PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO2016

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO2016

2 Contenido Introducción 3 General Estrategias, s Específicos y Actividades Cronograma de Actividades Calendario 2016 de Sesiones del COTECIAD DIF-DF 2

3 Introducción En el marco de la nueva cultura archivística y de conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así como en la Circular Uno 2015 Normatividad en Materia de Administración de Recursos, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2016 del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal, con el cuál no sólo se asume el compromiso de cumplir con la legislación en la materia, sino también el de permear entre su comunidad trabajadora, una cultura laboral que dimensione la importancia de la administración de documentos desde su generación, hasta su resguardo histórico como evidencia documental del desarrollo de las funciones conferidas al Organismo. En esencia, este Programa establece las directrices que habrán de conducir las acciones vinculadas con la actividad archivística del DIF-DF, durante el Ejercicio General Establecer los planes de acción a seguir en materia archivística durante el ejercicio 2016, con la finalidad de optimizar la operación del Sistema Institucional de Archivos del Organismo. 3

4 Estrategias, s Específicos y Actividades I. Desarrollo e Instrumentación de la Normativa Técnica Interna Impulsar el desarrollo de las actividades en las distintas unidades de archivo del organismo mediante la actualización e implementación de documentos técnicos normativos. Actividades Analizar los instrumentos archivísticos vigentes. Proponer mejoras y actualizaciones a la normatividad interna. Diseñar guías, procedimientos, lineamientos y demás documentos técnicos. II. Capacitación y Desarrollo Profesional del Personal en Materia Archivística Profesionalizar a los recursos humanos en materia de archivo mediante capacitación y asesoría especializada en el tema. Actividades Proponer para la inclusión en el Programa Anual de Capacitación, temáticas de cursos en materia de Archivo. Gestionar la adhesión de la Unidad Coordinadora de Archivos a la red de trabajo que formará la Oficialía Mayor. Establecer mecanismos de vinculación interinstitucional para el intercambio de conocimientos y experiencias en la materia. Solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, el otorgamiento de asesoría, orientación y en su caso, capacitación en materia de archivística. 4

5 III. Recursos Materiales para la Organización y Resguardo de los Archivos Priorizar las necesidades de recursos materiales para el adecuado resguardo de los documentos gestionando ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, la adquisición de los bienes. Acciones Cada una de las Unidades Administrativas deberá destinar espacios físicos apropiados para la documentación de archivo en trámite. Si derivado de las necesidades particulares de cada área requiere equipamiento o adecuación de espacios para el resguardo del Archivo en trámite, deberán considerarlo dentro de su presupuesto asignado. IV. Incorporación de Tecnologías de la Información en el Campo de los Archivos Facilitar la administración de los documentos a través de la actualización e implementación de tecnologías de la información en el proceso de administración de los documentos. Acciones Proponer la integración de funciones en el Sistema de Control de Gestión, enfocadas a la administración de documentos. Coordinar con las unidades administrativas de informática, mesas de trabajo para el análisis e implementación de tecnologías de la información y comunicación en el tratamiento de los archivos. Coordinar mecanismos de transferencia de tecnología con diversas instancias organizacionales. 5

6 V. Difusión y Divulgación para el Fomento de una nueva Cultura Archivística Difundir ante el personal del Sistema para el Desarrollo Integra de la Familia para el Distrito Federal, los instrumentos archivísticos, su marco legal y las acciones implementadas, a fin de establecer una cultura archivística y al público en general a través del portal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Acciones Proponer el desarrollo de un micro sitio dentro del portal interno del Organismo para la divulgación de las acciones en materia archivística. Elaboración y difusión de boletines informativos de la cultura archivística. Difusión de formatos, instrumentos y normas vigentes para la administración documental. VI. Conservación y Preservación del Acervo Archivístico Asegurar el buen estado del acervo documental de la institución, mediante la determinación de las medidas básicas necesarias. Acciones Vigilar el cumplimiento del calendario anual de Fumigación y Desinfección. Prever los materiales mínimos indispensables para la operatividad del Sistema Institucional de Archivos. Procurar el mantenimiento adecuado de las salas de resguardo de Archivos en el inmueble de concentración. Observar la aplicación del Mapa de Ordenación Topográfica. 6

7 VII. Estudios y Planes Preventivos que Permitan Enfrentar Situaciones de Emergencia, Riesgo o Catástrofes Actuar ante contingencias que puedan afectar la preservación del acervo documental o la integridad del personal mediante el establecimiento de medidas preventivas y protocolos de actuación que mitiguen las emergencias, riesgos o catástrofes. Acciones Realizar inspecciones visuales que permitan detectar oportunamente probables riesgos. Revisar y en su caso actualizar el Programa Interno de Protección Civil de Archivo de Concentración. Solicitar a la JUD de Emergencias las gestiones necesarias para la impartición de un curso de actualización en materia de Protección Civil, Primeros Auxilios y Combate de Incendios. Solicitar el mantenimiento anual a las instalaciones del inmueble. Gestionar los cambios pertinentes al Comité Interno de Protección Civil. 7

8 Calendario 2016 de Sesiones del COTECIAD DIF-DF CALENDARIO 2016 DE SESIONES DEL COTECIAD Número de Sesión Fecha de Celebración Hora Primera Ordinaria 25 de Febrero 11:00 horas Segunda Ordinaria 26 de Mayo 11:00 horas Tercera Ordinaria 25 de Agosto 11:00 horas Cuarta Ordinaria 24 de Noviembre 11:00 horas 8

9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2016 ACTIVIDADES ENERO-MARZO ABRIL-JUNIO I. DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA INTERNA. Analizar los instrumentos archivísticos vigentes. JULIO- SEPTIEMBRE OCTUBRE- DICIEMBRE Proponer mejoras y actualizaciones a la normatividad interna. Diseñar guías, procedimientos, lineamientos y demás documentos técnicos. II. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZA FUNCIONES ARCHIVISTICAS. Proponer para la inclusión en el Programa Anual de Capacitación, temáticas de cursos en materia de Archivo. Gestionar la adhesión de la Unidad Coordinadora de Archivos a la red de trabajo que formará la Oficialía Mayor. Establecer mecanismos de vinculación interinstitucional para el intercambio de conocimientos y experiencias en la materia. Solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, el otorgamiento de asesoría, orientación y en su caso, capacitación en materia de archivística. IV. INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. Proponer la integración de funciones en el Sistema de Control de Gestión, enfocadas a la administración de documentos. Coordinar con las unidades administrativas de informática, mesas de trabajo para el análisis e implementación de tecnologías de la información y comunicación en el tratamiento de los archivos. Coordinar mecanismos de transferencia de tecnología con diversas instancias organizacionales. V. DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA ARCHIVISTICA. Proponer el desarrollo de un micro sitio dentro del portal interno del Organismo para la divulgación de las acciones en materia archivística. Elaboración y difusión de boletines informativos de la cultura archivística. 9

10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2016 ACTIVIDADES ENERO-MARZO ABRIL-JUNIO Difusión de formatos, instrumentos y normas vigentes para la administración documental. Vigilar el cumplimiento del calendario anual de Fumigación y Desinfección. Prever los materiales mínimos indispensables para la operatividad del Sistema Institucional de Archivos. Procurar el mantenimiento adecuado de las salas de resguardo de Archivos en el inmueble de concentración. Observar la aplicación del Mapa de Ordenación Topográfica. VI. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DEL ACERVO ARCHIVISTICO. JULIO- SEPTIEMBRE OCTUBRE-DICIEMBRE VII. ESTUDIOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES Realizar inspecciones visuales que permitan detectar oportunamente probables riesgos. Revisar y en su caso actualizar el Programa Interno de Protección Civil de Archivo de Concentración. Solicitar a la JUD de Emergencias las gestiones necesarias para la impartición de un curso de actualización en materia de Protección Civil, Primeros Auxilios y Combate de Incendios. Solicitar el mantenimiento anual a las instalaciones del inmueble. Elaboró Vo. Bo. C. Edgar Daniel Olmos Becerril Encargado de la JUD de Archivo General y Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos Lic. María de la Luz Padilla Díaz Directora de Recursos Materiales y Servicios Generales y Secretaria Técnica del COTECIAD 10