BUENAS TARDES. Riesgos inherentes al archivo central y de Gestión

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Irene Palma Barbero
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1 BUENAS TARDES Riesgos inherentes al archivo central y de Gestión

2 Riesgos inherentes al archivo central y de gestión Sistema de Control y Fiscalización Superiores. Responsabilidades Legales Sistemas de Información Riesgos del archivo central y de gestión

3 Sistema de Control y Fiscalización n Superiores Asamblea Legislativa Control y rectoría Constitucional Sistema de Control y Fiscalización Superiores Contraloría General -EXTERNO- Control y rectoría Constitucional Órganos de control Administración -INTERNO- CONTROL EXTERNO ESPECIAL Auditoría, asesoría y advertencia Auditoría Interna - INTERNO Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos

4 Sistema de Control y Fiscalización n Superiores Asamblea Legislativa Control y rectoría Constitucional Órganos de control CONTROL Administración -INTERNO- Sistema de Control y Fiscalización Responsable directo por el Sistema Contraloría Superiores de Control Interno. General Jerarcas, titulares -EXTERNO- Control y rectoría subordinados principales Constitucional responsables de diseñar, implantar, mantener, perfeccionar Auditoría y Interna evaluar los controles -INTERNO Auditoría, que aseguren la legalidad y el éxito asesoría en su y gestión advertencia Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos

5 Sistema de Control y Fiscalización n Superiores Es parte del sistema de control Asamblea Legislativa interno. -Función de control político- Actividad independiente, objetiva y asesora que dentro Sistema de la institución de Control y Fiscalización Superiores apoya a la Administración a mejorar Contraloría los controles y al éxito en su gestión. Control y rectoría Proporciona Constitucional a los ciudadanos una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y el resto de la Administración administración se ajusta -INTERNO- a criterios de legalidad y sanas prácticas Órganos de control CONTROL General -EXTERNO- Auditoría, asesoría y advertencia Control y rectoría Constitucional Auditoría Interna -INTERNO Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos

6 Sistema de Control y Fiscalización n Superiores Asamblea Legislativa Control y rectoría Constitucional Órganos de control Sistema de Control y Fiscalización Superiores Contraloría General -EXTERNO- Control y rectoría Constitucional CONTROL EXTERNO - Fiscalización Superior de la Hacienda Pública Rectoría: Administración Norma, asesora y coadyuva Auditoría en capacitar Interna a la Administración -INTERNO- -INTERNO y a la Auditoría Auditoría, en el control y las materias de su asesoría y competencia. advertencia CONTROL Control: Auditorías, estudios especiales, contratación, presupuesto y otros. Orientado a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos

7 LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO 8292 DISPOSICIONES GENERALES SISTEMA DE CONTROL INTERNO LGCI 8292 LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA LA AUDITORÍA INTERNA RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

8 COMPONENTES FUNCIONALES DEL SCI Mejoras a controles Se apliquen Seguimiento Protección de activos Autorizaciones Documentacións Actividades de control Información acorde con objetivos Estratégicos,confiables y oportunos Sistemas de información Integridad y ética del Jerarca y el personal, Organización Contratación de personal Valoración de riesgos Ambiente de control Objetivos, metas Riesgos del cumplimiento de la misión Archivos, registros y datos clave Estilo, filosofía de gestión que promueva el fortalecimiento del control y una adecuada administración de riesgos.

9 LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO Nº N Deberes SISTEMAS DE INFORMACIÓN a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar informaci ción confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la informaci formación sea comunicada a la administración n activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información n con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. p c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico. t

10 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Obtención y comunicación de información efectivas para el desarrollo de procesos, transacciones y actividades, así como del sistema de control interno con miras al logro de los objetivos institucionales

11 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Calidad y suficiencia de la información. Refiere características de confiabilidad, pertinencia y oportunidad de la información que se genera y se comunica.

12 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Sistemas de información que se ajuste a la s características de las necesidades de la institución.

13 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Controles sobre los sistemas de información deberán garantizar confiabilidad, seguridad y adecuados niveles de acceso a datos sensibles.

14 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios internos y externos.

15 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE INFORMACIÓN Definir y aplicar políticas de archivo apropiados para la preservación de documentos e información que se debe conservar. Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202 del 24/10/90

16 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Nº N 7202 Art. 40 Los archivos centrales c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. n. Asimismo, transferir a la Dirección n General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa. ch) ) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público. p e) Colaborar en la búsqueda b de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión n de la entidad. Prearchivística y Archivística Riesgos en general para archivos de gestión y central

17 Características transversales LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Nº N 7202 Riesgos del archivo central y de gestión Insumos Procesos Productos Requisitos de la Ley 7202 Requisitos LGCI, Otras leyes Manual de normas Fraude y corrupción Recibe Documentación E información Automatizada? Reunir Conservar Clasificar ordenar Describir Seleccionar administra Facilitar (préstamos) Coordinaciones Con archivo nac. Otros archivos Automatizada? Objetivos Asegurar que la gestión se realiza de forma técnica y legal Actores Externos al archivo central Internos de la Institución Usuario Proveedor Usuario Externo Fiscalizadores Auditores Etc

18 PRINCIPALES RIESGOS INSUMOS Existen políticas y directrices que se aplican sobre el tipo de información y la calidad de la documentación e información que se envía a archivo central? Los sistemas de clasificación, reunión y conservación están priorizados conforme a la importancia y prioridad establecida para los distintos tipos de información? Esas políticas y sistemas son coherentes con los objetivos y principales procesos, productos y servicios de la institución? Esas políticas contemplan la definición de aquellos documentos que puedan declararse con valor científico cultural? Esas políticas han definido lo relativo a la información automatizada? El personal está debidamente capacitado y habilitado para la aplicación de esas políticas?

19 PRINCIPALES RIESGOS PROCESO El personal del archivo central conoce, aplica y se actualiza en la aplicación de las políticas? Este personal cuenta con la idoneidad necesaria para el manejo del archivo central, en especial con una tendencia donde la información cada vez es más automatizada? Se realizan autoevaluaciones y evaluaciones independientes sobre la aplicación de los controles que la lógica, doctrina, normativa y políticas han definido para el control de documentación e información? Existe un programa de mejora y capacitación como producto de esas evaluaciones? El personal cuenta y aplica mecanismos de coordinación con el archivo nacional y demás archivos afines a la institución para mejorar su gestión?

20 PRINCIPALES RIESGOS DE SERVICIOS (PRODUCTOS) Se han definido y se aplican sistemas seguros de préstamos y recuperación ágil de documentos e información? Se monitorea y controla con efectividad el acceso a expedientes de documentos e información? Se tienen y aplican políticas sobre control de acceso a información confidencial? Las coordinaciones con nuestros clientes internos y externos son efectivas, de manera que garantice un entendimiento claro del manejo de la información y documentación? El acceso a la información automatizada, documental y otra está regula conforme a los estadios (en proceso, terminada, etc)?

21 Factores generales Incumplimiento con la normativa Informes de rendición de cuentas sin respaldo adecuado Instituciones sin definir y divulgar políticas. Ausencia de eventos sobre difusión interna de la normativa legal, técnica y administrativa pertinente. Jefaturas poco capacitadas y con algún grado de desinterés en el manejo de la información. Falta de visión estratégica sobre la conducción de los procesos y servicios de que son responsables. Falta de recursos para instaurar sistemas adecuados

22 MUCHAS GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN.

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