las causas. Reinicia en el paso núm. 7 Responsable de la Revisión de Pago a Proveedores Elabora Póliza de Egresos (Anexo núm. 0.3) para pago con cheque y/o Póliza de Diario (Anexo núm. 0.3) en caso de pago electrónico de conformidad a la política de Noviembre de de 7

9 CDI-PR Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 8 Coordinador de Profesionales Revisa llenado de las Pólizas que las afectaciones sean aplicadas correctamente y firma de Visto Bueno. Las afectaciones fueron aplicadas correctamente? No: Ir al paso núm. 7 Si: Ir al paso núm. 9 Turna Pólizas Internas al Responsable de la Revisión de. 9 Responsable de la Revisión de Pago a Proveedores Sella de revisado a todas las Pólizas con su respectivo soporte. De conformidad a la política 4.5, se procede al pago mediante: Cheque: Ir al paso núm. 0. Transferencia: Ir al paso núm.. 0 Turna Póliza de Egresos (Anexo núm. 0.3) al Encargado de la elaboración de cheque para su realización. Continúa en el procedimiento denominado Pagos en Caja General. Turna Póliza de Diario (Anexo núm. 0.3) al Encargado de realizar las transferencias electrónicas para su aplicación. 2 Encargado de Archivo Archiva los documentos en los expedientes de conformidad a la política de Noviembre de de 7

10 CDI-PR REGISTROS Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Contra-recibo Póliza de Egreso y Diario 5 años Encargado de Archivo Trámite de rechazo año Responsable de la Revisión de Pago a Proveedores 8. CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio Enero de 2005 Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI, versión de Noviembre de de 7

11 CDI-PR GLOSARIO CCDI: CDI: DOF: PEF: CLABE: Delegación Estatal: Responsable de la revisión de pago a proveedores Enlace Administrativo: Coordinador de Profesionales Unidades Administrativas: Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Diario Oficial de Federación. Presupuesto de Egresos de la Federación. Clave Bancaria Estandarizada, indispensable para efectuar transferencias electrónicas interbancarias y está compuesta de 8 dígitos. Unidad Administrativa Foránea de la CDI con jurisdicción en una Entidad Federativa. Servidor público adscrito al Departamento de Pagos que se encarga de recibir, revisar, rechazar y, en su caso tramitar, los pagos a proveedores por concepto de adquisición de bienes o contratación de servicios, llevadas a cabo por las diferentes áreas solicitantes de la CDI. Servidor Público adscrito a la CDI, encargado de tramitar órdenes de pago, apoyos, pasajes y gastos erogados en general a los empleados del área correspondiente, o en su caso, será el Servidor Público solicitante del recurso el que deberá realizar el trámite. Servidor público adscrito al Departamento de Pagos que se encarga principalmente de revisión de pólizas para su adecuada aplicación de afectaciones y tramita la petición del dinero para solventar los gastos correspondientes. Unidades, Coordinaciones y Direcciones Generales sustantivas, Delegaciones Estatales y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena, de la CDI. Unidades Operativas: Centros de trabajo que tienen control presupuestal individual, a saber: Administración México, Delegaciones Estatales, CCDI s y Radiodifusoras. Los CCDI s y las Radiodifusoras se encuentran adscritas a una Delegación Estatal. De acuerdo al catálogo de claves por unidad operativa, cada una identificada con cuatro dígitos. Ejemplo: la Delegación Estatal Baja California le corresponde la clave ANEXOS 0. Contra-recibo 0.2 Trámite de rechazo 0.3 Póliza de Egreso/Diario 4 de Noviembre de 2005 de 7

12 CDI-PR Anexo núm. 0. Contra-recibo CONTRA-RECIBO NUMERO () RECIBIMOS DE: (2) LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS PARA SU REVISION NUMERO CONCEPTO IMPORTE (3) (4) (5) (6) FECHA DE PAGO (7) REVISION MARTES Y JUEVES DE 9:00 A 4:00 HRS DIA MES AÑO PAGOS VIERNES DE 9:00 A 4:00 HRS AV. MEXICO-COYOACAN NO. 343 COL. XOCO DEL. BENITO JUAREZ C.P TELEFONO (55) EXT.7357 y de Noviembre de de 7

13 CDI-PR Anexo núm. 0. Contra-recibo.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Número El número consecutivo interno del Departamento de Pagos. 2 Recibimos de: El nombre completo o Razón Social del Proveedor. 3 Número El número de la Factura o del Recibo. 4 Concepto El nombre del proyecto o partida. 5 Importe Con números arábigos la cantidad en pesos y centavos de la Factura o Recibo, incluyendo impuestos y descuentos. 6 Con números arábigos la cantidad a pagar. 7 Fecha de Pago La fecha en que deberá realizarse el pago correspondiente, anotando el día, mes y año. 4 de Noviembre de de 7

14 CDI-PR Anexo núm. 0.2 Trámite de rechazo FORMATO DE TRAMITE RECHAZADO Área DEPARTAMENTO DE PAGOS Fecha () No. (2) (4) Clave proyecto (3) Documento a nombre de: (5) Comisión a: (6) Orden de pago Oficio de Comisión Comprobación de Gastos Comprobación de Viáticos (7) Falta: Clave del Proyecto Falta de Presupuesto Firma Nombre del Proyecto Partida Presupuestal Documentación Formatos (8) No cumple con las normas No cumple requisitos fiscales Importe Total de (9) Observaciones (0) Recibió () Fecha: (2) Nota Aclaratoria: Únicamente para éste procedimiento sólo aplican las celdas palomeadas. 4 de Noviembre de de 7

15 CDI-PR Anexo núm. 0.2 Trámite de rechazo.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Fecha: Día, mes y año en que se recibe la documentación. 2 No. Número progresivo que le corresponde, asignado por el Departamento de Pagos. 3 Clave proyecto Clave del proyecto asignado. 4 Área Nombre de la Unidad Administrativa. 5 Documentos a nombre de: Nombre completo del proveedor de bienes o prestador de servicios. 6 Comisión a: N/A. 7 Documentación recibida para su trámite Marcar con una X en el recuadro correspondiente, al tipo de documentación que se recibe para su trámite. 8 Falta Marcar con una X en el recuadro correspondiente, el motivo por el cual se devuelve la documentación entregada. 9 Importe Total Con números arábigos en pesos y centavos, el importe total que ampara la documentación entregada para su trámite. 0 Observaciones Anotación relevante motivo del rechazo de la solicitud presentada. Recibió Nombre completo y firma autógrafa del servidor público adscrito al Departamento de Pagos, que revisa y devuelve la documentación. 2 Fecha Día, mes y año en que devuelve la documentación. 4 de Noviembre de de 7

16 CDI-PR Anexo núm. 0.3 Póliza de Egreso/Diario CUENTA SUB-CUENTA N O M B R E PARCIAL D E B E H A B E R ( ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) SUMAS IGUALES ( 7 ) CONCEPTO DEL PAGO ( 8 ) HECHO POR: REVISADO: ( 9 ) ( 0 ) Nota Aclaratoria: Este documento es un borrador, la Póliza definitiva aparece en el procedimiento denominado Bancos, donde se contabilizan este tipo de movimientos. 4 de Noviembre de de 7

17 CDI-PR Anexo núm. 0.3 Póliza de Egreso/Diario. Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Cuenta El número de la cuenta contable afectada. 2 Sub-cuenta El número de la sub-cuenta contable afectada. 3 Nombre El nombre de la cuenta contable afectada. 4 Parcial Con números arábigos, en pesos y centavos, la cantidad por subcuenta contable. 5 Debe Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del cargo a la cuenta. 6 Haber Con números arábigos, en pesos y centavos, el importe del abono a la cuenta. 7 Sumas iguales Con números, en pesos y centavos, las sumas del debe y el haber (columnas 5 y 6). 8 Concepto del pago Una breve descripción del concepto del pago o motivo por el que se elabora el cheque. 9 Hecho por Iniciales de quien elabora la póliza y/o pago electrónico. 0 Revisado Firma autógrafa del Coordinador que revisa los registros contables de la póliza. 4 de Noviembre de de 7