CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

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2 CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Toda la información contenida en este documento es proporcionada con confidencialidad con el único propósito de acercar posturas comerciales con la entidad receptora, prohibiendo expresamente la publicación, divulgación y utilización de su contenido para fines propios o de terceros no autorizados sin el previo consentimiento expreso y por escrito de SOLOGESCAR SAS.

3 MISIÓN SOLOGESCAR S.A.S es una compañía dedicada a proveer servicios logísticos en la Gestión Integral de la Información con calidad y seguridad, optimizando los recursos disponibles, generando valor y satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, logrando así nuestros objetivos de crecimiento y permanencia en el tiempo, contribuyendo con el progreso del país. VISIÓN SOLOGESCAR S.A.S será una compañía líder y un excelente aliado estratégico en el diseño y ejecución de soluciones integrales de logística, en la Gestión Integral de la Información, que permita a nuestros clientes la optimización de sus recursos, minimizando costos y maximizando la eficiencia; enfocándonos en un alto nivel de servicio personalizado, apoyados en un capital humano dispuesto, comprometido y calificado. VALORES Honestidad Confidencialidad Disponibilidad Eficiencia Compromiso

4 ASESORÍA INTEGRAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL Brindamos una asesoría integral para la implementación de un programa de gestión documental en la empresas e instituciones publicas o privadas basadas en la normatividad vigente y los estándares de calidad, todo esto según la necesidad de nuestro cliente detectada mediante la realización de un diagnostico real y confiable. Le ayudamos a normalizar las actividades archivísticas de su institución, con base en la normativa vigente, el sistema de gestión de calidad y las políticas institucionales,; comprendido en los ocho (8) procesos de un Programa de Gestión Documental (PGD): 1. Planeación, 2. Producción, 3. Gestión y tramite, 4. Organización, 5. Transferencias, 6. Disposición de Documentos, 7. Preservación a largo plazo, 8. Valoración Esta actividad permitirá a la institución publica o privada: - Normalizar la produccion, recibo y despacho, gestión y tramite y transferencia de documentación. - Controlar las transferencias documentales, para racionalizar y realizar en forma técnica él envió de la documentación de los archivos de gestión al Archivo Central; teniendo en cuenta los tiempos de retención establecidos en la TRD. - Normalizar el proceso de consulta y préstamo de documentos, tanto en los archivos de Gestión, Central e Inactivo, con establecimiento de formatos y controles respectivos de consulta y préstamo de documentos. - Normalizar del proceso de organización de documentos, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central, con el instructivo de aplicación de las TRD.

5 ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS TRD (Tablas de Retención Documental) TVD (Tablas de Valoración Documental) CCD (Cuadros de Clasificación Documental) PGD (Programa de Gestión Documental) PINAR (Plan Institucional de Archivos) INVENTARIOS DOCUMENTALES

6 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Realizamos las actividades de clasificación, ordenación, descripción, depuración y codificación de la documentación a intervenir aplicando los procesos archivísticos, para entregar a nuestros clientes públicos o privados su información debidamente organizada y dispuesta según sus necesidades, nos encargamos de intervenir: FONDOS ACUMULADOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVOS CENTRALES ARCHIVOS INACTIVOS E HISTORICOS INVENTARIO DE ARCHIVOS Levantamos y describimos los nombres identificativos de cada unidad documental en por lo menos cuatro (4) campos de indexación, este se realiza en consideración a los datos encontrados en las carpetas Reempaque de corrugado (según necesidad ) INTERVENCION Y ORGANIZACION DE ARCHIVOS Descontaminación Descripción en la cual se recuperan los datos básicos de identificación de cada unidad documental Ordenación en legajos de cada unidad documental Organización según las TRD Y TVD Codificación de legajos y cajas Recepción y reempaque (según necesidad)

7 CUSTODIA DOCUMENTAL Almacenamos, administramos y custodiamos los documentos de su institución en bodegas que cumplen con los requerimientos técnicos del Archivo General de la Nación; brindamos condiciones de seguridad física e industrial, condiciones de temperatura y humedad para la conservación adecuada de la información. Brindamos el servicio de administración del archivo inactivo, suministrando procesos y/o actividades para que su empresa pueda tener un acceso eficiente de su información, así: Inventario, codificación y/o organizacion de su archivo Traslado a nuestras bodegas que cumplen con las condiciones impuestas por AGN Solicitar la informacion via correo electronico o telefonicamente envio de la informacion fisica o digitalizada como usted lo requiera Con el servicio de custodia conjuntamente se podrán prestar los siguientes: - Consultas de Documentos. - Inventario de fondos documentales. - Suministro de elementos de conservación. - Rotulado y creación de base de datos

8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS LABORALES Y CLINICAS Organización Historias Laborales Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, se organiza cada expediente de Historia Laboral, que debe contener como mínimo los documentos estipulados en las normas, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad. Organización Historias Clínicas Teniendo en cuenta que la historia clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico y cultural del sector damos cumplimiento a las normas que corresponden al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del ministerio de salud y del Archivo General de la Nación.

9 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Brindamos el servicio de digitalización como herramienta de reproducción y conservación de la información, permitiendo tener acceso inmediato a esta, disminuyendo los volúmenes de información almacenada físicamente y los tiempos de respuesta en su gestión administrativa y misional lo que traduce en economía y eficiencia para su institución. Algunos de los beneficios que su institución recibirá, son: Asegura el patrimonio documental de la organización. Garantiza la integridad física y digital de los documentos. Eliminación de actividades desgastantes en áreas administrativas. Control y disminución de los costos de impresión y de movimiento de documentos físicos. Facilita el control de documentos. Mejora la comunicación interna efectiva. Acceso fácil y rápido a la información requerida por organismos de control y personal interno. Fomenta la cultura de cero papel en las oficinas.

10 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS En términos generales la realización de los proyectos de digitalización de archivos involucra las siguientes fases: FASE 1: PREPARACIÓN Espacio Físico: Definición del espacio físico de la sede del proyecto (Asignación de un espacio en sus instalaciones) o en nuestras instalaciones. Redes: Instalaciones de Redes y/o cableado eléctrico (seguridad eléctrica con regulación y respaldo por su UPS). Mobiliario: Software para Registros. Hardware: Instalación y prueba de Hardware requerido para el desarrollo del proyecto (escáneres, estaciones de trabajo, entre otros). Software: Instalación y prueba del software (ajuste de los aplicativos de captura, consulta, entre otros). Control y Soporte: Comités Técnicos (Reuniones de carácter técnico que validaran la estructura de los controles de auditoria).

11 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS En términos generales la realización de los proyectos de digitalización de archivos involucra las siguientes fases: FASE 2: DIGITALIZACIÓN Diseño de la aplicación de Captura y Consulta (Creación para cada Serie Documental). INSTALACION DE HARDWARE: Instalación de la plataforma tecnológica requerida para realizar la digitalización. Alistamiento: Comprende la preparación de los expedientes para su digitalización (Des grape, arreglo del físico, organización, entre otros). Digitalización: Es la fase durante la cual se llevan los documentos al escáner y se obtienen la imágenes.

12 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS FASE 3: ASIGNACIÓN DE ÍNDICES Clasificación: Los documentos digitalizados son indexados por los criterios establecidos en las fases anteriores. La técnica de indexación (manual, código de barras, importación de datos de la base de datos, BCR, OCR, ICR etc.), se definirá de acuerdo con la calidad de los documentos, cabe anotar que el sistema no tiene límite de índices. Control de Calidad: Antes de proceder a entregar las imágenes a consulta se hará un control de calidad sobre las imágenes analizando su correcta visualización y asignación de índices. Grabación a Disco: Es el paso final que acredita que las imágenes han sido debidamente digitalizadas con la calidad requerida. Se realiza la transferencia final de las imágenes al ambiente de consulta.

13 OUTSOURCING Realizamos todo lo concerniente a la organización e implementación del programa de Gestión Documental para su compañía, creando la unidad de correspondencia que incluye procesos como: - Recepción, radicación y distribución de correspondencia (int y ext) - Digitalización - Creación de inventario de la información - Creación, actualización e implementación según sea el caso de las TRD y TVD (organización ) - Manejo de consulta y prestamos de información - Traslados de documentación al archivo inactivo

14 Barranquilla - Colombia