Programa de Apoyo a la Reforma Judicial No. del Préstamo: N 2497/OC-CH

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1 Programa de Apoyo a la Reforma Judicial No. del Préstamo: N 2497/OC-CH Proyecto 1P1.7 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL MODELO DE TRIBUNALES Y SERVICIOS JUDICIALES Informe Final Inversiones Holos S.A. 1

2 Tabla de contenidos 1. Introducción Modelo de gestión de tribunales y marco conceptual Marco metodológico para la generación de recomendaciones específicas de cierre de brechas Recomendaciones de corto y mediano plazo para el cierre de brechas y mejora de la gestión de Tribunales Recomendaciones para los juzgados laborales Recomendaciones para los juzgados de garantías Recomendaciones para los Tribunales de Juicio Oral en lo Penal (TJOP) Recomendaciones para los Juzgados de Familia Recomendaciones para los juzgados civiles Recomendaciones para los juzgados de letras de múltiple competencia Recomendaciones de largo plazo para el cierre de brechas y la mejora en la gestión de Tribunales Recomendaciones respecto a los procesos de planificación Recomendaciones de corto y mediano plazo Recomendaciones de largo plazo Recomendaciones respecto a la Institucionalidad del Poder Judicial para el seguimiento, control y auditoría del Modelo de gestión de Tribunales Recomendaciones acerca del proceso de implantación del Modelo de Gestión de Tribunales

3 1. Introducción Este documento es el informe final del Proyecto de Análisis y Evaluación del Modelo de Tribunales y Servicios Judiciales, que a su vez es parte del Componente 1 del préstamo 2497/OC-CH, otorgado por el BID para cofinanciar la ejecución del Programa de Apoyo a la Reforma del Poder Judicial (PJ en adelante). El objetivo general del proyecto es Evaluar y proponer mejoras al actual modelo de gestión de tribunales, juzgados y unidades de apoyo 1 del Poder Judicial chileno, con el fin de mejorar la calidad, oportunidad y eficiencia de los servicios judiciales así como de los procesos administrativos de tramitación de causas. Dicho análisis debe considerar los avances y acciones ya realizadas por el Poder Judicial así como la incorporación de buenas prácticas y estándares en materia de gestión. A su vez, los objetivos específicos son: a) Evaluar y proponer mejoras al modelo de tribunales y juzgados del país (reformados y no reformados) b) Evaluar y proponer mejoras al modelo de gestión de los centros y unidades de apoyo del Poder Judicial Por otra parte, de acuerdo a las bases de licitación, los productos esperados del proyecto son: a) Evaluar el modelo de gestión y servicios judiciales aplicados en tribunales y juzgados de las distintas competencias y jurisdicciones del país, identificando estándares y buenas prácticas, estandarización y evaluación de procesos y procedimientos. b) Identificación de estándares e indicadores de gestión. c) Identificación de brechas y necesidades para implementar las mejoras propuestas, respecto a procesos y procedimientos, organización interna, uso de sistemas informáticos, entre otros d) Priorización de disminución de brechas. 1 En la página 29 del Plan estratégico del Poder Judicial, se señala: Para apoyar las reformas procesales y otras mejoras propuestas en el área judicial, la Corte Suprema formó un Comité de Modernización de la Justicia. También se crearon Unidades de Apoyo a las Reforma Procesal Penal, incluyendo una dedicada a la Responsabilidad Penal Adolescente, otra a la Reforma de los Tribunales de Familia y, por último, una dedicada al nuevo Sistema Laboral. Estas instancias contaron con la participación de Ministros de la Corte Suprema, Ministros de Cortes de Apelaciones, jueces de distintas especialidades y el apoyo de la CAPJ. 3

4 e) Evaluar y proponer mejoras a la formulación e implementación de los planes de trabajo de los tribunales y juzgados del país. f) Proponer objetivos tendientes a mejorar el funcionamiento de los tribunales de manera cualitativa y cuantitativa, proponiendo un estándar de organización y gestión interna. g) Para el análisis de los distintos modelos de gestión, realizar un muestreo de la actividad administrativa de los tribunales del país considerando variables tales como su territorio jurisdiccional, ámbito de su competencia, dotación, volumen de ingreso, espectro sociocultural de los usuarios y otras que pudieran ser relevantes. h) Evaluar la aplicación en tribunales de las normativas en materia de gestión, organización y funcionamiento como por ejemplo el modelo de comité de jueces, jueces presidentes y administradores de los tribunales reformados. Para poder cumplir con los objetivos y entregar los productos solicitados, la propuesta técnica del consultor se estructuró en tres etapas, que fueron: Etapa 1: Puesta en Marcha Etapa 2: Evaluación de los modelos actuales de gestión, que a su vez consta de 5 fases, que son: Fase 2.1:Levantamiento de Información Fase 2.2: Análisis de clusters de unidades de análisis Fase 2.3: Definición de muestras de estudio y modalidad de análisis Fase 2.4: Desarrollo de instrumentos Fase 2.5: Análisis organizacional de tribunales. Etapa 3: Plan de Implementación de mejoras El presente informe da cuenta de la etapa 3 del proyecto, aunque se hace referencia a todas las etapas y fases anteriores. Según el acuerdo de servicio vigente para el proyecto, los contenidos de este informe son: Recomendaciones respecto a la planificación (anual y de largo plazo). Recomendaciones respecto a la implantación de modelos de gestión, que permitan mejorar su funcionamiento en todas las dimensiones de análisis, lo cual incluye aspectos facilitadores (tales como la estrategia, recursos, personas y cultura), así 4

5 como los procesos primarios y secundarios que se desarrollen, con el fin de alcanzar los objetivos trazados. Elaboración de propuestas de mejora para la gestión en tribunales: los cual será desarrollado a partir de las recomendaciones del consultor a través de mesas técnicas de consulta incluyendo a la contraparte técnica entre otros actores relevantes del PJ. Recomendaciones generales y específicas para la reducción de brechas detectadas. Recomendaciones respecto de aplicación, ajustes y generación cuando corresponda- de Autos acordados. Recomendaciones respecto a la institucionalidad (interna al PJ) para el seguimiento, control y auditoría de la implementación de los modelos de gestión estandarizados (con el fin de reducción de brechas y mejora de aspectos cualitativos y cuantitativos de los tribunales). Metodología general para la ejecución del proyecto De manera resumida, los pasos seguidos en la ejecución del proyecto fueron los siguientes: a) Análisis cuantitativo de 6 grupos de tribunales: de garantías, de TJOP, de familia, laborales, civiles y de letras de múltiple competencia. Los resultados de dicho análisis se presentaron en el informe anterior. b) Clusterización al interior de cada uno de los 6 grupos de tribunales, para identificar patrones de similitud. Los resultados de esta clusterización se presentaron en el informe anterior. c) Conformación de 6 mesas técnicas, con representación de todos los clusters de cada grupo. d) Realización de 4 rondas de talleres de trabajo con cada mesa técnica, cuyos contenidos centrales fueron: Ronda 1: cuáles son los servicios judiciales?, qué factores influyen sobre la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios judiciales? Entre el primer y segundo taller se elaboraron dos encuestas, enviadas a jueces y administradores. En una de ellas se consulta sobre el nivel de cumplimiento de los actuales autos acordados aplicables a los distintos tipos de tribunales. En la segunda se pide dimensionar el impacto en calidad, eficiencia y oportunidad de cada uno de los problemas identificados en las mesas técnicas. 5

6 Ronda 2: cuáles son los problemas existentes en cada uno de los factores identificados? Ronda 3: Priorización de problemas, identificación de condiciones del deber ser. Ronda 4: propuestas de soluciones para los problemas priorizados. La metodología de formar mesas técnicas de trabajo con cada uno de los 6 grupos de tribunales, se debió a que el presente proyecto abarca el universo de tribunales de primera instancia del país (que son más de 440), y a las limitaciones de tiempo y recursos impiden un trabajo personalizado con cada tribunal, y dado que los métodos cuantitativos de análisis no permiten explicar por si solos la variedad de situaciones existentes en la operación de los tribunales de justicia, se ha estimado que se requiere contar con un equipo técnico de contraparte con el cual analizar y discutir temáticas. e) Análisis de todos los aspectos anteriores y elaboración de los informes finales. Tal como se mencionó en el anterior informe de esta consultoría, referido al análisis de los tribunales y servicios judiciales, dada la naturaleza del proyecto y la situación de los tribunales y servicios judiciales, parece necesario presentar las recomendaciones finales diferenciando claramente dos tipos de enfoques, uno de corto y mediano plazo, y un segundo de largo plazo. El primer enfoque es de corto a mediano plazo, el que se fundamenta en el supuesto de que se mantendrán en lo sustantivo las condiciones esenciales que permiten caracterizar a los actuales tribunales de primera instancia y a los servicios judiciales, entre las que se cuentan: a) El Código Orgánico de Tribunales y otras leyes se mantendrán sin grandes cambios. Esto significa que el número, competencias y funciones de los tribunales existentes, no variará en lo sustantivo. b) Como consecuencia, las funciones, atribuciones y responsabilidades de las distintas áreas de gobierno del Poder Judicial tampoco variarán en lo esencial. Vale decir, la Corte Suprema de Justicia mantiene en lo esencial su composición y atribuciones, al igual que las Cortes de Apelaciones, los Tribunales y la Corporación Administrativa del Poder Judicial. c) Adicionalmente, la cultura organizacional y las relaciones entre los distintos estamentos, se supone que tampoco variarán sustantivamente. d) Aparte de la Reforma Procesal Civil, no se implementarán en los próximos años 6

7 grandes reformas a los tribunales de justicia. En este primer enfoque, se realizan recomendaciones para mejorar la calidad, eficiencia y oportunidad de los actuales servicios que presta el Poder Judicial, en una perspectiva de corto a mediano plazo (que se estima en unos 2 años), suponiendo que las condiciones previamente descritas no cambiarán. El segundo enfoque es de largo plazo, y en este los consultores desean plantear opciones de cambios más radicales, tomando como referencia modelos de gestión de calidad de clase mundial que ya son conocidos en otras latitudes, para desde esta perspectiva analizar los servicios actuales de los tribunales de justicia y hacer recomendaciones que, si bien en la actualidad no se podrían implementar de manera sencilla, se estima que son convenientes de tomar en cuenta para el plazo superior a los 2 años. Este enfoque considera un escenario en el cual podrán hacerse modificaciones legales mayores (por ejemplo, al Código Orgánico de Tribunales), con todas las consecuencias que esto conlleva. Por tal motivo, en cada uno de los tipos de recomendaciones que se presenten, se hará la diferenciación entre aquello que se recomienda para el corto y mediano plazo, de aquello que se recomienda para el largo plazo. Dado lo anterior, el informe tiene la siguiente estructura: a) En un primer capítulo, se presenta el esquema propuesto como modelo de gestión de tribunales, el que si bien fue expuesto en detalle en el informe anterior, constituye el marco de referencia para la presentación de las recomendaciones. Junto con esto, se presenta un esquema conceptual que permite diferenciar el enfoque de corto a mediano plazo, de aquel de largo plazo. b) En un segundo capítulo, se harán las recomendaciones específicas para el cierre de brechas detectadas en el informe de análisis de tribunales y servicios judiciales, en una perspectiva de corto a mediano plazo, separadas por cada uno de los 6 tipos de tribunales estudiados (civiles, laborales, de familia, de letras de múltiple competencia, de garantías y tribunales de juicio oral en lo penal). Estas recomendaciones están basadas en la priorización de cierre de brechas presentadas en el informe anterior, trabajadas con las mesas técnicas, y se centran en aquellas brechas consideradas como urgentes de solucionar. Adicionalmente, estas recomendaciones abarcan aspectos de aplicación, ajustes y generación cuando corresponda- de Autos acordados. c) En una tercer capítulo, se presentan recomendaciones de largo plazo para la globalidad de los tribunales. 7

8 d) En un cuarto capítulo se hacen recomendaciones respecto a la planificación, tanto anual como de largo plazo. e) En un quinto capítulo, se presentan recomendaciones respecto a la institucionalidad (interna al PJ) para el seguimiento, control y auditoría de la implementación de los modelos de gestión estandarizados (con el fin de reducción de brechas y mejora de aspectos cualitativos y cuantitativos de los tribunales). f) Finalmente, se efectúan recomendaciones respecto a la implantación de modelos de gestión, que permitan mejorar su funcionamiento en todas las dimensiones de análisis, lo cual incluye aspectos facilitadores (tales como la estrategia, recursos, personas y cultura), así como los procesos primarios y secundarios que se desarrollen, con el fin de alcanzar los objetivos trazados. Estas recomendaciones se presentan tanto para el corto y mediano plazo, como para el largo plazo. 8

9 2. Modelo de gestión de tribunales y marco conceptual De acuerdo a lo planteado en informes anteriores, en el siguiente esquema se muestra el Modelo de Gestión de Tribunales (MGT). Este esquema será utilizado para presentar las recomendaciones de corto y mediano plazo, y las de largo plazo, de una manera ordenada, sin perjuicio de algunas recomendaciones generales que se plantean en el último capítulo de este informe. 1.Norma va 2.Estructurayliderazgo 3.Ges óndelas personas 4.Climaycultura 5.Ges óndelos recurso 6.Sistemas Informá cos 7.Procesosycalidad servicios 9