POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y SUBSISTEMAS ASOCIADOS. Fecha de Aprobación 13/08/2015. Control de Cambios

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1 Página 1 de 8 Fecha de Aprobación 13/08/2015 Fecha Julio de 2018 Control de Cambios Descripción Se trasladan las políticas del SIG del proceso Dirección y Planeación al proceso Mejoramiento Integral y Continuo, debido a que es desde este último que se reporta la implementación del SIG en la entidad. Se vinculan a este documento los objetivos del SIG.

2 Página 2 de 8 CONTENIDO 1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN POLITICAS GENERALES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG... 4 a. POLÍTICA DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 4 b. POLITICA DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO... 4 c. POLÍTICA DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL... 4 d. POLITICA DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO... 5 e. POLITICA DEL SUBSISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN POLITICAS DE OPERACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG... 6 a. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO... 6 b. SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL... 7 c. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO... 7 d. SUBSISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN... 8

3 Página 3 de 8 1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Instituto para la Investigación Educativa y el desarrollo pedagógico IDEP dedicado a Producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para avanzar en el propósito de ciudad de hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir en la construcción de saberes, busca la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión. Por esto se compromete a: 1. Prevenir la contaminación, mitigación y/o compensación de los impactos ambientales. 2. Identificar y prevenir las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado. 3. Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información. 4. Administrar y conservar los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión y preservar la memoria institucional. 5. Contribuir al mejoramiento continuo, la eficacia, eficiencia, efectividad, de su Sistema de Gestión de Calidad. Para lograr lo anterior promovemos un ambiente de responsabilidad social a la vez que fortalecemos el desarrollo de nuestro personal, la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para consolidar nuestra cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión. 2. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1. Mejorar permanentemente los procesos institucionales a través de la producción y socialización de conocimientos sobre la vida escolar y la educación ciudadana desde la perspectiva del derecho a la educación. 2. Articular los siete subsistemas del SIG de manera gradual, mediante la identificación y cumplimiento conjunto de sus requisitos, con el fin de unificar la gestión institucional.

4 Página 4 de 8 3. Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora continua. 4. Aumentar la calidad, oportunidad, pertinencia de los servicios y mejorar los niveles de satisfacción que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios y usuarias del IDEP. 3. POLITICAS GENERALES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG a. POLÍTICA DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, se compromete con el mejoramiento continuo de la calidad de la educación en el Distrito Capital mediante la generación, el fomento y la socialización de conocimiento educativo e innovación pedagógica, trabajando por su apropiación y aplicación por parte de la comunidad educativa de la ciudad y la comunidad en general. b. POLITICA DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, se compromete con la atención oportuna en la recepción documental así como en su distribución y trámite, asegurando la aplicación de requisitos de ley para la organización, consulta, conservación y disposición final de documentos, manteniendo la confidencialidad, integridad y usabilidad de la información a través de la incorporación de nuevas tecnologías. c. POLÍTICA DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, se compromete a desarrollar e implementar buenas prácticas ambientales orientadas a prevenir, controlar y/o mitigar los impactos identificados generados en el ejercicio de sus funciones, con la participación activa de funcionarias, funcionarios y contratistas, a fin de lograr el cumplimiento de objetivos y la búsqueda de un ambiente sano en el corto, mediano y largo plazo, gestionando mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de los procesos y dando cumplimiento a los requisitos institucionales y legales aplicables.

5 Página 5 de 8 d. POLITICA DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, se compromete con la protección de la seguridad y salud de sus servidores públicos, mediante la prevención y control de riesgos inherentes a las actividades desarrollas por cada uno así como la mejora continua del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, dando cumplimiento a los requisitos institucionales y legales aplicables. Con este fin, la Dirección General asignará los recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para el adecuado desarrollo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Involucrar y comprometer a los servidores y servidoras públicas, mediante procesos de inducción, sensibilización, capacitación y entrenamiento sobre los riesgos presentes en el entorno laboral, así como los mecanismos para evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 2. Promover la participación activa del COPASST según corresponda, en todas las etapas del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y considerar las recomendaciones emanadas de esta para el mejoramiento continuo del SSYST. 3. Involucrar dentro del SSYST todos los niveles de organización del Instituto para garantizar un ambiente de trabajo sano y seguro. 4. Identificar y establecer acciones para mitigar las condiciones de trabajo que puedan generar algún tipo de riesgo, lesión o pérdida potencial a las personas, la infraestructura, daño a la propiedad, materiales o equipos, la propia imagen o elementos de carácter social-ambiental. 5. Realizar una medición permanente de los resultados propios del SSYST con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos y propender por el mejoramiento continuo de este Subsistema. e. POLITICA DEL SUBSISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

6 Página 6 de 8 El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, se compromete a definir, implementar, operar y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, soportado en lineamientos claros alineados a las necesidades del Entidad, y a los requerimientos regulatorios, además de: 1. Proteger la información generada, procesada o resguardada por los procesos de Entidad, su infraestructura tecnológica y activos del riesgo a cargo de terceros, con el fin de minimizar impactos financieros, operativos o legales debido a un uso incorrecto de esta. Lo anterior mediante la aplicación de controles de acuerdo con la clasificación de la información de su propiedad o en custodia. 2. Garantizar que la seguridad sea parte integral del ciclo de vida de los sistemas de información. 3. Garantizar la disponibilidad de sus procesos de Entidad y la continuidad de su operación basado en el impacto que pueden generar los eventos. Por lo anterior, las responsabilidades frente a la seguridad de la información serán definidas, compartidas, publicadas y aceptadas por cada uno de los servidores públicos, proveedores de la entidad o terceros. 4. POLITICAS DE OPERACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG a. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.

7 Página 7 de 8 Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio. Todos los expedientes deben tener la lista de chequeo. Todas las áreas deben llevar el formato "préstamo de expedientes". b. SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico o compartirlas en Drive. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Al finalizar la jornada laboral, verificar que el computador, impresora y dispositivos de sonido queden completamente apagados. c. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP.

8 Página 8 de 8 Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. d. SUBSISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de cómputo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de cómputo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de cómputo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos.