BIBLIOTECA DIGITAL SETEC. Guía de usuario y administrador

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Eva María Cuenca Ramos
hace 5 años
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1 BIBLIOTECA DIGITAL SETEC Guía de usuario y administrador

2 Resumen del Proyecto: Biblioteca Digital SETEC La biblioteca se encuentra terminada y lista para hacer pruebas con el cliente. Se han creado documentos en la biblioteca para los videos de YouTube y para aquellos en la plataforma de Sprout, con la marca SEGOB. Los documentos pueden ser buscados utilizando distintas herramientas. Filtros de Categoría Por título en la barra de búsqueda Por descripción Utilizando palabras clave Instrucciones sobre como añadir nuevo contenido y editar contenido existente, han sido incluidas en este documento.

3 Página de Inicio de la Biblioteca: Sin Iniciar Sesión Notas: Todos los usuarios deben iniciar sesión para usar la biblioteca. Si un usuario visitante desea ingresar, debe registrarse primero, ingresando al área Todavía no estás registrado? Por favor haga clic aquí.

4 Página de Inicio de la Biblioteca: Olvido de Contraseña Notas: Si un usuario no puede recordar su contraseña, debe seleccionar la opción, Has olvidado tu contraseña? e ingresar el correo electrónico que utilizó para registrarse. El usuario recibirá una contraseña temporal.

5 Página de Registro de la Biblioteca Los usuarios deben completar un registro para obtener acceso a la Biblioteca. Todos los campos son obligatorios y se obtendrá acceso a la Biblioteca en el momento en que se complete el registro.

Página de Inicio de la Biblioteca: Después de Ingresar Notas: Una vez que el usuario ha ingresado, se despliega un mensaje de bienvenida y otro para salir en la

6 Página de Inicio de la Biblioteca: Después de Ingresar Notas: Una vez que el usuario ha ingresado, se despliega un mensaje de bienvenida y otro para salir en la esquina superior derecha. La barra de búsqueda filtra inmediatamente los resultados al ingresar palabras contenidas en el título, palabras claves y descripción.

7 Primer Nivel: Capacitación Una vez que el usuario selecciona una categoría principal, se mostrarán todos los documentos contenidos en esa categoría. Al elegir una subcategoría se filtrarán aún más los resultados.

8 Nivéles 2 y 3: Capacitación Todos los documentos se encuentran en la categoría Programas de capacitación: Al seleccionar Materiales de apoyo, no verá cambio, esto cambiará a medida que se continúe poblando de documentos.

descripción o palabras claves del documento.

9 Búsqueda dentro de una categoría Notas: Se pueden encontrar los documentos buscado de manera rápida al ingresar letras contenidas en los títulos, descripción o palabras claves del documento. A medida que se completen las palabras, se irán reduciendo los resultados. Filter by name Filter by description Filter by keyword

10 Seleccionar y observar un video Al seleccionar el título de un video, el video aparecerá en una ventana nueva. Si se selecciona un video que es parte de un compilado, el resto de los videos serán acomodados en una lista a un costado del video..

11 Biblioteca Guía administrativa

Página de registro: Ingreso de un administrador Cuando ingresas con permisos de administrador a la Biblioteca, se visualizaran una serie de menus de control en la parte superior.

12 Página de registro: Ingreso de un administrador Cuando ingresas con permisos de administrador a la Biblioteca, se visualizaran una serie de menus de control en la parte superior. Para la función de agregar y administrar contenido solo se necesitaran los controles de Edit site structure y Quick forms. To add new content, select Quick Forms from the Admin View Bar

13 Biblioteca Guía Administrativa Cómo agregar nuevo contenido

14 Biblioteca Quick Forms Una vez que se selecciona la opción Quick Forms, elija la categoría a la que se quiere agregar el Nuevo contenido. Mejor practica: Si existe contenido en múltiples categorías, agrega el contendido de cata categoría a la vez.

15 Biblioteca Quick Forms Cada categoría tiene su propia y única quick form. Los formatos son similares, excepto por las opciones de filtros adicionales. Cuando seleccionas un filtro, los filtros sucesivos relacionados serán mostrados para cada nivel subsecuente.

16 Cómo completar una entrada de quick form Para cada contenido en necesario introducir la siguiente información: Nombre Administrativo Este titulo aparecerá solo en la vista de administrados. El nombre no podrá contener acentos o caracteres especiales. El nombre administrativo no necesita ser el mismo del nombre a mostrar, se puede usar una abreviación que permita al administrador encontrar el contenido rápidamente. Nombre para Mostrar Este es el nombre a mostrar que aparecerá en el listado de la biblioteca, este nombre puede contener acentos y/o caracteres especiales. Cualquier palabra en el titulo será encontrada escribiendo en el campo de búsqueda. Descripción La descripción aparecerá debajo del titulo y puede contener acentos y/o caracteres especiales. Cualquier palabra que aparezca en la descripción podrá encontrarse escribiendo en el campo de búsqueda. Se podrán agregar palabras clave en la descripción, sin embargo solo necesitas agregar palabras que no aparezcan en el titulo.

17 Cómo completar una entrada de quick form - continuación En Tipo de archivo adjunto seleccionar alguna de las siguientes opciones: Subir documento Si se quiere subir un documento como Word, PPT, Excel, PDF, etc. URL de video Si se quiere incluir un video de Youtube o Sprout. Seleccionar categoría. Cada categoría principal desplegara el primer nivel de opciones para Sub categoría A. Una vez seleccionada la Sub categoría A, las opciones para Sub-categoría B serán mostradas. Si existe una Sub categoría C, las opciones aparecerán dependiendo de la Sub categoría B. Hacer click en el botón guardar para publicar el nuevo contenido en la biblioteca. Aparecerá inmediatamente en los resultados.

18 Biblioteca Guía administrativa Como cambiar o eliminar contenido existente.

Se deberá ingresar a la biblioteca como administrador y seleccionar Edit Site structure en la barra

19 Trabajando con el ECM Cuando se requiera actualizar algún articulo existente en la biblioteca, se deberá usar la herramienta administrativa ECM. Se deberá ingresar a la biblioteca como administrador y seleccionar Edit Site structure en la barra de menú de administración. Posteriormente se deberá seleccionar ECM en la sección de Hidden Pages Seleccionar: Edit site structure Seleccionar: ECM page

20 Localizar un documento en el ECM Cuando se ingresa a la pagina de ECM, se deberá hacer click en la flecha de la izquierda en Document Root para abrir el folder. Después hacer click en la flecha a la izquierda del folder de la categoría que contiene el documento que se quiere cambiar o borrar.

21 Seleccionar el documento que se quiere cambiar En la lista de los títulos de nombre administrativo, seleccionar el documento que se quiere modificar. El articulo se mostrará en la parte derecho. (Nota: Para borrar el documento se deberá hacer click derecho en el titulo y seleccionar delete ).

22 Cambiar una descripción o URL de video 1) Actualizar cualquiera de los campos o la URL de video tal como se requiera. 2) Hacer click en save & finish. La vista del articulo se cerrara. 3) Hacer click en el botón Publish para hacer públicos los cambios. Step 1 Make desired changes Step 3 Publish Step 2 Save & finish

23 Cambiar un documento adjunto (PDF, PPT, Word, etc.) 1) Hacer click en change para que se muestre el botón Browse. Cargar el documento de reemplazo. 2) Hacer click en save & finish. La vista del articulo se cerrará 3) Hacer click en el botón Publish para hacer públicos los cambios. Step 3 Publish Step 1 Upload new document Step 2 Save & finish

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