Cuentas Contables. Para Generar y/o modificar las cuentas contables hay que ir a: Parámetros Plan de Cuentas Cuentas Contables

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1 Cuentas Contables Para Generar y/o modificar las cuentas contables hay que ir a: Parámetros Plan de Cuentas Cuentas Contables Aparecerá una pantalla mostrando las cuentas contables cargadas, dicha información se muestra en forma de árbol, cada cuenta con sus respectivos hijos, para modificar dicho árbol(plan de cuentas), me tengo que parar en cada rama del árbol y hacer botón derecho con el mouse como en el ejemplo: En el menú contextual aparecen acciones que se pueden realizar sobre dicha rama, como vemos aparecen dos opciones de NUEVO, uno para generar una subrama de la rama actual, y otro para generar otra subrama de la rama padre. Si deseamos generar una nueva cuenta, los campos a completar son los que se tienen el titulo en negrita:

2 La cuenta padre como su nombre lo indica es la rama padre de la rama que sé esta creando, el código padre es el código padre, el código parcial es el código que va a completar el código padre para formar el código de la rama que se esta generando, la descripción es la descripción de la rama y el tipo de cuenta es la afectación de la cuenta en el plan de cuentas. Si lo que deseo es editar, me abre el mismo formulario, y edito el campo que deseo editar, puedo editar lo que desea, como por ejemplo cambiar la Cuenta Padre, la cual moverá a la cuenta a otra rama. Si deseo dar de baja una cuenta, hay que tener en cuenta que se van a dar de baja todas las cuentas hijas de dicha cuenta, arriba a la derecha hay un tilde de Ver Bajas, esto sirve para ver las cuentas que se dieron de baja, si lo destildo, se mostraran solo aquellas cuentas que no estén dadas de baja. Configuración de Cuentas Una vez que tengo el plan de cuentas cargado, pasamos a configurar cada una de las cuentas. Para Configurar el plan de cuentas voy a: Aquí nos aparece la pantalla de configuración de las cuentas, la configuración lo que hace es decir tales movimientos, con tales características, tomando tales importes va a afectar a tal cuenta. Esta configuración la podemos hacer partiendo de las cuentas o partiendo de los movimientos, es decir puede seleccionar la cuenta caja e ir configurando la cuenta con el/los distinto/s tipos de movimiento que me van a afectar dicha cuenta, o de otra manera partiendo del tipo de movimiento Factura A, y decir la factura A me va a afectar las siguientes cuentas. Dicha selección se hace en la parte superior del formulario:

3 Si deseamos configurar seleccionando las cuentas: En la grilla superior aparecen todas las cuentas, ya no en forma de árbol, sino que en la grilla ordenadas por código, en la parte de abajo aparecen dos solapas: Configuración Cuentas y Configuración Sugerencias, dejamos para mas adelante la configuración de sugerencias y nos centramos en la configuración de Cuentas, para agregar editar o borrar una configuración hacemos botón derecho en la grilla, lo cual nos lleva al formulario de configuración: - En el panel superior se encuentran los datos de la cuenta, es decir la cuenta que sé esta configurando( o se quiere configurar), en que columna se aplica, si en la columna del debe o en la del haber, el tilde de

4 deshabilitado es para indicar si dicha configuración esta deshabilitada(puede ser que desee la configuración durante un periodo de tiempo, y después no tenerla en cuenta), el tilde de baja es para borrar la configuración, es decir que no se tome mas en cuenta dicha configuración. Por otro lado si queremos dejar el formulario abierto para ir cargando la configuración una atrás de la otra, podemos dejar el tilde de Mantener formulario abierto - El panel de Concepto es para cargar el concepto que tiene que tener el tipo de movimiento para caer dentro de la cuenta que estamos configurando, es decir, si configuramos que todas las facturas de gastos que tienen el concepto gastos, van a la cuenta gastos, debo generar el concepto gastos(luego el tipo de movimiento Factura de proveedor) para que me afecte la cuenta gastos. - El panel de Grupo y el de Línea, sirven para agrupar distintos artículos(conceptos) para asociarlos a una cuenta, con esta configuración, todos los artículos(conceptos) del grupo seleccionado, para el tipo de movimiento configurado(en el combo Tipo de Movimiento), van a la cuenta que sé este configurando. - El tercer panel horizontal es el panel donde se configuran los Tipos de Movimiento, Forma de Pago, Estado del Cheque, Motivo del movimiento y Centro de Costos. o El combo de tipo de movimiento es el que determina el tipo de movimiento que afectará la cuenta que se quiere configurar. o El combo de Forma de Pago, se habilita en el caso que el tipo de movimiento seleccionado afecte la caja, la lectura seria que afectaran a la cuenta seleccionada, todos los movimientos que tengan el tipo de movimiento seleccionado, y la forma de pago de ese movimiento sea la seleccionada en este combo. o En el caso que la forma de pago sea cheque, se habilita el combo de estado del cheque, este combo se usa para diferenciar cuentas por el estado del cheque. o El combo Motivo del Movimiento, se usa para diferenciar los movimientos por tipo de movimiento, es decir, todos aquellos movimientos que cumplan con todas las demás condiciones y aparte tengan el motivo seleccionado. o Al igual que en el Motivo, el combo Centro de Costos, se utiliza para marcar los movimientos que tengan el Centro de Costos seleccionado. - El cuarto panel, tiene los siguientes paneles: Cuenta bancaria, Tipo de Retención, Tipo de Percepción IIBB, aplicar si el movimiento: o Cuenta bancaria, los movimientos que sean de banco, afectan una cuenta bancaria, para poder diferenciarlas, se usa el combo de cuentas bancarias. o Tipo de Retención, cuando el tipo de forma de pago es Retención, se habilita esta opción, en la cual puedo diferenciar los pagos con distintos tipos de retenciones a distintas cuentas. o Los movimientos en el sistema pueden ser de dos tipos, en Cta. Cte. y/o en efectivo, en el panel de aplicar si el movimiento es tenemos la posibilidad de hacer dicha diferenciación. Obtención de importes En los distintos paneles anteriores, lo que se configuró es que características tienen que tener los distintos movimientos para afectar a las distintas cuentas, lo que no se configuró es con que importe se deben afectar a dicha cuenta, no es lo mismo afectar el total del movimiento, que el Neto gravado. Por otro lado, el importe se puede tomar de los renglones(concepto, grupo, línea o articulo), o del encabezado del movimiento. - Obtiene importes de Renglones: o Total: Importe total del renglón. o N.G.: Neto gravado del renglón. o Importe Ponderado: importe ponderado del renglón. o I.V.A: importe de IVA del renglón. o Impuestos Internos: importe de Impuestos internos del renglón.

5 - Obtiene importes de Movimientos: o Total: Importe total del movimiento. o Saldo: Saldo del Movimiento. o N.G.: Neto gravado total del movimiento. o I.V.A: IVA del Movimiento. o Impuestos Internos: Impuesto Internos del Movimiento. o Otros Conceptos: Otros Conceptos del Movimiento. o Percepción de IVA: Percepción de IVA del Movimiento. o Percepción de IIBB: Percepción de IIBB del Movimiento. o Importe Ponderado: Importe ponderado del movimiento. - Obtiene importes de Pagos: Cuando un movimiento tiene distintas composiciones de pago(o cobro), se puede querer aplicar distintos importes, lo mismo que cuando se pagan mas de un movimiento en un solo pago. - Importe de la composición del pago: el importe de la composición del pago lo que hace es tomar del importe de la composición, por ejemplo si tengo un cobro de clientes con $100, compuesto de $20 en efectivo y $80 en cheque, los importes de la composición del pago son los $20 y los $80(si esta configurado) y el importe total es de $100 - Importe afectado de un pago a un movimiento: cuando se paga mas de una factura con un solo pago, puede que se necesite afectar a una cuenta, solo el importe afectado a una de las facturas, y no el total del cobro ni la afectación, por ejemplo: tengo una factura de $100 y otra de $200, las saldo todas con un pago de $300, el importe total del pago es $300, pero la afectación del pago al movimiento es de $100 y de $ Monto total del cheque: cuando se afecta un cheque en un pago, se puede seleccionar que afecte el total del monto del cheque. - Obtiene importes de movimientos x Centros Costos: Hay casos en los cuales un movimiento se asocia a distintos centros de costos, es decir tengo un gasto por $1000, pero ese gasto es de $300 del Centro de Costos 1 y de $700 del Centro de Costos 2, bueno si se tilda afectado al centro de costos, se tomara el importe afectado al centro. - Obtiene importes de Percepción de IIBB. Hay Gastos, en los cuales la percepción de IIBB es de distintos tipos(como por ejemplo, que la percepción sea distinta por provincia), en este caso, podemos marcar que se utilice el importe del tipo de percepción. - Obtiene importes de Retenciones: Cuando pago con una retención, tengo distintas alternativas para afectar dicha retención a una cuenta: - Afectado al movimiento: lo que afecto de la retención al movimiento(en un pago de mas de un movimiento, el importe que afecto a cada movimiento que pago). - Total retención: el importe total de la retención. - Saldo disponible: el saldo de la retención(retención cargada y no totalmente usada). En la grilla de abajo, aparecen cada una de las configuraciones que ya tiene cargado cargada la distinta cuenta. En el campo descripción, aparece una configuración de lo que sé esta guardando.

6 Asientos Modelos Los asientos modelos, se utilizan para generar asientos manuales que se generan periódicamente, se define la configuración del asiento modelo y después cuando se genera el asiento manual, simplemente se selecciona el asiento modelo y lo único que hay que hacer es colocar los importes. Para llegar a los asientos modelos voy a Parámetros Plan de Cuentas Asientos Modelos. Para generar, editar o borrar hay que hacer botón derecho del mouse, el formulario de configuración de asientos modelos es:

7 Como se ve lo único que hay que cargar es la descripción del asiento modelo, el código de la cuenta y si va al debe o al haber. Generación de Asientos La generación de los asientos, se puede hacer de dos maneras, una manual y otra mediante un proceso de generación, la generación manual se hace una vez generado el movimiento, me abre una ventana en la cual me permite guardar el asiento. El sistema me permite configurar en cuales movimientos quiero que me aparezca el formulario de generación manual y en cuales no. Dicha configuración se encuentra en Parámetros Configuración de Sistema Editar, en la solapa Contabilidad. En el panel de Mostrar imputación al generar, me aparecen todos los tipos de movimiento, si tildo el check, el sistema cuando termine de generar el movimiento, me mostrará el formulario de asignación de asiento. Dicho formulario, es el mismo para la edición, se explicará mas adelante. Proceso de Generación de Asientos El proceso de generación de asientos, se hace para generar los distintos asientos, mediante un proceso que va barriendo todos los movimientos a partir del último cierre, tomando en cuenta la configuración de las cuentas, no tomando en cuenta los asientos ya generados manualmente, y va generando los asientos automáticamente, dicho proceso se puede hacer por tipo de movimiento genérico(factura, NOTA DE CREDITO, ETC) o por tipo de movimiento(factura A, Factura B) o todos los movimiento. Para llegar a la generación automática:

8 Formulario de generación de asientos: A la izquierda vemos el filtro de fechas, la fecha desde, es la mínima posible después del último cierre, es decir todos los movimientos que tienen fecha de movimiento entre el distinto rango de fechas. La moneda, se utiliza para convertir los movimientos a la moneda predeterminada. El tilde Aplicar fecha hasta como fecha de cierre sirve para generar el cierre tomando en cuenta la fecha hasta del filtro de fechas. Como se dijo mas arriba, a la derecha arriba esta el check de todos, si el check esta seleccionado, se barrerán todos los tipos de movimiento, si quiero hacer solo los tipos de movimiento genérico, tildo en Tipo Mov. Genérico y selecciono en la grilla el/los que quiero generar, de la misma manera si se quieren generar solo por tipo de movimiento. El botón exportar sirve para exportar lo que se tiene en la grilla. Con el botón Generar se confirma la generación de los mismos, es decir, se guardan los asientos en la base de datos. Y ya estarán visibles en el Libro Diario, el Mayor, o en el balance. Una vez que los asientos fueron generados, se pueden ver en el listado de asientos contables, en ese formulario, los asientos se pueden modificar, y/o borrar siempre y cuando respetando las fechas de cierre.

9 Como vemos en la imagen anterior, se muestran todos los asientos generados en la fechas seleccionadas, si, tildamos la cruz de la izquierda, se muestra el detalle del asiento con las cuentas afectadas. Asientos Manuales Cuando se desee generar un asiento manual, se utiliza el formulario de Asientos contables, en el mismo con botón derecho nuevo, podemos generar el asiento, en este mismo formulario, podemos utilizar el asiento modelo si lo tuviéramos cargado: En la parte de arriba donde dice modelo, podríamos seleccionar un asiento modelo, y nos traería la configuración de las cuentas(presionando el botón aplicar) en la grilla. Lo que habría que completar es el importe del debe y/o el haber. Si se desea editar un asiento modelo, aparecerá el mismo formulario con el cual lo generamos, ahora si es un asiento que tiene generación el formulario es el mismo al que se utiliza cuando se termina un movimiento.

10 Cuando se desea generar un asiento a un movimiento en particular, yendo a cualquier listado, botón derecho con el mouse y abajo se encuentra el menú de Asientos Contables, desde acá según el estado del movimiento(puede haber un cierre contable que impida editarlo o generarlo), se pueden realizar acciones sobre la asignación contable del movimiento. El formulario que se genera es el siguiente: En la parte superior se encuentra el movimiento que se desea asignar, en la grilla del medio, se encuentran las cuentas que están configuradas para que genere, y en la parte de abajo esta el resto de la configuración del asiento. Dependiendo de si es una edición o una visualización, se pueden modificar los importes, y si se desea, generar una nueva cuenta para el asiento. Por ejemplo modificar la imagen anterior para que quede:

11 Esto se hace simplemente poniendo el código de la cuenta, y editando los importes. Si el movimiento en vez de generarlo desde el listado, esta configurado para generar después de generado el movimiento, y el mismo genera mas de un movimiento(por ejemplo: una factura, con un cobro y que también genera un remito), se puede asignar los tres movimientos a la vez: Como se ve, en la imagen arriba esta seleccionado el remito, entonces en la grilla del medio se encuentra la configuración del asiento para el remito. Si nos movemos a la factura, cambiara a la configuración de la factura:

12 Si editamos alguno de los asientos, con el botón Volver al Original, el asiento vuelve a su configuración original, dejando las cuentas que estén configuradas de un principio. Movimientos Huérfanos Para ver los movimientos que no están en la configuración, es decir que no están en ningún asiento, existe el formulario de movimientos huérfanos. Para llegar al listado de movimientos huérfanos hay que ir a Empresa Contabilidad Movimientos Huérfanos. En el listado de movimientos huérfanos, me permite haciendo botón derecho con el mouse asignar el movimiento huérfano a un asiento. Los informes que lista el sistema son el Libro Diario, Libro Mayor y el Balance. Libro Diario

13 Libro Mayor Balance Cierres Cuando se desee realizar un cierre(corte para que no se puedan pasar mas movimientos a partir de esa fecha de cierre), hay que ir a Listado Cierres Generar Cierre