SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO SERVICIO EXTERIOR

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1 DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD FINANCIERA/UNIDAD DE SISTEMAS SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO SERVICIO EXTERIOR Enero 2012

2 1. INTRODUCCION OBJETIVOS DEL SISTEMA Facilitar la estandarización de los procesos de ejecución y rendición de gastos de funcionamiento y programas Facilitar el control del gasto y registro de los movimientos contables Minimizar errores en los cálculos Facilitar la aplicación del Reglamento para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior Contar información oportuna para toma de decisiones Transparentar la ejecución de Gastos de funcionamiento y Programas CARACTERISTICAS DEL SISTEMA Aplicación integrada en el Portal del Ministerio con Alcance a todas la misiones Manejo de monedas de cada país, y modalidad de tipo de cambio Capacidad de manejar varios programas Manejo de periodos contables Seguridad basada en roles Encriptación en la comunicación PRINCIPALES COMPONENETES DEL SISTEMA

3 2. OPERACIÓN DEL SISTEMA 2.1. INGRESO AL SISTEMA Para obtener acceso al sistema el usuario debe solicitar los accesos correspondientes a su responsable de Control Financiero. Una vez en el Sistema verifique que su Misión es correcta, y los datos del Jefe y Responsable de Misión son correctos. 2.2 DEFINICIONES Cuentas: Representan la (s) cuenta (s) de Banco que son utilizadas para las operaciones financieras de la Misión. Cheques Pendientes: Representan los cheques pendientes de cobro de meses anteriores al ingreso al sistema, que influyen en la conciliación bancaria. Programa Activo: es el programa con el que se está trabajando, en caso de que la misión trabaje con más de un programa. Periodo Activo: Se refiere al mes en que se está trabajando que no necesariamente es el mes actual, las fechas registradas deben estar dentro de este periodo, y solo se pueden hacer cambios a los movimientos con fechas comprendidas en este periodo. Para poder usar el Sistema es necesario tener un Periodo Activo. Entidad: El sistema cuenta con un registro de entidades o empresas beneficiarias de pagos hechos por servicios o otros conceptos. Modalidad de Tipo de Cambio: en caso de que se manejen cuentas en distintas monedas el sistema se puede configurar en dos modalidades de tipo de cambio: Moneda Local por Dólar americano (ML por $us), en este modo para hacer la conversión se hace multiplicando el importe por el Tipo de cambio, en la modalidad de $us. por Moneda local la conversión se hace dividiendo CONFIGURACION DEL SISTEMA La configuración del sistema permite utilizar parámetros activos o por defecto que afectan las operaciones posteriores, los parámetros que se pueden configurara son: Programa Activo: en caso de que la misión trabaje con más de un programa, define el programa con el que se está trabando. Cuenta Activa: es la cuenta asociada al programa con que se registrarán los movimientos contables. Jefe de Misión y Responsable Contable: estos datos se utilizan en la generación de los reportes.

4 Modo de tipo de cambio: Este parámetro está configurado por el administrador y especifica cómo se hará la conversión del tipo de cambio. (ML por $us. Indica que se multiplica, $us. por ML indica que se divide) Periodo Activo: Se muestra en la parte superior al iniciar el sistema, verifique que sea el correcto. Para cambiar la configuración ingrese al sistema y en menú de inicio, selección el programa, seleccione la cuenta activa cambie o registre los datos del Jefe de Misión, responsable contable y presione actualizar Periodo activo Fig Configuración del Sistema 2.4. CUENTAS DE BANCO Y SALDOS Antes de usar por primera vez el sistema verifique si las cuentas fueron creadas correctamente ingrese a menú de Cuentas > Admin Cuentas, presione saldos para verificar los saldos correspondientes. Fig Cuentas bancarias registradas Las propiedades de una cuenta son las siguientes: Número de Cuenta asignado por el Banco, Nombre del Banco, Descripción de la cuenta que indica su propósito (Ej. Cuenta en Euros para gasto), Moneda de la cuenta, Cuenta para ingreso de Remesas, activa caja Chica si la cuenta se utiliza para gastos de Caja Chica.

5 Nota: Sólo puede hacer una cuenta para ingreso de Remesas y una para uso de Caja chica por programa Fig Propiedades de una cuenta 2.5. COMPROBANTES Ingrese al menú de comprobantes donde se pueden registrar 3 tipos de comprobantes: Comprobante de Ingreso: este tipo de comprobante puede usarse para otros ingresos e ingresos de gastos de funcionamiento y programas si corresponde. Fig Registro de Comprobante de Ingreso Verifique que la cuenta y la moneda seleccionada son las correctas y registre los datos solicitados y los montos en las partidas correspondientes, seleccione el origen (TGN, Otros) y presione Registrar, solo se pueden registrar comprobantes con fechas dentro del Periodo Activo. Comprobante de Egreso: Existen 6 plantilla para comprobantes de Egreso para Gastos de Funcionamiento:

6 1. Comprobante de Egreso por Pago de Personal de Planta. 2. Comprobante de Egreso por pago de personal Local 3. Comprobante de Egreso por pago de Servicios 4. Comprobante de Egreso por pago de Materiales 5. Comprobante de Egreso por reposición de Caja Chica 6. Comprobante de Egreso por pago de Activos Dependiendo del tipo de comprobante, se muestran las partidas adecuadas y los campos necesarios. Fig Tipos de Comprobantes de Egreso Ejemplo: Comprobante de Egreso por pago de Servicios

7 Fig Comprobante de Egreso Propiedades del comprobante: Fecha: Fecha contable dentro del periodo activo Tipo de cambio: vigente al momento de la transacción Cuenta: la cuenta activa configurada inicialmente asociada al comprobante Moneda en la que se registra los importes Resumen o Concepto: descripción del gasto Entidad: indica la entidad beneficiaria del pago, si no estuviera presione Agregar entidad N y fecha de factura asociada al comprobante Forma de pago: Transferencia o Cheque, si es con cheque registre del N de cheque, este dato será importante para hacer la conciliación. Comprobante de Transferencia: Utilice esta opción para hacer transferencias de recursos entre cuentas bancarias, esta operación genera dos comprobantes, uno de egreso de la cuenta origen, y otro de ingreso en la cuenta destino, ambos comprobantes están asociados es decir, que al modificar el Origen se modifica automática el de Destino. Ingrese al Menú de comprobantes -> Comp. Transferencia, seleccione la cuenta de origen, y presione siguiente, Seleccione la cuenta destino, Tipo de Cambio y Fecha de la trasferencia, importe en las partida correspondientes, el resumen o concepto, y presione Registrar. Fig Selección de cuenta origen

8 Fig Registro de Transferencia. Para ver un detalle de las transferencias realizadas ingrese al Menú de Cuentas - >Transferencias Búsqueda y Edición de Comprobantes: Para verificar o editar los comprobantes registrados Ingrese al menú de comprobantes->buscar Comprobante, seleccione los parámetros de la búsqueda: Tipo de comprobantes, Mes, Gestión, cuenta y presione la lupita para ejecutar la consulta: Fig Búsqueda de comprobante Utilice el lapicito para editar o borrar el comprobante. NOTA: Tome en cuenta que al borrar un comprobante los comprobantes posteriores se reenumeran automáticamente.

9 Fig Edición del comprobante Realice las correcciones y presione Actualizar, también pude eliminar el comprobante presionando eliminar comprobante ; desde esta opción también se puede imprimir el comprobante presionando imprime comprobantes Fig Impresión del Comprobante Haga click sobre la impresora o seleccione el formato y presione Export NOTA: Solo se pueden editar comprobantes del periodo activo, si se registro transferencias entre cuentas notará que el comprobante de ingreso destino está bloqueado y no se puede editar ya que esta operación debe realizarse en el comprobante origen CAJA CHICA

10 El sistema permite el registro de movimientos de Caja Chica, para hacer uso de este registro debe haber una cuenta configurado para caja chica, y hacer la apertura de caja. Apertura de Caja Chica: Esta operación se hace generalmente al inicio de la gestión para generar el comprobante de apertura de Caja. Fig Comprobante de Egreso por apertura de Caja Chica Ingrese los datos solicitados, y presione registrar, el importe debe ser menor o igual al 10% de la Remesa Mensual de la Misión Registro de Caja Chica: Ingrese al Menú de Caja Chica->Registro Fig Registro de Caja Chica Ingrese los datos solicitados: N y fecha de la factura, Descripción, importe en las partidas adecuadas, seleccione el beneficiario y presione agregar registro. Buscar y Editar Caja Chica

11 Ingrese al Menú de Caja Chica->Buscar Seleccione el Mes y Gestión y presione la lupita, Fig Busqueda y edición de registros de Caja Chica. Utilice el lapicito para editar el registro Fig Edición de registro de Caja Chica Nota: solo se pueden editar o borrar los registros que no han sido repuestos, mediante un comprobante de reposición de Caja Chica. Comprobante de Egreso por Reposición de Caja Chica. Este tipo de comprobante permite hacer la reposición de caja chica a fin de mes, realiza la suma automática de los registros pendientes de Caja Chica y los consolidan en las partidas correspondientes, por lo cual, los importes en las partidas no se pueden modificar. Para ingresar vaya al menú de Comprobantes ->Comprobante de Egreso y selección comprobante de reposición de Caja Chica.

12 Fig Comprobante de reposición de Caja Chica Conciliaciones y Cierre de Mes. Cada mes es necesario hacer en el sistema un cierre contable para activar el siguiente periodo activo para esta operación previamente se deben hacer las siguientes Tareas. Conciliación Bancaria: Este proceso se realiza para verificar si los saldos en las cuentas bancarias coinciden con los movimientos contables realizados. Ingrese al Menú de Cierre de mes y selección la cuenta (En $us. o en Moneda Local), registre el saldo según extracto bancario a fin de mes, seleccione los cheques que han sido cobrados y presione Actualizar, si la suma de los cheques cobrados coincide con el saldo en la cuenta le aparece un mensaje indicado que la cuenta esta conciliada, luego presione Conciliar y continuar Fig Conciliación Bancaria En caso de que la cuenta no sea en $us. es necesario generar un comprobante por diferencia de tipo de cambio, para compensar estas diferencias durante el mes, Registre el tipo de

13 cambio al momento del cierre y presione el botón para ver el importe del comprobante, si el importe es negativo se genera un comprobante de egreso y viceversa. Presione registrar comprobante y el sistema calcula automáticamente este importe y lo registra en la partida Fig Comprobante por diferencia de Tipo de cambio Cierre de Mes: Una vez conciliadas todas las cuentas se puede hacer el cierre de Mes, ingrese al menú Cierre de Mes -> Cierre mes, verifique las cuentas conciliadas y presione cerrar mes Fig Cierre de mes. Una vez concluido este proceso se activa el siguiente mes como periodo contable, y ya no podrá hacer cambios en el mes cerrado. NOTA: sólo se puede hacer el Cierre del mes si todas las Cuentas han sido conciliadas 2.8. Manejo de Entidades. El Sistema permite manejar un registro de entidades constituido principalmente por los beneficiarios de los pagos, al momento de registrar un comprobante de egreso o registro de caja chica el sistema permite agregar entidades (ver fig o 2.5), para agregar una nueva entidad ingrese al menú de otros -> Agregar Entidad, Ingrese el Nombre de la Entidad y presione la lupita para buscar si ya fue registrada, si no se encuentra complete los datos solicitados y presione Registrar

14 Fig Registro de entidades NOTA: Se recomienda registrar las Entidades con las que se tiene mayor movimiento, para las demás existe la posibilidad de seleccionar Otra entidad y escribir el nombre al momento de registrar el comprobante. Para Editar las entidades registradas ingrese al menú de Otros - >Entidades y utilice el Lapicito para editar los datos de la entidad. Fig Editar Entidad 2.9. Cuentas por Cobrar y Pagar El sistema permite el Registro de Cuentas por Cobrar o Pagar, y facilita el registro posterior del comprobante asociado a esta cuenta, una vez que se haga efectivo el cobro o pago. Ingrese al Menú de Cuentas Pendientes -> y seleccione Por cobrar o Por pagar, ingrese los datos solicitados en el Formulario: Fecha, Tipo de cambio, Moneda, los importes en las partidas correspondientes, las descripción de o concepto del la cuenta, Seleccione la Entidad o proveedor, el N y fecha de la factura y presione Registrar

15 Fig Registro de cuentas por Cobrar o Pagar Para editar un cuenta ingrese al menú de Cuentas Pendientes -> Admin Cuentas, seleccione el tipo de cuenta y presione la lupita para buscar, utilice el Lapicito para editar el registro Fig Edición de cuentas por Cobrar o Pagar Generación el Comprobante: Para generar el comprobante asociado a la cuenta por cobrar o Pagar ingrese a cuentas Pendientes -> Admin cuentas y presione Generar Comprobante

16 Fig Edición de cuentas por Cobrar/Pagar Reportes El Sistema permite generar los reportes oficiales requeridos en el Reglamento, para utilizar esta opción ingrese al menú de Reportes ->Reportes, seleccione la cuenta, el mes, la gestión y haga click en Ver Reporte, los reportes disponibles son: Registro diario de ingresos y egresos, Informe financiero Mensual, Reporte de Conciliación Bancaria, Reporte de cuentas por cobrar, Reporte de cuentas por Pagar, Reporte de Caja Chica, Reporte de Programación Trimestral Fig Menú de Reportes Los reportes se presentan en una ventana emergente puede hacer click directamente sobre la impresora para imprimir, con la opción de Select Format exportar el reporte a formatos conocidos como PDF, Excel, Word, etc. También se puede cambiar el Mes y la gestión y presione View Report para actualizar los datos del Reporte.

17 Fig Control de Reportes Repositorio de Respaldos: El sistema cuenta con un repositorio digital de archivos digitales mediante el cual se puede subir archivo digitales para almacenar los respaldos. Adjuntar respaldo del Comprobantes: Ingrese al menú de Comprobantes -> buscar comprobante, ubique el comprobante y presione el lapicito para editar, en la parte superior derecha encontrará el control de respaldos, presione Ajuntar para subir el respaldo del comprobante. Fig Respaldos de un coprobante Adjuntar Respaldo del Cierre de Mes: Para ajuntar los respaldos del Cierre de mes ingrese al menú de cierres -> Histórico de Cierres, ingrese al enlace de detalles del mes que desea seleccionar. En el control de Adjuntos presione adjuntar y suba el archivo de respaldo correspondiente.

18 Fig Respaldo de Cierres Nota: el tamaño máximo tamaño de archivos que se puede subir es de 200kb, que es suficiente para documentos de 7 a 10 páginas. Le recomendamos escanear sus documentos en resolución no mayor a 200 ppp. en blanco y negro, en formato PDF.